Memindahkan templat formulir yang diterbitkan ke pustaka SharePoint baru

Di artikel ini

• Gambaran Umum
• Sebelum memulai
• Mendapatkan salinan templat formulir yang berfungsi
• Langkah 1: Menerbitkan templat formulir ke pustaka dokumen baru
• Langkah 2: Salin dan tautkan ulang formulir yang sudah ada

Gambaran Umum

Setelah menerbitkan templat formulir ke pustaka dokumen untuk diisi pengguna, Anda mungkin perlu memindahkan templat formulir tersebut ke pustaka dokumen lain. Misalnya, Anda mungkin harus memindahkan templat formulir anda ke server dengan kapasitas lebih banyak, sehingga lebih banyak pengguna bisa mengisi formulir pada saat yang sama. Beberapa pengguna mungkin telah mengisi formulir yang didasarkan pada templat formulir Anda yang disimpan di pustaka dokumen asli. Ketika memindahkan templat formulir ke pustaka dokumen baru, Anda juga ingin memindahkan formulir yang sudah ada. Anda juga ingin memastikan bahwa formulir yang sudah ada tersebut akan berfungsi di pustaka dokumen baru sebelum mengarsipkan atau menghapus pustaka dokumen lama.

Untuk memindahkan templat formulir dan formulir yang sudah ada ke pustaka dokumen baru, terlebih dahulu Anda perlu menerbitkan salinan templat formulir yang berfungsi ke pustaka dokumen baru. Salinan kerja adalah versi yang disimpan di komputer Anda atau dalam program kontrol versi, seperti Microsoft Visual SourceSafe.

Setelah menerbitkan salinan kerja ke pustaka dokumen baru, Anda perlu menyalin formulir apa pun dari pustaka dokumen lama ke pustaka dokumen baru, lalu menautkan ulang formulir di pustaka dokumen baru ke templat formulir yang baru diterbitkan.

Jika Anda perlu membuat perubahan apa pun sebagai hasil dari memindahkan templat formulir, buat perubahan tersebut sebelum Anda menerbitkan templat formulir. Misalnya, lokasi sumber data eksternal yang digunakan oleh formulir yang didasarkan pada templat formulir ini mungkin juga berubah sebagai akibat dari memindahkan templat formulir. Dalam hal ini, Anda perlu mengubah koneksi data dalam templat formulir ke lokasi baru sumber data eksternal sebelum Anda menerbitkan templat formulir. Temukan tautan untuk informasi selengkapnya tentang mengubah koneksi data di bagian Lihat juga .

Atas halaman

Sebelum Anda memulai

Sebelum Anda memindahkan templat formulir dan formulir yang sudah ada yang didasarkan pada templat formulir ke pustaka dokumen baru, Anda akan memerlukan hal berikut:

• Salinan templat formulir yang berfungsi Ini adalah salinan templat formulir yang akan Anda ubah lalu diterbitkan ulang ke pustaka dokumen baru. Salinan kerja mungkin disimpan di komputer Anda atau dalam program kontrol versi, seperti Visual SourceSafe.
• Lokasi sumber data eksternal baru Jika formulir yang didasarkan pada templat formulir menggunakan sumber data eksternal yang telah berubah, Anda akan memerlukan lokasi baru sumber data eksternal. Verifikasi dengan administrator bahwa Anda dan pengguna Anda memiliki izin yang sesuai untuk menggunakan sumber data eksternal. Jika templat formulir menggunakan pengaturan dalam file koneksi data untuk menyambungkan ke sumber data eksternal, verifikasi bahwa file koneksi data diperbarui dengan lokasi baru sumber data eksternal.
• Hak yang sesuai pada server yang menjalankan Layanan Windows SharePoint 3.0 Anda akan memerlukan hak yang sesuai di server untuk menerbitkan templat formulir dan menyalin formulir yang sudah ada dari pustaka dokumen lama ke pustaka dokumen baru. Tanyakan kepada administrator server Anda untuk memastikan bahwa Anda memiliki hak-hak ini.

Atas Halaman

Mendapatkan salinan templat formulir yang berfungsi

Jika Anda ingin mengubah templat formulir yang diterbitkan ke pustaka dokumen atau ke lokasi jaringan bersama, dan Anda tidak memiliki salinan templat formulir yang berfungsi, Anda bisa menyimpan salinan templat formulir yang berfungsi dari lokasi penerbitan ke komputer Anda.

Menyimpan salinan templat formulir dari pustaka dokumen ke komputer Anda

1. Di browser Web, buka pustaka dokumen tempat templat formulir diterbitkan.
2. Pada menu Pengaturan , klik Pengaturan, lalu klik Pengaturan Pustaka Formulir.
3. Di bawah Pengaturan Umum, klik Pengaturan tingkat lanjut.
4. Di bagian Templat Dokumen , klik Edit Templat.
   Templat formulir akan terbuka di Microsoft Office InfoPath.
5. Dalam kotak dialog Microsoft Office InfoPath , klik Ya.
6. Pada menu File, klik Simpan Sebagai.
7. Dalam kotak dialog InfoPath Microsoft Office , klik OK.
8. Dalam kotak dialog Simpan Sebagai , telusuri ke lokasi tempat Anda ingin menyimpan salinan templat formulir, lalu klik Simpan.

Menyimpan salinan templat formulir dari folder jaringan bersama ke komputer Anda

1. Pada menu File , klik Desain templat formulir.
2. Di bawah Buka templat formulir, klik Di Komputer Saya.
3. Telusuri ke folder jaringan bersama templat formulir yang diterbitkan, klik templat formulir, lalu klik Buka.
4. Pada menu File, klik Simpan Sebagai.
5. Dalam kotak dialog InfoPath Microsoft Office , klik OK.
6. Dalam kotak dialog Simpan Sebagai , pilih lokasi selain lokasi penerbitan asli tempat Anda ingin menyimpan salinan templat formulir yang berfungsi, lalu klik Simpan.

Atas Halaman

Langkah 1: Menerbitkan templat formulir ke pustaka dokumen baru

1. Buka salinan templat formulir yang berfungsi dalam mode desain.

2. Pada menu File , klik Terbitkan.

3. Dalam Panduan Penerbitan, klik Ke server SharePoint dengan atau tanpa Layanan Formulir InfoPath, lalu klik Berikutnya.

4. Dalam kotak Masukkan lokasi situs SharePoint atau Layanan Formulir InfoPath Anda, ketikkan lokasi situs SharePoint yang berisi pustaka dokumen baru tempat Anda ingin memindahkan templat formulir, lalu klik Berikutnya.

5. Pada halaman panduan berikutnya, klik Pustaka Dokumen, lalu klik Berikutnya.

6. Klik Buat pustaka dokumen baru, lalu klik Berikutnya.

7. Pada halaman panduan berikutnya, ketikkan nama dan deskripsi untuk pustaka dokumen baru, lalu klik Berikutnya.

8. Pilih bidang dalam templat formulir yang ingin Anda munculkan sebagai kolom dalam tampilan default pustaka dokumen.
   Caranya?

   1. Klik Tambahkan.

   2. Pilih bidang yang ingin Anda tambahkan sebagai kolom di pustaka dokumen, lalu lakukan salah satu hal berikut ini:

      • Ketikkan nama untuk kolom dalam kotak Nama kolom.

      • Pilih kolom situs dalam daftar grup Kolom situs , pilih nama dalam daftar Nama kolom , lalu klik OK.

        Catatan

        Jika Anda memilih bidang berulang untuk menampilkan data dalam pustaka dokumen, Anda bisa menentukan cara Anda ingin menampilkan bidang di pustaka dokumen dengan mengklik nilai di daftar Fungsi . Anda bisa memilih apakah akan menampilkan nilai pertama dalam bidang, nilai terakhir dalam bidang, atau menghitung semua kemunculan bidang, atau apakah akan menggabungkan semua nilai bersama-sama.

   3. Klik OK.

   Temukan link untuk informasi selengkapnya tentang menampilkan data dalam kolom dalam pustaka dokumen di bagian Lihat juga .

9. Klik Berikutnya.

10. Pada halaman panduan berikutnya, verifikasi bahwa informasi yang diperlihatkan sudah benar, lalu klik Terbitkan.

11. Untuk membuka pustaka dokumen dan menguji proses untuk mengisi formulir yang didasarkan pada templat formulir ini, pilih kotak centang Buka pustaka dokumen ini , lalu klik Tutup.
    Pustaka dokumen akan terbuka di browser. Saat Anda mengklik Baru pada toolbar daftar, formulir berdasarkan templat formulir ini akan terbuka di Microsoft Office InfoPath.

Setelah menerbitkan templat formulir ke pustaka dokumen baru, Anda bisa menyalin formulir yang sudah ada yang didasarkan pada versi lama templat formulir dari pustaka dokumen lama ke pustaka dokumen baru. Setelah menyalin formulir yang sudah ada, Anda dapat menautkan ulang formulir yang sudah ada ke versi templat formulir yang baru. Jika Anda tidak menautkan formulir yang sudah ada, pengguna mungkin tidak dapat membuka formulir yang sudah ada ini.

Atas Halaman

Langkah 2: Salin dan tautkan ulang formulir yang sudah ada

Prosedur ini mengasumsikan bahwa kedua pustaka dokumen berada di server yang menjalankan Layanan Windows SharePoint 3.0.

1. Buka pustaka dokumen lama di browser Web.
2. Pada menu Tampilan , klik Tampilan Explorer.
3. Tekan dan tahan CTRL, pilih setiap formulir yang ingin Anda pindahkan, lalu klik kanan salah satu formulir.
4. Dalam kotak dialog Internet Explorer , klik Ya, lalu klik Salin pada menu pintasan.
5. Buka pustaka dokumen baru.
6. Di bawah Pilih Tampilan, klik Tampilan Explorer.
7. Klik kanan di area kosong di jendela folder.
8. Dalam kotak dialog Internet Explorer , klik Ya, lalu klik Tempel pada menu pintasan.
9. Pada menu Tampilan , klik Tautkan Ulang Dokumen.
10. Di kolom Tautkan ulang , pilih kotak centang untuk setiap formulir yang ingin Anda tautkan ke templat formulir baru.
11. Pada toolbar daftar, klik Tautkan Ulang Dokumen yang Dipilih.

Setelah menautkan ulang formulir yang sudah ada ke templat formulir baru, pengguna Anda bisa mengubah formulir yang sudah ada yang Anda salin ke pustaka dokumen baru atau mengisi formulir baru yang didasarkan pada templat formulir yang baru diterbitkan.

Atas Halaman