Manajemen Hak Informasi (IRM) membantu mencegah informasi sensitif dicetak, diteruskan, atau disalin oleh orang yang tidak sah. Izin disimpan dalam dokumen, buku kerja, presentasi, atau pesan email, di mana mereka diautentikasi oleh server IRM.
Untuk menampilkan konten yang dikelola hak dan izinnya Anda miliki dengan menggunakan Microsoft 365, cukup buka dokumen, buku kerja, atau presentasi tersebut.
Saat pertama kali Anda membuka dokumen, buku kerja, atau presentasi dengan izin terbatas, Anda akan tersambung ke server lisensi untuk memverifikasi kredensial Anda dan mengunduh lisensi penggunaan.
Jika ingin menampilkan izin yang Anda miliki, klik Tampilkan Izin di Bilah Pesan atau klik salah satu hal berikut pada bilah status di bagian bawah layar:
-
Dokumen ini berisi kebijakan izin
-
Buku kerja ini berisi kebijakan izin
-
Presentasi ini berisi kebijakan izin
Jika Anda ditolak akses ke file, biasanya karena akun yang Anda gunakan tidak memiliki hak yang benar untuk membuka file. Dalam kasus tertentu, akses mungkin ditolak karena versi Office yang Anda gunakan tidak mendukung kebijakan proteksi informasi yang diterapkan pada file. Misalnya, file yang dilindungi dengan label sensitivitas yang dikonfigurasi untuk marka air dinamis hanya dapat dibuka dalam versi 2411+.
Jika melihat pesan kesalahan yang mengindikasikan bahwa File tidak dapat diakses karena versi Office yang digunakan, coba perbarui ke versi terbaru Office atau buka file menggunakan Office untuk web.
-
Buka dokumen yang memiliki izin terbatas.
-
Jika ini pertama kalinya Anda mengakses server lisensi, masukkan nama pengguna dan kata sandi Anda untuk server lisensi, lalu pilih kotak centang Simpan kata sandi di rantai kunci Mac OS.
Tips: Jika Anda tidak memilih kotak centang Simpan kata sandi di rantai kunci Mac OS, Anda mungkin harus memasukkan nama pengguna dan kata sandi Anda beberapa kali.
-
Bar Pesan muncul dan menampilkan pesan bahwa dokumen merupakan hak terkelola. Pada Bar Pesan, klik Lihat Izin.
Catatan: Jika Anda memiliki izin Kontrol Penuh, Bar Pesan menampilkan Ubah Izin.
-
Di bawah Izin, lihat daftar tugas yang bisa Anda jalankan dengan file. Di bawah Pembatasan, lihat daftar tugas yang tidak bisa Anda jalankan dengan file.
Jika Anda ditolak akses ke file, biasanya karena akun yang Anda gunakan tidak memiliki hak yang benar untuk membuka file. Dalam kasus tertentu, akses mungkin ditolak karena versi Office yang Anda gunakan tidak mendukung kebijakan proteksi informasi yang diterapkan pada file. Misalnya, file yang dilindungi dengan label sensitivitas yang dikonfigurasi untuk marka air dinamis hanya dapat dibuka dalam versi 16.87+.
Jika melihat pesan kesalahan yang mengindikasikan bahwa File tidak dapat diakses karena versi Office yang digunakan, coba perbarui ke versi terbaru Office atau buka file menggunakan Office untuk web.
Manajemen Hak Informasi (IRM) melakukan hal berikut:
-
Mencegah penerima sah konten yang dibatasi meneruskan, menyalin, mengubah, mencetak, mengirim melalui faks, atau menempelkan konten untuk penggunaan tidak sah
-
Membatasi konten ke mana pun konten dikirim
-
Menetapkan kedaluwarsa file sehingga konten dalam dokumen tidak bisa lagi ditampilkan setelah waktu yang ditentukan
-
Menerapkan kebijakan perusahaan yang mengatur penggunaan dan penyebaran konten dalam perusahaan
IRM tidak bisa mencegah konten terbatas:
-
Dihapus, dicuri, atau direkam dan ditransmisikan dengan program jahat seperti Trojan horses, keystroke loggers, dan jenis spyware lainnya
-
Hilang atau rusak karena tindakan virus komputer
-
Disalin secara manual atau diketik ulang dari tampilan pada layar penerima
-
Difoto secara digital (saat ditampilkan di layar) oleh penerima
-
Disalin menggunakan program pemotret layar pihak ketiga
