Ada beberapa tindakan yang perlu Anda lakukan untuk menjaga daftar Kontak Anda tetap terkini. Artikel ini membantu Anda menata kontak sehingga Anda bisa dengan mudah menemukan orang-orang yang berhubungan dengan Anda.
Apa yang ingin Anda lakukan?
Mencari orang
Bilah pencarian terletak di daftar Kontak, di bawah ikon Kontak, dan dalam tampilan Telepon, di bawah ikon Telepon. Anda dapat mencari nama orang atau keterampilan (jabatan pekerjaan).
-
Dalam kotak pencarian, ketikkan nama, alias email, atau nomor telepon. Anda bahkan bisa mengetik nama grup distribusi atau alias. Perangkat lunak komunikasi Microsoft Lync Online menampilkan hasil saat Anda mengetik. Jika ada lebih dari satu kontak atau grup yang muncul, kontak yang ada di daftar Kontak Anda akan muncul di bagian atas daftar. Semua kontak dan non-kontak akan memiliki bilah status vertikal di sebelah kiri gambar orang tersebut, dan akan menunjukkan kehadiran, seperti Tersedia, Offline, dan Sibuk.
-
Jika perusahaan Anda menggunakan layanan SharePoint Microsoft, tombol Nama dan Keterampilan muncul di bawah bilah pencarian. Anda dapat mencari menggunakan kata kunci, seperti jabatan pekerjaan atau area keahlian. Klik Keterampilan untuk melihat orang lain dengan bidang keahlian atau jabatan yang serupa. Klik X di bilah pencarian untuk kembali ke daftar Kontak.
Memilih beberapa kontak
Terkadang lebih efisien memilih beberapa kontak dalam satu waktu. Contohnya adalah ketika Anda menyusun undangan rapat.
-
Untuk memilih beberapa kontak yang tidak berdekatan, tekan dan tahan tombol CTRL sambil mengkliknya.
-
Untuk kontak yang berdekatan, tekan dan tahan tombol SHIFT saat Anda mengklik, atau gunakan tombol panah untuk memilih.
Menambahkan orang di luar perusahaan Anda ke daftar Kontak Anda
Lync Online bisa menampilkan informasi kehadiran untuk kontak yang menggunakan layanan email seperti jaringan layanan Internet Windows Live (termasuk MSN dan Hotmail) dan yang bergabung ke Lync. Pengguna gabungan (pengguna yang berada di luar perusahaan Anda) bisa melakukan aktivitas seperti berbagi informasi kehadiran, melakukan panggilan Lync, dan melakukan konferensi video.
-
Buka Lync, dan, dalam kotak pencarian, ketikkan alamat email untuk orang yang ingin Anda tambahkan ke daftar Kontak Anda.
-
Di kartu kontak yang muncul, klik tanda plus (+).
-
Pilih grup kontak di mana untuk menempatkan kontak. Anda juga dapat membuat grup baru saat ini dengan mengetikkan nama di samping bidang Tambahkan ke Grup Baru .
Beberapa pengguna memiliki akun email dengan layanan yang tidak tergabung dengan Lync. Meskipun Anda bisa menambahkan pengguna ini ke daftar Kontak Anda dengan cara yang sama dengan menambahkan pengguna gabungan, Anda tidak akan melihat informasi kehadiran.
Pengguna lain masuk ke situs gabungan menggunakan ID pengguna non-federasi mereka (alamat email). Jika demikian, gunakan format user(unfederated.com)@federatedcompany.com saat Anda menambahkan kontak. Ini menampilkan kehadirannya di Lync. Misalnya, MrContoso(gmail.com)@msn.com.
Menata kontak
Saat Anda sudah menemukan kontak yang Anda inginkan, Anda bisa menambahkannya ke grup kontak sehingga Anda bisa dengan mudah menemukannya di lain waktu. Lync secara otomatis mengisi Kontak Sering berdasarkan 10 kontak dengan siapa Anda paling sering melakukan percakapan. Anda juga bisa "menyematkan" kontak terpenting Anda ke bagian atas grup untuk akses cepat. Lync telah mengisi daftar yang disematkan sebelumnya dengan anggota tim Anda.
Menyematkan atau melepaskan sematan kontak yang sering ke bagian atas grup
Untuk menyematkan atau melepaskan semat kontak yang sering, lakukan salah satu hal berikut ini.
-
Buka Lync, dan, di daftar Kontak Anda, klik kanan orang tersebut, lalu klik Sematkan ke Kontak Yang Sering.
-
Untuk melepaskan sematan kontak, klik kanan, lalu klik Lepas sematan dari Kontak yang Sering.
Membuat grup
-
Buka Lync, dan, di daftar Kontak Anda, klik kanan nama grup apa pun (misalnya, Kontak yang Sering), klik Buat Grup Baru, lalu beri nama grup tersebut.
-
Untuk menambahkan orang ke grup baru, cari kontak, arahkan ke nama kontak dalam hasil pencarian, lalu klik tanda plus (+). Atau, klik kanan kontak dalam hasil pencarian, klik Tambahkan ke Daftar Kontak, lalu klik nama grup.
Catatan: Jika Anda melihat grup Delegasi di daftar Kontak Anda, grup itu memperlihatkan delegasi yang telah Anda siapkan di Outlook untuk mengelola email dan kalender atas nama Anda. Anda mengelola delegasi ini di Outlook, bukan di Lync: di Outlook, masuk ke Akun > FilePengaturan > Akses Delegasi.
Mengurutkan dan menampilkan kontak Anda
Anda bisa mengurutkan kontak Anda dengan menggunakan:
-
Tombol Grup, Status, dan Hubungan .
-
Nama tampilan atau opsi Ketersediaan .
Mengurutkan kontak dalam daftar Kontak
-
Untuk melihat kontak dalam grup default (termasuk Kontak Sering dan Kontak Lain) selain grup yang telah Anda buat, klik Grup.
-
Dalam daftar Kontak Anda, lakukan salah satu hal berikut ini:
-
Untuk mengurutkan kontak menurut status kehadiran (Online, Tidak di Tempat, Tidak Diketahui, dan Tidak Tersedia), klik Status.
-
Untuk mengurutkan kontak menurut hubungan privasi mereka, klik Hubungan.
-
Untuk melihat penjelasan tentang hubungan tersebut, klik kanan kontak, lalu arahkan ke Ubah Hubungan Privasi.
-
Mengubah tampilan daftar Kontak Anda
-
Klik panah di samping tombol Opsi Tampilan di bawah bilah pencarian untuk menampilkan menu Opsi Tata Letak .
Bergantung pada cara Anda mengurutkan kontak, opsi berbeda muncul di menu. Misalnya, Anda dapat memilih untuk memperlihatkan "nama yang mudah dikenali" dibandingkan dengan nama email atau detail status yang berlawanan dengan nama saja. Jika perusahaan Anda telah mengaktifkan menampilkan gambar kontak dalam daftar Kontak, Anda bisa memilih apakah akan memperlihatkan gambar, yang menentukan berapa banyak kontak yang pas di jendela. (Jika Anda tidak memperlihatkan gambar, pilihan berada di antara nama saja, pada satu baris, atau nama dan detail, pada baris kedua.)
Catatan: Anda juga bisa menonaktifkan gambar di mana saja di Lync dengan mengklik Gambar Saya dalam kotak dialog Opsi - Lync . Untuk informasi selengkapnya, lihat Mengatur opsi Gambar Saya.
Mengubah cara Lync menampilkan kontak
-
Dalam daftar Kontak Anda, klik tombol Opsi Tampilan di bawah bilah pencarian untuk beralih antara satu dan dua baris informasi per kontak. Jika perusahaan Anda menggunakan foto kontak, tampilan dua baris menampilkan foto.
-
Untuk pilihan lainnya, klik panah bawah di samping Opsi Tampilan untuk membuka menu Opsi Tata Letak .
Menampilkan kontak menurut hubungan privasi (dulu disebut tingkat akses)
-
Dalam daftar Kontak Anda, klik tombol Hubungan di bawah bilah pencarian.
Untuk memahami informasi kehadiran apa yang diekspos untuk setiap hubungan privasi, lihat Mengontrol akses ke informasi kehadiran Anda.
Memindahkan, menyalin, dan menghapus kontak
Dalam daftar Kontak Anda, lakukan hal berikut ini untuk memindahkan, menyalin, dan menghapus kontak.
-
Untuk memindahkan kontak ke grup lain, klik kanan kontak, arahkan ke Pindahkan Kontak Ke, lalu klik grup yang Anda inginkan.
-
Untuk menyalin kontak ke grup lain, klik kanan kontak, klik Salin, klik kanan grup yang Anda inginkan, lalu klik Tempel.
-
Untuk menghapus kontak dari grup, klik kanan kontak, lalu klik Hapus dari Grup.
-
Untuk menghapus seluruh kontak, klik kanan kontak, lalu klik Hapus dari Daftar Kontak.
Catatan: Bergantung pada cara Anda menampilkan kontak (menurut grup, status, atau hubungan), fungsi pemindahan dan penyalinan berbeda. Ketahuilah bahwa menyeret kontak antar grup hubungan privasi mengubah hubungan privasi untuk kontak tersebut.
Menampilkan kartu kontak
Tergantung pada hubungan privasi yang telah diberikan kontak kepada Anda, Anda dapat melihat jadwalnya, serta catatan pribadi. Kartu kontak juga menyediakan titik untuk terhubung dengan kontak, termasuk memulai percakapan pesan instan, panggilan, menjadwalkan rapat, atau mengirim email.
-
Dalam daftar Kontak Anda, arahkan ke gambar kontak (atau ikon status, jika gambar tidak ditampilkan) untuk melihat kartu kontak dasar.
-
Untuk mendapatkan informasi selengkapnya, klik tombol Perluas kartu kontak (panah bawah) di sudut kanan bawah kartu.
-
Agar kartu tetap terlihat, klik tombol Sematkan di sudut kanan atas kartu. Anda dapat menyeret kartu ke tempat yang nyaman di desktop.
Menandai kontak
Anda bisa menandai, atau "menandai," kontak di daftar Kontak Anda sehingga Anda akan diberi tahu saat kontak tersebut tersedia. Lync menampilkan pemberitahuan segera setelah status kontak berubah menjadi Tersedia.
-
Dalam daftar Kontak Anda, klik kanan orang yang ingin Anda beri tag.
-
Klik Tag untuk Pemberitahuan Perubahan Status.
