Membuat dan menerapkan kebijakan manajemen informasi

Mengaktifkan fitur Kebijakan Situs memungkinkan administrator kumpulan situs untuk menentukan jadwal penyimpanan yang berlaku untuk situs dan semua kontennya. Untuk mengaktifkan fitur ini:

1. Masuk ke laman kumpulan situs yang ingin Anda aktifkan fitur Kebijakan Situsnya.

   Masuk ke Pengaturan , Pengaturan Situs.

2. Di bawah Administrasi Kumpulan Situs, pilih Fitur Kumpulan Situs.

3. Gulir ke Kebijakan Situs. Di sisi kanan, jika Anda tidak melihat Aktif, pilih Aktifkan.

Untuk memastikan bahwa kebijakan informasi diterapkan ke semua dokumen tipe tertentu dalam kumpulan situs, pertimbangkan untuk membuat kebijakan di tingkat kumpulan situs lalu menerapkan kebijakan tersebut ke tipe konten. Ini disebut sebagai kebijakan kumpulan situs.

1. Masuk ke Pengaturan , Pengaturan Situs.

2. Pada halaman Pengaturan Situs, dalam daftar Administrasi Kumpulan Situs , klik Kebijakan kumpulan situs.

3. Pada halaman Kebijakan Kumpulan Situs, klik Buat.

4. Ketikkan nama dan deskripsi untuk kebijakan tersebut, lalu tuliskan pernyataan kebijakan singkat yang menjelaskan kepada pengguna untuk apa kebijakan tersebut. Pernyataan kebijakan dapat berisi hingga 512 karakter.

5. Lihat Membuat kebijakan untuk tipe konten di bagian selanjutnya artikel ini untuk mempelajari cara menyiapkan fitur yang ingin Anda kaitkan dengan kebijakan.

6. Klik OK untuk kembali ke halaman Kebijakan Kumpulan Situs.

Menambahkan kebijakan manajemen informasi ke tipe konten memudahkan untuk mengaitkan fitur kebijakan dengan beberapa daftar atau pustaka. Anda bisa memilih untuk menambahkan kebijakan manajemen informasi yang sudah ada ke tipe konten atau membuat kebijakan unik khusus untuk tipe konten individual.

Anda juga bisa menambahkan kebijakan manajemen informasi ke tipe konten yang khusus untuk daftar. Hal ini berpengaruh pada penerapan kebijakan hanya pada item dalam daftar yang menggunakan tipe konten.

1. Masuk ke Pengaturan , Pengaturan Situs.

2. Pada halaman Pengaturan Situs, di bagian Galeri Designer Web, klik Tipe konten situs.

3. Di halaman Pengaturan Tipe Konten Situs, pilih tipe konten yang ingin Anda tambahkan kebijakannya.

4. Pada halaman Tipe Konten Situs, di bagian Pengaturan , klik Pengaturan kebijakan manajemen informasi.

5. Pada halaman Pengaturan Kebijakan Manajemen Informasi, pilih Tentukan kebijakan, lalu klik OK.

6. Pada halaman Edit Kebijakan, ketikkan nama dan deskripsi untuk kebijakan tersebut, lalu tuliskan deskripsi singkat yang menjelaskan kepada pengguna untuk apa kebijakan tersebut. Deskripsi dapat memiliki panjang hingga 512 karakter.

7. Di bagian berikutnya, pilih fitur kebijakan individual yang ingin Anda tambahkan ke kebijakan manajemen informasi Anda.

8. Untuk menentukan periode penyimpanan untuk dokumen dan item yang tunduk pada kebijakan ini, klik Aktifkan Penyimpanan, lalu tentukan periode penyimpanan dan tindakan yang ingin Anda lakukan saat item kedaluwarsa.

   Untuk menentukan periode penyimpanan

   					1.	Klik Tambahkan tahap penyimpanan untuk catatan...
   					2.	Pilih opsi periode penyimpanan untuk menentukan kapan dokumen atau item diatur kedaluwarsa. Lakukan salah satu langkah berikut: Untuk mengatur tanggal kedaluwarsa berdasarkan properti tanggal, di bagian Acara klik Tahap ini didasarkan pada properti tanggal pada item, lalu pilih tindakan dokumen atau item (misalnya, Dibuat atau Diubah) dan kenaikan waktu setelah tindakan ini (misalnya, jumlah hari, bulan, atau tahun) ketika Anda ingin item kedaluwarsa. Untuk menggunakan rumus penyimpanan kustom untuk menentukan kedaluwarsa, klik Atur menurut rumus penyimpanan kustom yang diinstal di server ini. Catatan: Opsi ini hanya tersedia jika rumus kustom telah disiapkan oleh administrator Anda.
   					3.	Opsi Mulai alur kerja hanya tersedia jika Anda menetapkan kebijakan untuk daftar, pustaka, atau tipe konten yang sudah memiliki alur kerja yang terkait dengannya. Anda kemudian akan diberi pilihan alur kerja untuk dipilih.
   					4.	Di bagian Pengulangan , pilih Ulangi tindakan tahap ini...dan masukkan seberapa sering Anda ingin tindakan terulang kembali. Catatan: Opsi ini hanya tersedia jika tindakan yang Anda pilih dapat diulangi. Misalnya, Anda tidak dapat mengatur pengulangan untuk tindakan Hapus Secara Permanen.
   					5.	Klik OK.

9. Untuk mengaktifkan pengauditan untuk dokumen dan item yang tunduk pada kebijakan ini, klik Aktifkan Pengauditan, lalu tentukan kejadian yang ingin Anda audit.

   Untuk mengaktifkan pengauditan

   					1.	Pada halaman Edit Kebijakan, di bagian Pengauditan , pilih kotak centang Aktifkan pengauditan , lalu pilih kotak centang di samping kejadian yang ingin Anda pertahankan jejak auditnya.
   					2.	Untuk meminta pengguna menyisipkan kode batang ini ke dalam dokumen, pilih kotak centang Minta pengguna menyisipkan kode batang sebelum menyimpan atau mencetak .
   					3.	Klik OK untuk menerapkan fitur pengauditan ke kebijakan.
   						Fitur Kebijakan Pengauditan memungkinkan organisasi membuat dan menganalisis jejak audit untuk dokumen dan untuk mencantumkan item seperti daftar tugas, daftar masalah, grup diskusi, dan kalender. Fitur kebijakan ini menyediakan log audit yang merekam kejadian, seperti ketika konten ditampilkan, diedit, atau dihapus.
   						Saat pengauditan diaktifkan sebagai bagian dari kebijakan manajemen informasi, administrator bisa menampilkan data audit dalam laporan penggunaan kebijakan yang berbasis di Microsoft Excel dan yang merangkum penggunaan saat ini. Administrator dapat menggunakan laporan ini untuk menentukan cara penggunaan informasi dalam organisasi. Laporan ini juga dapat membantu organisasi untuk memverifikasi dan mendokumentasikan kepatuhan terhadap peraturan mereka atau untuk menyelidiki masalah potensial.
   						Log audit merekam informasi berikut: nama kejadian, tanggal dan waktu kejadian, dan nama sistem pengguna yang melakukan tindakan.

10. Ketika kode batang diaktifkan sebagai bagian dari kebijakan, kode batang ditambahkan ke properti dokumen dan ditampilkan di area header dokumen tempat kode batang diterapkan. Seperti label, kode batang juga dapat dihapus secara manual dari dokumen.

    Untuk mengaktifkan kode batang

    					1.	Pada halaman Edit Kebijakan, di bagian Kode Batang , pilih kotak centang Aktifkan Kode Batang .
    					2.	Untuk meminta pengguna menyisipkan kode batang ini ke dalam dokumen, pilih kotak centang Minta pengguna menyisipkan kode batang sebelum menyimpan atau mencetak .
    					3.	Klik OK untuk menerapkan fitur kode batang ke kebijakan.
    						Kebijakan kode batang menghasilkan kode batang standar Kode 39. Setiap gambar kode batang menyertakan teks di bawah simbol kode batang yang mewakili nilai kode batang. Hal ini memungkinkan data kode batang digunakan bahkan ketika pemindaian perangkat keras tidak tersedia. Pengguna bisa mengetikkan nomor kode batang secara manual ke dalam kotak pencarian untuk menemukan item di situs.

11. Untuk mengharuskan dokumen yang tunduk pada kebijakan ini memiliki label, klik Aktifkan Label, lalu tentukan pengaturan yang Anda inginkan untuk label.

    Untuk mengaktifkan label

    					1.	Untuk mengharuskan pengguna menambahkan label ke dokumen, pilih kotak centang Minta pengguna menyisipkan label sebelum menyimpan atau mencetak. Catatan: Jika Anda ingin label bersifat opsional, jangan pilih kotak centang ini.
    					2.	Untuk mengunci label agar label tidak dapat diubah setelah disisipkan, pilih kotak centang Cegah perubahan pada label setelah ditambahkan . Pengaturan ini mencegah teks label diperbarui setelah label disisipkan ke item dalam aplikasi klien seperti Word, Excel, atau PowerPoint. Jika Anda ingin label diperbarui saat properti untuk dokumen atau item ini diperbarui, jangan centang kotak ini.
    					3.	Dalam kotak Format label, ketikkan teks untuk label seperti yang Anda inginkan untuk ditampilkan. Label bisa berisi hingga 10 referensi kolom, yang masing-masing bisa memiliki panjang hingga 255 karakter. Untuk membuat format untuk label Anda, lakukan hal berikut: Ketikkan nama kolom yang ingin Anda sertakan dalam label dalam urutan munculnya nama kolom yang anda inginkan. Masukkan nama kolom dalam tanda kurung kurawal ({}), seperti yang diperlihatkan dalam contoh di halaman Edit Kebijakan. Ketikkan kata untuk mengidentifikasi kolom di luar tanda kurung siku, seperti yang diperlihatkan dalam contoh di halaman Edit Kebijakan.
    					4.	Untuk menambahkan hentian baris, ketikkan\n tempat Anda ingin hentian baris muncul.
    					5.	Pilih ukuran dan gaya font yang Anda inginkan, dan tentukan apakah Anda ingin label diposisikan ke kiri, tengah, atau kanan di dalam dokumen. Tips: Pilih font dan gaya yang tersedia di komputer pengguna. Ukuran font mempengaruhi berapa banyak teks yang bisa ditampilkan pada label.
    					6.	Ketik tinggi dan lebar label. Tinggi label dapat berkisar dari 0,25 inci hingga 20 inci, dan lebar label dapat berkisar dari ,25 inci hingga 20 inci. Teks label selalu ditengahkan secara vertikal di dalam gambar label.
    					7.	Klik Refresh untuk mempratinjau konten label.

12. Klik OK.

Anda dapat menentukan kebijakan penyimpanan yang hanya berlaku untuk daftar, pustaka, atau folder tertentu. Namun, jika Membuat kebijakan penyimpanan dengan cara ini, Anda tidak dapat menggunakan kembali kebijakan ini di daftar, pustaka, folder, atau situs lain.

Jika Anda ingin menerapkan kebijakan penyimpanan tunggal ke semua tipe konten dalam satu lokasi, Anda kemungkinan besar ingin menggunakan penyimpanan berbasis lokasi. Dalam sebagian besar kasus lainnya, Anda ingin memverifikasi bahwa kebijakan penyimpanan ditentukan untuk semua tipe konten.

Jika Anda ingin menentukan kebijakan manajemen informasi selain penyimpanan ke daftar atau pustaka, Anda perlu menentukan kebijakan manajemen informasi untuk setiap tipe konten daftar individual yang terkait dengan daftar atau pustaka tersebut. Lihat Membuat kebijakan untuk tipe konten situs di artikel ini untuk informasi selengkapnya.

Anda setidaknya harus memiliki izin Kelola Daftar untuk mengubah pengaturan kebijakan manajemen informasi untuk daftar atau pustaka.

1. Navigasikan ke daftar atau pustaka yang ingin Anda tentukan kebijakan manajemen informasinya.

2. Untuk pustaka dokumen, klik Pengaturan , Pengaturan Pustaka.

   Jika Anda tidak melihat item menu ini, atau untuk daftar, klik tab Pustaka atau Daftar di pita, lalu klik Pengaturan Pustaka atau Pengaturan Daftar.

3. Di bawah Izin dan Manajemen, klik Pengaturan kebijakan manajemen informasi.

4. Di halaman Pengaturan Kebijakan Manajemen Informasi, pastikan bahwa sumber penyimpanan untuk daftar atau pustaka diatur ke Pustaka dan Folder. Jika Tipe Konten muncul sebagai sumber, lakukan hal berikut:

   • Klik Ubah Sumber.

   • Di halaman Edit Kebijakan, di bagian Sumber Penyimpanan , pilih Pustaka dan Folder. Anda diberi tahu bahwa kebijakan penyimpanan tipe konten akan diabaikan.

   • Klik OK.

5. Pada halaman Edit Kebijakan, di bagian Jadwal Penyimpanan Berbasis Pustaka , ketikkan deskripsi singkat untuk kebijakan yang Anda buat.

6. Di bawah Non-Rekaman, klik Tambahkan tahap penyimpanan...

   Penting: Perhatikan bahwa di bawah Rekaman, Anda bisa memilih untuk menentukan kebijakan penyimpanan yang berbeda untuk rekaman dengan memilih opsi Tetapkan tahap penyimpanan yang berbeda untuk rekaman.

7. Pada dialog Properti panggung, pilih opsi periode penyimpanan untuk menentukan kapan dokumen atau item diatur kedaluwarsa. Lakukan salah satu langkah berikut:

   • Untuk mengatur tanggal kedaluwarsa berdasarkan properti tanggal, di bagian Acara klik Tahap ini didasarkan pada properti tanggal pada item, lalu pilih tindakan dokumen atau item (misalnya, Dibuat atau Diubah) dan kenaikan waktu setelah tindakan ini (misalnya, jumlah hari, bulan, atau tahun) ketika Anda ingin item kedaluwarsa.

   • Untuk menggunakan rumus penyimpanan kustom untuk menentukan kedaluwarsa, klik Atur menurut rumus penyimpanan kustom yang diinstal di server ini.

     Catatan: Opsi ini hanya tersedia jika rumus kustom telah disiapkan oleh administrator Anda.

   • Di bawah Tindakan, tentukan apa yang ingin Anda lakukan saat dokumen atau item kedaluwarsa. Untuk memungkinkan tindakan tertentu terjadi pada dokumen atau item (seperti penghapusan), pilih tindakan dari daftar.

8. Opsi Mulai alur kerja hanya tersedia jika Anda menetapkan kebijakan untuk daftar, pustaka, atau tipe konten yang sudah memiliki alur kerja yang terkait dengannya. Anda kemudian akan diberi pilihan alur kerja untuk dipilih.

9. Di bagian Pengulangan , pilih Ulangi tindakan tahap ini...dan masukkan seberapa sering Anda ingin tindakan terulang kembali.

   Catatan: Opsi ini hanya tersedia jika tindakan yang Anda pilih dapat diulangi. Misalnya, Anda tidak dapat mengatur pengulangan untuk tindakan Hapus Secara Permanen.

10. Klik OK.

Jika kebijakan manajemen informasi telah dibuat untuk situs Anda sebagai kebijakan kumpulan situs, Anda bisa menerapkan salah satu kebijakan ke tipe konten. Dengan melakukan ini, Anda bisa menerapkan kebijakan yang sama ke beberapa tipe konten dalam kumpulan situs yang tidak berbagi tipe konten induk yang sama.

1. Navigasikan ke daftar atau pustaka yang berisi tipe konten yang ingin Anda terapkan kebijakannya.

2. Untuk pustaka dokumen, klik Pengaturan , Pengaturan Pustaka.

   Jika Anda tidak melihat item menu ini, atau untuk daftar, klik tab Pustaka atau Daftar di pita, lalu klik Pengaturan Pustaka atau Pengaturan Daftar.

3. Di bawah Izin dan Manajemen, klik Pengaturan kebijakan manajemen informasi.

4. Verifikasi bahwa sumber kebijakan diatur ke Tipe Konten, dan di bawah Kebijakan Tipe Konten pilih tipe konten yang ingin Anda terapkan kebijakannya.

5. Di bagian Tentukan Kebijakan , klik Gunakan kebijakan kumpulan situs, lalu pilih kebijakan yang ingin Anda terapkan dari daftar.

   Catatan: Jika opsi Gunakan kebijakan kumpulan situs tidak tersedia, tidak ada kebijakan kumpulan situs yang telah ditetapkan untuk kumpulan situs.

6. Klik OK.

   Penting: Jika daftar atau pustaka yang Anda kerjakan mendukung manajemen beberapa tipe konten, di bawah Tipe Konten Anda bisa mengklik tipe konten yang ingin Anda tentukan kebijakan manajemen informasinya. Tindakan ini akan membawa Anda langsung ke Langkah 5 di atas.

Berbagi tipe konten di seluruh kumpulan situs menggunakan aplikasi layanan Metadata Terkelola untuk menyiapkan penerbitan tipe konten. Penerbitan tipe konten membantu Anda mengelola konten dan metadata secara konsisten di seluruh situs Anda karena tipe konten bisa dibuat dan diperbarui secara terpusat, dan pembaruan bisa diterbitkan ke beberapa kumpulan situs berlangganan atau aplikasi Web.

Anda bisa menentukan kebijakan manajemen informasi lalu membuat templat darinya untuk digunakan sesuai kebutuhan di beberapa kumpulan situs. Metode ini bisa digunakan jika Anda ingin memiliki cadangan kebijakan informasi Anda, atau juga bisa digunakan sebagai metode alternatif untuk menggunakan penerbitan tipe konten untuk menerapkan satu kebijakan di seluruh kumpulan situs. Anda membuat templat atau cadangan kebijakan dengan mengekspor kebijakan dari satu kumpulan situs lalu mengimpornya ke lokasi yang disimpan atau ke kumpulan situs lain.

Mengekspor kebijakan

1. Di kumpulan situs tempat kebijakan berada, masuk ke Pengaturan , Pengaturan Situs.

2. Pada halaman Pengaturan Situs, di bawah bagian Administrasi Kumpulan Situs , klik Kebijakan kumpulan situs.

3. Klik kebijakan yang ingin Anda ekspor, gulir ke bagian bawah kebijakan, lalu klik Ekspor.

4. Pada perintah untuk menyimpan atau membuka file, klik Simpan, lalu pilih lokasi untuk menyimpan file. Pastikan untuk memilih lokasi yang tersedia untuk kumpulan situs yang mengimpor kebijakan.

5. Ketika dialog Unduh Selesai ditampilkan, klik Tutup.

Mengimpor kebijakan ke kumpulan situs lain

Mengimpor kebijakan manajemen informasi memungkinkan Anda menerapkannya ke beberapa tipe konten di tingkat situs atau daftar dalam kumpulan situs tertentu. Manfaat melakukan ini adalah dua kali lipat: Anda tidak perlu menetapkan ulang dan menerapkan kebijakan pada setiap tipe konten, dan Anda bisa lebih mudah mengelola modifikasi kebijakan dengan membuat perubahan pada kebijakan hanya di satu tempat.

1. Di halaman beranda kumpulan situs tempat Anda ingin menerapkan kebijakan, masuk ke Pengaturan , Pengaturan Situs.

2. Di bagian Administrasi Kumpulan Situs , klik Kebijakan kumpulan situs.

3. Pada halaman Kebijakan Kumpulan Situs, klik Impor, lalu klik Telusuri untuk menemukan file XML untuk kebijakan tersebut.

4. Pilih file XML tempat kebijakan telah disimpan, lalu klik Buka.

5. Pada halaman Impor Kebijakan Kumpulan Situs, klik Impor untuk menambahkan kebijakan ke kumpulan situs.

Kebijakan yang Anda impor kini dapat diterapkan ke satu atau banyak tipe konten di tingkat situs atau daftar. Lihat Menerapkan kebijakan kumpulan situs ke tipe konten sebelumnya dalam artikel ini.