Bekerja dengan lembar data

Saat Anda membuka tabel atau menampilkan hasil kueri, Access menampilkan tabel atau hasil kueri dalam tampilan lembar data. Data tabel atau hasil kueri yang diperlihatkan dalam tampilan lembar data biasanya disebut sebagai lembar data. Anda dapat mengustomisasi tampilan lembar data untuk menampilkan data tertentu untuk digunakan sebagai laporan sederhana.

Apa yang ingin Anda lakukan?

Pelajari tentang lembar data

Lembar data adalah representasi visual data yang terdapat dalam tabel, atau hasil yang dikembalikan oleh kueri. Ini menampilkan bidang untuk setiap rekaman dari tabel, formulir, atau hasil kueri dalam format tabular (baris dan kolom), seperti yang diperlihatkan di sini.

Tabel karyawan di tampilan Lembar Data

Secara default, tabel dan kueri terbuka dalam tampilan lembar data. Di panel navigasi, klik kanan tabel atau kueri, lalu klik buka pada menu pintasan untuk membuka tabel atau kueri sebagai lembar data.

Saat Anda menerapkan format tertentu ke baris dan kolom atau menambahkan baris Total, lembar data juga bisa berfungsi sebagai laporan sederhana.

Menata data dengan mengubah dan memindahkan kolom atau baris

Anda bisa menata data untuk membuat lembar data lebih mudah dilihat atau menampilkan hanya data yang diperlukan pada waktu tertentu. Bagian ini memperlihatkan beberapa cara untuk mencapainya.

Mengubah ukuran kolom atau baris

Terkadang, tidak semua kolom dalam lembar data akan pas pada layar atau hasil cetak Anda, atau kolom individu mungkin menempati lebih banyak ruang daripada yang mereka perlukan untuk kontennya. Selain itu, Anda mungkin ingin mengubah tinggi baris sehingga teks yang tidak pas ke dalam kolom bisa melanjutkan baris baru.

Setelah Anda membuka tabel, kueri, atau formulir dalam tampilan lembar data, Anda bisa secara manual mengubah ukuran kolom individual atau mengubah ukuran kolom secara otomatis agar pas dengan isinya.

Mengubah ukuran kolom secara manual

  1. Posisikan penunjuk di tepi kolom yang ingin Anda ubah ukurannya.

  2. Saat penunjuk menjadi panah berkepala dua, seret tepi kolom hingga ukuran yang Anda inginkan.

    Mengubah ukuran kolom pada lembar data

Mengubah ukuran kolom secara otomatis

  1. Untuk mengubah ukuran kolom agar pas dengan kontennya, Posisikan penunjuk di tepi kolom yang ingin Anda ubah ukurannya.

  2. Saat penunjuk menjadi panah berkepala dua, klik ganda tepi kolom.

    Mengubah ukuran kolom yang paling pas dengan teksnya

Mengubah ukuran beberapa kolom

  • Untuk mengubah ukuran beberapa kolom pada saat yang sama, tahan tombol SHIFT, pilih beberapa kolom yang berdekatan, lalu Ubah ukuran kolom yang dipilih. Anda juga dapat memilih seluruh lembar data dan mengubah ukuran Semua kolom.

Mengubah ukuran baris

  • Untuk mengubah ukuran baris, Posisikan penunjuk di antara dua pemilih catatan di lembar data, dan seret hingga baris adalah ukuran yang Anda inginkan.

Anda tidak bisa mengubah ukuran setiap baris secara individual — ketika mengubah ukuran baris, Semua baris diubah ukurannya.

Mengubah ukuran baris pada lembar data

Mengubah ukuran baris ke tinggi default

  1. Untuk mengubah ukuran baris ke tinggi default, klik kanan pemilih rekaman, lalu klik tinggi baris pada menu pintasan.

    Mengklik kanan pemilih rekaman

    Mengklik Tinggi Baris pada menu pintasan

  2. Dalam kotak dialog tinggi baris , pilih kotak centang tinggi standar , lalu klik OK.

Catatan: Anda tidak dapat membatalkan perubahan pada lebar kolom atau tinggi baris dengan mengklik tombol Batalkan di toolbar akses cepat. Untuk membatalkan perubahan, tutup lembar data, lalu klik tidak ketika Anda diminta untuk menyimpan perubahan pada tata letak lembar data. Mengklik tidak akan juga membatalkan perubahan tata letak lainnya yang Anda buat.

Memindahkan kolom

Anda dapat dengan cepat mengubah urutan kolom dalam lembar data dengan menyeret kolom ke lokasi yang berbeda dalam lembar data. Misalnya, Anda dapat melakukan ini untuk memastikan bahwa kolom tertentu selalu terlihat.

  • Klik header kolom untuk memilih kolom, atau tahan tombol SHIFT untuk memilih beberapa kolom yang berdekatan, lalu seret kolom atau kolom ke lokasi baru.

    Memindahkan kolom Nama Depan ke posisi paling kiri

Mengganti nama kolom

Mungkin ada kesempatan ketika Anda ingin mengganti nama kolom agar lebih baik menguraikan data yang dikandungnya. Misalnya, jika kolom yang berisi alamat email bernama EMAdd, Anda mungkin ingin membuat judul kolom lebih mudah dipahami dengan mengubahnya menjadi alamat email. Untuk melakukan ini, klik kanan judul untuk kolom tersebut, klik ganti nama kolom pada menu pintasan, lalu ketikkan nama baru. Misalnya, ketikkan Alamat email.

Mengganti nama kolom

Memperlihatkan atau menyembunyikan kolom

Jika Anda ingin menampilkan atau mencetak kolom tertentu saja untuk lembar data Anda, Anda bisa menyembunyikan kolom yang tidak ingin Anda Tampilkan. Misalnya, jika Anda bekerja dengan database informasi kontak, Anda mungkin hanya ingin melihat nama lengkap dan alamat email untuk setiap kontak. Anda dapat membuat tampilan ini dengan menyembunyikan Semua kolom lain.

Menyembunyikan kolom

  1. Klik judul untuk kolom yang ingin Anda Sembunyikan.

    Untuk memilih kolom yang berdekatan, tahan SHIFT dan klik header kolom tambahan.

    Catatan: Anda tidak dapat memilih kolom yang tidak berdekatan. Pilih kolom tambahan dan Sembunyikan secara terpisah.

  2. Klik kanan header kolom, lalu klik Sembunyikan bidang pada menu pintasan.

Perlihatkan kolom

  1. Klik kanan header kolom apa pun, lalu klik munculkan bidang pada menu pintasan.

  2. Dalam kotak dialog munculkan kolom , pilih kotak centang di samping setiap kolom yang ingin Anda Perlihatkan, lalu klik tutup.

Mengubah gaya garis kisi dan warna latar belakang

Saat menggunakan lembar data, Anda bisa menyempurnakan tampilan data dengan mengubah formatnya, seperti gaya garis kisi atau warna latar belakang, atau dengan membuat warna berbeda untuk baris bolak-balik.

Mengatur gaya garis kisi

  1. Pada tab Beranda , dalam grup pemformatan teks , klik panah di samping tombol garis kisi .

  2. Klik gaya garis kisi yang Anda inginkan.

Mengatur warna latar belakang

  1. Pada tab Beranda , dalam grup pemformatan teks , klik panah di samping tombol warna latar belakang .

  2. Klik warna latar belakang yang Anda inginkan.

Mengubah warna latar belakang dari baris bolak-balik

Anda dapat mengatur warna latar belakang baris bolak-balik dalam lembar data yang terpisah dari warna latar belakang default. Dengan mengatur warna latar belakang, Anda bisa membuatnya lebih mudah untuk membedakan antara baris yang berdekatan.

  1. Pada tab Beranda , dalam grup pemformatan teks , klik panah di samping tombol warna baris alternatif .

  2. Klik warna latar belakang yang ingin Anda Terapkan.

Mengubah format teks

Setelah Anda membuka tabel, kueri, atau formulir dalam tampilan lembar data, Anda bisa mengubah tampilan teks, termasuk pemformatan. Perhatikan bahwa perubahan Anda berlaku untuk seluruh lembar data. Jika Anda ingin agar perubahan muncul secara otomatis saat berikutnya Anda membuka lembar data, ingatlah untuk mengklik ya saat Anda menutup lembar data dan diminta untuk menyimpan perubahan pada tata letak.

Anda menggunakan perintah tambahan dalam grup pemformatan teks pada tab Beranda untuk membuat perubahan pada karakteristik font di lembar data.

  1. Klik sel apa pun di lembar data.

  2. Pada tab Beranda , dalam grup pemformatan teks , lakukan satu atau beberapa hal berikut ini:

    • Untuk mengubah font, ketik atau klik font dalam kotak font .

    • Untuk mengubah ukuran font, ketik atau klik ukuran font dalam kotak ukuran font .

    • Untuk mengubah gaya font, klik tombol tebal, miring, atau garis bawah (atau kombinasi ketiga).

    • Untuk mengubah warna font, klik panah di samping tombol warna font , lalu pilih warna dari palet.

Meringkas data dengan menambahkan baris Total

Dengan menambahkan baris Total ke lembar data, Anda bisa dengan cepat melihat Total terhitung untuk kolom. Selain menjumlahkan kolom data, Anda bisa menggunakan baris total untuk melakukan penghitungan lain, seperti menemukan rata-rata, menghitung jumlah item dalam kolom, dan menemukan nilai minimum atau maksimum dalam kolom data.

Untuk menampilkan baris Total, lakukan hal berikut:

  1. Di tab Beranda, dalam grup Rekaman, klik Total.

    Baris baru muncul di bagian bawah lembar data, dengan Total kata dalam kolom pertama.

  2. Klik sel apa pun yang berada di baris yang sama dengan sel yang berisi Totalkata.

  3. Klik panah yang muncul, lalu klik tipe perhitungan yang ingin Anda Tampilkan di sel tersebut.

    Daftar fungsi atau tipe penghitungan yang tersedia bergantung pada tipe data kolom. Misalnya, jika kolom berisi nilai mata uang, Anda akan melihat daftar fungsi yang berlaku untuk perhitungan mata uang, seperti minimum dan maksimum.

    Baris Total dalam lembar data dengan pilihan fungsi

Untuk informasi selengkapnya tentang menggunakan fitur baris Total, lihat artikel menampilkan Total kolom dalam lembar data menggunakan baris Total.

Menerapkan pengurutan dan pemfilteran

Ada beberapa perubahan cepat tambahan yang dapat membuat lembar data lebih mudah ditampilkan atau dicetak. Misalnya, dalam ilustrasi berikut, nama perusahaan diurutkan menurut abjad.

Lembar data dengan kolom diurutkan secara alfabet

  • Untuk menerapkan pengurutan, klik kanan kolom (atau klik panah di header kolom), lalu klik opsi pengurutan yang Anda inginkan.

  • Untuk menerapkan filter, klik panah di header kolom dan pilih kotak centang untuk nilai yang ingin Anda Tampilkan. Alternatifnya, Anda bisa mengklik filter teks atau filter angka untuk membuat filter yang lebih mendetail.

Menyimpan perubahan tata letak Anda

Setelah Anda mengubah tata letak dan tampilan lembar data, Anda perlu menyimpan perubahan jika Anda ingin menyimpan perubahan di lain waktu Anda membuka lembar data. Saat Anda menutup lembar data setelah Anda membuat perubahan pada tata letaknya, Anda akan diminta untuk menyimpan perubahan tersebut. Jika Anda mengklik ya, perubahan disimpan dan diterapkan di lain waktu Anda membuka lembar data. Jika Anda mengklik tidak, perubahan akan dibuang, dan lembar data terbuka dengan pengaturan tata letak default (atau pengaturan yang terakhir disimpan) di lain waktu Anda membukanya.

Atas Halaman

Perlu bantuan lainnya?

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×