Batalkan mencetak laporan jika tidak berisi rekaman apa pun

Secara default, Anda bisa mencetak laporan yang tidak berisi catatan. Untuk mengatasi masalah ini, Anda bisa menggunakan makro atau kode Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) untuk mendeteksi ketiadaan rekaman dalam laporan lalu membatalkan operasi cetak. Langkah-langkah dalam artikel ini menjelaskan cara menggunakan kedua teknik tersebut.

Apa yang ingin Anda lakukan?

Anda mungkin ingin membatalkan pencetakan laporan jika tidak berisi catatan apa pun. Misalnya, jika Anda mulai menjual produk baru, mungkin ada periode waktu di mana Anda belum mendaftarkan penjualan apa pun. Oleh karena itu, Anda harus mempertimbangkan kemungkinan bahwa beberapa laporan Anda mungkin tidak berisi catatan detail apa pun dan fungsi agregat tersebut, seperti fungsi Count , mungkin tidak perlu dihitung. Untuk menangani kejadian tersebut dengan anggun, Anda bisa membuat makro yang membatalkan pekerjaan pencetakan. Anda juga bisa menambahkan beberapa baris kode VBA yang ditempatkan dengan cermat untuk melakukan hal yang sama. VBA adalah bahasa pemrograman yang digunakan Access .

Anda menambahkan makro atau kode VBA ke laporan tidak ada prosedur kejadian daTa . Access memicu kejadian data tidak ada setiap kali Anda menjalankan laporan yang tidak memiliki catatan. Makro dan kode VBA yang diuraikan dalam artikel ini menampilkan pesan yang sesuai dan membatalkan pencetakan laporan saat laporan tersebut tidak berisi data. Saat Anda menambahkan kode makro atau VBA ke prosedur tidak ada data kejadian, makro atau kode VBA berjalan setiap kali Anda membuka laporan yang tidak berisi catatan. Saat Anda mengklik OK untuk menutup pesan peringatan, makro juga menutup laporan kosong. Saat Anda menambahkan makro atau kode VBA ke laporan, laporan kosong tidak akan terbuka saat Anda mencoba menampilkannya dalam tampilan laporan atau tampilan tata letak-tapi Anda bisa membuka laporan dalam tampilan desain.

Menggunakan makro untuk membatalkan pencetakan

Makro yang diuraikan dalam bagian ini menampilkan pesan peringatan ketika Anda mencoba mencetak laporan kosong. Saat Anda mengklik OK untuk menutup kotak pesan, makro secara otomatis membatalkan operasi cetak. Jika Anda tidak menyertakan pesan peringatan, itu akan terlihat seolah-olah tidak ada yang terjadi ketika Anda mencoba mencetak laporan — sesuatu yang mungkin membingungkan pengguna laporan.

Membuat makro

  1. Di panel navigasi, klik kanan laporan yang ingin Anda ubah dan klik tampilan desain.

  2. Pada tab Desain, dalam grup Perlihatkan/Sembunyikan, klik Lembar Properti.

    -atau-

    Klik ganda kotak di sudut kiri atau kanan atas laporan, tergantung pada pengaturan kawasan dan bahasa Anda.

  3. Klik tab kejadian , dan dalam kotak properti tanpa Data , klik Tombol Penyusun .

    Kotak dialog pilih penyusun muncul.

  4. Klik penyusun makro, lalu klik OK.

    Perancang makro dimulai dan menampilkan makro kosong.

  5. Dalam daftar turun bawah makro dari jendela desain makro, pilih MessageBox dari daftar.

  6. dalam kotak pesan , ketikkan teks untuk pesan peringatan Anda.

    Misalnya, Anda dapat memasukkan hal berikut ini: tidak ada catatan untuk dilaporkan.

  7. Secara opsional, Ubah nilai argumen dalam kotak bip dari ya ke tidak dan, di daftar tipe , pilih tipe ikon yang ingin Anda munculkan di pesan peringatan Anda.

  8. Dalam kotak judul , ketikkan judul untuk pesan peringatan Anda.

    Misalnya, Anda tidak dapat memasukkan catatan.

  9. Pilih daftar turun bawah makro tindakan di bawah tindakan MessageBox , lalu pilih Batalkan acara.

  10. Di tab desain , dalam grup tutup , klik Simpan.

  11. Pada tab Desain, dalam grup Tutup, klik Tutup. Jika pesan pemberitahuan muncul dan menanyakan apakah Anda ingin menyimpan perubahan ke makro dan properti laporan, klik ya, tutup laporan Anda, Simpan perubahan Anda jika diminta, dan lanjutkan ke langkah berikutnya untuk mengujinya.

Menguji makro Anda

  • Di panel navigasi, klik kanan laporan yang berisi makro dan klik cetak. Bergantung pada opsi yang Anda pilih, Access menampilkan pesan peringatan.

    Saat Anda mengklik OK untuk menutup pesan, tindakan cancelEvent menghentikan operasi cetak. Karena Anda tidak menentukan acara lainnya (seperti membuka laporan untuk ditampilkan), laporan akan tertutup.

Atas Halaman

Menggunakan kode VBA untuk membatalkan pencetakan

Kode VBA yang diuraikan di sini bekerja seperti makro yang diuraikan di bagian sebelumnya — menampilkan pesan peringatan saat Anda membuka laporan kosong, lalu membatalkan operasi cetak saat Anda menutup pesan peringatan.

Menambahkan kode VBA

  1. Di panel navigasi, klik kanan laporan yang ingin Anda ubah dan klik tampilan desain.

    Catatan: Untuk menyelesaikan prosedur ini, gunakan laporan yang tidak berisi catatan.

  2. Pada tab Desain, dalam grup Perlihatkan/Sembunyikan, klik Lembar Properti.

    -atau-

    Klik ganda kotak di sudut kiri atau kanan atas laporan, tergantung pada pengaturan kawasan dan bahasa Anda.

  3. Klik tab kejadian , dan dalam kotak properti tanpa Data , klik Tombol Penyusun .

    Kotak dialog pilih penyusun muncul.

  4. Klik pembuat kode, lalu klik OK.

    Editor Visual Basic dimulai dan menampilkan prosedur acara kosong.

  5. Ketikkan kode berikut dalam Editor Visual Basic sehingga prosedur Report_NoData muncul persis seperti ini saat Anda selesai:

    Private Sub Report_NoData (Cancel As Integer)
    MsgBox "There are no records to report", vbExclamation, "No Records"
    Cancel = True
    End Sub
  6. Setelah selesai, klik file, lalu klik Simpan.

  7. Klik file, lalu klik tutup dan kembali ke Microsoft Access.

  8. Tutup laporan yang terbuka, lalu klik ya untuk mengonfirmasi Simpan.

  9. Di panel navigasi, klik kanan laporan yang baru saja Anda ubah dan klik cetak. Bergantung pada opsi yang Anda pilih, Access menampilkan pesan peringatan.

Prosedur Report_NoData menggunakan fungsi MsgBox untuk menampilkan pesan tidak ada catatan untuk laporan dan tombol OK . Saat Anda mengklik OK, baris "Batalkan = True" dalam prosedur menginstruksikan Access untuk membatalkan laporan. Batalkan adalah argumen yang diteruskan secara otomatis ke prosedur acara dan selalu dicentang dengan Access saat prosedur acara selesai.

Atas Halaman

Perlu bantuan lainnya?

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×