Menerapkan label penyimpanan ke file di SharePoint atau OneDrive

Menerapkan label penyimpanan ke item

Di pustaka OneDrive atau SharePoint , Anda bisa menerapkan label penyimpanan ke file, misalnya dokumenMicrosoft 365 yang dibuat di Word, PowerPoint, Excel, atau buku catatanOneNote. Anda juga bisa memberi label file non-Office, misalnya dokumen PDF atau file gambar. SharePointitem daftarjuga bisa dilabeli.

Anda juga bisa menerapkan label ke pustaka atau folder. Saat Anda memberi label pustaka atau folder, label penyimpanan tersebut diterapkan secara default ke file tanpa label dalam folder tersebut. Pelajari selengkapnya tentang label default untuk SharePoint.

Mengatur label penyimpanan default untuk pustaka dokumen SharePoint

1. Buka pustaka dokumen.

2. Di dekat bagian kanan atas jendela, pilih ikon Pengaturan:  

3. Pilih Pengaturan pustaka.

4. Di halaman Pengaturan , di bawah Izin dan Manajemen, pilih Terapkan label ke item dalam daftar atau pustaka ini.

5. Pada halaman Terapkan Label , pilih kotak menurun, lalu pilih label yang ingin Anda terapkan.

   Label yang Anda pilih akan diterapkan secara otomatis ke semua file baru yang ditambahkan ke pustaka dokumen dimulai sekarang.

6. Opsional: Untuk menerapkan label secara otomatis ke semua file yang saat ini ada di pustaka dokumen, pilih Terapkan label ke item yang sudah ada di pustaka.

7. Pilih Simpan.

Membuat tampilan yang berisi label penyimpanan

Di SharePoint(dan Teams—tapi tidak OneDrive), Anda bisa membuat tampilan pustaka yang berisi kolom Label atau Item adalah kolom Rekaman. Tampilan ini memungkinkan Anda melihat sekilas label penyimpanan yang ditetapkan ke semua item dan item mana yang merupakan rekaman. Namun, perhatikan bahwa Anda tidak bisa memfilter tampilan menurut Item adalah kolom Rekam. Berikut cara membuat tampilan seperti itu.

Mulai dengan membuat kolom Label Penyimpanan terlihat: 

1. Di bagian atas kolom mana pun, pilih panah bawah , lalu pilih Pengaturan Kolom > Perlihatkan/sembunyikan kolom.

   

2. Di panel Edit kolom tampilan , pilih kotak untuk label Penyimpanan.

   

3. Setelah selesai, pilih Terapkan.

Jika mau, Anda dapat menyimpan tampilan untuk akses cepat di lain waktu:

1. Di ujung kanan bilah perintah, pilih Opsi tampilan > Simpan tampilan sebagai:

   

2. Menetapkan nama ke tampilan.

3. Pilih apakah Anda ingin tampilan menjadi publik, untuk dilihat orang lain.

4. Pilih Simpan.

Beberapa tindakan tidak diperbolehkan untuk item berlabel

Ketika item memiliki label penyimpanan, beberapa tindakan tidak diperbolehkan—tergantung pada pengaturan yang telah dipilih admin Anda. 

Jika Anda melihat pesan di SharePoint bahwa Anda tidak bisa mengedit item berlabel, itu karena telah diberi label catatan. Anda mungkin bisa mengedit item ini jika Anda membuka kuncinya terlebih dahulu. Lihat bagian berikutnya untuk instruksinya.

Mengunci atau membuka kunci catatan 

Beberapa label penyimpanan memiliki kemampuan untuk "mengunci" item karena merupakan rekaman yang harus dipertahankan. Ini mencegah item dihapus, misalnya. Untuk hal-hal seperti kontrak, ini adalah ukuran catatan penting. Namun, Anda mungkin dapat membuka kunci item sehingga item dapat direvisi atau diperbarui dengan versi baru. 

1. Dalam pustaka atau daftar, pilih item yang ingin Anda kunci atau buka kuncinya.

2. Di dekat kanan atas jendela, pilih Buka panel detail: 

   

3. Di panel Detail , di bawah Status rekaman, pilih Terkunci.

4. Kontrol tombol alih muncul di samping nama pengaturan. Klik tombol alih untuk beralih dari Terkunci ke Tidak Terkunci, atau sebaliknya.

   

Setelah item tidak terkunci, Anda dapat mengeditnya. Setelah selesai mengedit, Anda juga dapat mengunci item lagi dengan mengikuti langkah-langkah di atas dan mengalihkan status Rekaman kembali ke Terkunci. 

Lihat Juga

Untuk administrator: Bandingkan batasan untuk tindakan apa yang diperbolehkan atau diblokir