Berbagi kalender di Microsoft 365

Saat pengguna berbagi kalender dengan orang-orang saat ini, mereka akan mendapati pengalaman kalender bersama yang disempurnakan setelah menerima undangan. Namun, jika pengguna berbagi kalender dengan orang-orang sebelum perubahan ini diaktifkan, mereka tidak akan melihat penyempurnaan ini secara otomatis.

Untuk memutakhirkan kalender bersama yang sudah ada ke pengalaman kalender bersama yang baru, minta pengguna untuk mengikuti instruksi dalam Memutakhirkan kalender bersama yang sudah ada ke model baru dalam artikel ini. Setelah pengguna memutakhirkan ke model baru, kalender bersama akan tersinkron ke ponsel mereka. Di masa mendatang, kalender bersama yang sudah ada akan dimutakhirkan secara otomatis, tetapi belum ada jadwal untuk proses pemutakhiran otomatis ini.

Jika sinkronisasi instan diaktifkan, kalender bersama segera menunjukkan perubahan yang dibuat orang lain. Saat ini, tidak semua tipe kalender bersama mendukung sinkronisasi instan. Bagian berikut membahas tipe kalender bersama dan aplikasi kalender yang mendukung sinkronisasi instan.

Sinkronisasi instan diaktifkan hanya jika kedua pengguna berada dalam penyewa Microsoft 365 yang sama, atau jika kalender tersebut dibagikan oleh pengguna Outlook.com.

Tabel berikut menyediakan detail selengkapnya tentang jenis konfigurasi yang mendukung sinkronisasi instan. Di masa mendatang, sinkronisasi instan akan diaktifkan untuk semua kalender yang dibagikan di kalangan pengguna Microsoft 365 dan Outlook.com.

Pemilik kalender	Penerima kalender bersama	Sinkronisasi instan diaktifkan	Catatan
Microsoft 365	Microsoft 365 (penyewa yang sama)	✔
Microsoft 365	Microsoft 365 (penyewa yang berbeda)	–	Sinkronisasi terjadi kira-kira setiap tiga jam. Jika berbagi eksternal tidak diperbolehkan untuk penyewa pemilik kalender, maka kalender tersebut akan dianggap seperti dibagikan ke pengguna pihak ketiga.
Microsoft 365	Outlook.com atau layanan pihak ketiga seperti Gmail.com	–	Saat ini konfigurasi ini menghasilkan URL Langganan Kalender Internet (ICS). Penerima kalender bersama menambahkan kalender bersama menggunakan URL ICS, dan pengaturan waktu sinkronisasi ditentukan oleh layanan kalender penerima. Contohnya, jika penerima berada di Outlook.com, kalender akan diperbarui kira-kira setiap tiga jam. Jika penerima berada di Gmail.com, kalender mungkin diperbarui setiap 24-48 jam.
Outlook.com	Outlook.com	✔
Outlook.com	Microsoft 365	✔
Outlook.com	Layanan pihak ketiga seperti Gmail.com	–	Saat ini konfigurasi ini menghasilkan URL ICS. Penerima menambahkan kalender bersama menggunakan URL ICS, dan pengaturan waktu sinkronisasi ditentukan oleh layanan kalender penerima. Contohnya, jika penerima berada di Outlook.com, kalender akan diperbarui kira-kira setiap tiga jam. Jika penerima berada di Gmail.com, kalender mungkin diperbarui setiap 24-48 jam.

Aplikasi yang mendukung sinkronisasi instan:

• Outlook untuk Windows

• Outlook untuk Mac

• Outlook di web (OWA)

• Outlook untuk iOS

• Outlook untuk Android

• APLIKASI REST dan Exchange ActiveSync

Outlook untuk Windows: Pengguna dapat memeriksa apakah penyempurnaan kalender bersama diaktifkan atau dinonaktifkan dengan mengikuti instruksi yang disediakan dalam artikel ini. 

Outlook untuk Mac:Jika pengguna menampilkan kalender bersama di Outlook untuk Mac, mereka akan melihat pengalaman sinkronisasi baru jika kalender ditambahkan dengan menerima undangan berbagi atau jika pengguna menambahkan kalender bersama melalui File > Membuka folder pengguna lain. Namun, jika pengguna menambahkan akun sebagai akun delegasi, mereka akan berada di pengalaman sinkronisasi lama. Perubahan mungkin muncul lebih cepat di Outlook di web, Outlook untuk iOS, dan Outlook untuk Android.

Outlook di web, iOS, dan Android:Jika pengguna menampilkannya di Outlook di web, Outlook untuk iOS, atauOutlook untuk Android, pengalaman sinkronisasi baru sedang digunakan.

Penyempurnaan hanya berlaku untuk kalender yang dibagikan di antara pengguna di Exchange Online. Tidak ada perubahan pada kalender bersama jika kalender salah satu pengguna dihosting di Exchange lokal.

Atribut	Model lama	Model baru
Cara kalender bersama disimpan	Entri (seperti hyperlink) disimpan di kotak surat penerima. Entri tersebut mengarah ke kotak surat pemilik, tetapi tidak menyimpan data kalender dalam kotak surat penerima.	Kalender baru dibuat di kotak surat penerima, dan kalender ini berisi salinan kalender pemilik (mulai dari satu tahun sebelum tanggal penerimaan).
Cara penerima mengakses kalender bersama	Membaca dan menulis langsung dari kotak surat pemilik.	Membaca dari salinan lokal kalender bersama yang disimpan di kotak surat penerima sendiri. Tapi menulis secara langsung di kotak surat pemilik dan disinkronkan kembali ke salinan lokal kalender bersama di kotak surat penerima.
Cara kalender bersama menyinkronkan perubahan	Aplikasi secara berkala menjajaki perubahan pada kotak surat pemilik dan menyinkronkannya.	Layanan langsung menyinkronkan perubahan ke salinan lokal penerima. Hal ini memicu pemberitahuan push ke aplikasi yang menyinkronkan perubahan secara langsung.
Aplikasi yang dapat digunakan penerima untuk mengakses kalender bersama	Outlook untuk Windows Outlook untuk Mac Outlook di web	Outlook untuk Windows Outlook untuk Mac Outlook di web Outlook untuk iOS Outlook untuk Android Semua aplikasi REST dan EAS

Untuk detail selengkapnya, lihat Perbedaan fungsionalitas dalam kalender bersama model baru dalam artikel ini.

Pengguna yang menerima undangan kalender bersama baru menggunakan versi terbaru klien Outlook secara otomatis mulai menggunakan model berbagi kalender baru.

Cara termudah bagi pengguna untuk memeriksa apakah sudah mendapatkan penyempurnaan (yakni model berbagi kalender yang baru) adalah dengan memeriksa apakah kalender bersama muncul di ponsel mereka. Jika muncul, kalender bersama sudah dimutakhirkan ke model baru. Pengguna di Outlook untuk Windows dapat memeriksa apakah mereka diaktifkan untuk penyempurnaan kalender bersama dengan mengikuti instruksi yang disediakan dalam artikel ini.

Saat menggunakan versi terbaru klien Outlook, kalender yang dibagikan dengan pengguna harus beralih secara otomatis menggunakan penyempurnaan berbagi Kalender yang baru. Namun, jika hal ini tidak terjadi, pengguna bisa membuat ulang kalender bersama dengan menggunakan salah satu dari dua opsi di bawah ini:

• Pemilik kalender membagikan ulang kalender mereka. Pemilik kalender dapat melakukan ini dari aplikasi Outlook apa pun, termasuk Outlook untuk iOS atau Outlook untuk Android. Pengguna kemudian harus menerima undangan kalender bersama menggunakan versi klien Outlook yang lebih baru (jika pengguna menerima undangan menggunakan versi Outlook yang lebih lama, kalender bersama tidak akan diaktifkan dengan penyempurnaan yang diperbarui). Kalender bersama yang sudah ada tidak perlu dihapus sebelum menerima kembali.

• Pengguna menghapus dan membuka kembali kalender. Opsi ini tidak mengharuskan pemilik untuk membagikan ulang kalender mereka. Pengguna hanya perlu menggunakan versi klien Outlook yang lebih baru untuk menghapus dan membuka kembali kalender bersama. Ini akan mempercepat kalender secara otomatis jika pengguna secara eksplisit diberi akses ke kalender pemilik. Jika pengguna mendapatkan akses melalui grup Default (Organisasi saya) atau melalui Grup Keamanan, salinan kalender mereka tidak akan dimutakhirkan. Jika pengguna melakukan tindakan ini di Outlook untuk Windows, klien Outlook harus diaktifkan untuk penyempurnaan, seperti yang dijelaskan dalam artikel ini.

Sinkronisasi instan untuk berbagi di luar penyewa Anda tidak didukung saat ini. Anda dapat berbagi dalam konfigurasi ini, namun sinkronisasi akan terjadi secara berkala. Ada dua jenis berbagi lintas penyewa:

• Pengguna Microsoft 365 ke pengguna Microsoft 365 lainnya (jika berbagi eksternal diaktifkan).

  Kalender bersama yang lengkap dibuat, tetapi sinkronisasi akan terjadi kira-kira setiap tiga jam. Sinkronisasi instan nanti akan diaktifkan untuk penyetelan ini.

• Pengguna Microsoft 365 ke pengguna Outlook.com. Jika berbagi eksternal dinonaktifkan, berbagi ke pengguna Microsoft 365 lain juga termasuk dalam grup ini.

  URL ICS dihasilkan saat berbagi, yang dapat digunakan penerima untuk menambahkan ke layanan kalender apa saja. Dengan langganan ICS, layanan kalender penerima memilih kapan menyinkronkan langganan ICS untuk menerima pembaruan baru. Jika penerima adalah pengguna Outlook.com atau pengguna Microsoft 365, sinkronisasi akan terjadi kira-kira setiap tiga jam.

Berbagi dengan pengguna pada layanan eksternal seperti Gmail adalah jenis berbagi kalender yang berbeda. Dalam skenario ini, URL Langganan Kalender Internet (ICS) dihasilkan dan ditautkan ke kalender pemilik. Penerima dapat menggunakan URL ini untuk menampilkan kalender di browser web, atau menambahkannya ke layanan kalendernya sendiri dengan menambahkan kalender internet menggunakan URL ICS. Dengan langganan ICS, layanan kalender penerima memilih kapan menyinkronkan langganan ICS untuk menerima pembaruan baru. Jika penerima adalah pengguna Outlook.com, sinkronisasi akan terjadi kira-kira setiap tiga jam. Jika penerima menggunakan layanan kalender lain, seperti Gmail.com, sinkronisasi mungkin tidak akan sering terjadi.

Sebelumnya, terdapat sekumpulan opsi tingkat izin yang tidak konsisten di klien Outlook. Sebagai bagian dari penyempurnaan, klien Outlook yang diperbarui akan menampilkan sekumpulan tingkat izin berbagi yang konsisten dan sederhana.

Sebagai bagian dari penyempurnaan kalender bersama, klien Outlook yang diperbarui kini memperlihatkan sekumpulan tingkat izin berbagi yang disederhanakan seperti yang dijelaskan dalam tabel berikut ini. Tingkat izin antara 'baca-saja' dan 'edit' masih dapat dikonfigurasi, tetapi hanya oleh admin yang menggunakan cmdlet Add-MailboxFolderPermission atau Set-MailboxFolderPermission . Semua izin menengah diuraikan sebagai "Kustom" ketika pemilik kalender menampilkan izin berbagi mereka.
 
Logika pihak klien yang kompleks dan rentan kesalahan untuk mengevaluasi izin menengah ini juga telah dihapus oleh penyempurnaan kalender bersama. Klien hanya diberi tahu apakah pengguna dapat menampilkan atau mengedit kalender bersama. Izin menengah tidak diberlakukan oleh klien. Misalnya, Penulis tidak diblokir untuk mencoba mengedit acara di kalender bersama. Layanan mengevaluasi semua tingkat izin dan mencegah Penulis mengedit acara di kalender. Saat izin tingkat lanjut diberikan, sebaiknya informasikan kepada pengguna tentang apa yang bisa dan tidak bisa mereka lakukan pada acara di kalender.

Tingkat izin warisan	Tingkat izin yang disederhanakan
Tidak dibagikan	Tidak dibagikan
Tidak ada	Tidak ada
Waktu Bebas/Sibuk Ketersediaan saja	Dapat menampilkan saat saya sibuk
Waktu Bebas/Sibuk, subjek, lokasi Detail terbatas	Dapat menampilkan judul dan lokasi
Peninjau Detail lengkap	Dapat menampilkan semua detail
Editor	Dapat mengedit
Pemilik Editor Penerbitan Penulis Penerbitan Penulis Penulis Nonpengeditan Kontributor Kustom	Kustom
Delegasi	Delegasi

Jika pemilik menggunakan Outlook di web, Outlook untuk iOS, Outlook untuk Android, atau Outlook untuk Mac untuk mengubah izin, salinan kalender penerima langsung disinkronkan ulang ke tingkat izin yang baru.

Jika pemilik menggunakan aplikasi lain untuk mengubah izin, kalender akan disinkronkan ulang pada beberapa jam berikutnya, tetapi tidak akan terjadi segera.

Jika pemilik menghapus izin seseorang di kalender, tindakan ini akan terdeteksi dalam beberapa jam dan salah satu dari tiga hal berikut akan terjadi:

• Jika penerima berada dalam organisasi yang sama, dan pemilik kalender mengatur pengguna (default) Organisasi Saya dengan izin yang bukan None, kalender penerima akan diperbarui untuk menunjukkan tingkat izin pengguna default. Kalender bersama akan tetap pada model baru, namun mungkin memiliki tingkat izin yang berbeda.

• Jika penerima berada dalam organisasi yang sama, dan pemilik kalender tidak berbagi kalendernya ke pengguna (default) Organisasi Saya, kalender bersama akan dihapus dari kotak surat penerima. Penerima tidak lagi melihat kalender bersama di daftar kalendernya.

• Jika penerima berada dalam organisasi yang berbeda, kalender bersama berhenti disinkronkan namun tidak dihapus.

Delegasi selalu dapat menampilkan pesan rapat yang terdelegasi dari ponselnya karena undangannya diterima di kotak masuk mereka. Namun, sebelumnya, delegasi tidak memiliki petunjuk apakah undangan rapat tersebut ditujukan untuk mereka atau siapa saja yang menjadi delegasi.

Untuk mendukung skenario ini dengan lebih baik, Outlook untuk iOS dan Outlook untuk Android telah menambahkan UI untuk memperjelas kepada siapa undangan rapat ditujukan. Contohnya, perhatikan "Diterima untuk Allan Deyong" dalam cuplikan layar berikut ini, yang menunjukkan bahwa undangan dan email tersebut ditujukan untuk Allan, bukan untuk delegasi.

Berbagi kalender model baru berbeda-beda di klien email pihak ketiga dalam beberapa skenario, yang diuraikan di bawah ini.

• Dalam klien EAS, penerima dengan izin baca-saja akan melihat opsi untuk membuat rapat atau merespons rapat di kalender baca-saja. Jika hal itu dilakukan, perubahan akan tersimpan secara lokal ke cache klien, namun perubahan ditolak oleh server. Perubahan pada penerima tidak akan terlihat di kalender pemilik karena penerima tidak memiliki izin edit. Masalah ini terjadi karena klien EAS tidak membedakan antara izin baca-saja versus baca-tulis pada kalender bersama dan memperlakukan semua kalender sebagai dapat diedit.

• Beberapa klien pihak ketiga memiliki logika sisi klien untuk selalu menambahkan pengguna saat ini sebagai peserta rapat. Oleh karena itu, jika pengguna menggunakan aplikasi kalender asli di ponsel mereka, dan menampilkan rapat di kalender orang lain, nama mereka mungkin akan terlihat dalam daftar peserta. Hal ini hanya terjadi jika mereka menampilkan kalender di aplikasi kalender pihak ketiga – ketika mereka menampilkan rapat yang sama pada Outlook untuk iOS atau Outlook untuk Android, nama mereka tidak akan terlihat dalam daftar peserta.

• Kami tidak mendukung penyempurnaan kalender bersama untuk klien berbasis EWS, sehingga penyempurnaan tidak tersedia di aplikasi kalender yang menggunakan EWS, seperti Mac OS X.

  Catatan: 

  • Versi lamaOutlook untuk Macmenggunakan EWS dan memperlihatkan kalender bersama warisan yang tidak memiliki penyempurnaan ini.

  • Aplikasi Kalender di Mac OS X menggunakan EWS dan menampilkan kalender bersama warisan yang tidak memiliki penyempurnaan ini.