Menerapkan Manajemen Rekaman

Anda dapat mengelola rekaman "di tempat," yang berarti bahwa Anda bisa membiarkan dokumen di lokasi saat ini di situs, atau menyimpan rekaman dalam arsip tertentu, seperti situs Pusat rekaman.

Sebelum Anda menerapkan manajemen rekaman, disarankan agar Anda terlebih dahulu membuat rencana manajemen rekaman untuk organisasi Anda. Untuk membantu Anda memilih sistem manajemen rekaman yang tepat untuk organisasi Anda, lihat memilih cara menyimpan dan mengelola rekaman.

Catatan: Di SharePoint online, kami memperkenalkan penggunaan label penyimpanan untuk mendeklarasikan konten sebagai rekaman, yang secara efektif menggantikan kebutuhan untuk menggunakan pusat rekaman. Jika Anda menggunakan pusat rekaman, Anda bisa terus menggunakannya bersama label penyimpanan. Namun, untuk tujuan manajemen rekaman, kami menyarankan agar Anda menggunakan label penyimpanan dan bukan pusat rekaman.

Membuat dan mengonfigurasikan situs Pusat rekaman

Bagian ini memberikan gambaran umum tentang langkah utama yang perlu Anda lakukan untuk membuat dan mengonfigurasi situs Pusat rekaman. Klik link untuk melihat panduan tertentu pada setiap langkah.

  1. Membuat situs Pusat rekaman menggunakan templat situs Pusat rekaman.

  2. Membuat pustaka rekaman atau daftar untuk mengelola dan menyimpan setiap tipe catatan yang ditentukan dalam paket file Anda (def: paket file menjelaskan tipe dokumen atau item yang diakui organisasi sebagai catatan bisnis resmi. Ini mengindikasikan tempat rekaman disimpan, dan menyediakan informasi yang membedakan satu tipe catatan dari yang lain).

  3. Menambahkan tipe konten terkait ke pustaka dan daftar Anda.

  4. Membuat dan menambahkan kolom situs ke tipe konten yang relevan untuk memuat dan menampilkan metadata untuk setiap tipe catatan yang ditentukan dalam paket file Anda.

  5. Menambahkan kebijakan manajemen informasi ke tipe konten di situs Pusat rekaman.

  6. Mengonfigurasi pengatur konten untuk merutekan setiap tipe catatan ke lokasi yang sesuai.

Atas Halaman

Membuat situs Pusat rekaman

Kami menyarankan agar Anda membuat pusat rekaman sebagai kumpulan situs tingkat atas, bukan sebagai subsitus. Untuk membuat kumpulan situs, Anda harus menjadi anggota grup SharePoint administrator Farm di komputer yang menjalankan situs web administrasi pusat SharePoint.

Di SharePoint online, Anda bisa membuat situs Pusat rekaman dari situs SharePoint tingkat atas Anda. Klik + buat situs, lalu mulai dari langkah 4 di bawah ini.

  1. Mulai administrasi pusat SharePoint 2013 atau 2016.

    • Untuk Windows Server 2008 R2:

      • Klik mulai, klik produk Microsoft SharePoint 2013 atau produk Microsoft SharePoint 2013, lalu klik Administrasi pusat SharePoint 2013 atau administrasi pusat SharePoint 2016.

    • Untuk Windows Server 2012:

      • Pada layar mulai , klik Administrasi pusat SharePoint 2013 atau administrasi pusat SharePoint 2016.

        Jika administrasi pusat sharepoint 2013 atau administrasi pusat SharePoint 2016 tidak ada di layar mulai :

      • Klik kanan komputer, klik semua aplikasi, lalu klik Administrasi pusat SharePoint 2013 atau administrasi pusat SharePoint 2016.

  2. Pada situs web administrasi pusat, di bagian manajemen aplikasi , klik buat kumpulan situs.

  3. Pada halaman buat kumpulan situs , di bagian aplikasi web , jika aplikasi web tempat Anda ingin membuat kumpulan situs tidak dipilih, klik panah bawah. Pada menu aplikasi web , klik Ubah aplikasi web, lalu klik aplikasi web tempat Anda ingin membuat kumpulan situs.

  4. Di bagian judul dan deskripsi , ketikkan judul dan deskripsi untuk kumpulan situs.

  5. Di bagian Alamat situs web , pilih jalur yang akan digunakan untuk URL Anda (misalnya, jalur penyertaan wildcard seperti/sitem/, atau direktori akar (/).

    Jika Anda memilih jalur penyertaan wildcard, Anda juga harus mengetikkan nama situs untuk digunakan di URL situs Anda.

  6. Di bagian pilihan Templat , di daftar pilih pengalaman versi , pilih Versi pengalaman SharePoint dari Templat yang ingin Anda gunakan.

    Pilih Versi pengalaman jika Anda ingin kumpulan situs terlihat dan berjalan seperti kumpulan situs di SharePoint Server. Kumpulan situs yang menggunakan versi pengalaman yang lebih lama berjalan di versi SharePoint yang lebih baru, namun antarmuka pengguna dan pengalaman pengguna kumpulan situs akan mencerminkan versi yang lebih lama. Kumpulan situs yang bisa dimutakhirkan Kapan saja ke versi pengalaman terbaru.

  7. Di bagian pilihan Templat , pilih tab perusahaan , lalu klik pusat rekaman.

  8. Di bagian administrator kumpulan situs utama , ketikkan nama pengguna (dalam formulir DOMAIN\username) untuk pengguna yang akan menjadi administrator kumpulan situs.

  9. Di bagian administrator kumpulan situs sekunder , ketikkan nama pengguna untuk administrator sekunder kumpulan situs. Menetapkan administrator kumpulan situs sekunder adalah praktik terbaik untuk memastikan bahwa seseorang dapat mengelola kumpulan situs saat administrator kumpulan situs utama tidak ada.

  10. Jika Anda menggunakan kuota untuk mengelola penyimpanan untuk kumpulan situs, di bagian Templat kuota , klik Templat di daftar pilih Templat kuota .

  11. Klik OK.

Membuat pustaka atau daftar untuk mengelola rekaman

Pustaka dan daftar adalah elemen penting dalam manajemen rekaman. Mereka melayani sebagai lemari file untuk setiap tipe catatan yang ingin Anda simpan atau Kelola. Mengaitkan tipe konten (dijelaskan nanti) ke pustaka dan daftar yang lebih membantu mengategorikan catatan Anda. Kami menyarankan agar Anda membuat satu pustaka dokumen atau daftar untuk setiap tipe konten dalam paket file catatan Anda.

Menambahkan tipe konten yang sudah ada ke daftar atau pustaka

Saat Anda menambahkan tipe konten ke daftar atau pustaka, Anda memungkinkan untuk daftar atau pustaka tersebut untuk memuat item tipe tersebut. Saat rekaman dikirim ke pusat rekaman, catatan dirutekan ke daftar atau Pustaka yang relevan berdasarkan tipe konten dokumen.

Atas Halaman

Membuat dan menambahkan kolom situs ke daftar, pustaka, atau tipe konten

Kolom membantu Anda mengelompokkan, mengategorikan, dan melacak rekaman atau item lainnya. Kolom situs mendefinisikan item metadata yang bisa dikaitkan dengan tipe konten, daftar, atau pustaka. Misalnya, Anda mungkin ingin menambahkan kolom situs untuk menentukan "penulis" atau "selesai tanggal." Tambahkan kolom situs ke tipe konten untuk catatan baik untuk menyimpan item metadata yang dikirimkan dengan catatan, atau untuk menambahkan metadata untuk membantu mengelola catatan.

Membuat kolom situs

  1. Pada situs Pusat rekaman, klik pengaturan Tombol Pengaturan Office 365 , lalu klik pengaturan situs.

    Di situs SharePoint yang tersambung ke grup, klik pengaturan, klik konten situs, lalu klik pengaturan situs.

  2. Pada halaman pengaturan situs, di bawah Galeri desainer web, klik kolom situs.

  3. Pada halaman kolom situs , klik buat.

  4. Pada halaman kolom situs baru, di bagian nama dan tipe , dalam kotak nama kolom , ketikkan nama yang Anda inginkan.

  5. Pilih tipe informasi yang ingin Anda simpan di kolom — misalnya, mata uang, tanggal dan waktu, atau teks.

  6. Di bagian grup , pilih grup yang sudah ada untuk menyimpan kolom situs baru atau pilih grup baru untuk membuat grup baru untuk menyimpan kolom. Grup menyediakan cara untuk menata kolom dan membuatnya lebih mudah untuk menemukannya.

Di bagian pengaturan kolom tambahan , pilih pengaturan kolom tambahan yang Anda inginkan. Opsi yang tersedia di bagian ini berbeda tergantung pada tipe kolom yang Anda pilih di bagian nama dan tipe . Misalnya, jika tipe informasi untuk disimpan dalam kolom adalah pilihan, Anda bisa menentukan pilihan untuk menghitung di bagian pengaturan kolom tambahan .

  1. Klik OK.

Menambahkan kolom situs ke tipe konten untuk rekaman

  1. Dari halaman beranda situs Pusat rekaman, klik Pengaturan, lalu klik pengaturan situs.

    Di situs SharePoint yang tersambung ke grup, klik pengaturan, klik konten situs, lalu klik pengaturan situs.

  2. Di bagian Galeri desainer web , klik tipe konten situs.

  3. Pada halaman tipe konten situs, klik tipe konten situs yang ingin Anda konfigurasikan.

  4. Setelah Anda memilih tipe konten situs dari situs induk, atau membuat tipe konten situs baru, pada halaman tipe konten situs yang dipilih, di bagian kolom , klik Tambahkan dari kolom situs yang sudah ada.

  5. Pada halaman Tambahkan kolom ke tipe konten, di bagian pilih kolom , pilih grup yang ingin Anda filter dari daftar pilih kolom dari .

  6. Pilih kolom yang ingin Anda tambahkan dari daftar kolom yang tersedia , lalu klik Tambahkan.

  7. Di bagian perbarui daftar dan tipe konten situs , tentukan Apakah tipe konten situs turunan dari tipe konten situs ini akan diperbarui dengan perubahan Anda.

  8. Setelah Anda selesai menambahkan kolom yang Anda inginkan, klik OK.

Catatan: Jika tipe konten yang ingin Anda pilih tidak muncul sebagai link (berwarna abu-abu) di Halaman ini, tipe konten milik situs induk dari situs Pusat rekaman dan, oleh karena itu, harus dipilih dan dikonfigurasi dari situs induk. Anda bisa melakukan ini dengan mengklik link di bawah kolom sumber di samping tipe konten situs yang berwarna abu-abu di bawah kolom tipe konten situs .

Atas Halaman

Membuat kebijakan manajemen informasi untuk rekaman

Kebijakan manajemen informasi adalah sekumpulan aturan untuk tipe konten. Kebijakan manajemen informasi memungkinkan organisasi untuk mengontrol dan melacak hal-hal seperti berapa lama konten dipertahankan atau tindakan apa yang dapat dilakukan pengguna dengan konten tersebut.

Catatan: Anda harus menjadi anggota grup pemilik untuk situs Pusat rekaman untuk menyelesaikan tugas ini.

Menambahkan kebijakan manajemen informasi ke tipe konten

Catatan: Anda tidak bisa menentukan kebijakan manajemen informasi untuk tipe konten inti. Tipe konten utama diinstal ketika kumpulan situs dibuat. Anda harus membuat tipe konten yang berasal dari tipe konten inti dan menerapkan kebijakan manajemen informasi ke tipe konten yang diturunkan.

  1. Di situs, klik pengaturan Tombol Pengaturan Office 365 , lalu klik pengaturan situs.

    Di situs SharePoint yang tersambung ke grup, klik pengaturan, klik konten situs, lalu klik pengaturan situs.

  2. Pada halaman pengaturan situs, di bagian Galeri desainer web , klik tipe konten situs.

  3. Pada halaman tipe konten situs, klik tipe konten yang ingin Anda tambahkan kebijakan manajemen informasinya.

  4. Pada halaman tipe konten, klik pengaturan kebijakan manajemen informasi.

  5. Pada halaman Edit kebijakan, ketikkan Deskripsi untuk kebijakan tersebut, lalu tuliskan pernyataan kebijakan singkat yang menjelaskan kepada pengguna tentang apa kebijakan tersebut. Pernyataan kebijakan bisa hingga 512 karakter.

  6. Berikutnya, Anda perlu menambahkan satu atau beberapa fitur kebijakan ke kebijakan manajemen informasi. Saat Anda mengaktifkan fitur, pengaturan tambahan akan disajikan.

Menambahkan fitur kebijakan ke kebijakan manajemen informasi

Fitur kebijakan yang bisa Anda tambahkan ke kebijakan informasi adalah label, pengauditan, kedaluwarsa, dan kode batang.

Menambahkan fitur kebijakan penyimpanan ke kebijakan manajemen informasi

  1. Pada halaman Edit kebijakan, pilih kotak centang Aktifkan penyimpanan .

  2. Klik Tambahkan tahap penyimpanan dan pilih salah satu opsi periode penyimpanan berikut untuk menentukan kapan dokumen kedaluwarsa: untuk mengatur tanggal kedaluwarsa berdasarkan properti tanggal, pilih tahap ini didasarkan dari properti tanggal pada item, lalu pilih tindakan ( Dibuat atau dimodifikasi) dan periode waktu (hari, bulan, atau tahun).

  3. Ketikkan nilai dalam kotak di antara daftar untuk menentukan periode waktu.

  4. Pilih tindakan yang akan terjadi ketika dokumen kedaluwarsa.

  5. Jika Anda ingin tindakan yang dipilih diulang, pilih kotak centang di bagian pengulangan lalu pilih periode pengulangan.

  6. Klik OK.

Atas Halaman

Menambahkan fitur kebijakan Audit ke kebijakan manajemen informasi

  1. Pada halaman Edit kebijakan, di bagian pengauditan , pilih Aktifkan pengauditan, lalu pilih kotak centang di samping kejadian yang Anda inginkan untuk menyimpan jejak audit.

  2. Klik OK.

    Catatan: Untuk menampilkan log audit, pada halaman pengaturan kumpulan situs, klik laporan log audit, lalu pilih laporan untuk ditampilkan.

Menambahkan fitur kebijakan kode batang ke kebijakan manajemen informasi

  1. Pada halaman Edit kebijakan, di bagian kode batang , pilih Aktifkan kode batang.

  2. Pilih perintah untuk menyisipkan kode batang... kotak centang jika Anda menginginkan aplikasi klien Office mengharuskan pengguna untuk menyisipkan kode batang ke dalam dokumen mereka.

Menambahkan fitur kebijakan label ke kebijakan manajemen informasi

  1. Pada halaman Edit kebijakan, di bagian label , pilih kotak centang Aktifkan label .

  2. Untuk meminta pengguna menyisipkan label sebelum menyimpan atau mencetak dokumen, pilih minta pengguna untuk menyisipkan label sebelum menyimpan atau mencetak.

  3. Untuk mencegah agar label tidak diubah setelah ditambahkan, pilih Cegah perubahan pada label setelah ditambahkan.

  4. Dalam kotak format label , ketikkan teks yang ingin Anda munculkan pada label. Anda bisa menggunakan kombinasi properti dokumen atau teks tetap, kecuali properti terhitung atau bawaan seperti pengidentifikasi unik global (GUID) atau yang dibuat oleh. Untuk memulai baris baru, gunakan urutan karakter \n .

  5. Pilih font, ukuran font, gaya font, dan pembenaran untuk teks label.

  6. Ketikkan tinggi label dalam inci dalam kotak tinggi dan lebar label dalam inci dalam kotak lebar .

  7. Klik refresh untuk menampilkan perubahan Anda.

  8. Klik OK.

Mengonfigurasi manajemen rekaman di tempat

Saat Anda menggunakan pusat rekaman, Anda sedang bekerja dalam penyimpanan yang terkunci dan bisa menggunakan operasi kirim ke untuk mendapatkan rekaman ke dalam repositori tersebut. Namun, situs apa pun dapat diaktifkan untuk manajemen rekaman di tempat dapat dikonfigurasikan sebagai sistem manajemen rekaman. Dalam tipe sistem ini, tidak seperti dengan pusat rekaman, Anda bisa menyimpan catatan bersama dengan dokumen aktif dalam ruang kolaboratif. Beberapa manfaat tambahan menggunakan sistem manajemen rekaman di tempat adalah:

  • Rekaman bisa ada dan dikelola di beberapa situs.

  • Dengan penerapan versi diaktifkan, mempertahankan versi rekaman bersifat otomatis.

  • pencarian eDiscovery dapat dijalankan terhadap rekaman dan dokumen aktif secara bersamaan.

  • Kontrol yang lebih luas atas apa yang dicatat di organisasi Anda dan siapa yang bisa membuat catatan.

Ada tiga langkah utama untuk mengonfigurasi manajemen rekaman di tempat:

  1. Mengaktifkan manajemen rekaman di tempat pada tingkat kumpulan situs.

  2. Mengonfigurasi pengaturan Deklarasi rekaman pada tingkat kumpulan situs.

  3. Mengonfigurasi pengaturan Deklarasi rekaman pada tingkat daftar atau pustaka.

    Catatan: Anda harus menjadi kontributor atau administrator daftar untuk mendeklarasikan item sebagai rekaman secara manual.

Atas Halaman

Mengaktifkan manajemen rekaman di tempat pada tingkat kumpulan situs

Langkah pertama dalam mengonfigurasi sistem manajemen rekaman di tempat adalah untuk mengaktifkan fitur di tingkat kumpulan situs. Mengaktifkan fitur memungkinkan perintah rekaman Deklarasikan/tidak dideklarasikan pada pita.

Catatan: Anda harus menjadi administrator kumpulan situs untuk menjalankan tugas ini.

  1. Di bagian paling atas tingkat situs, klik Pengaturan Tombol Pengaturan Office 365 , lalu klik pengaturan situs.

    Di situs SharePoint yang tersambung ke grup, klik pengaturan, klik konten situs, lalu klik pengaturan situs.

  2. Di bawah administrasi kumpulan situs, klik fitur kumpulan situs.

  3. Di samping di tempat manajemen rekaman, klik Aktifkan.

Mengonfigurasi pengaturan Deklarasi rekaman pada tingkat kumpulan situs

  1. Di bagian paling atas tingkat situs, klik Pengaturan Tombol Pengaturan Office 365 , lalu klik pengaturan situs.

    Di situs SharePoint yang tersambung ke grup, klik pengaturan, klik konten situs, lalu klik pengaturan situs.

  2. Di bawah administrasi kumpulan situs, klik pengaturan Deklarasi rekaman.

  3. Pada halaman pengaturan Deklarasi rekaman, jika Anda ingin menempatkan pembatasan pada apa yang bisa dilakukan pada item yang dideklarasikan sebagai rekaman, pilih salah satu opsi di bagian batasan catatan .

  4. Di bagian ketersediaan Deklarasi rekaman , pilih apakah Deklarasi catatan manual akan tersedia dalam daftar dan pustaka secara default. Jika Anda memilih opsi tidak tersedia di semua lokasi secara default, catatan hanya bisa dideklarasikan melalui kebijakan atau alur kerja.

  5. Di bagian peran Deklarasi , pilih peran yang bisa mendeklarasikan dan tidak mendeklarasikan rekaman secara manual.

  6. Pilih OK.

Mengonfigurasi pengaturan Deklarasi rekaman pada tingkat daftar atau pustaka

Anda dapat memiliki lebih banyak kontrol di mana item bisa dinyatakan sebagai rekaman dengan mengonfigurasi Deklarasi rekaman untuk daftar atau pustaka. Saat mengonfigurasi daftar atau pustaka untuk Deklarasi catatan, Anda bisa membuat item secara otomatis dideklarasikan sebagai rekaman ketika ditambahkan ke daftar atau pustaka.

  1. Dari daftar atau pustaka tempat Anda ingin mengonfigurasi pengaturan Deklarasi rekaman, klik tab pustaka atau Daftar di pita, lalu klik Pengaturan pustaka atau pengaturan daftar.

    Di SharePoint online, klik pengaturan Tombol Pengaturan Office 365 lalu klik Pengaturan Daftar atau pengaturan pustaka.

  2. Di bawah halaman pengaturan pustaka dokumen/daftar, di bawah izin dan manajemen, klik pengaturan Deklarasi rekaman.

  3. Di bagian ketersediaan Deklarasi rekaman manual , pilih:

  4. Apakah Anda ingin daftar atau pustaka menggunakan pengaturan Deklarasi rekaman default yang digunakan oleh kumpulan situs,

  5. Apakah pengguna harus selalu diperbolehkan untuk mendeklarasikan item secara manual sebagai rekaman untuk daftar atau pustaka, atau

  6. Apakah pengguna tidak dapat mendeklarasikan rekaman secara manual di dalam daftar atau pustaka.

  7. Di bagian Deklarasi otomatis , pilih kotak centang jika Anda ingin semua item yang ditambahkan ke daftar atau pustaka secara otomatis dideklarasikan sebagai rekaman.

  8. Klik OK.

Atas Halaman

Catatan:  Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda? Berikut adalah artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×