Anda dapat menggunakan Access untuk bekerja offline dengan data yang tertaut ke daftar SharePoint. Ini dapat membantu, misalnya, jika Anda perlu menjauh dari Office atau perlu melanjutkan pekerjaan ketika server tidak tersedia atau Anda telah kehilangan koneksi ke server.
Gambaran Umum
Sebelum Anda bekerja offline dengan data dari situs SharePoint, pertama-tama Anda harus membuat link antara tabel Access dan daftar SharePoint. Anda dapat membuat daftar secara offline untuk memperbarui atau menganalisanya dengan menggunakan Access. Saat Anda tersambung kembali, Anda bisa menyinkronkan data, sehingga database dan daftar diperbarui. Jika database Anda memiliki kueri dan laporan, Anda bisa menggunakannya untuk menganalisis data yang ditautkan.
Jika Anda memperbarui data saat Anda sedang offline, Anda bisa menyinkronkan perubahan Anda saat akses tersambung ke server lagi. Jika terjadi konflik data — misalnya, jika seseorang memperbarui catatan di server saat orang lain memperbarui catatan yang sama secara offline — Anda bisa mengatasi konflik saat menyinkronkan.
Anda dapat menautkan tabel Access ke daftar dengan menggunakan beberapa metode. Misalnya, Anda dapat memindahkan database ke situs SharePoint, yang juga menautkan tabel dalam database ke daftar di situs. Atau Anda bisa mengekspor data dari daftar dalam tampilan lembar data di situs SharePoint ke tabel Access. Misalnya, Anda bisa menggunakan laporan di Access untuk meringkas data. Untuk informasi selengkapnya tentang menautkan ke data SharePoint dari Access, lihat mengimpor atau menautkan ke data dalam daftar SharePoint.
Bekerja secara offline dengan daftar SharePoint di Access
Mulai di Access 2010, bekerja offline dengan daftar SharePoint tertaut lebih dari proses otomatis yang dipertahankan oleh Access. Jika Access tidak dapat tersambung ke situs SharePoint di mana daftar SharePoint tertaut Anda berada, mungkin karena Anda kehilangan konektivitas internet, Access beralih ke mode offline. Di bilah status di sisi kanan bawah jendela Access, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa semua tabel SharePoint terputus. Jika Anda mengklik File > Info , Anda juga akan melihat pesan serupa yang menunjukkan bahwa Anda telah memutus tabel. Saat Anda berada dalam mode offline, Anda bisa terus menambahkan, mengedit, dan menghapus data dalam salinan lokal singgahan dari data daftar SharePoint.
Access terus mencoba dan menyambungkan kembali secara berkala dengan daftar tertaut di SharePoint Server. Setelah Access menetapkan ulang koneksi ke situs SharePoint, Anda akan melihat bilah pesan di bawah pita yang menanyakan apakah Anda ingin menyinkronkan data offline dengan server.
Klik sinkronkan dan akses tersambung kembali ke daftar SharePoint tertaut lalu mencoba menggabungkan perubahan data apa pun.
Mengatasi perubahan data yang berkonflik
Konflik muncul ketika dua pengguna membuat perubahan pada bagian data atau struktur daftar yang sama. Pengguna yang mengirimkan perubahan terlebih dahulu akan berhasil melakukan perubahan, namun pengguna kedua akan diberi tahu tentang konflik.
Misalnya, pengguna A mengubah kolom kota dari baris ketiga dari Dallas ke Seattle, dan pada saat yang sama, Anda mengubah sel dari Dallas ke Houston. Perubahan pengguna A diserahkan ke server terlebih dahulu, diikuti dengan perubahan Anda. Server memberi tahu Anda tentang konflik dan memungkinkan Anda mengatasi konflik.
Catatan: Konflik akan terjadi bahkan ketika pengguna mengedit sel yang berbeda dalam baris yang sama.
Anda tidak akan bisa melakukan perubahan apa pun pada rekaman yang mengalami konflik hingga Anda menyelesaikan konflik.
Jika Access mendeteksi konflik data saat menyinkronkan perubahan offline dengan server SharePoint, Anda akan melihat kotak dialog Atasi konflik .
Lakukan salah satu dari hal berikut ini:
-
Untuk mengatasi konflik atau kesalahan yang ditampilkan saat ini dengan mengabaikan perubahan yang Anda buat pada catatan, klik buang perubahan saya. Perubahan Anda akan hilang.
-
Untuk mengatasi semua konflik dan kesalahan yang tertunda dengan mengabaikan semua perubahan Anda pada daftar tersebut, klik Hapus semua perubahan saya.
-
Untuk mengatasi konflik atau kesalahan yang ditampilkan saat ini dengan menerapkan ulang perubahan Anda, klik coba lagi perubahan saya. Jika terjadi konflik, jika Anda dan pengguna lainnya mengubah kolom yang sama, perubahan Anda akan menimpa perubahan pengguna lainnya. Jika Anda mengedit kolom yang berbeda, perubahan Anda akan digabungkan dengan perubahan pengguna lainnya.
-
Untuk mengatasi semua konflik dan kesalahan yang tertunda dengan menerapkan ulang perubahan Anda, klik coba lagi semua perubahan saya.
-
Untuk menampilkan detail konflik atau kesalahan berikutnya, klik berikutnya di sudut kanan atas kotak dialog.
-
Untuk menampilkan detail konflik atau kesalahan sebelumnya, klik sebelumnya di sudut kanan atas kotak dialog.
-
Untuk mengatasi konflik dan kesalahan di lain waktu, klik tutup di bilah judul kotak dialog.
Catatan
-
Kisi detail memperlihatkan semua kolom dalam tampilan Anda saat ini. Jika kolom tidak terlihat, Gunakan bilah gulir horizontal untuk menggulir, atau seret tepi kanan kotak dialog untuk menambah lebar kisi detail.
Untuk memperbesar konten kolom, klik kolom dalam kisi rincian. Perubahan Anda dan perubahan pengguna lainnya akan ditampilkan dalam kotak dialog detail bidang . Kotak dialog juga berguna untuk menampilkan perubahan pemformatan teks kaya.
-
Kisi detail menampilkan baris terhapus, dan bukan baris data, jika Anda atau pengguna lain menghapus baris. Jika pengguna lain menghapus baris, kotak dialog tidak menampilkan nama pengguna atau tanggal dan waktu penghapusan. Selain itu, Anda tidak akan dapat mencoba lagi perubahan.
Mengatur opsi Penyimpanan cache Layanan Web dan tabel SharePoint
Pengaturan default untuk database baru di Access 2010 dan yang lebih tinggi adalah menyimpan cache layanan web dan tabel tertaut SharePoint. Jika Anda ingin mengubah perilaku ini dan sebagai gantinya gunakan perilaku yang ada di Access 2007, klik opsi File > untuk membuka kotak dialog opsi Access . Klik database saat ini untuk melihat pengaturan yang tercantum di bawah cache layanan web dan tabel SharePoint.
-
Gunakan format cache yang kompatibel dengan Microsoft Access 2010 dan yang lebih baru Pilih opsi ini agar Access menyimpan cache dari salinan lokal data tertaut. Pengaturan ini dapat meningkatkan kinerja saat bekerja dengan data tertaut. Memuat dan menampilkan data tertaut akan lebih cepat dengan opsi ini. Kosongkan opsi ini jika Anda ingin menggunakan pengaturan cache yang sudah ada di Access 2007.
-
Hapus cache saat ditutup Pilih opsi ini agar Access menghapus semua data cache lokal dari memori ketika Anda menutup database.
-
Jangan simpan cache Pilih opsi ini agar Access tidak membuat cache salinan lokal data saat bekerja dengan sumber data SharePoint yang tertaut.
Catatan: Opsi Hapus cache saat ditutup dan Jangan simpan cache tidak tersedia jika Anda mengosongkan pengaturan Gunakan format cache yang kompatibel dengan Microsoft Access 2010 dan yang lebih baru.
Bisakah saya bekerja secara offline secara manual di Access 2010 dan yang lebih tinggi?
Agar kontrol manual bekerja offline dengan data SharePoint tertaut di Access 2010 dan yang lebih tinggi, Anda harus mengosongkan format tembolok yang kompatibel dengan pengaturan Microsoft Access 2010 dan yang lebih baru untuk database saat ini yang ditemukan di kotak dialog Opsi Access. Lihat bagian sebelumnya tentang cara menemukan dan mengatur opsi tersebut.
Catatan: Anda mungkin diminta untuk menutup dan membuka kembali database setelah mengubah pengaturan.
Setelah Anda mengosongkan format singgahan yang kompatibel dengan pengaturan Microsoft Access 2010 dan yang lebih baru , Anda akan melihat daftar perintah tertaut grup web muncul di tab data eksternal .
Dalam grup ini, Anda akan melihat perintah seperti bekerja offline, menyinkronkan, menautkan kembali daftar dan lainnya. Ini adalah perintah yang sama yang ada di Access 2007 pada grup daftar SharePoint di tab data eksternal .
Untuk bekerja offline dengan data daftar SharePoint Anda dalam mode ini, klik bekerja offline.
Untuk menyinkronkan daftar offline Anda dengan data dari server, klik sinkronkan.
Untuk menyambungkan kembali tabel tertaut setelah Anda bekerja offline, klik kerja online.
Menggunakan Access 2007?
Untuk melakukan prosedur ini, pertama-tama Anda harus menautkan tabel akses Anda ke daftar SharePoint.
Catatan: Jika Anda memiliki database yang sudah diterbitkan di situs SharePoint, pertama-tama Anda harus menyimpan salinan lokal database tersebut lalu membuat daftar secara offline.
-
Buka database yang tertaut ke daftar SharePoint.
-
Pada tab data eksternal , dalam grup daftar SharePoint , klik bekerja offline.
Catatan: Jika tombol bekerja offline tidak tersedia, tabel Anda tidak tertaut ke daftar SharePoint, atau Anda sudah mengambil daftar data secara offline.
-
Buka database yang tertaut ke daftar SharePoint Anda.
-
Pada tab data eksternal , dalam grup daftar SharePoint , klik sinkronkan.
Jika terjadi konflik atas perubahan yang Anda buat offline dan perubahan yang dibuat oleh seseorang di server, kotak dialog Atasi konflik muncul.
Kotak dialog menampilkan informasi tentang konflik, seperti mengapa kesalahan terjadi, dan menyediakan opsi bagi Anda untuk mencoba mengirimkan data lagi atau untuk membuang perubahan Anda. Jika terdapat beberapa kesalahan, Anda bisa menampilkan detail setiap kesalahan dengan mengklik tombol sebelumnya dan berikutnya dalam kotak dialog. Beberapa kesalahan hanya dapat diatasi dengan membuang perubahan Anda.
Kisi rincian dalam kotak dialog Atasi kesalahan Menampilkan Semua kolom dalam tampilan Anda saat ini. Untuk baris yang terpengaruh, kisi detail memperlihatkan perubahan yang Anda buat. Anda tidak bisa mengedit nilai, tapi Anda bisa mengklik setiap kolom untuk melihat detail selengkapnya.
-
Dalam kotak dialog Atasi kesalahan , lakukan salah satu hal berikut ini:
-
Jika Anda ingin menyimpan perubahan yang dibuat di server ke item yang dipilih, klik buang perubahan saya.
-
Jika Anda ingin mencoba mengirimkan kembali perubahan Anda ke item yang dipilih, klik Coba lagi perubahan saya.
Bergantung pada situasinya, Anda mungkin harus menunggu hingga masalah teratasi. Misalnya, jika Anda tidak bisa menyinkronkan perubahan karena masalah konektivitas jaringan, tunggu hingga Anda tersambung lagi.
-
Jika Anda ingin menyimpan perubahan yang dibuat di server ke semua item, klik Hapus semua perubahan saya.
-
Jika Anda ingin mencoba mengirimkan kembali perubahan Anda ke semua item, klik Coba lagi semua perubahan saya.
Bergantung pada situasinya, Anda mungkin harus menunggu hingga masalah teratasi. Misalnya, jika Anda tidak bisa menyinkronkan perubahan karena masalah konektivitas jaringan, tunggu hingga Anda tersambung lagi.
Catatan:
-
Jika kesalahan hanya dapat diatasi dengan membuang perubahan Anda, tombol untuk mencoba ulang perubahan Anda mungkin tidak tersedia.
-
Anda bisa menutup kotak dialog tanpa melakukan tindakan apa pun, tapi Anda tidak akan bisa meninggalkan atau memperbarui daftar atau membuat perubahan pada kolom terhitung hingga Anda mengatasi kesalahan tersebut.
-
-
Setelah Anda menyambungkan kembali tabel tertaut, perubahan apa pun yang Anda buat ke data atau objek disinkronisasi.
-
Buka database yang tertaut ke daftar SharePoint.
-
Pada tab data eksternal , dalam grup daftar SharePoint , klik bekerja secara online.
Catatan: Jika Anda ingin membuang perubahan yang Anda buat offline, klik buang perubahan dalam grup daftar SharePoint .
