Membuat dan berbagi Dasbor dengan Excel dan Microsoft Groups

Dapatkan data Anda

1. Anda bisa menyalin dan menempelkan data langsung ke Excel, atau Anda bisa menyiapkan kueri dari sumber data. Untuk topik ini, kami menggunakan kueri Analisis Penjualan dari templat Northwind Traders untuk Microsoft Access. Jika Anda ingin menggunakannya, Anda bisa membuka Access dan masuk ke File > Baru > Mencari "Northwind" dan membuat database templat. Setelah selesai, Anda akan dapat mengakses salah satu kueri yang disertakan dalam templat. Kami sudah memasukkan data ini ke dalam buku kerja Excel untuk Anda, jadi tidak perlu khawatir jika Anda tidak memiliki Access.

2. Verifikasi bahwa data Anda terstruktur dengan benar, tanpa baris atau kolom yang hilang. Setiap baris harus mewakili catatan atau item individual. Untuk bantuan dalam menyiapkan kueri, atau jika data Anda perlu dimanipulasi, lihat Mendapatkan & Transformasi di Excel.

   

3. Jika belum, format data Anda sebagai Tabel Excel. Saat Anda mengimpor dari Access, data akan diimpor secara otomatis ke tabel.

Membuat PivotTable

1. Pilih sel mana pun dalam rentang data Anda, lalu masuk ke Sisipkan > PivotTable > Lembar Kerja Baru. Lihat Membuat PivotTable untuk menganalisis data lembar kerja untuk detail selengkapnya.

2. Tambahkan bidang PivotTable yang Anda inginkan, lalu format sesuai keinginan. PivotTable ini akan menjadi dasar bagi orang lain, jadi Anda harus menghabiskan waktu membuat penyesuaian yang diperlukan untuk gaya, tata letak laporan, dan pemformatan umum sekarang sehingga Anda tidak perlu melakukannya beberapa kali. Untuk detail selengkapnya, lihat: Mendesain tata letak dan format PivotTable.

   Dalam hal ini, kami membuat ringkasan penjualan tingkat atas menurut kategori produk, dan diurutkan menurut bidang Penjualan dalam urutan menurun.

   

   Lihat Mengurutkan data dalam PivotTable atau PivotChart untuk detail selengkapnya.

3. Setelah Anda membuat master PivotTable, pilih, lalu salin dan tempelkan sebanyak yang diperlukan untuk mengosongkan area dalam lembar kerja. Sebagai contoh kami, PivotTable ini dapat mengubah baris, tetapi bukan kolom sehingga kami menempatkannya di baris yang sama dengan kolom kosong di antara masing-masing baris. Namun, Anda mungkin menemukan bahwa Anda perlu menempatkan PivotTable anda di bawah satu sama lain jika mereka bisa memperluas kolom.

   Penting: PivotTable tidak bisa saling tumpang tindih, jadi pastikan bahwa desain Anda akan memungkinkan cukup ruang di antaranya untuk memungkinkan mereka memperluas dan berkontraksi saat nilai difilter, ditambahkan atau dihapus.

   Pada titik ini, Anda mungkin ingin memberikan nama yang bermakna pada PivotTable, sehingga Anda mengetahui apa yang mereka lakukan. Jika tidak, Excel akan menamainya PivotTable1, PivotTable2 dan lain sebagainya. Anda bisa memilih masing-masing, lalu masuk ke Alat PivotTable > Analisis > masukkan nama baru dalam kotak Nama PivotTable . Ini akan menjadi penting ketika tiba saatnya untuk menyambungkan PivotTable Anda ke pemotong dan kontrol Garis Waktu.

   

Membuat PivotChart

1. Klik di mana saja dalam PivotTable pertama dan masuk ke Alat PivotTable > Analisis > PivotChart > pilih tipe bagan. Kami memilih bagan Kombo dengan Penjualan sebagai bagan Kolom Tergugus, dan % Total sebagai bagan Garis yang diplot pada sumbu Sekunder.

   

2. Pilih bagan, lalu ukuran dan format seperti yang diinginkan dari tab Alat PivotChart . Untuk detail selengkapnya, lihat seri kami di Bagan pemformatan.

3. Ulangi untuk setiap PivotTable yang tersisa.

4. Sekarang saat yang tepat untuk mengganti nama PivotChart Anda juga. Masuk ke Alat PivotChart > Analisis > masukkan nama baru dalam kotak Nama Bagan .

Menambahkan Pemotong dan Garis Waktu

Pemotong dan Garis Waktu memungkinkan Anda memfilter PivotTable dan PivotChart dengan cepat, sehingga Anda hanya bisa melihat informasi yang bermakna bagi Anda.

1. Pilih PivotTable apa pun dan masuk ke Alat PivotTable > Analisis> Filter > Sisipkan Pemotong, lalu periksa setiap item yang ingin Anda gunakan untuk pemotong. Untuk dasbor ini, kami memilih Kategori, Nama Produk, Nama Karyawan dan Nama Pelanggan. Saat Anda mengklik OK, pemotong akan ditambahkan ke tengah layar, ditumpuk di atas satu sama lain, sehingga Anda harus menyusun dan mengubah ukurannya sesuai kebutuhan.

   

2. Opsi Pemotong – Jika Anda mengklik pemotong apa pun, Anda bisa masuk ke Alat Pemotong > Opsi dan pilih berbagai opsi, seperti Gaya dan berapa banyak kolom yang ditampilkan. Anda bisa meratakan beberapa pemotong dengan memilihnya dengan Ctrl+Klik kiri, lalu gunakan alat Ratakan pada tab Alat Pemotong.

3. Koneksi Pemotong - Pemotong hanya akan tersambung ke PivotTable yang Anda gunakan untuk membuatnya, jadi Anda perlu memilih setiap Pemotong lalu masuk ke Alat Pemotong > Opsi > Koneksi Laporan dan periksa PivotTable mana yang ingin Anda sambungkan ke masing-masing. Pemotong dan Garis Waktu bisa mengontrol PivotTable di lembar kerja apa pun, bahkan jika lembar kerja disembunyikan.

   

4. Tambahkan Garis Waktu – Pilih PivotTable apa pun dan masuk ke Alat PivotTable > Analisis> Filter > Sisipkan Garis Waktu, lalu periksa setiap item yang ingin Anda gunakan. Untuk dasbor ini, kami memilih Tanggal Pesanan.

5. Opsi Garis Waktu – Klik pada Garis Waktu, dan masuk ke Alat Garis Waktu > Opsi dan pilih opsi seperti Gaya, Header , dan Keterangan. Pilih opsi Koneksi Laporan untuk menautkan garis waktu ke PivotTable pilihan Anda.

Pelajari selengkapnya tentang kontrol Pemotong dan Garis Waktu .

Langkah berikutnya

Dasbor Anda kini telah selesai secara fungsi, tetapi Anda mungkin masih perlu mengaturnya sesuai keinginan dan melakukan penyesuaian akhir. Misalnya, Anda mungkin ingin menambahkan judul laporan, atau latar belakang. Untuk dasbor kami, kami menambahkan bentuk di sekitar PivotTable dan menonaktifkan Judul dan Garis Kisi dari tab Tampilan.

Pastikan untuk menguji setiap pemotong dan garis waktu untuk memastikan bahwa PivotTable dan PivotChart Anda bereaksi dengan tepat. Anda mungkin menemukan situasi di mana pilihan tertentu menyebabkan masalah jika satu PivotTable ingin menyesuaikan dan tumpang tindih yang lain, yang tidak bisa dilakukan dan akan menampilkan pesan kesalahan. Masalah ini harus dikoreksi sebelum Anda mendistribusikan dasbor Anda.

Setelah selesai menyiapkan dasbor, Anda dapat mengklik tab "Bagikan Dasbor" di bagian atas topik ini untuk mempelajari cara mendistribusikannya.