Rencana file adalah dokumen perencanaan manajemen rekaman utama dalam SharePoint. Meskipun paket file dapat berbeda di seluruh organisasi, paket file biasanya:
-
Menjelaskan jenis item yang diakui organisasi sebagai catatan.
-
Menjelaskan kategori catatan yang lebih luas untuk item tersebut.
-
Menunjukkan di mana catatan disimpan.
-
Menjelaskan periode penyimpanan untuk catatan.
-
Garis bawahi siapa yang bertanggung jawab untuk mengelola berbagai jenis catatan.
Artikel ini menguraikan konten rencana file dan meringkas cara membuat rencana file untuk organisasi Anda. Artikel ini juga mengarahkan Anda ke lembar kerja tempat Anda dapat merekam rencana file.
Mengidentifikasi jenis catatan
Menentukan dokumen aktif di organisasi Anda mungkin dapat diklar lanjut karena rekaman memerlukan kolaborasi dari manajer catatan, pengacara, petugas kepatuhan, dan manajer konten. Perhatikan bahwa, meskipun perusahaan Anda tidak berada dalam industri yang banyak diatur, ada hukum umum yang mungkin diwajibkan perusahaan Anda untuk menyimpan catatan. Bersama dengan hukum bisnis umum, Anda harus mengevaluasi persyaratan hukum yang khusus untuk perusahaan Anda.
Ini di luar lingkup artikel ini untuk menyediakan lebih dari informasi umum tentang cara menentukan apa itu catatan di organisasi Anda. Kemungkinan besar, perusahaan Anda sudah melakukan beberapa formulir manajemen rekaman dan telah mengisi sebagian besar peran manajemen rekaman yang diperlukan, dan Anda mungkin sudah memiliki taksonomi rekaman.
Umumnya, untuk menentukan apa saja catatan di organisasi Anda:
-
Memahami kewajiban hukum dan kebutuhan bisnis perusahaan Anda.
-
Dalam upaya kolaboratif antar divisi organisasi Anda, analisis cara penggunaan dokumen aktif.
-
Mengembangkan daftar jenis dokumen yang seharusnya menjadi catatan. Misalnya, Anda mungkin menentukan bahwa hal berikut ini harus dipertahankan sebagai rekaman:
-
Kontrak untuk menyewa ruang perusahaan.
-
Dokumen terkait manfaat karyawan.
-
Dokumen terkait dengan riset dan pengembangan produk.
-
-
Mengategorikan catatan. Rekaman dalam kategori yang sama sering memiliki periode penyimpanan yang sama dan mungkin memerlukan perlakuan yang serupa dengan cara lain.
Rekam informasi yang Anda kumpulkan. Merekam jenis catatan, kategori tempat catatan semacam ini berada, dan deskripsi singkat tentang jenis catatan tersebut.
Berikut ini adalah contoh lembar kerja:
|
Jenis catatan |
Kategori catatan |
Deskripsi |
|---|---|---|
|
Paket manfaat, paket asuransi, paket perusahaan |
Deskripsi Manfaat Karyawan |
Deskripsi semua paket manfaat karyawan. |
|
Lembar waktu penggajian, informasi gaji tambahan |
Catatan Gaji |
Ringkasan jam yang bekerja, lembur, dan gaji yang dibayarkan. |
|
Faktur vendor |
Faktur |
Catatan barang atau layanan yang dibeli dari vendor. |
|
Survei produk, kuesioner, manual pelatihan, video pelatihan |
Materi Pelatihan |
Menyediakan pelatihan internal atau eksternal. |
|
Formulir pengiriman, laporan pengiriman |
Catatan Pengiriman |
Dokumen saat pengiriman materi. |
|
Rilis pers, artikel koran |
Press Releases |
Informasi humas tentang produk dan layanan. |
|
Lembar kontak darurat, formulir pendaftaran paket kesehatan, resume, laporan status manfaat |
Catatan Pegawai |
Catatan riwayat pekerjaan perorangan dan tindakan pegawai terkait. |
Menyelesaikan rencana file
Setelah menentukan dokumen mana yang harus dipertahankan sebagai catatan dan setelah membuat kumpulan kategori catatan, selesaikan rencana file Anda dengan menyediakan informasi tambahan tentang setiap jenis catatan. Indikasikan hal berikut:
-
Berapa lama setiap jenis catatan harus dipertahankan.
-
Bagaimana catatan akan dibuang ketika periode penyimpanan kedaluwarsa.
-
Siapa adalah manajer rekaman utama untuk catatan semacam ini.
-
Jenis media apa saja yang disimpan dalam jenis ini.
Berikut ini adalah contoh rencana file yang telah selesai:
|
Rekaman |
Deskripsi |
Media |
Kategori catatan |
Penyimpanan |
Disposisi |
Kontak |
|---|---|---|---|---|---|---|
|
Paket 401 ribu |
Deskripsi paket manfaat karyawan. |
Halaman Web |
Paket Manfaat Karyawan |
Tahun X |
Tidak ada |
GabiBanji |
|
Paket asuransi |
Deskripsi rencana asuransi karyawan. |
Mencetak |
Paket Manfaat Karyawan |
Tahun X |
Tidak ada |
Resvet Patel |
|
Paket Denah |
Deskripsi rencana employee employee 2013. |
Mencetak |
Paket Manfaat Karyawan |
Tahun X |
Tidak ada |
Resvet Patel |
|
Lembar waktu penggajian |
Ringkasan jam kerja, lembur, dan gaji yang dibayarkan. |
Dokumen elektronik |
Catatan Gaji |
Tahun X |
Hancurkan |
Resvet Patel |
|
Informasi gaji tambahan |
Ringkasan waktu sakit, waktu liburan, dan item gaji non-gaji lainnya. |
Dokumen elektronik |
Catatan Gaji |
Tahun X |
Hancurkan |
Resvet Patel |
|
Faktur vendor |
Catatan barang atau layanan yang dibeli dari vendor. |
Mencetak |
Faktur |
Tahun X |
Hancurkan |
Eric Lang |
|
Survei produk |
Survei kepuasan pelanggan. |
Halaman Web |
Materi Survei |
Tahun X |
Arsip |
Molly Dempsey |
|
Kuesioner |
Daftar pertanyaan untuk menentukan demografi pelanggan. |
Mencetak |
Materi Survei |
Tahun X |
Arsip |
Molly Dempsey |
|
Manual pelatihan |
Konten pelatihan salinan keras. |
Mencetak |
Materi Pelatihan |
Tahun X |
Hancurkan |
Molly Dempsey |
|
Video Pelatihan |
Konten pelatihan video. |
Video |
Materi Pelatihan |
Tahun X |
Hancurkan |
Molly Dempsey |
|
Formulir pengiriman |
Konfigurasi pengiriman materi |
Mencetak |
Materi Pengiriman |
Tahun X |
Hancurkan |
Eric Lang |
|
Laporan pengiriman |
Dokumentasi pengiriman materi. |
Lembar bentang elektronik |
Materi Pengiriman |
Tahun X |
Hancurkan |
Eric Lang |
|
Press releases |
Rilis tentang produk dan layanan. |
Dokumen elektronik |
Informasi Humas |
Tahun X |
Arsip |
Molly Dempsey |
|
Artikel koran |
Berita tentang produk dan layanan. |
Mencetak |
Informasi Humas |
Tahun X |
Arsip |
Molly Dempsey |
|
Lembar kontak darurat |
Informasi karyawan. |
Dokumen elektronik |
Catatan Pegawai |
Tahun X |
Hancurkan |
Resvet Patel |
|
Formulir pendaftaran paket medis |
Formulir pendaftaran karyawan untuk rencana kesehatan. |
Dokumen elektronik |
Catatan Pegawai |
Tahun X |
Hancurkan |
Resvet Patel |
|
Resume |
Resume diterima. |
Campuran |
Catatan Pegawai |
Tahun X |
Hancurkan |
Resvet Patel |
Catatan: Contoh sebelumnya dalam bagian ini adalah sampel. It is not a recommendation of any particular file plan settings. Untuk menekankan bahwa hal ini adalah contoh dan bukan rekomendasi dari kebijakan manajemen rekaman apa pun, tidak ada periode penyimpanan yang disertakan.
