Jika memiliki tautan dalam isi pesan email yang mengarah ke file yang disimpan di OneDrive atau SharePoint, Outlook menampilkan beberapa tipe informasi tentang tautan ini dan memungkinkan Anda mengontrol siapa yang dapat mengakses file yang ditautkan.
Bagaimana cara mengetahui tautan mana yang mengarah ke file yang disimpan di OneDrive atau SharePoint?
Saat Anda menambahkan tautan ke file di OneDrive atau SharePoint dalam isi pesan email Anda, Outlook menampilkan tautan tersebut dengan latar belakang abu-abu. Jika mengklik tautan, Anda akan melihat kotak dialog kecil yang memungkinkan Anda mengetahui siapa yang dapat mengakses tautan.
Catatan: Informasi di sini berlaku untuk link yang disisipkan dalam isi pesan email saja. Meskipun Anda bisa melampirkan file secara langsung ke pesan email dari OneDrive atau SharePoint dan mengontrol izin pada file tersebut dengan cara yang sama, informasi dalam topik ini hanya berlaku untuk link yang disisipkan ke dalam isi pesan email Anda.
Bagaimana cara menyisipkan link ke file OneDrive atau SharePoint?
Ada beberapa cara untuk menyisipkan link dalam isi pesan email.
-
Salin tautan dari OneDrive atau SharePoint, lalu tempelkan ke isi pesan.
-
Dengan pesan email baru, balasan, atau terusan yang terbuka, pilih Tautan > pesan > Sisipkan Tautan. Lalu pilih file yang disimpan di OneDrive atau SharePoint.
-
Membalas atau meneruskan pesan dengan tautan yang sudah ada.
Outlook akan secara otomatis mengatur izin pada tautan ke apa pun yang telah dipilih admin penyewa Anda sebagai izin default untuk organisasi Anda.
Bagaimana cara mengubah izin pada link saya?
Jika Anda ingin mengubah siapa yang bisa mengakses link Anda ke dokumen OneDrive atau SharePoint, klik link dalam isi pesan email, lalu pilih simbol > pada kotak dialog izin untuk menampilkan pengaturan link.
Pilih atau klik salah satu opsi yang tercantum.
Selain memilih tingkat akses, Anda juga dapat memperbolehkan pengeditan (atau mengosongkan kotak centang untuk menonaktifkan pengeditan) dan bahkan memblokir pengunduhan. Dalam hal ini, file yang ditautkan akan terbuka hanya di jendela browser.
Catatan: Untuk memblokir pengunduhan file, Anda harus menghapus centang opsi Perbolehkan pengeditan .
Pilih Terapkan untuk menyimpan perubahan Anda. Anda bisa mengatur tingkat izin terpisah untuk setiap link yang Anda tambahkan ke isi pesan email Anda.
Apakah penerima saya akan memiliki akses ke file yang ditautkan?
Outlook memeriksa untuk melihat apakah penerima pesan Anda akan bisa mengakses tautan yang Anda miliki dalam pesan Anda ke file yang disimpan di OneDrive atau SharePoint. Proses ini terjadi dengan cepat, tetapi bisa memakan waktu tambahan jika Anda mengirim pesan ke sejumlah besar penerima. Anda tidak dapat mengirim pesan hingga Outlook menyelesaikan pemeriksaan ini.
Jika Outlook mengonfirmasi bahwa satu atau beberapa penerima tidak akan dapat mengakses tautan Anda, tautan akan berubah warna menjadi merah, dan tanda seru kecil berwarna merah akan muncul di samping nama tautan. Jika mengklik tautan, Anda akan melihat informasi tentang penerima mana yang tidak dapat mengakses tautan dan alasannya.
Dari pop-up, Anda akan dapat Mengelola akses dan mengubah tingkat akses tautan, memilih untuk melampirkan file sebagai salinan daripada tautan, atau mengabaikan peringatan.
Tips: Jika memiliki beberapa tautan dalam pesan email dengan kesalahan akses, Anda dapat menavigasi di antara tautan dengan kesalahan menggunakan pintasan keyboard Ctrl+Alt+F1.
Jika Outlook tidak bisa memverifikasi apakah penerima Anda memiliki akses ke tautan, Anda akan melihat tanda seru kecil di samping nama tautan, tetapi tautan tidak akan berubah warna. Mengklik tautan akan memungkinkan Anda memilih untuk mengabaikan pemberitahuan ini.
Sebelum mengirim pesan, Outlook akan memperingatkan Anda jika beberapa penerima tidak memiliki akses ke satu atau beberapa tautan. Anda bisa Tetap Kirim atau pilih Jangan Kirim untuk mengunjungi kembali izin akses tautan.
Mengirim pesan Anda
Jika Anda mencoba mengirim pesan email Anda sebelum Outlook selesai memeriksa untuk melihat apakah semua penerima bisa mengakses tautan di y pesan kami, Anda akan melihat pesan peringatan. Anda bisa Tetap Kirim atau Jangan Kirim dan izinkan Outlook menyelesaikan pemeriksaan izin. Jika Anda tidak melakukan apa-apa, pesan peringatan akan berubah segera setelah Outlook selesai memeriksa tautan Anda.
