Menerapkan label penyimpanan ke file di SharePoint atau OneDrive

Anda bisa menerapkan label penyimpanan ke file dalam SharePoint dan OneDrive, baik secara individual atau kolektif. 

Label yang Anda lihat telah disesuaikan dengan organisasi Anda. Jika Anda memiliki pertanyaan tentang label mana yang diterapkan, hubungi staf dukungan atau departemen IT.  

Menerapkan label penyimpanan ke sebuah item

Di OneDrive atau pustaka SharePoint , Anda bisa memberi label pada sebagian besar file—dokumen Office yang dibuat dalam Word, PowerPoint, Excel, dan lain-lain, atau bahkan fileOneNote . Anda juga dapat memberi label file non-Office seperti PDF.)

Di pustaka, Anda juga bisa memberi label folder. Ketika Anda memberi label pada folder, label penyimpanan tersebut akan diterapkan ke semua file dalam folder tersebut.

Dalam daftar SharePoint , Anda bisa memberi label beberapa jenis item.

Menerapkan label di OneDrive atau SharePoint

  1. Pilih item. 

  2. Di sudut kanan atas, pilih Buka panel detail di Tombol panel Informasi atau Buka detail

    Buka tombol panel detail yang disorot

  3. Di bawah Terapkan label, pilih Pilih label untuk membuka daftar opsi.

    Di bagian Properti, di bawah Terapkan Label, klik untuk membuka daftar opsi.

  4.  Pilih label penyimpanan yang sesuai untuk dokumen Anda. (Untuk mempelajari tentang perbedaan antara label, Anda dapat mengarahkan ke masing-masing label untuk melihat deskripsi tentang label dan periode penyimpanannya.)

  5. Jika opsi Simpan muncul, pilih opsi tersebut.

Mengatur label penyimpanan default untuk pustaka dokumen SharePoint

  1. Buka pustaka dokumen.

  2. Di dekat bagian kanan atas jendela, pilih ikon Pengaturan Ikon Pengaturan di pustaka atau daftar SharePoint.  

  3. Pilih Pengaturan pustaka.

  4. Di halaman Pengaturan, di bawah Izin dan Manajemen, pilih Terapkan label ke item dalam daftar atau pustaka ini.

  5. Pada halaman Terapkan Label, pilih kotak turun bawah, lalu pilih label yang ingin Anda terapkan.

    Label yang Anda pilih akan diterapkan ke semua file baru yang ditambahkan ke pustaka dokumen dimulai sekarang.

  6. Opsional: Untuk menerapkan label ke semua file yang saat ini berada di pustaka dokumen, pilih Terapkan label ke item yang sudah ada di pustaka.

  7. Pilih Simpan.

Catatan: Label penyimpanan bisa ditimpa pada tingkat file. Dengan kata lain, setelah Anda mengatur label default untuk pustaka, Anda masih bisa menetapkan label alternatif untuk item atau item individual dalam pustaka, jika diperlukan.

Membuat tampilan yang berisi label penyimpanan

Di SharePoint(dan Tim)—tetapi bukan OneDrive), Anda dapat membuat tampilan pustaka yang berisi kolom Label atau Item adalah kolom Rekaman. Tampilan ini memungkinkan Anda melihat sekilas label penyimpanan yang ditetapkan ke semua item dan item mana yang merupakan rekaman. Namun, perhatikan bahwa Anda tidak bisa memfilter tampilan berdasarkan Item adalah kolom Rekaman. Berikut cara membuat tampilan seperti ini.

Mulailah dengan membuat kolom Label Penyimpanan terlihat: 

  1. Di bagian atas kolom mana pun, pilih panah bawah Ikon Chevron untuk memperluas detail. , lalu pilih Pengaturan Kolom > Perlihatkan/sembunyikan kolom.

    Opsi Pengaturan kolom > opsi Perlihatkan/sembunyikan kolom ketika judul kolom dipilih dalam pustaka atau daftar SharePoint modern
  2. Di panel Edit kolom tampilan, pilih kotak untuk Label penyimpanan.

    Pilih "Label penyimpanan" untuk membuat kolom terlihat dalam pustaka atau daftar.
  3. Jika sudah selesai, pilih Terapkan.

Jika mau, Anda bisa menyimpan tampilan untuk akses cepat di lain waktu:

  1. Di ujung kanan bilah perintah, pilih Opsi tampilan > Simpan tampilan sebagai:

    Di bawah "Beralih opsi tampilan," pilih "Simpan tampilan sebagai."
  2. Tetapkan nama untuk tampilan.

  3. Pilih apakah Anda ingin tampilan menjadi publik, agar orang lain melihatnya.

  4. Pilih Simpan.

Beberapa tindakan tidak diperbolehkan untuk item berlabel

Ketika item mempunyai label penyimpanan, beberapa tindakan tidak diperbolehkan—bergantung pada konfigurasi dan lokasi label. Misalnya, Anda tidak dapat menghapus item berlabel di SharePoint, tetapi dapat juga memilih OneDrive.

Jika Anda melihat pesan di SharePoint bahwa Anda tidak bisa mengedit item berlabel, itu karena item itu telah diberi label catatan. Anda mungkin dapat mengedit item ini jika Anda terlebih dahulu membuka kuncinya. Lihat bagian selanjutnya untuk mendapatkan instruksi.

Membuka kunci rekaman 

Beberapa label penyimpanan memiliki kemampuan untuk "mengunci" item karena item tersebut adalah rekaman yang harus dipertahankan. Contohnya, tindakan ini mencegah item dihapus. Untuk hal-hal seperti kontrak, ini adalah pengukuran pendataan yang penting. Namun, Anda mungkin dapat membuka kunci item agar dapat direvisi atau diperbarui dengan versi baru. 

Catatan: Apakah Anda dapat membuka kunci item ditentukan oleh pengaturan di bawah kontrol administrator, termasuk konfigurasi label, konfigurasi situs, dan apakah Anda memiliki izin "Kontribusi".

  1. Di pustaka atau daftar, pilih item yang ingin Anda buka kuncinya.

  2. Di dekat bagian kanan atas jendela, pilih Buka panel detail di Tombol panel Informasi atau Buka detail

    Buka tombol panel detail yang disorot

  3. Di panel Detail, di bawah Status rekaman, pilih Dikunci.

  4. Kontrol tombol alih akan muncul di samping nama pengaturan. Klik tombol alih untuk beralih dari Terkunci keTidak Terkunci.

    Pilih kontrol pengalih untuk beralih dari Terkunci ke Tidak Terkunci, atau sebaliknya.

Setelah item tidak terkunci, maka Anda bisa mengeditnya. Setelah selesai mengedit, Anda juga dapat mengunci item lagi dengan mengikuti langkah-langkah di atas dan mengubah status Data kembali ke Terkunci.  

Lihat Juga

Untuk administrator: Bandingkan batasan untuk tindakan apa yang diperbolehkan atau diblokir

Perlu bantuan lainnya?

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×