Menerapkan Manajemen Rekaman

Anda bisa mengelola rekaman "di tempat," yang berarti Anda bisa membiarkan dokumen di lokasinya saat ini di situs, atau menyimpan rekaman dalam arsip tertentu, seperti situs Pusat Rekaman.

Sebelum Anda menerapkan manajemen rekaman, disarankan agar Anda terlebih dahulu membuat rencana manajemen rekaman untuk organisasi Anda. Untuk membantu memilih sistem manajemen rekaman yang tepat bagi organisasi Anda, lihat Memilih cara menyimpan dan mengelola rekaman.

Catatan: Dalam SharePoint di Microsoft 365, kami telah memperkenalkan penggunaan label penyimpanan untuk mendeklarasikan konten sebagai rekaman,yang secara efektif menggantikan kebutuhan untuk menggunakan Pusat Rekaman. Jika menggunakan Pusat Rekaman, Anda dapat terus menggunakannya selain label penyimpanan. Tapi ke depannya, untuk tujuan manajemen rekaman, kami menyarankan menggunakan label penyimpanan sebagai ganti Pusat Rekaman.

Membuat dan mengonfigurasi situs Pusat Rekaman

Bagian ini menyediakan gambaran umum tentang langkah-langkah utama yang perlu Anda lakukan untuk membuat dan mengonfigurasi situs Pusat Rekaman. Klik tautan untuk melihat panduan tertentu di setiap langkah.

  1. Buat situs Pusat Catatan menggunakan templat situs Pusat Rekaman.

  2. Buat pustaka catatan atau daftar untuk mengelola dan menyimpan setiap tipe catatan yang ditentukan dalam rencana file Anda (def: Rencana file menguraikan tipe dokumen atau item yang diakui organisasi sebagai catatan bisnis resmi. Ini menunjukkan tempat catatan disimpan, dan menyediakan informasi yang membedakan satu tipe catatan dari tipe catatan yang lain).

  3. Tambahkan tipe konten terkait ke pustaka dan daftar Anda.

  4. Buat dan tambahkan kolom situs ke tipe konten yang relevan untuk memuat dan menampilkan metadata untuk setiap tipe catatan yang ditentukan dalam rencana file Anda.

  5. Tambahkan kebijakan manajemen informasi ke tipe konten di situs Pusat Rekaman.

  6. Konfigurasi Pengatur Konten untuk merutekan setiap tipe catatan ke lokasi yang tepat.

Atas Halaman

Membuat situs Pusat Rekaman

Kami menyarankan agar Anda membuat Pusat Rekaman sebagai kumpulan situs tingkat atas, bukan sebagai subsitus. Untuk membuat kumpulan situs, Anda harus menjadi anggota grup administrator SharePoint Farm pada komputer yang menjalankan situs web SharePoint Administrasi Pusat.

Di SharePoint Online, Anda bisa membuat situs Pusat Rekaman dari tingkat teratas situs SharePoint Anda. Klik + Buat situs,lalu mulai pada langkah 4 di bawah ini.

  1. Mulai SharePoint Pusat 2013 atau 2016.

    • Untuk Windows Server 2008 R2:

      • Klik Mulai, klik Produk Microsoft SharePoint 2013 atau Produk Microsoft SharePoint 2013,lalu klik Administrasi Pusat SharePoint 2013 atau Administrasi Pusat SharePoint 2016.

    • Untuk Windows Server 2012:

      • Pada layar Mulai, klik Administrasi Pusat SharePoint 2013 atau SharePoint 2016 Administrasi Pusat.

        Jika SharePoint Administrasi Pusat 2013 atau SharePoint Administrasi Pusat 2016 tidak berada di layar Mulai:

      • Klik kanan Komputer,klik Semua aplikasi,lalu klik SharePoint Pusat 2013 atau SharePoint 2016 Administrasi Pusat.

  2. Pada situs web Administrasi Pusat, di bagian Manajemen Aplikasi, klik Buat kumpulan situs.

  3. Pada halaman Buat Kumpulan Situs, di bagian Aplikasi Web, jika aplikasi web di mana Anda ingin membuat kumpulan situs tidak dipilih, klik panah bawah. Pada menu Aplikasi Web,klik Ubah Aplikasi Web,lalu klik aplikasi web di mana Anda ingin membuat kumpulan situs.

  4. Di bagian Judul dan Deskripsi, ketikkan judul dan deskripsi untuk kumpulan situs.

  5. Di bagian Alamat Situs Web, pilih jalur yang akan digunakan untuk URL Anda (misalnya, jalur pencakusan wildcard seperti /sites/, atau direktori akar (/).

    Jika memilih jalur pencakup wildcard, Anda juga harus mengetikkan nama situs untuk digunakan dalam URL situs.

  6. Di bagian Pilihan Templat, dalam daftar Pilih versi pengalaman, SharePoint versi pengalaman templat yang ingin digunakan.

    Pilih versi pengalaman jika Anda ingin kumpulan situs terlihat dan berjalan seperti kumpulan situs di SharePoint Server. Kumpulan situs yang menggunakan versi pengalaman yang lebih lama dijalankan di SharePoint versi yang lebih baru, tetapi antarmuka pengguna dan pengalaman pengguna kumpulan situs akan mencerminkan versi lama. Kumpulan situs yang bisa dimutakhirkan kapan saja ke versi pengalaman terbaru.

  7. Di bagian Pilihan Templat, pilih tab Perusahaan, lalu klik Pusat Rekaman.

  8. In the Primary Site Collection Administrator section, type the user name (in the form DOMAIN\username) for the user who will be the site collection administrator.

  9. Di bagian Administrator Kumpulan Situs Sekunder, ketik nama pengguna untuk administrator sekunder kumpulan situs. Mendesain administrator kumpulan situs sekunder merupakan praktik terbaik untuk memastikan bahwa seseorang bisa mengelola kumpulan situs ketika administrator kumpulan situs utama tidak ada.

  10. Jika Anda menggunakan kuota untuk mengelola penyimpanan untuk kumpulan situs, di bagian Templat Kuota, klik templat di daftar Pilih templat kuota.

  11. Klik OK.

Membuat pustaka atau daftar untuk mengelola rekaman

Pustaka dan daftar adalah elemen penting dalam manajemen rekaman. Catatan itu berfungsi sebagai lemari file untuk setiap tipe catatan yang ingin Anda simpan atau kelola. Mengaitkan tipe konten (dijelaskan nanti) ke pustaka dan mencantumkan lebih lanjut akan membantu mengategorikan catatan Anda. Kami menyarankan agar Anda membuat satu pustaka atau daftar dokumen untuk setiap tipe konten dalam rencana file rekaman Anda.

Menambahkan tipe konten yang sudah ada ke daftar atau pustaka

Saat Anda menambahkan tipe konten ke daftar atau pustaka, Anda memungkinkan daftar atau pustaka tersebut berisi item dari tipe itu. Saat catatan dikirimkan ke Pusat Rekaman, catatan akan dirutekan ke daftar atau pustaka yang relevan berdasarkan tipe konten dokumen.

Atas Halaman

Membuat dan menambahkan kolom situs ke daftar, pustaka atau tipe konten

Kolom membantu Anda mengelompokkan, mengkategorikan, dan melacak catatan atau item lain. Kolom situs menentukan item metadata yang dapat dikaitkan dengan tipe konten, daftar, atau pustaka. Misalnya, Anda mungkin ingin menambahkan kolom situs untuk menetapkan "penulis" atau "tanggal selesai." Menambahkan kolom situs ke tipe konten catatan untuk menyimpan item metadata yang dikirim dengan rekaman, atau untuk menambahkan metadata untuk membantu mengelola catatan.

Membuat kolom situs

  1. Pada situs Pusat Catatan, klik Pengaturan Tombol Pengaturan Office 365 , lalu klik Kumpulan Pengaturan.

    Di situs SharePoint yang tersambung dengan grup, klik Pengaturan,klik Konten Situs,lalu klik Konten Pengaturan.

  2. Pada halaman Situs Pengaturan, di bawah Galeri Desainer Web,klik Kolom situs.

  3. Pada halaman Kolom Situs, klik Buat.

  4. Pada halaman Kolom Situs Baru, di bagian Nama dan Tipe, dalam kotak Nama kolom, ketik nama yang Anda inginkan.

  5. Pilih tipe informasi yang ingin Anda simpan di kolom — misalnya, mata uang, tanggal dan waktu, atau teks.

  6. Di bagian Grup, pilih grup yang sudah ada untuk menyimpan kolom situs baru atau pilih Grup baru untuk membuat grup baru untuk menyimpan kolom. Grup menyediakan cara untuk menata kolom dan memudahkan untuk menemukannya.

Dalam bagian Baris Pengaturan Tambahan, pilih pengaturan kolom tambahan yang Anda inginkan. Opsi yang tersedia di bagian ini berbeda bergantung pada tipe kolom yang Anda pilih di bagian Nama dan Tipe. Misalnya, jika tipe informasi yang disimpan dalam sebuah kolom adalah Pilihan, Anda dapat menentukan pilihan untuk menghitung di bagian Kolom Pengaturan tambahan.

  1. Klik OK.

Menambahkan kolom situs ke tipe konten untuk rekaman

  1. Dari halaman beranda situs Pusat Rekaman, klik Semua Pengaturan, lalu klik Kumpulan Pengaturan.

    Di situs SharePoint yang tersambung dengan grup, klik Pengaturan,klik Konten Situs,lalu klik Konten Pengaturan.

  2. Di bagian Galeri Desainer Web, klik Tipe konten situs.

  3. Pada halaman Tipe Konten Situs, klik tipe konten situs yang ingin Anda konfigurasikan.

  4. Setelah Anda memilih tipe konten situs dari situs induk, atau membuat tipe konten situs baru, pada halaman tipe konten situs yang dipilih, di bagian Kolom, klik Tambahkan dari kolom situs yang sudah ada.

  5. Pada halaman Tambahkan Kolom ke Tipe Konten, di bagian Pilih Kolom, pilih grup yang ingin Anda filter dari daftar Pilih kolom dari.

  6. Pilih kolom yang ingin Anda tambahkan dari daftar Kolom yang tersedia, lalu klik Tambahkan.

  7. Di bagian Perbarui Daftar dan Tipe Konten Situs, tentukan apakah tipe konten situs turunan yang mewarisi dari tipe konten situs ini akan diperbarui dengan perubahan Anda.

  8. Setelah selesai menambahkan kolom yang Anda inginkan, klik OK.

Catatan: Jika tipe konten yang ingin Anda pilih tidak muncul sebagai tautan (berwarna abu-abu) di halaman ini, tipe konten milik situs induk situs Pusat Rekaman dan oleh karena itu, harus dipilih dan dikonfigurasi dari situs induk. Anda bisa melakukan ini dengan mengklik link di bawah kolom Sumber di samping tipe konten situs yang berwarna abu-abu di bawah kolom Tipe Konten Situs.

Atas Halaman

Membuat kebijakan manajemen informasi untuk arsip

Kebijakan manajemen informasi adalah kumpulan aturan untuk tipe konten. Kebijakan manajemen informasi memungkinkan organisasi untuk mengontrol dan melacak hal-hal seperti berapa lama konten dipertahankan atau tindakan apa yang bisa dilakukan pengguna dengan konten itu.

Catatan: Anda harus menjadi anggota grup Pemilik bagi situs Pusat Rekaman untuk menyelesaikan tugas ini.

Menambahkan kebijakan manajemen informasi ke tipe konten

Catatan: Anda tidak bisa menentukan kebijakan manajemen informasi untuk tipe konten inti. Tipe konten inti diinstal saat kumpulan situs dibuat. Anda harus membuat tipe konten yang berasal dari tipe konten inti dan menerapkan kebijakan manajemen informasi ke tipe konten yangdiperoleh.

  1. Di situs tersebut, klik Pengaturan Tombol Pengaturan Office 365 , lalu klik Kumpulan Pengaturan.

    Di situs SharePoint yang tersambung dengan grup, klik Pengaturan,klik Konten Situs,lalu klik Konten Pengaturan.

  2. Pada halaman Pengaturan Situs, di bagian Galeri Desainer Web, klik Tipe konten situs.

  3. Pada halaman Tipe Konten Situs, klik tipe konten yang ingin Anda tambahkan kebijakan manajemen informasinya.

  4. Pada halaman Tipe Konten, klik Pengaturan kebijakan manajemen informasi.

  5. Pada halaman Edit Kebijakan, ketikkan deskripsi untuk kebijakan, lalu tulis pernyataan kebijakan singkat yang menjelaskan kepada pengguna apa kebijakan tersebut. Pernyataan kebijakan dapat memiliki hingga 512 karakter.

  6. Berikutnya, Anda perlu menambahkan satu atau beberapa fitur kebijakan ke kebijakan manajemen informasi. Saat Anda mengaktifkan fitur, pengaturan tambahan akan disajikan.

Menambahkan fitur kebijakan ke kebijakan manajemen informasi

Fitur kebijakan yang bisa Anda tambahkan ke kebijakan informasi adalah label, pengauditan, kedaluwarsa, dan kode batang.

Menambahkan fitur kebijakan penyimpanan ke kebijakan manajemen informasi

  1. Pada halaman Edit Kebijakan, pilih kotak centang Aktifkan Penyimpanan.

  2. Klik Tambahkan tahap penyimpanan dan pilih salah satu opsi periode penyimpanan berikut untuk menentukan kapan dokumen kedaluwarsa: Untuk menetapkan tanggal kedaluwarsa berdasarkan properti tanggal, pilih Tahapan ini didasarkan pada properti tanggal pada item, lalu pilih tindakan( Dibuat atau Diubah )dan periode waktu (hari, bulan, atau tahun).

  3. Ketikkan nilai dalam kotak di antara daftar untuk menentukan periode waktu.

  4. Pilih tindakan yang akan terjadi ketika dokumen kedaluwarsa.

  5. Jika Anda menginginkan tindakan yang dipilih diulang, pilih kotak centang di bagian Pengulangan lalu pilih periode pengulangan.

  6. Klik OK.

Atas Halaman

Menambahkan fitur kebijakan pengauditan pada kebijakan manajemen informasi

  1. On the Edit Policy page, in the Auditing section, select Enable auditing, and then select the check boxes next to the events which you want to keep an audit trail.

  2. Klik OK.

    Catatan: Untuk menampilkan log audit, pada halaman kumpulan Pengaturan, klik Laporan log audit, lalu pilih laporan untuk dilihat.

Menambahkan fitur kebijakan kode batang ke kebijakan manajemen informasi

  1. Di halaman Edit Kebijakan, di bagian Kode Batang, pilih Aktifkan Kode Batang.

  2. Pilih Perintahkan pengguna untuk menyisipkan kode batang... jika Anda ingin Office klien mengharuskan pengguna untuk menyisipkan kode batang ke dokumen mereka.

Menambahkan fitur kebijakan label pada kebijakan manajemen informasi

  1. Pada halaman Edit Kebijakan, di bagian Label, pilih kotak centang Aktifkan Label.

  2. Untuk mengharuskan pengguna menyisipkan label sebelum menyimpan atau mencetak dokumen, pilih Minta pengguna untuk menyisipkan label sebelum menyimpan atau mencetak.

  3. Untuk mencegah agar label tidak berubah setelah ditambahkan, pilih Cegah perubahan pada label setelah ditambahkan.

  4. Dalam kotak Format label, ketikkan teks yang Anda inginkan untuk muncul pada label. Anda dapat menggunakan kombinasi properti teks atau dokumen tetap, kecuali properti terhitung atau bawaan seperti pengidentifikasi unik global (GUID) atau Dibuat Oleh. Untuk memulai baris baru, gunakan rangkaian \n karakter.

  5. Pilih font, ukuran font, gaya font, dan pembenaran untuk teks label.

  6. Ketik tinggi label dalam inci di kotak Tinggi dan lebar label dalam inci di kotak Lebar.

  7. Klik Refresh untuk menampilkan perubahan Anda.

  8. Klik OK.

Mengonfigurasi manajemen rekaman di tempat

Saat menggunakan Pusat Data, Anda bekerja di penyimpanan terkunci dan menggunakan operasi Kirim Ke untuk masuk ke penyimpanan itu. Namun, setiap situs bisa diaktifkan untuk manajemen rekaman di tempat bisa dikonfigurasi sebagai sistem manajemen rekaman. Dalam tipe sistem ini, tidak seperti Pusat Rekaman, Anda bisa menyimpan rekaman bersama dengan dokumen aktif dalam ruang kolaboratif. Beberapa manfaat tambahan menggunakan sistem manajemen rekaman di tempat adalah:

  • Rekaman dapat ada dan dikelola di beberapa situs.

  • Dengan diaktifkannya versi, versi catatan tambahan yang baru mungkin dibuat secara otomatis.

  • Pencarian eDiscovery dapat dijalankan terhadap catatan dan dokumen aktif pada saat yang sama.

  • Kontrol yang lebih luas atas hal-hal yang ada dalam organisasi Anda dan siapa yang dapat membuat catatan.

Ada tiga langkah utama untuk mengonfigurasi manajemen rekaman di tempat:

  1. Mengaktifkan manajemen rekaman di tempat pada tingkat kumpulan situs.

  2. Mengonfigurasi pengaturan deklarasi rekaman pada tingkat kumpulan situs.

  3. Mengonfigurasi pengaturan deklarasi rekaman di tingkat daftar atau pustaka.

    Catatan: Anda harus menjadi kontributor daftar atau administrator untuk mendeklarasikan item secara manual sebagai catatan.

Atas Halaman

Mengaktifkan manajemen rekaman di tempat pada tingkat kumpulan situs

Langkah pertama dalam mengonfigurasi sistem manajemen rekaman di tempat adalah mengaktifkan fitur pada tingkat kumpulan situs. Mengaktifkan fitur mengaktifkan perintah Deklarasi/Rekaman Tidak Dideklarasikan pada pita.

Catatan: Anda harus menjadi administrator Kumpulan Situs untuk menjalankan tugas ini.

  1. Di tingkat paling atas situs, klik Pengaturan Tombol Pengaturan Office 365 , lalu klik Kumpulan Pengaturan.

    Di situs SharePoint yang tersambung dengan grup, klik Pengaturan,klik Konten Situs,lalu klik Konten Pengaturan.

  2. Di bawah Administrasi Kumpulan Situs,klik Fitur kumpulan situs.

  3. Di samping Manajemen Rekaman Di Tempat,klik Aktifkan.

Mengonfigurasi pengaturan deklarasi rekaman pada tingkat kumpulan situs

  1. Di tingkat paling atas situs, klik Pengaturan Tombol Pengaturan Office 365 , lalu klik Kumpulan Pengaturan.

    Di situs SharePoint yang tersambung dengan grup, klik Pengaturan,klik Konten Situs,lalu klik Konten Pengaturan.

  2. Di bawah Administrasi Kumpulan Situs,klik Pengaturan deklarasi rekaman.

  3. Di halaman Deklarasi Pengaturan Rekaman, jika Anda ingin menempatkan pembatasan pada apa yang bisa dilakukan untuk item yang dideklarasikan sebagai rekaman, pilih salah satu opsi di bagian Pembatasan Rekaman.

  4. Di bagian Ketersediaan Deklarasi Catatan, pilih apakah deklarasi manual catatan harus tersedia dalam daftar dan pustaka secara default. Jika Anda memilih opsi Tidak tersedia di semua lokasi secara default,rekaman hanya bisa dideklarasikan melalui kebijakan atau alur kerja.

  5. Di bagian Peran Deklarasi, pilih peran yang bisa mendeklarasikan dan undeclared rekaman secara manual.

  6. Pilih OK.

Mengonfigurasi pengaturan deklarasi rekaman di tingkat daftar atau pustaka

Anda bisa memiliki lebih banyak kontrol atas di mana item dapat dideklarasikan sebagai rekaman dengan mengonfigurasi deklarasi rekaman untuk daftar atau pustaka. Saat mengonfigurasi daftar atau pustaka untuk deklarasi rekaman, Anda bisa membuat item secara otomatis dideklarasikan sebagai rekaman saat ditambahkan ke daftar atau pustaka.

  1. Dari daftar atau pustaka tempat Anda ingin mengonfigurasi pengaturan deklarasi rekaman, klik tab Pustaka atau Daftar pada pita, lalu klik Tab pustaka Pengaturan atau Pengaturan .

    Di SharePoint Online, Pengaturan Tombol Pengaturan Office 365 klik Pengaturan daftar atau Pengaturan pustaka.

  2. Di bawah Pustaka Dokumen/Daftar Pengaturan, di bawah Izin dan Manajemen,klik Pengaturan deklarasi rekaman.

  3. Di bagian Ketersediaan Deklarasi Rekaman Manual, pilih:

  4. Apakah Anda ingin daftar atau pustaka menggunakan pengaturan deklarasi rekaman default yang digunakan oleh kumpulan situs,

  5. apakah pengguna harus selalu diperbolehkan untuk mendeklarasikan item secara manual sebagai rekaman untuk daftar atau pustaka, atau

  6. apakah pengguna tidak pernah bisa mendeklarasikan rekaman secara manual di dalam daftar atau pustaka.

  7. Di bagian Deklarasi Otomatis, pilih kotak centang jika Anda ingin semua item yang ditambahkan ke daftar atau pustaka secara otomatis dideklarasikan sebagai rekaman.

  8. Klik OK.

Atas Halaman

Perlu bantuan lainnya?

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×