Di seluruh perusahaan Anda, tim menggunakan situs Microsoft SharePoint untuk berkolaborasi pada dokumen dan berbagi informasi. Anda ingin membangun solusi SharePoint yang meningkatkan produktivitas dan efisiensi organisasi Anda, tapi Anda tidak ingin menulis kode. Di mana Anda memulai?
Dengan Microsoft SharePoint Designer 2010, Anda bisa mendesain solusi alur kerja tanpa kode yang mengelola proses bisnis yang sederhana hingga lebih kompleks dalam organisasi. Alur kerja menambahkan logika ke sistem dan proses manusia. Alur kerja untuk proses sistem mungkin memperbarui satu sumber data saat sumber data lain berubah. Alur kerja untuk proses manusia mungkin mengirim dokumen, seperti laporan pengeluaran, ke manajer karyawan untuk disetujui dan, jika disetujui, ke departemen akuntansi untuk diproses.Â
Ini dimungkinkan oleh editor alur kerja yang kuat namun intuitif di SharePoint Designer 2010 yang memungkinkan logika bertumpuk, substeps, dan banyak lagi. Misalnya, jika alur kerja Anda terkait dengan pustaka dokumen atau jika difilter ke tipe konten Dokumen, sekelompok tindakan Kumpulan Dokumen kontekstual muncul. Kumpulan dokumen adalah fitur baru dalam SharePoint Server 2010 di mana sekelompok dokumen diperlakukan sebagai satu unit, sehingga tindakan alur kerja untuk kumpulan dokumen akan berulang pada semua item dalam kumpulan dokumen tersebut.
Tindakan alur kerja baru lainnya termasuk tindakan yang membentuk dasar dari tiga alur kerja paling populer di SharePoint Server—alur kerja Persetujuan, Kumpulkan Umpan Balik, dan Kumpulkan Tanda Tangan, tindakan utilitas untuk memanipulasi string dan tanggal; tindakan hubungan baru yang menggunakan Bursa Profil Pengguna SharePoint untuk mencari manajer seseorang; dan tindakan daftar baru yang bisa digunakan alur kerja untuk mengatur izin pada item daftar.
Anda juga dapat mendesain dan berbagi alur kerja menggunakan Microsoft Visio dengan templat diagram alur yang dapat diekspor ke SharePoint Designer 2010.
Artikel ini memperkenalkan dasar-dasar alur kerja. Saat Anda memahami tipe dan blok penyusun dasar alur kerja—tindakan, kondisi, dan langkah—Anda bisa dengan cepat menambahkan alur kerja untuk mengotomatisasi proses dan membantu meningkatkan produktivitas dan efisiensi organisasi Anda.
Dalam artikel ini
Apa itu alur kerja?
Alur kerja adalah cara organisasi berfungsi, serangkaian tindakan yang terkait dengan proses kerja, seperti proses untuk pesanan pembelian. SharePoint 2010 membantu Anda mengotomatisasi alur kerja ini, sehingga meningkatkan efisiensi dan produktivitas organisasi. Ini terjadi karena alur kerja otomatis mendorong proses sehingga organisasi bisa fokus melakukan pekerjaan, bukan mengelola proses.
Alur kerja bisa mengontrol sebagian besar aspek situs, daftar, pustaka, tipe konten, atau item daftar SharePoint 2010, termasuk siklus hidup item tersebut. Alur kerja bisa menyertakan tindakan yang dilakukan oleh orang (atau peserta alur kerja) dan tindakan yang dilakukan oleh alur kerja. Peserta alur kerja bisa berinteraksi dengan alur kerja melalui daftar Tugas yang ditentukan, di mana alur kerja bisa membuat tugas untuk seseorang dan tetap dijeda hingga tugas ditandai selesai.
Alur kerja bisa sesederhana atau serumit yang diperlukan proses bisnis Anda. Anda bisa membuat alur kerja yang dimulai pengguna, atau alur kerja yang dimulai secara otomatis berdasarkan acara, seperti ketika item daftar dibuat atau diubah.
Secara umum, saat Anda menggunakan SharePoint Designer 2010 untuk mendesain alur kerja, Anda mengikuti langkah-langkah dasar ini:
-
Pilih tipe alur kerja yang ingin Anda buat: daftar, daftar yang dapat digunakan kembali, atau situs.
-
Gunakan editor alur kerja untuk memilih dan menyusun kondisi dan tindakan yang menentukan langkah-langkah alur kerja, sehingga mewakili proses bisnis yang Anda otomatisasi.
-
Menyimpan dan menerbitkan alur kerja.
-
Kustomisasi formulir alur kerja yang dihasilkan secara otomatis, jika perlu.
Anda dapat menganggap alur kerja sebagai diagram alur tindakan dengan awal, akhir, dan alur berurutan dari awal hingga akhir. Alur kerja bisa menggabungkan cabang paralel, tetapi pada akhirnya mereka maju dari tindakan awal ke tindakan akhir.
Misalnya, anggaplah Anda membuat bagan alur kerja yang merutekan dokumen di SharePoint 2010 untuk disetujui. Ketika alur kerja dimulai, alur kerja secara otomatis memberi tahu peninjau tertentu melalui email bahwa mereka memiliki dokumen untuk ditinjau. Peninjau kemudian meninjau dokumen, dan mengubah status dokumen untuk menunjukkan bahwa mereka telah menyelesaikan tugas mereka, dan apakah mereka telah menyetujui atau menolak dokumen. Berdasarkan respons peninjau, alur kerja berlanjut ke salah satu dari dua cabang paralel. Jika peninjau menyetujui dokumen, alur kerja memindahkan dokumen yang disetujui ke pustaka dokumen tertentu, lalu mengirim pesan email ke seluruh tim yang memberi tahu mereka tentang dokumen yang disetujui. Jika peninjau menolak dokumen, alur kerja akan memberi tahu penulis dokumen tentang hal ini. Dalam kedua kasus tersebut, alur kerja kemudian mencapai akhir dan proses selesai.
Diagram 1: Contoh alur kerja persetujuan
Tipe alur kerja apa yang harus saya desain?
Ada tiga tipe alur kerja di SharePoint 2010:
-
Daftar
-
Daftar yang Dapat Digunakan Kembali
-
Situs
Alur Kerja Daftar
Alur kerja daftar adalah tipe alur kerja yang tersedia di SharePoint 2007. Karena memiliki konteks daftar yang dibuat, alur kerja daftar secara otomatis memiliki akses ke nilai bidang kustom untuk item daftar tempatnya akan dijalankan, seperti bidang Catatan kustom untuk pustaka dokumen. Alur kerja daftar tidak bisa disediakan untuk daftar atau pustaka lain di situs ini atau situs lain. Untuk memiliki fungsionalitas alur kerja yang sama untuk beberapa daftar, Anda harus membuat ulang alur kerja secara manual di semua lokasi.
Jika Anda tahu bahwa Anda hanya akan membutuhkan alur kerja yang Anda desain untuk daftar tertentu, alur kerja daftar memiliki keuntungan untuk menyediakan bidang kustom daftar secara otomatis.
Alur Kerja Daftar yang Dapat Digunakan Kembali
Anda bisa membuat alur kerja daftar yang dapat digunakan kembali (alur kerja yang dapat digunakan kembali) di situs tingkat atas di kumpulan situs, dan alur kerja itu bisa dibuat dapat digunakan kembali secara global—yang berarti bahwa alur kerja bisa dikaitkan ke daftar, pustaka, atau tipe konten dalam kumpulan situs. Anda juga bisa membuat alur kerja yang dapat digunakan kembali di subsitus apa pun dalam kumpulan situs; alur kerja ini tersedia untuk digunakan kembali di subsitus tersebut.
Anda juga bisa mengekspor alur kerja yang dapat digunakan kembali dari satu situs lalu mengunggah dan mengaktifkan alur kerja tersebut di situs yang berbeda. Misalnya, Anda dapat membuat alur kerja yang dapat digunakan kembali dalam lingkungan pengujian, mengujinya, lalu mengekspornya ke lingkungan produksi. SharePoint Designer 2010 mendukung pengeksporan alur kerja sebagai templat.
Alur kerja yang dapat digunakan kembali, secara default, tidak memiliki konteks daftar atau pustaka tertentu. Oleh karena itu, secara default, kolom hanya menyediakan kolom yang umum di seluruh daftar dan pustaka, seperti Dibuat dan Dibuat Oleh.
Jika alur kerja yang dapat digunakan kembali mengharuskan kolom tertentu ada dalam daftar atau pustaka tempat Anda mengaitkannya, Anda bisa menambahkan kolom tersebut sebagai kolom kaitan. Kolom kaitan ditambahkan secara otomatis ke daftar atau pustaka saat alur kerja yang dapat digunakan kembali dikaitkan ke daftar atau pustaka tersebut.
Saat Membuat alur kerja yang dapat digunakan kembali, Anda dapat memilih untuk memfilter alur kerja yang dapat digunakan kembali ke tipe konten tertentu. Ini memungkinkan Anda untuk bekerja dengan bidang tipe konten di SharePoint Designer 2010. Misalnya, jika alur kerja daftar yang dapat digunakan kembali terkait dengan tipe konten Dokumen, Anda menampilkan dan menggunakannya dalam bidang alur kerja yang khusus untuk tipe konten, seperti ID Dokumen. Lalu, di browser, Anda bisa mengaitkan alur kerja yang dapat digunakan kembali baik ke tipe konten tertentu atau ke tipe konten apa pun yang mewarisi dari tipe konten tersebut. Jika Anda mengaitkan alur kerja ke tipe konten situs, Anda membuat alur kerja tersebut tersedia untuk semua item tipe konten tersebut di setiap daftar dan pustaka di situs tempat tipe konten tersebut telah ditambahkan. Anda bahkan dapat membuatnya tersedia untuk situs dalam kumpulan jika alur kerja dikonfigurasi menjadi Alur Kerja yang Dapat Digunakan Kembali Secara Global.
Jika Anda ingin pengguna dapat menggunakan alur kerja yang Anda desain di beberapa situs, daftar, pustaka, dan tipe konten, alur kerja yang dapat digunakan kembali mungkin paling sesuai dengan kebutuhan Anda. Kami berharap bahwa sebagian besar alur kerja untuk SharePoint 2010 akan menggunakan alur kerja yang dapat digunakan kembali.
Alur kerja situs
Alur kerja situs terkait dengan situs—bukan ke daftar, pustaka, atau tipe konten. Jadi tidak seperti sebagian besar alur kerja, alur kerja situs tidak berjalan pada item daftar tertentu. Karena itu, banyak tindakan yang tersedia untuk item yang tidak tersedia untuk alur kerja situs.
Di browser, Anda memulai alur kerja situs atau menampilkan status alur kerja situs yang berjalan dengan mengklik menu Tindakan Situs , klik Tampilkan Semua Konten Situs, lalu klik Alur Kerja Situs.
Jika Anda ingin membuat alur kerja, tapi tidak memerlukan daftar, pustaka, atau tipe konten untuk alur kerja, alur kerja situs mungkin akan paling sesuai dengan kebutuhan Anda. Misalnya, Anda bisa membuat alur kerja situs sebagai cara bagi orang-orang untuk memberikan umpan balik tentang situs Anda.
Mengkustomisasi alur kerja di SharePoint Server 2010
Anda tidak perlu memulai dari awal untuk mendesain alur kerja yang sesuai dengan proses organisasi Anda. Empat alur kerja paling populer di SharePoint Server 2007—Persetujuan, Kumpulkan Umpan Balik, Kumpulkan Tanda Tangan, alur kerja Persetujuan Penerbitan—telah disusun ulang sepenuhnya sebagai alur kerja yang dapat digunakan kembali secara deklaratif, yang berarti bahwa alur kerja tersebut sekarang sepenuhnya dapat dikustomisasi dalam SharePoint Designer 2010. Anda bisa menyalin dan mengubah (disarankan) atau mengedit alur kerja ini, serta alur kerja kustom yang dapat digunakan kembali, untuk memenuhi kebutuhan organisasi Anda.
Catatan:Â Ada alur kerja tambahan di SharePoint 2010, seperti alur kerja Tiga Negara Bagian, tetapi alur kerja tersebut tidak deklaratif, dan oleh karena itu tidak bisa diubah.
Alur kerja ini digerakkan oleh kejadian, dan semua kejadian penting dalam alur kerja dimunculkan dalam editor alur kerja, baik untuk setiap tugas dalam proses maupun untuk proses secara keseluruhan. Misalnya, Anda bisa dengan mudah menambahkan kondisi dan tindakan untuk menentukan apa yang terjadi ketika setiap tugas ditetapkan, kedaluwarsa, atau selesai.
Apa itu acara, tindakan, kondisi, dan langkah-langkah?
Ini adalah blok penyusun alur kerja. Alur kerja terdiri dari satu atau beberapa langkah, dan setiap langkah terdiri dari tindakan dan kondisi terkait. Setiap alur kerja dimulai oleh sebuah acara.
Apa itu acara?
Acara adalah apa yang memulai atau memulai alur kerja. Acara juga bisa digunakan untuk mengelola pengaturan waktu tindakan dalam alur kerja, seperti menunggu status item berubah. Ada tiga kejadian yang bisa memulai alur kerja:
-
Item dibuat.
-
Item diubah.
-
Peserta alur kerja mengklik tombol mulai di situs SharePoint.
Catatan:Â Alur kerja situs hanya bisa dimulai secara manual.
Anda bisa membuat alur kerja yang dimulai peserta secara manual, atau alur kerja yang dimulai secara otomatis saat item daftar dibuat atau diubah. Misalnya, Anda ingin mengonfigurasi alur kerja persetujuan permintaan perubahan Desain kustom agar dapat dimulai secara manual dan kapan item berubah, tetapi tidak ketika item awalnya dibuat. Pada halaman pengaturan untuk alur kerja, di Opsi Mulai, pilih Nonaktifkan mulai otomatis pada pembuatan item.
Saat peserta alur kerja memulai alur kerja secara manual, orang tersebut terlebih dahulu menelusuri ke daftar atau pustaka tempat alur kerja dilampirkan. Setiap orang dengan setidaknya tingkat izin Kontribusi bisa memulai alur kerja yang didesain untuk dimulai secara manual. Untuk memulai alur kerja secara manual, peserta mengklik item, mengklik Alur Kerja pada menu, lalu memilih alur kerja dari halaman yang menampilkan semua alur kerja yang tersedia untuk item tersebut. Peserta mengisi formulir inisiasi alur kerja, jika perlu, lalu memulai alur kerja dengan mengklik tombol mulai pada formulir. Memulai alur kerja membuat contoh baru alur kerja tersebut untuk item tersebut.
Catatan:Â Perintah Alur Kerja hanya tersedia ketika item berada dalam daftar, pustaka, atau merupakan tipe konten yang memiliki setidaknya satu alur kerja yang dilampirkan ke dalamnya.
Untuk alur kerja yang dimulai secara manual, formulir inisiasi bisa sesederhana gambar di sebelah kiri, atau lebih kompleks, seperti gambar di sebelah kanan.
Formulir sederhana
Formulir yang lebih kompleks
Anda juga bisa menambahkan bidang kustom ke formulir inisiasi saat Anda mendesain alur kerja. Peserta alur kerja kemudian bisa menyediakan informasi ke alur kerja dengan mengisi formulir ini, dan pengaturan tersebut dikirimkan ke alur kerja. Contoh alur kerja baru dimulai, dan alur kerja tersebut kemudian bisa mencari dan menggunakan informasi yang disediakan melalui formulir pada titik mana pun dalam alur kerja. Anda juga bisa menentukan bidang yang akan digunakan dalam formulir kaitan untuk alur kerja yang dapat digunakan kembali.
Apa itu tindakan?
Tindakan adalah satuan kerja paling dasar dalam alur kerja. SharePoint Designer 2010 menyediakan sekumpulan tindakan siap pakai ulang agar Anda dapat menggabungkan alur kerja Anda. Misalnya, alur kerja Anda bisa:
-
Membuat, menyalin, mengubah, atau menghapus item daftar (termasuk dokumen).
-
Periksa item masuk atau keluar.
-
Mengirim pesan email.
-
Buat tugas untuk seseorang di daftar Tugas situs tim Anda.
-
Kumpulkan data dari peserta yang bisa dirujuk nanti di alur kerja.
-
Menjeda atau menghentikan alur kerja.
-
Catat informasi alur kerja ke daftar Riwayat untuk digunakan untuk penarikan atau proses debug alur kerja.
-
Mengatur variabel alur kerja atau melakukan penghitungan.
SharePoint Server 2010 menyertakan tiga tindakan tugas baru: Mulai Proses Persetujuan, Mulai Proses Umpan Balik, dan Mulai Proses Tugas Kustom. Alur kerja "tiga besar" yang disertakan dalam SharePoint Server 2010—alur kerja Persetujuan, Kumpulkan Umpan Balik, dan Kumpulkan Tanda Tangan—dibuat dengan tindakan ini. Tindakan persetujuan memunculkan semua kejadian penting dalam proses persetujuan, memudahkan Anda mendesain proses alur kerja manusia di mana banyak orang berinteraksi atau berkolaborasi pada dokumen tertentu.
Alur kerja bisa berisi sejumlah tindakan. Tindakan yang baru saja dicantumkan dilakukan oleh alur kerja, tapi tindakan lain mungkin dilakukan oleh peserta alur kerja. Misalnya, dalam alur kerja persetujuan tindakan benar-benar meninjau dan menyetujui dokumen dilakukan oleh peserta alur kerja. Tindakan yang dilakukan oleh peserta alur kerja diwakili oleh tugas yang ditetapkan kepada orang tersebut dalam daftar Tugas yang ditetapkan. Lima tindakan dalam Diagram1: Contoh alur kerja diagram, di dekat awal artikel ini, adalah:
-
Mengirim pesan email untuk memberi tahu peninjau
-
Meninjau dokumen (tugas yang ditetapkan untuk peserta alur kerja)
-
Memindahkan dokumen ke pustaka dokumen yang disetujui
-
Mengirim pesan email untuk memberi tahu tim
-
Mengirim pesan email untuk memberi tahu penulis dokumen
Dalam arti yang paling dasar, ketika Anda mendesain alur kerja, Anda mengidentifikasi urutan tindakan yang diperlukan, lalu Anda menyusun urutan tindakan tersebut dengan menggunakan editor alur kerja. Misalnya, di Diagram 1: Contoh alur kerja persetujuan, tindakan pertama yang Anda inginkan adalah mengirim pesan email untuk memberi tahu peninjau.
Jadi di editor alur kerja, Anda mengklik langkah pertama, ketikkan beberapa atau semua email dan pilih Kirim Email.
Apa itu kondisi?
Saat Anda mendesain alur kerja, Anda bisa menggunakan editor alur kerja untuk membuat aturan yang menerapkan logika bersyarat ke situs SharePoint, daftar, item dan tipe konten. Aturan menetapkan kondisi di mana alur kerja melakukan tindakan terkait hanya jika kondisi itu benar. Misalnya, Anda bisa membuat aturan di mana alur kerja mengirim pesan email kepada peninjau hanya jika item dibuat oleh orang tertentu. Anda juga dapat menambahkan beberapa kondisi per cabang. Misalnya, Anda bisa membuat aturan di mana peninjau dikirimi pesan email hanya jika item keduanya (1) dibuat oleh orang tertentu dan (2) judul dokumen berisi kata kunci tertentu. Terakhir, Anda bisa mengaitkan beberapa tindakan dengan satu kondisi. Misalnya, Anda bisa membuat aturan di mana jika item dibuat oleh orang tertentu, maka (1) peninjau dikirimi email dan (2) informasi alur kerja dicatat ke daftar Riwayat.
Untuk menjumlahkan, aturan adalah satu atau beberapa kondisi yang terkait dengan satu atau beberapa tindakan: Jika semua klausa dalam kondisi tersebut benar, lakukan semua tindakan terkait.
Dalam contoh sebelumnya, pengguna menentukan sekumpulan dua kondisi dan sekumpulan dua tindakan untuk alur kerja. Namun, Anda bisa membuat beberapa cabang di alur kerja: Jika kondisi A benar, lakukan satu tindakan; jika kondisi B benar, lakukan tindakan lain. Untuk menambahkan cabang ke langkah, klik Sisipkan cabang Else-If. Misalnya, dalam alur kerja persetujuan, jika peninjau menyetujui dokumen, alur kerja melakukan satu rangkaian tindakan; jika peninjau menolak dokumen, alur kerja yang sama melakukan tindakan yang berbeda. Ini adalah cabang bersyarat.
Di editor alur kerja, langkah ini memiliki dua cabang dan terlihat seperti berikut ini.
Anda juga dapat membuat cabang yang tidak memiliki kondisi. Dengan cara ini, alur kerja melakukan satu tindakan jika kondisi atau sekumpulan kondisi benar dan tindakan berbeda jika kondisi salah. Misalnya, langkah berikut dalam alur kerja mengirimkan pesan kepada Penyetuju hanya jika kondisinya benar; lain, alur kerja mengirim pesan hanya ke inisiator alur kerja. Dengan menambahkan cabang tanpa kondisi, alur kerja melakukan tindakan di cabang tersebut dalam hal apa pun di mana kondisi di cabang pertama salah.
Catatan:Â Untuk memiliki cabang tanpa kondisi, itu harus menjadi cabang terakhir di blok bersyarat dan bukan satu-satunya cabang di blok bersyarat.
Catatan:Â Bercabang dalam alur kerja tidak dapat diperpanjang dari satu langkah ke langkah lainnya. Sekumpulan cabang 'Else If', juga disebut sebagai blok bersyarat, selalu dimuat dalam satu langkah. Namun, Anda dapat menumpuk langkah sebagai substeps.
SharePoint Designer 2010 menyediakan beberapa kondisi siap pakai ulang agar Anda dapat menggabungkan alur kerja Anda. Misalnya, Anda bisa menentukan bahwa alur kerja melakukan tindakan terkait hanya jika item:
-
Dibuat atau diubah dalam rentang waktu tertentu.
-
Dibuat atau diubah oleh orang tertentu.
-
Memiliki bidang judul yang berisi kata kunci tertentu.
-
Adalah file dengan tipe tertentu atau memiliki ukuran file dalam rentang tertentu. (Kondisi ini hanya tersedia ketika alur kerja dilampirkan ke pustaka dokumen.)
Selain itu, Anda bisa membuat kondisi kustom dan kondisi tingkat lanjut di SharePoint Designer 2010 di mana Anda bisa menentukan berbagai parameter. Dengan kondisi kustom, Anda bisa membandingkan bidang dalam daftar saat ini dengan nilai. Misalnya, Anda bisa membuat kondisi kustom di mana jika bidang Status Persetujuan sama dengan Disetujui, lakukan tindakan terkait. Dengan kondisi tingkat lanjut, Anda bisa membandingkan satu nilai dengan nilai lain. Ini memungkinkan Anda membuat perbandingan antara bidang dalam daftar apa pun dan nilai dari daftar lain. Misalnya, Anda bisa membuat kondisi tingkat lanjut untuk pustaka Dokumen Bersama di mana jika nilai bidang Status di daftar Tugas sama dengan Tertunda, lakukan tindakan terkait.
Catatan:Â Tindakan tidak memerlukan kondisi. Misalnya, langkah pertama dalam Diagram 1: Contoh alur kerja persetujuan, di dekat awal artikel ini, mengirim email untuk memberi tahu peninjau. Tindakan ini tidak memiliki kondisi yang terkait dengannya. Blok tindakan paralel juga tidak memerlukan kondisi.
Paralel vs. tindakan serial
Saat Anda memiliki lebih dari satu tindakan yang terkait dengan kondisi, tindakan dapat disiapkan untuk dijalankan pada saat yang sama (paralel) atau satu demi satu (serial), default.
Tindakan serial   Misalnya, dalam alur kerja berikut ini, Anda bisa menyiapkan dua tindakan sehingga ketika dokumen disetujui, dokumen disalin ke pustaka dokumen Arsip lalu (sesudahnya) pesan dikirim. Di editor alur kerja, lalu menunjukkan bahwa tindakan kedua terjadi setelah tindakan pertama.
Tindakan paralel Misalnya, dalam alur kerja berikut, Anda bisa menyiapkan dua tindakan sehingga ketika dokumen disetujui, pesan dikirim dan (pada saat yang sama) dokumen disalin ke pustaka dokumen yang disetujui. Di editor alur kerja dan menunjukkan bahwa tindakan kedua terjadi pada saat yang sama seperti yang pertama. Ini sangat membantu dengan tugas dan tindakan yang membutuhkan waktu yang signifikan. Misalnya, dalam kasus tugas, tugas dapat digunakan untuk mengontrol kapan tugas ditetapkan.
Catatan:Â Tindakan paralel tidak benar-benar bersamaan; urutan yang tepat tidak dapat ditentukan dan dapat bervariasi setiap kali alur kerja berjalan.
Catatan:Â
-
Dalam aturan (kondisi dan tindakan), tindakan bisa terjadi dalam rangkaian, secara paralel, atau dalam kombinasi rangkaian dan paralel.
-
Sekumpulan tindakan serial atau paralel harus dimuat dalam satu langkah.
Apa itu langkah-langkah?
Alur kerja terdiri dari satu atau beberapa langkah. Setiap langkah dapat berisi banyak tindakan dan kondisi terkait. Anda bahkan dapat menumpuk langkah-langkah dalam langkah lain. Anda mungkin melakukan ini untuk membantu menata alur kerja Anda. Anda dapat menganggap langkah-langkah sebagai blok fungsionalitas di editor alur kerja. Misalnya, alur kerja berikut ini memiliki dua langkah, seperti yang diperlihatkan dalam editor alur kerja.
Langkah-langkah memungkinkan Anda mengelompokkan kondisi dan tindakan sehingga satu kumpulan aturan (kondisi dan tindakan) dapat dievaluasi dan dilakukan sebelum rangkaian kedua.
Mengonfigurasi tindakan dalam alur kerja untuk berjalan menggunakan izin penulis alur kerja. Dalam SharePoint Designer 2010 Anda bisa menggunakan langkah-langkah peniruan agar alur kerja melakukan tindakan dengan meniru penulis alur kerja dan bukan inisiator alur kerja. Langkah-langkah peniruan berguna khususnya dalam skenario persetujuan dan penerbitan, di mana orang-orang yang mengirimkan konten untuk disetujui dan orang-orang yang menyetujui konten memiliki izin yang berbeda.
Penulis alur kerja adalah orang terakhir yang menerbitkan alur kerja. Ketika alur kerja diterbitkan ulang oleh pengguna yang berbeda, penulis alur kerja tidak berubah untuk contoh alur kerja yang sedang berlangsung. Contoh alur kerja yang dimulai setelah alur kerja diterbitkan ulang akan menggunakan penulis alur kerja yang diperbarui.
Catatan:Â Langkah-langkah penyamaran hanya bisa ditambahkan ke akar alur kerja dan tidak bisa ditumpuk di langkah lain.
Dalam skenario berikut, orang yang memulai alur kerja tidak memiliki izin untuk menambahkan file ke pustaka Arsip, tetapi penulis alur kerja melakukannya. Ketika orang tersebut memulai alur kerja, jika kondisi mengevaluasi sebagai benar dalam langkah peniruan, maka dokumen disalin ke pustaka Arsip menggunakan izin penulis alur kerja. Langkah 2 bukan langkah penyamaran, oleh karena itu berjalan sebagai inisiator alur kerja. Ini adalah praktik terbaik untuk hanya menggunakan langkah-langkah peniruan untuk kumpulan tindakan minimal yang mengharuskan izin penulis alur kerja untuk berhasil.
Satu langkah atau banyak? Beberapa alur kerja bisa didesain baik sebagai urutan tindakan dalam satu langkah atau sebagai urutan langkah. Misalnya, tindakan dalam langkah berikut ini bisa dipecah menjadi langkah terpisah atau ditumpuk dengan blok bersyarah sebagai langkah terpisah
Berikut ini adalah contoh proses menggunakan langkah-langkah bertumpuk dalam blok bersyarah.
Langkah-langkah adalah cara untuk menata alur kerja Anda. Persis bagaimana Anda menggunakan langkah-langkah dalam alur kerja Anda, hingga tingkat yang besar, hingga preferensi pribadi. Misalnya, alur kerja mungkin memiliki banyak tindakan dalam langkah yang tidak menggunakan kondisi. Dalam hal ini, Anda mungkin ingin memisahkan tindakan ke dalam langkah-langkah hanya untuk menatanya dengan lebih baik. Aturan dalam satu langkah diproses menjadi kesimpulan sebelum melanjutkan ke langkah berikutnya, sehingga Anda ingin mengelompokkan dalam aturan langkah yang sama yang diperlukan untuk mempengaruhi tindakan atau tindakan tertentu yang Anda inginkan.
Apa itu formulir alur kerja?
Untuk membuat alur kerja Anda lebih dinamis dan fleksibel, Anda bisa menambahkan formulir ke alur kerja. Dengan formulir, Anda bisa mengumpulkan informasi dari peserta alur kerja pada waktu yang sudah ditentukan sebelumnya dalam alur kerja, dan memungkinkan peserta berinteraksi dengan tugas untuk alur kerja tersebut, dan membantu memastikan data tersedia untuk alur kerja yang dapat digunakan kembali terlepas dari daftar, pustaka, atau tipe konten apa yang terkait dengannya.
Dengan SharePoint Designer 2010, Anda bisa membuat tiga tipe formulir alur kerja:
-
Formulir inisiasi mengumpulkan informasi dari peserta alur kerja saat mereka memulai alur kerja. Ini secara otomatis dihasilkan ketika Anda membuat alur kerja di SharePoint Designer 2010. Formulir inisiasi ditampilkan kepada pengguna ketika mereka memulai alur kerja secara manual pada item SharePoint tertentu. Dengan formulir inisiasi, pengguna bisa menentukan parameter atau informasi tambahan tentang alur kerja seperti yang berlaku untuk item SharePoint tertentu. Misalnya, Anda mungkin menggunakan formulir inisiasi untuk menanyakan siapa yang harus meninjau dokumen dan kapan peninjauan harus diselesaikan. SharePoint Designer 2010 secara otomatis membuat formulir inisiasi InfoPath atau ASP.NET sesuai dengan spesifikasi inisiasi Anda. Jika tidak ada parameter inisiasi yang diperlukan, formulir hanya akan memiliki tombol Mulai dan Batalkan
-
Formulir tugas kustom memungkinkan peserta alur kerja berinteraksi dengan tugas dalam daftar Tugas yang ditentukan untuk alur kerja. Dengan Panduan Tugas Kustom, Anda bisa dengan mudah membuat bidang formulir kustom dan menambahkannya ke formulir tugas kustom. Ketika Anda selesai mendesain alur kerja, SharePoint Designer 2010 secara otomatis menghasilkan formulir InfoPath atau ASP.NET untuk tugas kustom Anda. Lalu, ketika alur kerja berjalan dan tugas dibuat, pengguna menelusuri ke daftar Tugas yang ditentukan untuk alur kerja, menandai tugas sebagai selesai, dan memasukkan informasi opsional atau yang diperlukan khusus untuk alur kerja. Alur kerja kemudian bisa merespons perubahan tersebut seperti yang ditentukan dalam alur kerja, atau mencari dan mengevaluasi informasi tersebut di langkah-langkah selanjutnya dari alur kerja.
-
Alur kerja yang dapat digunakan kembali, secara default, hanya menyediakan bidang yang umum untuk semua item, seperti Dibuat dan Diubah oleh. Ini karena alur kerja yang dapat digunakan kembali tidak secara default terkait dengan daftar, pustaka, atau tipe konten. Formulir kaitan memungkinkan Anda mengaitkan bidang dengan alur kerja yang dapat digunakan kembali sehingga bidang akan tersedia saat Anda mendesain dan menjalankan alur kerja.
Setelah SharePoint Designer 2010 menghasilkan formulir secara otomatis, Anda bisa mengkustomisasinya dengan masuk ke halaman pengaturan untuk alur kerja, di bagian Forms, klik formulir yang ingin Anda kustomisasi. Formulir alur kerja adalah halaman InfoPath atau ASP.NET. File tersebut disimpan di situs SharePoint dengan file sumber alur kerja.
Fungsionalitas yang disempurnakan dengan formulir InfoPath 2010 pada SharePoint Server 2010
Jika server Anda menjalankan SharePoint Server 2010 (tidak SharePoint Foundation 2010 saja), formulir alur kerja—kaitan, inisiasi, dan tugas—kini InfoPath 2010 formulir. Sangat mudah untuk mengubah tampilan dan tata letak formulir InfoPath, dan Anda bisa menambahkan aturan validasi ke formulir InfoPath. Untuk mengedit formulir alur kerja di InfoPath 2010, cukup klik formulir dan InfoPath membuka formulir langsung dari SharePoint Designer 2010.Formulir InfoPath tersedia untuk daftar, pustaka, dan alur kerja.
Di mana alur kerja disimpan?
Alur kerja disimpan di pustaka dokumen tingkat situs yang disebut Alur Kerja. Pustaka dokumen ini dibuat secara otomatis oleh SharePoint Designer 2010. Secara default, pustaka dokumen Alur Kerja tersembunyi dari browser dan tidak memiliki Tampilan Daftar, seperti AllItems.aspx atau EditForm.aspx. Untuk menampilkan konten pustaka alur kerja, di SharePoint Designer 2010, di panel Navigasi , klik Semua File, lalu klik Alur Kerja di panel utama.
Catatan:Â
-
Anda mungkin tidak dapat menampilkan alur kerja menggunakan Semua File, Tergantung pada cara server dikonfigurasi.
-
Cara utama untuk mengakses dan mendesain alur kerja di SharePoint Designer 2010 adalah dengan mengklik Alur Kerja di panel Navigasi .
Pustaka dokumen alur kerja berisi folder untuk setiap alur kerja yang dibuat dengan SharePoint Designer 2010. Folder berisi file sumber yang diperlukan untuk alur kerja, seperti:
-
File markup alur kerja (.xoml).
-
File konfigurasi alur kerja.
-
Formulir InfoPath xsn atau ASP.NET aspx yang diperlukan untuk alur kerja, seperti formulir inisiasi (untuk alur kerja yang dimulai secara manual) atau formulir tugas kustom.
Untuk mengedit alur kerja yang sudah ada di SharePoint Designer 2010, di panel Navigasi , klik Alur Kerja. Di panel utama, klik kanan alur kerja yang diinginkan, dan klik Edit Alur Kerja.
Untuk menyalin dan mengubah alur kerja yang dapat digunakan kembali di SharePoint Designer 2010, di panel Navigasi , klik Alur Kerja. Di panel utama, klik kanan alur kerja yang dapat digunakan kembali yang diinginkan, dan klik Salin dan Ubah.
Kedua prosedur sebelumnya membuka alur kerja di editor alur kerja. Anda bisa mengklik pada pita atau navigasi catatan singkat untuk mengedit alur kerja, mengelola pengaturan, dan menentukan proses tugas untuk alur kerja.
Editor alur kerja menyediakan tindakan yang disebut Daftar Riwayat Log ke. Ini adalah praktik terbaik untuk menggunakan tindakan ini di alur kerja Anda untuk menyimpan catatan riwayat alur kerja. Riwayat alur kerja sangat berharga untuk menyelidiki kesalahan atau untuk tujuan pelacakan dan penipuan.
Saat Anda membuat alur kerja yang menggunakan tindakan Log ke Daftar Riwayat, SharePoint Designer 2010 secara otomatis membuat daftar yang disebut Riwayat Alur Kerja. Daftar secara default dibuat di http://<nama situs>/Lists/Alur Kerja%20History. Anda bisa menentukan untuk membuat daftar riwayat berbeda saat Anda mendesain daftar atau alur kerja situs dan ketika Anda mengaitkan alur kerja daftar yang dapat digunakan kembali. Daftar ini memiliki kolom untuk informasi seperti ID pengguna, tanggal, kejadian, dan deskripsi kesalahan. Seperti pustaka dokumen Alur Kerja, secara default daftar Riwayat disembunyikan dari browser tapi bisa dilihat di SharePoint Designer 2010, di panel Navigasi , dengan mengklik Semua File.
Editor alur kerja menyediakan enam tindakan yang berinteraksi dengan daftar Tugas, termasuk Tetapkan Item To-Do, Kumpulkan Data dari Pengguna, dan Tetapkan formulir ke Grup. Alur kerja menggunakan daftar Tugas secara default, tapi bisa dikonfigurasi untuk menggunakan daftar Tugas kustom. Anda mungkin menggunakan daftar Tugas kustom untuk memisahkan tugas alur kerja dari tipe tugas lain atau untuk masalah terkait izin. Anda bisa menggunakan satu daftar Tugas kustom untuk semua alur kerja di situs atau daftar Tugas kustom untuk setiap alur kerja. Hal ini tergantung pada persyaratan teknis dan organisasi untuk alur kerja.
Saat Anda membuat alur kerja yang menggunakan salah satu dari tiga tindakan sebelumnya, SharePoint Designer 2010 secara otomatis membuat formulir, tipe konten untuk tugas, dan daftar Tugas, jika perlu. Secara default, daftar Tugas bisa ditampilkan di browser, tidak seperti pustaka dokumen Alur Kerja dan daftar Riwayat Alur Kerja.
Di mana saya bisa memeriksa status alur kerja?
Anda bisa dengan mudah menampilkan kemajuan alur kerja pada item yang dipilih melalui browser. Tampilan Semua Item daftar atau pustaka dokumen ditampilkan, secara default, status alur kerja saat ini berjalan pada item. Dalam contoh berikut, alur kerja Permintaan Perubahan DesainSedang Berlangsung untuk DCR Widget 1.
Catatan:Â
-
Akan ada beberapa kolom jika beberapa alur kerja terkait dengan daftar atau pustaka.
-
Kolom dapat dihapus dari tampilan Semua Item tanpa memengaruhi fungsionalitas alur kerja.
-
Kolom status tidak akan ditambahkan ke tampilan jika sudah ada enam kolom lookup\status atau lebih dalam tampilan.
Mengklik status alur kerja untuk item, seperti Sedang Berlangsung atau Selesai, akan membawa Anda ke halaman Status Alur Kerja untuk alur kerja untuk item tertentu. Untuk melihat status untuk alur kerja situs, klik menu Tindakan Situs , klik Tampilkan Semua Konten Situs, lalu klik Alur Kerja Situs. Halaman status alur kerja menyediakan informasi tentang:
-
Siapa yang memulai alur kerja dan kapan untuk item tersebut
-
Tugas yang terkait dengan alur kerja untuk item
-
Riwayat untuk alur kerja untuk item, seperti kapan alur kerja dimulai dan kapan alur kerja selesai
Visualisasi Alur Kerja
Anda juga akan melihat visualisasi alur kerja untuk status alur kerja jika:
-
Opsi Perlihatkan visualisasi alur kerja pada halaman status dipilih di SharePoint Designer 2010 ketika alur kerja diterbitkan
-
Komputer tempat alur kerja diterbitkan memiliki instalasi Visio Premium 2010
-
Alur kerja berjalan pada SharePoint Server 2010
-
Layanan Grafik Visio sedang berjalan di server
Catatan:Â Visio tidak perlu diinstal di komputer lokal untuk menampilkan visualisasi alur kerja.
Dengan visualisasi alur kerja, diagram Visio alur kerja Anda secara otomatis dibuat dan ditampilkan dalam Komponen Web Visio di halaman Status Alur Kerja. Visualisasi alur kerja memperlihatkan tampilan "langsung" di mana alur kerja tertentu berada.
Untuk menampilkan halaman Alur Kerja untuk item, Anda juga bisa mengklik item dalam daftar, lalu klik Alur Kerja pada menu.
Catatan:Â Perintah Alur Kerja hanya tersedia ketika item berada dalam daftar atau pustaka yang memiliki setidaknya satu alur kerja yang dilampirkan ke dalamnya.
Saat pengguna memulai alur kerja pada item SharePoint Foundation 2010 atau SharePoint Server 2010 menambahkan kolom baru ke daftar atau pustaka tempat item tersebut berada. Secara default, nama kolom cocok dengan nama alur kerja. Kolom baca-saja ini menampilkan status item saat ini di dalam alur kerja tersebut. Kolom status ini ditambahkan secara otomatis untuk setiap alur kerja saat pertama kali dijalankan.
Di setiap kolom, status alur kerja adalah link. Saat Anda mengklik Sedang Berlangsung, misalnya, Anda melihat halaman Status Alur Kerja untuk contoh alur kerja tersebut.
Langkah berikutnya yang disarankan
Alur kerja adalah cara ampuh untuk menambahkan logika aplikasi ke situs dan aplikasi SharePoint Anda. Setelah memahami dasar-dasar alur kerja, Anda mungkin ingin memulai dengan membuat alur kerja. Temukan informasi selengkapnya tentang mendesain dan mengkustomisasi alur kerja di bagian Lihat Juga .
Atas Halaman
