Catatan adalah dokumen atau entitas elektronik atau fisik lainnya dalam organisasi yang bertindak sebagai bukti dari aktivitas atau transaksi yang dilakukan oleh organisasi dan yang mengharuskan penyimpanan untuk beberapa periode waktu. Manajemen rekaman adalah proses yang digunakan oleh sebuah organisasi:
-
Menentukan jenis informasi apa yang harus dianggap sebagai catatan.
-
Menentukan bagaimana dokumen aktif yang akan menjadi catatan harus ditangani saat sedang digunakan, dan menentukan bagaimana dokumen harus dikumpulkan setelah dideklarasikan menjadi rekaman.
-
Menentukan dengan cara apa dan untuk berapa lama setiap tipe catatan harus dipertahankan untuk memenuhi persyaratan hukum, bisnis, atau peraturan.
-
Meneliti dan mengimplementasikan solusi teknologi dan proses bisnis untuk membantu memastikan bahwa organisasi memenuhi kewajiban manajemen rekamannya dengan cara hemat biaya dan non-penyusup.
-
Melakukan tugas yang terkait dengan rekaman seperti mengubah catatan yang kedaluwarsa atau mencari dan memproteksi rekaman yang terkait dengan kejadian eksternal seperti lawsuits.
Menentukan dokumen dan item fisik atau elektronik lain di organisasi Anda adalah tanggung jawab petugas kepatuhan perusahaan, manajer catatan, dan pengacara. Dengan mengkategorikan dengan saksama semua konten perusahaan di organisasi Anda, orang-orang ini bisa membantu Anda memastikan bahwa dokumen dipertahankan untuk periode waktu yang tepat. Sistem manajemen arsip yang dirancang dengan baik membantu melindungi organisasi secara hukum, membantu organisasi menunjukkan kepatuhan dengan kewajiban peraturan, dan meningkatkan efisiensi organisasi dengan mempromosikan disposisi item kedaluwarsa yang bukan catatan.
Sistem manajemen rekaman menyertakan elemen berikut ini:
-
Analisis konten yang menguraikan dan mengkategorikan konten di perusahaan yang bisa menjadi catatan, yang menyediakan lokasi sumber, dan yang menguraikan bagaimana konten akan berpindah ke aplikasi manajemen rekaman.
-
Rencana file yang menunjukkan, untuk setiap jenis catatan di perusahaan, di mana catatan harus dipertahankan sebagai catatan, kebijakan yang berlaku pada data, berapa lama catatan harus dipertahankan, bagaimana catatan itu dibuang, dan siapa yang bertanggung jawab dalam mengelolanya.
-
Dokumen persyaratan kepatuhan yang menentukan aturan yang harus diikuti sistem IT organisasi untuk memastikan kepatuhan dan metode yang digunakan untuk memastikan partisipasi anggota tim perusahaan.
-
Metode untuk mengumpulkan catatan yang tidak lagi aktif dari semua sumber rekaman, seperti server kolaborasi, server file, dan sistem email.
-
Metode untuk mengaudit rekaman saat mereka aktif.
-
Metode untuk menangkap metadata rekaman dan riwayat audit serta untuk mempertahankannya.
-
Proses untuk menahan rekaman (menangguhkan disposisinya) saat kejadian seperti litigasi terjadi.
-
Sistem untuk memantau dan melaporkan penanganan catatan untuk memastikan bahwa karyawan sedang meng file, mengakses, dan mengelolanya sesuai dengan kebijakan dan proses yang ditentukan.
SharePoint menyertakan fitur yang bisa membantu organisasi menerapkan sistem dan proses manajemen rekaman terintegrasi.
Gambaran umum perencanaan manajemen rekaman
Topik ini menguraikan langkah-langkah perencanaan yang harus Anda lakukan untuk membantu memastikan bahwa sistem manajemen rekaman yang Anda terapkan berdasarkan SharePoint akan mencapai tujuan manajemen rekaman organisasi Anda. Berikut ini adalah pratinjau dari proses perencanaan manajemen rekaman:
-
Mengidentifikasi peran manajemen rekaman Manajemen rekaman yang berhasil memerlukan peran khusus, seperti berikut ini:
-
Manajer catatan dan petugas kepatuhan untuk mengategorikan catatan dalam organisasi dan untuk menjalankan proses manajemen catatan.
-
Personil IT untuk mengimplementasikan sistem yang mendukung manajemen rekaman secara efisien.
-
Manajer konten untuk menemukan tempat informasi organisasi disimpan dan untuk memastikan bahwa tim mereka mengikuti praktik manajemen rekaman.
-
-
Menganalisis konten organisasi Sebelum membuat rencana file, pengelola rekaman dan pengelola konten survei penggunaan dokumen di organisasi untuk menentukan dokumen mana dan item lain yang bisa menjadi catatan.
-
Mengembangkan rencana file Setelah menganalisis konten organisasi Anda dan menentukan jadwal penyimpanan, isi seluruh rencana file. Paket file berbeda dari organisasi ke organisasi, tetapi secara umum mereka menjelaskan jenis item yang diakui perusahaan sebagai catatan, menunjukkan di mana item disimpan, menjelaskan periode penyimpanannya, dan menyediakan informasi lainnya, seperti siapa yang bertanggung jawab untuk mengelolanya dan kategori catatan yang lebih luas tempat mereka berada.
-
Mengembangkan jadwal penyimpanan Untuk setiap tipe data, tentukan kapan tipe data tidak lagi aktif (digunakan), berapa lama data harus dipertahankan setelahnya, dan bagaimana hal itu dibuang.
-
Mengevaluasi dan meningkatkan praktik manajemen dokumen Pastikan kebijakan yang diperlukan diterapkan di penyimpanan dokumen. Misalnya, pastikan bahwa konten diaudit dengan tepat sehingga audit cocok dipertahankan bersama dengan catatan.
-
Mendesain solusi manajemen rekaman Tentukan apakah akan membuat arsip rekaman, untuk mengelola rekaman di tempat, atau menggunakan kombinasi dari dua pendekatan tersebut. Berdasarkan rencana file Anda, desain arsip catatan, atau tentukan cara menggunakan situs yang sudah ada untuk memuat catatan. Menentukan tipe konten, pustaka, kebijakan, dan, saat diperlukan, metadata yang menentukan lokasi untuk merutekan dokumen ke dalamnya.
-
Merencanakan bagaimana konten menjadi rekaman Jika Anda menggunakan fitur SharePoint manajemen dokumen aktif dan manajemen rekaman, Anda dapat membuat alur kerja kustom untuk memindahkan dokumen ke arsip catatan. Jika Anda menggunakan SharePoint maupun sistem manajemen dokumen eksternal, Anda bisa merencanakan dan mengembangkan antarmuka yang memindahkan konten dari sistem tersebut ke arsip rekaman, atau yang mendeklarasikan dokumen untuk menjadi rekaman tapi jangan pindahkan dokumen. Anda juga membuat rencana pelatihan untuk mengajari pengguna cara membuat dan bekerja dengan catatan.
-
Integrasi email rencana Tentukan apakah Anda akan mengelola catatan email SharePoint, atau apakah Anda akan mengelola catatan email dalam aplikasi email itu sendiri.
-
Merencanakan kepatuhan untuk konten sosial Jika organisasi Anda menggunakan media sosial seperti blog atau wiki, tentukan bagaimana konten akan menjadi rekaman.
-
Merencanakan pelaporan dan dokumentasi kepatuhan Untuk memverifikasi bahwa organisasi Anda menjalankan praktik manajemen rekaman yang diperlukan, dan untuk mengkomunikasikan praktik ini, Anda sebaiknya mendokumentasikan rencana dan proses manajemen rekaman Anda. Jika perusahaan Anda terlibat dalam litigasi terkait rekaman, Anda mungkin harus membuat panduan manajemen rekaman ini, rencana implementasi, dan metrik mengenai efektivitas.
