Gambaran umum alur kerja yang disertakan dengan SharePoint

Gambaran umum alur kerja yang disertakan dengan SharePoint

alur kerjaSharePoint adalah aplikasi mini yang diprogram sebelumnya yang menyederhanakan dan mengotomatisasi berbagai macam proses bisnis. Alur kerja bisa berkisar dari mengumpulkan tanda tangan, umpan balik, atau persetujuan untuk rencana atau dokumen, untuk melacak status prosedur rutin saat ini. alur kerjaSharePoint dirancang untuk menghemat waktu dan tenaga Anda, serta untuk membawa konsistensi dan efisiensi ke tugas yang Anda lakukan secara berkala.

Catatan: Alur kerja SharePoint 2010 telah dihentikan sejak 1 Agustus 2020 untuk penyewa baru dan dihapus dari penyewa yang sudah ada pada 1 November 2020. Jika Anda menggunakan alur kerja SharePoint 2010, kami menyarankan migrasi ke Power mengotomatisasi atau solusi yang didukung lainnya. Untuk informasi selengkapnya, lihat pensiun alur kerja SharePoint 2010.

Apa itu alur kerja SharePoint ?

Anda mungkin sudah tahu apa itu Bagan alur. Ini adalah peta grafis dari suatu proses, dengan instruksi tentang apa yang terjadi di setiap langkah.

Proses alur kerja

Alur kerja SharePoint mirip dengan Bagan alur otomatis yang memerlukan banyak pekerjaan, menebak, dan keacaran dari proses kerja standar Anda.

Misalnya, lihat proses persetujuan dokumen dalam ilustrasi. Menjalankan proses ini secara manual bisa sangat berarti untuk memeriksa dan memantau, meneruskan dokumen dan mengirim pengingat — dan setiap tugas tersebut harus dilakukan oleh Anda atau oleh satu atau beberapa kolega Anda. Itu berarti banyak pekerjaan tambahan dan aliran konstan interupsi.

Tapi saat Anda menggunakan SharePoint alur kerja persetujuan dokumen untuk menjalankan proses, Semua pemeriksaan dan pelacakan serta pengalihan dan penerusan dilakukan oleh alur kerja secara otomatis. Jika seseorang terlambat menyelesaikan tugas, atau jika beberapa masalah lainnya muncul, sebagian besar alur kerja yang disertakan menghasilkan pemberitahuan untuk memberi tahu Anda mengenakannya. Pemantauan proses berkurang.

Menjalankan alur kerja SharePoint mudah. Pilih tipe alur kerja, pilih opsi, dan biarkan alur kerja berjalan. Jika perlu, batalkan atau Hentikan alur kerja.

Setiap tipe alur kerja disertakan sebagai Templat. Anda menambahkan contoh alur kerja untuk satu daftar atau pustaka, atau untuk keseluruhan kumpulan situs menggunakan formulir inisiasi untuk menentukan opsi dan pilihan yang Anda inginkan untuk instans. Opsi dan pilihan ini mencakup siapa yang ditetapkan alur kerja untuk tugas, tenggat waktu tugas, bagaimana alur kerja dapat dimulai dan dengan siapa, dan instruksi untuk disertakan dalam pemberitahuan tugas. Buat alur kerja baru dengan masuk ke pengaturan daftar > pengaturan alur kerja > menambahkan alur kerja. Jika Anda ingin, Baca selengkapnya tentang alur kerja 2010 dan 2013.

Penting: Secara default, persetujuan, kumpulkan umpan balik, dan kumpulkan alur kerja tanda tangan tidak diaktifkan dan tidak tercantum dalam kotak daftar pilih Templat alur kerja dari formulir kaitan. Untuk membuatnya tersedia untuk digunakan, administrator situs harus mengaktifkannya di tingkat kumpulan situs. Masuk ke pengaturan situs > fitur kumpulan situs > mengaktifkan fitur alur kerja. Selain itu, SharePoint 2013 menyediakan Templat alur kerja berdasarkan SharePoint 2010. Jika Anda ingin membuat alur kerja berbasis SharePoint 2013 dengan logika yang sama, gunakan alat seperti SharePoint Designer 2013.

Ada lima tipe alur kerja yang sudah diprogram sebelumnya. 

Tanda Centang alur kerja persetujuan mengarahkan dokumen atau item lainnya ke orang yang ditunjuk untuk persetujuan atau penolakan mereka. Anda juga dapat menggunakan alur kerja persetujuan untuk mengontrol persetujuan konten dalam daftar atau pustaka. Untuk mempelajari selengkapnya, dan untuk instruksi langkah demi langkah, lihat semua tentang alur kerja persetujuan.

Alur Kerja Kumpulkan Umpan Balik alur kerja kumpulkan umpan balik yang mengarahkan dokumen atau item lainnya ke orang yang ditunjuk untuk umpan baliknya. Alur kerja kumpulkan umpan balik mengkonsolidasikan semua umpan balik dari peserta untuk pemilik alur kerja dan menyediakan catatan proses peninjauan. Untuk mempelajari selengkapnya, dan untuk instruksi langkah demi langkah, lihat semua tentang alur kerja kumpulkan umpan balik.

Alir kerja Kumpulkan Tanda Tangan alur kerja kumpulkan tanda tangan mengarahkan dokumen Microsoft Office ke orang yang ditunjuk untuk tanda tangan digital mereka. Perhatikan bahwa fungsi kumpulkan tanda tangan alur kerja hanya dengan dokumen Word, buku kerja Excel, dan formulir InfoPath. Untuk mempelajari selengkapnya, dan untuk instruksi langkah demi langkah, lihat semua tentang alur kerja kumpulkan tanda tangan.

Alur Kerja Tiga-Status alur kerja tiga-status dirancang untuk melacak status daftar item melalui tiga negara bagian (fase). Ini bisa digunakan untuk mengelola proses bisnis yang mengharuskan organisasi untuk melacak masalah atau item dalam jumlah besar — masalah dukungan pelanggan, prospek penjualan, atau tugas proyek, misalnya.

Dengan setiap transisi antar negara bagian, alur kerja menetapkan tugas ke seseorang dan mengirimkan orang tersebut sebuah pemberitahuan email tentang tugas tersebut. Bila tugas ini sudah selesai, alur kerja memperbarui status item dan maju ke status berikutnya. Alur kerja tiga-status dirancang untuk berfungsi dengan Templat daftar pelacakan masalah, tapi itu bisa digunakan dengan daftar apa pun yang berisi kolom pilihan yang memiliki tiga nilai atau lebih.

Untuk mempelajari selengkapnya, dan untuk instruksi langkah demi langkah, lihat menggunakan alur kerja tiga-status.

Alur Kerja Persetujuan Disposisi alur kerja persetujuan penerbitan mirip dengan alur kerja SharePoint lainnya yang mengotomatiskan perutean konten kepada para pakar dan pemangku kepentingan penting untuk ditinjau dan disetujui. Yang membuat alur kerja persetujuan penerbitan bersifat unik adalah karena didesain khusus untuk menerbitkan situs di mana penerbitan halaman web baru dan yang telah diperbarui dikontrol secara ketat. Dalam jenis situs ini, tidak ada konten baru yang dapat diterbitkan hingga disetujui oleh setiap pemberi persetujuan dalam alur kerja. Untuk mempelajari selengkapnya, dan untuk instruksi langkah demi langkah, lihat bekerja dengan alur kerja persetujuan penerbitan.

Untuk menambahkan atau memulai alur kerja, Anda harus memiliki izin yang tepat untuk daftar, pustaka, atau kumpulan situs di mana alur kerja berjalan:

  • Untuk menambahkan alur kerja    Secara default, Anda harus memiliki izin Kelola daftar untuk menambahkan alur kerja. (Grup pemilik dan grup anggota memiliki izin Kelola daftar secara default; grup pengunjung tidak.)

  • Untuk memulai alur kerja    Juga secara default, Anda harus mempunyai izin Edit Item untuk memulai alur kerja yang telah ditambahkan. (Grup pemilik dan grup anggota keduanya memiliki izin Edit item secara default; grup pengunjung tidak.)
    Alternatifnya, pemilik dapat memilih untuk mengonfigurasi alur kerja tertentu sehingga mereka bisa dimulai hanya oleh anggota grup pemilik. Dalam kasus sub situs dengan izin yang unik, pemilik harus memastikan izin yang diperlukan ditetapkan untuk pengguna alur kerja secara eksplisit. Lihat mengedit dan mengelola izin untuk daftar atau pustaka SharePoint. < ini didasarkan pada umpan balik-"saya membuat situs sub di situs SP perusahaan saya untuk menguji fitur alur kerja, jadi saya harus memiliki izin untuk memulai alur kerja, tapi saya tidak bisa-mengapa tidak?" >

Diagram berikut ini menyediakan tampilan tingkat tinggi dari tahapan dasar untuk merencanakan, menambahkan, menjalankan, dan memodifikasi alur kerja SharePoint. Masing-masing bagian pada setiap langkah yang diikuti.

Proses Alur Kerja

  • Merencan    Pastikan Anda mengetahui opsi mana yang Anda inginkan dan informasi apa yang perlu Anda sediakan saat Anda menggunakan formulir inisiasi untuk menambahkan versi alur kerja Anda.

  • Ditambahkan    Isi formulir inisiasi untuk menambahkan versi alur kerja ke daftar, pustaka, atau kumpulan situs.

  • Mulai    Mulai alur kerja baru Anda, baik secara manual atau otomatis, pada dokumen atau item lainnya dalam daftar atau pustaka. (Jika Anda memulainya secara manual, Anda akan memiliki kesempatan untuk mengubah beberapa pengaturan formulir Asosiasi alur kerja pada formulir inisiasi singkat.) Saat alur kerja dimulai, membuat tugas, mengirim pesan pemberitahuan, dan mulai melacak tindakan dan acara.

  • Monitor    Saat alur kerja berjalan, Anda bisa menampilkan halaman status alur kerja untuk melihat tugas yang sudah selesai dan tindakan lain apa yang telah terjadi. Jika perlu, Anda bisa menyesuaikan tugas saat ini dan yang akan datang dari sini, dan bahkan membatalkan atau mengakhiri alur kerja ini.

  • Peninjauan    Saat menjalankan selesai, seluruh sejarahnya dapat ditinjau pada halaman status alur kerja. Juga dari halaman status, laporan statistik kinerja umum alur kerja ini dapat dibuat.

  • Mengubah    Jika alur kerja tidak berfungsi seperti yang Anda inginkan, Anda bisa membuka formulir kaitan asli yang Anda gunakan untuk menambahkannya, dan buat perubahan Anda di sana.

Jika Anda membutuhkan lebih banyak fleksibilitas dengan alur kerja bawaan, Anda bisa menyesuaikannya lebih lanjut dengan alat seperti SharePoint Designer 2013. Anda juga dapat membuat alur kerja asli Anda sendiri dari awal.

Menggunakan desainer alur kerja, Anda membuat aturan yang mengaitkan kondisi dan tindakan dengan item di daftar dan pustaka SharePoint. Perubahan pada item dalam daftar atau pustaka memicu tindakan dalam alur kerja.

Misalnya, Anda bisa mendesain alur kerja yang meluncurkan alur kerja persetujuan tambahan, jika biaya item melebihi jumlah tertentu.

Anda juga dapat menentukan alur kerja untuk sekumpulan dokumen terkait. Misalnya, jika alur kerja Anda terkait dengan pustaka dokumen, atau apakah difilter ke tipe konten dokumen, sekelompok tindakan kumpulan dokumen kontekstual muncul. Kumpulan dokumen memperbolehkan sekelompok dokumen untuk diperlakukan sebagai satu kesatuan, sehingga tindakan alur kerja untuk kumpulan dokumen akan berjalan pada setiap item dalam kumpulan dokumen tersebut.

Lihat juga

Membuat alur kerja dengan menggunakan SharePoint Designer 2013 dan platform alur kerja sharepoint

Memahami alur kerja persetujuan di SharePoint 2010

Perlu bantuan lainnya?

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×