Berbagi dan mengakses kotak surat atau folder orang lain di Outlook

Anda bisa mengakses kotak surat orang lain jika Anda telah diberi izin yang sesuai ke kotak surat mereka. Izin dapat berkisar dari baca-saja hingga pembuatan, penghapusan, dan memperbolehkan respons pada pesan.

Catatan: Langkah-langkah dalam artikel ini menjelaskan berbagi kotak surat atau folder yang terkait dengan akun email Anda. Jika Anda ingin membuat satu kotak surat yang bisa diakses oleh satu atau beberapa orang, lihat Membuka dan menggunakan kotak surat bersama di Outlook.

Apa yang harus dipertimbangkan saat berbagi kotak surat atau folder

Saat berbagi kotak surat atau folder yang terkait dengan akun email Anda, Anda perlu mempertimbangkan bagaimana Anda ingin orang-orang yang Anda undang berinteraksi dengan kotak surat Anda.

Undangan merespons sebagai diri mereka sendiri: Manajer memerlukan asisten atau kolega untuk memantau folder tertentu di kotak suratnya saat mereka sedang tidak di tempat. Dalam skenario ini, manger memberikan izin asisten atau kolega untuk merespons pesan, tetapi respons terhadap pesan dalam kotak surat atau folder tersebut akan diperlihatkan sebagai berasal dari akun email orang yang diundang.
Undangan merespons atas nama Anda (juga dikenal sebagai akses delegasi): Manajer memerlukan asisten atau kolega untuk memantau dan merespons email atas namanya. Dalam skenario ini, manajer memberikan izin asisten atau kolega untuk mengakses folder atau kotak surat mereka, tetapi ketika orang yang diundang merespons pesan, respons mereka diperlihatkan sebagai: <undangan> atas nama manajer <>. Tipe berbagi ini memerlukan izin akses Delegasi . Untuk bantuan dalam menyiapkan izin delegasi, lihat Memperbolehkan pesan dikirim atas nama Anda saat berbagi folder atau kotak surat.

Catatan: Berbagi folder atau kotak surat hanya dapat dilakukan menggunakan akun kerja atau sekolah dengan langganan Microsoft 365 yang memenuhi syarat, atau akun kerja atau sekolah yang dihosting oleh Exchange Online.

Pilih opsi tab di bawah ini untuk versi Outlook yang Anda gunakan. Versi Outlook apa yang saya miliki?

Berbagi kotak surat atau folder tanpa akses delegasi

Catatan: Jika langkah-langkah di bawah tab Outlook Baru ini tidak berfungsi, Anda mungkin belum menggunakan Outlook untuk Windows baru. Pilih tab Outlook Klasik dan ikuti langkah-langkah tersebut sebagai gantinya.

Berbagi dan mengakses folder atau kotak surat di Outlook baru

Ada dua cara untuk berinteraksi dengan folder bersama: pemilik kotak surat yang ingin berbagi satu atau beberapa folder atau berbagi seluruh kotak surat mereka. Orang yang diundang, orang yang diundang pemilik untuk berbagi folder atau kotak surat mereka.

Pemilik folder atau kotak surat: Sebagai pemilik kotak surat, Anda memutuskan untuk berbagi seluruh kotak surat atau satu atau beberapa folder dengan orang lain. Untuk melakukan ini, pertama-tama siapkan tingkat izin yang sesuai untuk orang-orang yang ingin Anda ajak berbagi folder, lalu kirim undangan.
Undangan: Saat seseorang berbagi folder atau kotak surat dengan Anda, Anda akan menerima undangan untuk berbagi folder atau kotak surat mereka. Saat Anda menerima undangan, folder akan muncul di panel folder Anda. Apa yang Anda lakukan dengan folder bersama ini, bergantung pada tingkat izin yang diberikan pemilik kepada Anda.

Langkah-langkah pemilik:

Cara memilih dan berbagi folder atau kotak surat dengan orang lain

Untuk berbagi satu atau beberapa folder atau untuk berbagi seluruh kotak surat Anda dengan orang lain di organisasi Anda, ikuti langkah-langkah ini:

Di Outlook baru, navigasikan ke folder yang ingin Anda bagikan.
Klik kanan folder dan pilih Berbagi dan izin.
Di jendela Izin untuk folder , jika orang tersebut belum disertakan dalam daftar orang-orang yang berbagi dengan Anda, pilih untuk menambahkannya.
Masukkan nama atau alamat email orang yang Anda beri izin, lalu pilih Tambahkan.
Dari daftar nama di jendela Izin untuk folder, pilih nama orang yang baru saja Anda tambahkan.
Di bagian Izin , pilih menu menurun Tingkat izin dan pilih izin yang ingin Anda berikan kepada pengguna ini. Jika Anda tidak yakin tingkat izin apa yang harus dipilih, lihat bagian di bawah Memahami izin berbagi.
Konfirmasi pengaturan berbagi dan klik OK. Orang yang berbagi dengan Anda akan menerima email untuk memberi tahu mereka bahwa Anda berbagi folder dengan mereka.

Tips: Jika ingin berbagi subfolder, Anda harus mengikuti proses yang sama, tetapi juga berbagi folder induk.

Cara menghapus hak istimewa berbagi

Di Outlook baru, navigasikan ke folder yang Anda bagikan.
Klik kanan folder dan pilih Berbagi dan izin.
Pilih orang yang berbagi dengan Anda, lalu pilih Hapus ikon.

Langkah-langkah yang diundang:

Menerima dan menampilkan folder atau kotak surat yang dibagikan dengan Anda

Saat seseorang berbagi folder dengan Anda, email akan dikirim untuk memberi tahu Anda. Sekarang Anda bisa menambahkan ini ke panel folder Sehingga Anda bisa mengaksesnya di Outlook baru.

Di panel folder, klik kanan Dibagikan dengan saya.
Pilih Tambahkan folder atau kotak surat bersama.
Masukkan alamat email atau nama orang yang berbagi folder dengan Anda dan klik Tambahkan.
Nama orang tersebut akan muncul di bawah simpul Dibagikan dengan saya. Perluas simpul untuk menampilkan semua folder yang dibagikan orang tersebut dengan Anda.

Menghapus folder atau kotak surat bersama dari panel folder Anda

Jika Anda memutuskan bahwa Anda tidak ingin lagi melihat kotak surat atau folder orang lain setiap kali Anda membuka Outlook baru, klik kanan folder, dan pilih Hapus folder bersama.

Memahami izin berbagi

Saat Anda berbagi folder, Anda bisa mengatur izin yang menentukan apa yang bisa dilakukan setiap pengguna yang mengakses folder. Memilih opsi dari menu menurun Tingkat izin , memicu pilihan izin akses Baca, Tulis, Lainnya, dan Hapus . Cuplikan layar di sebelah kanan, memperlihatkan tingkat izin apa yang dipilih secara otomatis saat memilih tingkat izin editor Penerbitan.

Tips: Jika Anda menghapus salah satu kotak centang yang terkait dengan tingkat izin, tingkat berubah menjadi Kustom.

Cuplikan layar memperlihatkan editor Penerbitan dipilih sebagai tingkat izin

Tabel di bawah ini menjelaskan tipe tindakan yang dapat dilakukan orang yang diundang bergantung pada kumpulan Tingkat izin .

Tingkat izin	Aktivitas yang dapat dilakukan oleh orang yang diundang
Pemilik	Membuat, membaca, mengubah, dan menghapus semua item di folder bersama. Sebagai pemilik, pengguna bisa mengubah tingkat izin yang dimiliki orang lain atas folder.
Editor Penerbitan	Membuat, membaca, mengubah, dan menghapus semua item, serta membuat subfolder.
Editor	Membuat, membaca, mengubah, dan menghapus semua item.
Penulis Penerbitan	Membuat dan membaca item, membuat subfolder, serta memodifikasi dan menghapus item yang Anda buat.
Penulis	Membuat dan membaca item, serta mengubah dan menghapus item yang Anda buat.
Penulis Nonpengeditan	Membuat dan membaca item, dan menghapus item yang Anda buat.
Peninjau	Membaca item saja.
Kontributor	Membuat item saja.
Tidak ada	Tidak dapat melakukan aktivitas apa pun. Pengguna tetap berada di daftar izin, tetapi tidak memiliki izin dan tidak bisa membuka folder.
Kustom	Lakukan aktivitas yang ditentukan secara khusus oleh pemilik folder.

Berbagi dan mengakses folder atau kotak surat di Outlook di web

Ada dua cara untuk berinteraksi dengan folder bersama: Anda bisa menjadi pemilik kotak surat yang ingin berbagi satu atau beberapa folder atau seluruh kotak surat mereka.

Pemilik folder atau kotak surat: Anda pemilik folder dan memutuskan untuk membagikannya dengan orang lain. Atur tingkat izin yang sesuai untuk orang yang ingin Anda ajak berbagi folder.
Undangan: Saat seseorang berbagi folder atau kotak surat dengan Anda, Anda akan menerima undangan untuk berbagi folder. Saat Anda menerima undangan, folder akan muncul di panel folder Anda. Apa yang bisa Anda lakukan di folder bersama, bergantung pada tingkat izin yang ditetapkan.

Pemilik folder atau kotak surat: Berbagi folder atau kotak surat dengan orang lain

Untuk berbagi satu atau beberapa folder atau untuk berbagi seluruh kotak surat Anda dengan orang lain di organisasi Anda, ikuti langkah-langkah ini:

Di Outlook di web, navigasikan ke folder yang ingin Anda bagikan.
Klik kanan folder dan pilih Berbagi dan izin.
Di jendela Izin untuk folder , jika orang tersebut belum disertakan dalam daftar orang-orang yang berbagi dengan Anda, pilih untuk menambahkannya.
Masukkan nama atau alamat email orang yang Anda beri izin, lalu pilih Tambahkan.
Dari daftar nama di jendela Izin untuk folder, pilih nama orang yang baru saja Anda tambahkan.
Di bagian Izin , pilih menu menurun Tingkat izin dan pilih izin yang ingin Anda berikan kepada pengguna ini. Jika Anda tidak yakin tingkat izin apa yang harus dipilih, lihat bagian di bawah Opsi untuk berbagi folder.
Konfirmasi pengaturan berbagi dan klik OK. Orang yang berbagi dengan Anda akan menerima email untuk memberi tahu mereka bahwa Anda berbagi folder dengan mereka.

Tips: Jika ingin berbagi subfolder, Anda harus mengikuti proses yang sama, tetapi juga berbagi folder induk.

Pemilik folder atau kotak surat: Menghapus hak istimewa berbagi

Navigasikan ke folder yang Anda bagikan.
Klik kanan folder dan pilih Berbagi dan izin.
Pilih orang yang berbagi dengan Anda, lalu pilih Hapus ikon.

Orang yang Diundang: Menerima dan menampilkan folder atau kotak surat yang dibagikan dengan Anda

Saat seseorang berbagi folder dengan Anda, email akan dikirim untuk memberi tahu Anda. Sekarang Anda bisa menambahkan ini ke panel folder Anda di Outlook di web, sehingga Anda bisa mengaksesnya.

Di panel folder, klik kanan Dibagikan dengan saya.
Pilih Tambahkan folder atau kotak surat bersama.
Masukkan alamat email atau nama orang yang berbagi folder dengan Anda dan klik Tambahkan.
Nama orang tersebut akan muncul di bawah simpul Dibagikan dengan saya. Perluas simpul untuk menampilkan semua folder yang dibagikan orang tersebut dengan Anda.

Undangan: Menghapus folder atau kotak surat bersama dari panel folder Anda

Jika Anda memutuskan bahwa Anda tidak ingin lagi melihat kotak surat atau folder orang lain setiap kali Anda membuka Outlook di web, klik kanan folder, dan klik Hapus folder bersama.

Opsi untuk berbagi folder