Microsoft® Lync™ 2010 Attendant adalah aplikasi manajemen panggilan terintegrasi yang memungkinkan Anda mengelola banyak percakapan secara efektif sekaligus dengan menangani dan merutekan panggilan telepon dan pesan instan dengan cepat.
Di artikel ini
Melakukan dan menerima panggilan
Melakukan dan menerima panggilan adalah salah satu tugas paling umum yang dilakukan dengan Penjawab Lync 2010. Prosedurnya mirip untuk mengirim dan menerima pesan instan. Anda masih bisa menerima pesan instan saat Anda sedang melakukan panggilan.
Untuk melakukan panggilan
Untuk menghubungi seseorang dalam daftar Kontak Anda, klik ganda nama orang tersebut, atau klik tombol telepon di samping nama.
-
Secara default, saat Anda mengklik ganda nama di daftar Kontak Anda, panggilan telepon diletakkan ke orang tersebut.
Anda bisa mengubah default sehingga mengklik ganda mengirim pesan instan sebagai gantinya:
-
Di toolbar, klik tombol Opsi , klik Opsi dalam daftar menurun, lalu klik tab Tindakan dan Pemberitahuan .
-
Dalam daftar turun bawah di samping Saat saya mengklik ganda kontak, lakukan hal berikut, pilih Kirim pesan instan.
-
Tekan OK.
-
Anda bisa mencari kontak dengan mengetikkan namanya di kotak Pencarian . Saat Anda mengetik, nama yang cocok muncul di daftar Kontak Anda. Perhatikan bahwa diperlukan waktu agar pencarian Anda menyelesaikan pengindeksan awal.
-
Untuk menghubungi nomor, masukkan angka dalam kotak Pencarian , lalu klik ganda hasil Pencarian .
Untuk menjawab panggilan
-
Saat seseorang menghubungi Anda, pemberitahuan akan muncul di area Masuk jendela utama Lync. Untuk menjawabnya, klik ganda di mana saja pada pemberitahuan.
Catatan: Pemberitahuan panggilan terlihat berbeda untuk penelepon berulang — kontak yang telah menghubungi Anda lebih dari sekali dalam waktu 30 menit. Respons panggilan dengan mengklik ganda pemberitahuan atau dengan mengklik Terima atau Tolak.
Untuk menolak panggilan
-
Untuk menolak panggilan suara, klik kanan pemberitahuan panggilan masuk, lalu klik Abaikan. Jika pesan suara diaktifkan, panggilan dialihkan ke pesan suara.
Untuk mengalihkan panggilan ke pesan suara
-
Untuk mengalihkan panggilan ke pesan suara, klik kanan pemberitahuan panggilan masuk, pilih Alihkan, lalu pilih nomor alternatif atau Pesan Suara.
Apa yang harus dilakukan selama panggilan
Saat Anda menjawab panggilan, panggilan akan muncul di area Aktif. Menggunakan kontrol panggilan, Anda bisa melakukan berbagai tugas.
Untuk menanggur panggilan
-
Di jendela Percakapan, klik ikon Tangguhkan .
Untuk mentransfer panggilan
-
Di jendela Percakapan, klik ikon Transfer .
-
Klik ganda nama dalam daftar Kontak yang ingin Anda transfer panggilannya.
-
Panggilan menghilang dari jendela Percakapan Anda. Secara default, pesan kesalahan muncul jika transfer tidak berhasil.
Catatan: Untuk menonaktifkan pemberitahuan, klik Opsi, klik tab Tindakan dan Pemberitahuan, kosongkan kotak centang yang sesuai, lalu klik OK.
Untuk berkonsultasi dengan penerima yang dimaksud sebelum mentransfer panggilan
-
Di jendela Percakapan, klik tombol Konsultasikan sebelum mentransfer atau menggabungkan panggilan . Panggilan ditangguhkan.
-
Dalam daftar Kontak, klik ikon telepon penerima. (Atau, klik ikon IM mereka untuk berkonsultasi dengan pesan instan.)
Catatan: Saat Anda berkonsultasi dengan penerima yang dimaksud, jendela Percakapan baru akan terbuka. Penelepon asli tetap tersambung dan percakapan mereka ditangguhkan dan berpindah ke area Tangguhkan. Klik ganda untuk beralih antar percakapan.
-
Jika penerima setuju untuk melakukan transfer, klik tombol Panggil kontak ini, sambungkan .
Catatan: Jika penerima tidak ingin melakukan transfer, akhiri konsultasi. Untuk melanjutkan percakapan dengan penelepon, klik tombol Tangguhkan/Lanjutkan panggilan. Anda kemudian bisa berbicara dengan penelepon dan membuat catatan sebelum mengakhiri percakapan.
Jika transfer berhasil, tidak ada indikator visual yang ditampilkan — panggilan menghilang dari jendela Percakapan Anda. Transfer yang tidak berhasil menampilkan pesan kesalahan, kecuali Anda menonaktifkan pemberitahuan di jendela Opsi.
Untuk mengundang orang lain bergabung dalam panggilan
-
Untuk menambahkan kontak selama panggilan konferensi, klik ikon Tambahkan , lalu klik ganda nama kontak atau seret kontak dari daftar Kontak ke dalam area Percakapan. Anda juga bisa memasukkan nomor telepon seluler menggunakan tombol angka.
Untuk mengakhiri panggilan
-
Untuk mengakhiri percakapan, klik ikon Akhiri Percakapan .
Mengelola beberapa percakapan
Area Percakapan (sisi kiri) jendela utama adalah tempat semua aktivitas percakapan terjadi. Dengan memperhatikan percakapan Masuk, Aktif, dan Tertunda (ditangguhkan), Anda bisa mengelola beberapa percakapan sekaligus.
Satu percakapan aktif
-
Ingatlah bahwa percakapan di area Aktif adalah percakapan yang Sedang Anda atasi saat ini. Untuk menjawab panggilan masuk atau memindahkan panggilan tertunda ke area Aktif, cukup klik ganda panggilan tersebut.
Beberapa percakapan aktif (telepon dan IM)
-
Anda bisa mempertahankan beberapa percakapan aktif pada saat yang sama, asalkan hanya salah satu percakapan suara. Misalnya, Anda bisa menerima panggilan masuk saat Anda mempertahankan dua percakapan pesan instan (IM) lainnya. Dalam hal ini, percakapan IM apa pun yang Anda ucapkan saat ini berpindah ke area Aktif, dan percakapan suara akan tetap aktif (ditunjukkan oleh panah merah) meskipun percakapan berpindah ke area Tertunda di layar Anda.
Klik ganda pemberitahuan panggilan atau percakapan untuk memindahkannya ke area Aktif.
Daftar kontak dan grup
Daftar Kontak adalah daftar rekan kerja, keluarga, teman, dan rekan yang paling sering berkomunikasi dengan Anda. Ini memperlihatkan ketersediaan kontak Anda dan memungkinkan Anda menampilkan detail kontak tambahan dengan mengklik kanan nama kontak, lalu mengklik Properti. Daftar Kontak adalah titik awal Anda untuk berkomunikasi dengan kontak Anda. Dengan satu atau dua klik mouse, Anda bisa melakukan panggilan telepon, memulai sesi pesan instan (IM), memulai percakapan email, atau memulai konferensi.
Untuk menemukan dan menambahkan kontak
Gunakan kotak Pencarian untuk menemukan orang-orang yang ingin Anda tambahkan ke daftar Kontak.
-
Dalam kotak Pencarian, ketikkan nama tampilan atau alamat email untuk seseorang. Semua nama yang cocok muncul di Hasil Pencarian. Mungkin butuh waktu semenit agar pencarian Anda selesai.
Catatan: Secara default, Penjawab Lync 2010 mencantumkan semua pengguna yang cocok dari Layanan Domain Direktori® Aktif dan daftar Kontak klien Outlook Microsoft®.
-
Klik kanan nama orang tersebut dan arahkan ke Tambahkan ke Daftar Kontak. Daftar grup kustom Anda ditampilkan.
-
Klik grup kustom, atau klik Grup Baru untuk membuat grup baru untuk kontak tersebut.
Untuk mengurutkan kontak
Anda bisa mengurutkan kontak Anda menurut kriteria yang berbeda, seperti nama tampilan, ketersediaan, atau perusahaan. Mengurutkan kontak anda memudahkan untuk menata, menemukan, dan terhubung dengan rekan satu tim anda dengan cepat.
-
Di bagian atas daftar Kontak, klik panah di samping Disusun Menurut. Nama Tampilan adalah susunan urutan default di Penjawab Lync 2010.
-
Dalam daftar menurun, pilih kriteria pengurutan (seperti Ketersediaan).
Catatan: Anda tidak bisa menyembunyikan kontak yang memiliki status kehadiran Offline atau Tidak Diketahui.
Untuk menata grup kustom
Untuk akses yang lebih cepat ke kontak terkait, Anda bisa menatanya ke dalam grup kustom. Misalnya, Anda mungkin memiliki grup kustom bernama Pengembangan, Penjualan, dan Tim Saya.
Membuat grup kustom kosong
Anda bisa membuat grup kustom dari Daftar Grup. Grup kustom kosong hingga Anda menambahkan kontak ke dalamnya.
-
Dalam Daftar Grup, klik tanda plus di samping Kustom. Grup baru muncul di Daftar Grup.
-
Ketikkan nama untuk grup, lalu tekan ENTER.
Membuat grup kustom dari daftar Kontak Anda
Anda bisa membuat grup kustom yang langsung diisi dengan kontak yang Anda pilih.
-
Pilih satu atau beberapa kontak dalam daftar Kontak, atau gunakan kotak Cari untuk menemukan kontak.
Catatan: Untuk memilih beberapa kontak, CTRL+Klik nama, atau SHIFT+Klik pada nama yang berdekatan.
-
Klik kanan salah satu kontak, lalu arahkan ke Tambahkan ke Daftar Kontak.
-
Klik Grup Baru.
-
Ketikkan nama untuk grup, lalu tekan ENTER.
-
Untuk menambahkan lebih banyak kontak, cukup seret kontak ke grup dari daftar Kontak.
Menyusun grup kustom
Secara default, grup kustom disusun menurut abjad. Untuk menyusun ulang, lakukan salah satu hal berikut ini:
-
Seret dan letakkan grup ke tempat lain dalam daftar.
-
Klik kanan grup, lalu klik Pindahkan Grup ke Atas atau Pindahkan Grup ke Bawah.
-
Klik grup untuk memilihnya, lalu tekan ALT+SHIFT+Panah Atas atau ALT+SHIFT+Panah Bawah.
Untuk menampilkan grup standar
Penjawab Lync 2010 menyertakan tiga grup standar: Sering, Tersedia, dan Semua Kontak.
-
Daftar yang sering diurutkan secara menurun nama orang-orang dengan siapa Anda memiliki kontak terakhir melalui Penjawab Lync 2010.
-
Daftar yang tersedia mencantumkan semua kontak yang kehadirannya tidak menunjukkan Tidak Di Tempat, Tidak Diketahui, atau Offline.
-
Semua Kontak mencantumkan semua kontak yang telah ditambahkan ke daftar Kontak Anda (kecuali dengan cara menjadi anggota Daftar Distribusi).
Untuk menampilkan pencarian terbaru
-
Klik Pencarian terakhir untuk menampilkan kriteria dan hasil pencarian terbaru Anda menggunakan Penjawab Lync 2010.
Bagaimana cara kerja panggilan-tim?
Anda bisa menambahkan kontak ke grup panggilan-tim yang bisa menjawab panggilan Anda atas nama Anda. Anda dapat mengedit anggota grup panggilan-tim kapan saja.
Untuk menambahkan kontak ke grup panggilan-tim
-
Di toolbar, klik Tampilkan atau ubah pengaturan pengalihan panggilan.
-
Di Call-Forwarding Pengaturan, di bawah Lakukan hal berikut saat saya mendapatkan panggilan, pilih Deringkan saya dan grup panggilan-tim saya.
-
Di bawah Tambahkan anggota grup panggilan-tim untuk menjawab panggilan atas nama Anda, klik Tambahkan.
-
Ketikkan nama kontak yang bisa menjawab panggilan Anda, lalu klik OK.
Penting: Setiap kontak yang Anda pilih untuk menjadi anggota grup tim harus diaktifkan untuk Suara Perusahaan.
Untuk mengatur penundaan cincin
Saat Anda mengaktifkan panggilan-tim, penting untuk mengatur penundaan dering. Saat Anda mengaktifkan penundaan dering, panggilan masuk menghubungi Anda terlebih dahulu lalu grup panggilan-tim Anda, setelah penundaan.
-
Untuk mengatur penundaan cincin, klik Tunda Dering.
-
Centang kotak centang Aktifkan penundaan cincin , lalu atur waktu tunda cincin.
-
Klik OK bila Anda sudah selesai.
-
Di bagian bawah, klik OK lagi, untuk menyimpan dan menerapkan pengaturan ini.
Catatan: Sebelum menyimpan pengaturan ini, Anda harus memilih kotak centang untuk menerapkan pengaturan ini selama jam kerja yang ditentukan di Outlook.
Menjawab panggilan untuk agen grup respons
Sebagai agen grup respons, Anda telah dipilih untuk membantu menjawab panggilan telepon untuk grup atau untuk beberapa grup. Anda bisa menggunakan Penjawab Lync 2010 untuk menjawab dan mengelola panggilan telepon yang masuk ke grup Anda.
-
Saat administrator server membuat Anda menjadi agen untuk grup respons, Anda akan melihat pemberitahuan di Penjawab Lync 2010 yang memberi tahu Anda ke grup mana Anda telah ditambahkan.
Untuk menjawab panggilan
Saat Anda masuk ke grup, Anda siap untuk melakukan panggilan.
-
Pemberitahuan panggilan masuk memperlihatkan kepada Anda grup mana yang merutekan panggilan kepada Anda, dalam bidang Via.
-
Untuk menjawab panggilan, cukup klik pemberitahuan.
Panggilan taman
Saat Anda menerima panggilan yang perlu dialihkan ke departemen lain, daripada menangguhkan panggilan, Anda bisa memarkir panggilan dalam antrean penangguhan. Antrean penahanan kemudian memberi Anda nomor pengambilan, yang bisa Anda gunakan untuk mengambil panggilan. Pastikan tim dukungan Anda telah mengonfigurasi fitur panggilan taman.
Untuk memarkir panggilan
-
Jawab pemberitahuan panggilan masuk.
-
Untuk memarkir panggilan, klik menu menurun di bawah tombol Tangguhkan , lalu pilih Panggilan taman.
-
Ketika panggilan berhasil diparkir, Anda mendapatkan pemberitahuan dengan nomor pengambilan.
-
Sampaikan nomor pengambilan kepada orang atau departemen tempat panggilan sedang ditransfer.
Untuk mengambil panggilan yang diparkir
-
Jika pemberitahuan terlihat, klik Ambil.
-
Atau dalam kotak pencarian, masukkan nomor pengambilan untuk panggilan yang diparkir. Anda kemudian terhubung ke penelepon yang diparkir.
