Menambahkan asisten di profil Anda di Microsoft 365

Bidang Asisten di Microsoft 365 memungkinkan pemilik profil untuk menentukan orang yang mendukungnya dalam koordinasi sehari-hari. Misalnya, eksekutif dapat menunjukkan siapa asisten mereka. Penetapan Asisten bersifat informasi saja. Ini tidak menimpa peran orang yang sudah ada atau menetapkan tanggung jawab organisasi baru.

Informasi asisten muncul di bagian Kontak di kartu profil. Untuk menambahkan atau memperbarui informasi Asisten di profil Anda, ikuti langkah-langkah dalam Mengedit profil Anda di Microsoft 365.

Setelah ditambahkan, informasi Asisten muncul di profil eksekutif, membantu kolega dengan cepat mengidentifikasi titik kontak yang tepat untuk penjadwalan atau kebutuhan koordinasi, mengurangi bolak-balik dan interupsi yang tidak diperlukan. 

Apa artinya dicantumkan sebagai Asisten?

Penetapan Asisten murni atribut profil yang terlihat. 
Itu tidak bergantung pada hierarki pelaporan organisasi, juga tidak memberikan izin, akses, atau kapabilitas khusus. Menambahkan seseorang sebagai Asisten tidak memicu pemberitahuan, mengubah tingkat akses, atau menetapkan tanggung jawab apa pun kepada orang tersebut. Ini hanya membantu orang lain memahami siapa delegasi pemilik profil sebagai Asisten. 

Siapa yang bisa ditambahkan sebagai Asisten? 

Bidang Asisten memungkinkan penambahan pengguna penyewa internal atau pengguna tamu dengan profil Azure AD. Tidak mengharuskan orang tersebut memegang peran pekerjaan tertentu atau menjadi bagian dari hierarki pelaporan pemilik profil. 

Perilaku asisten dalam skenario penyewa silang: 

Pengguna dari penyewa eksternal dapat ditetapkan sebagai Asisten; namun, Asisten yang ditetapkan tidak akan melihat hubungan ini pada profil orang yang mereka dukung.  

Contoh:
John ditugaskan sebagai Asisten untuk Dave. Mereka milik penyewa yang berbeda. 

• Pengguna dalam penyewa Dave dapat melihat John terdaftar sebagai Asisten Dave.

• John tidak dapat melihat nilai Asisten ini di profil Dave, meskipun telah ditetapkan sebagai Asisten.

Perilaku ini sudah didesain, karena informasi Asisten tidak dimunculkan di seluruh penyewa. 

Apakah Asisten yang ditunjuk akan menerima pemberitahuan apa pun? 

Menyiapkan atau memperbarui bidang Asisten tidak mengirimkan pemberitahuan apa pun kepada orang yang tercantum sebagai asisten. Ini disengaja, karena: 

• Penetapan asisten bersifat informasi saja, bukan tindakan alur kerja.

• Penetapan ini bersifat informasi dan tidak mengubah peran, tugas, atau akses, sehingga tidak diperlukan peringatan sistem.

• Pengguna dapat memperbarui bidang ini untuk kesadaran lintas organisasi tanpa memicu pemberitahuan.

Bidang Asisten: 

• Mewakili pengguna penyewa aktif yang memiliki profil Azure AD.

• Dimiliki dan dikelola oleh pemilik Profil.

• Ditampilkan secara konsisten kepada pengguna penyewa di seluruh pengalaman Microsoft 365 seperti kartu profil, bagian Organisasi dari kartu profil, dan Copilot (jika tersedia). Saat Asisten keluar dari organisasi, nilai Asisten yang disimpan dikosongkan dari profil, dan bidang tidak ditampilkan lagi di profil.

• Kapan saja, Anda hanya dapat memiliki satu Asisten dalam satu waktu.

Di mana informasi Asisten muncul? 

Ketika ditambahkan, Asisten terlihat di kartu profil (bagian Kontak) yang membantu kolega mengidentifikasi titik kontak yang tepat saat menampilkan profil seseorang. 

Mengelola privasi dan visibilitas oleh Pengguna 

Saat mengklik ikon 'i', editor Profil mengarahkan Anda ke halaman pengaturan yang sesuai untuk mengelola visibilitas. 

Secara default, Asisten dapat dilihat oleh Semua Orang di organisasi Anda. Tergantung pada kebijakan penyewa, Anda mungkin dapat: 

• Mengubah visibilitas menjadi Hanya saya

• Mengesampingkan pengaturan privasi default yang diatur oleh organisasi Anda

Bagaimana informasi Asisten digunakan 

Setelah disimpan, informasi Asisten ini muncul di kartu profil orang yang ditambahkan Asisten. 

Pengaturan Admin untuk Asisten di Pusat Admin SharePoint 

Di pusat admin SP, admin penyewa dapat –  

1. Nonaktifkan fitur Asisten dengan menandainya 'nonaktif' atau atur sebagai 'opsional' atau sebagai properti 'diperlukan'. Defaultnya adalah 'opsional'.

2. Atur privasi default properti Asisten (ke 'Semua Orang' atau 'Hanya Saya' dan tentukan apakah pengguna dapat menimpa nilai ini. Defaultnya adalah 'Semua Orang'.

3. Atur apakah 'Pengaturan Privasi Default' dapat diganti/diubah oleh pengguna. Defaultnya adalah tidak menyediakan kapabilitas penimpaan.

Tanya jawab umum 

1. Dapatkah saya menambahkan lebih dari satu Asisten?
   Tidak. Hanya satu Asisten yang dapat ditambahkan dan ditampilkan di profil dalam satu waktu.

2. Dapatkah orang lain mengelola Asisten saya untuk saya? 
   Tidak. Hanya pemilik profil yang dapat mengelola Asisten.

3. Mengapa saya tidak melihat bidang Asisten di Editor Profil? 

   Administrator penyewa Anda mungkin memiliki: 

   1. Menonaktifkan bidang Asisten 

   2. Kemampuan edit pengguna terbatas 

   3. Menyembunyikan bidang dari Editor
      
      Profil Hubungi admin jika Anda yakin bahwa Anda harus memiliki akses. 

4. Dapatkah saya menghapus Asisten untuk sementara?
   Ya. Jika pengeditan diperbolehkan, Anda dapat menghapus nilai Asisten. Tindakan ini akan menghapusnya dari profil hingga Anda menambahkannya lagi.

5. Berapa lama waktu yang diperlukan agar perubahan muncul?
   Perubahan mungkin memakan waktu hingga 24 jam agar diterapkan secara otomatis dan tidak memerlukan intervensi TI atau SDM.