ID dokumen bisa membantu dengan manajemen dokumen atau rekaman. Aktifkan layanan ID Dokumen untuk di situs untuk menambahkan ID Dokumen ke setiap file di situs.
Dalam artikel ini
Gambaran Umum
ID Dokumen membantu Anda mengelola dokumen Anda dengan menyediakan cara yang mudah untuk melacak item terlepas dari lokasinya. Misalnya, jika kontrak hukum dipindahkan dari pustaka dokumen di satu situs ke pustaka dokumen di situs lain, kontrak akan mudah ditemukan berdasarkan ID Dokumennya. ID dokumen secara otomatis ditetapkan ke dokumen yang diunggah dan ID ini akan mengikuti item sepanjang siklus hidupnya. ID Dokumen juga bisa ditetapkan untuk Kumpulan Dokumen.
Saat layanan ID Dokumen pertama kali diaktifkan, dokumen baru dalam kumpulan situs akan secara otomatis ditetapkan ID baru. Pekerjaan timer dijadwalkan untuk menetapkan ID ke dokumen yang sudah ada dalam kumpulan situs.
Selain itu, saat layanan diaktifkan, kolom baru secara otomatis ditambahkan ke tipe konten Kumpulan Dokumen dan Dokumen. Kolom ID Dokumen menampilkan ID yang ditetapkan ke item.
Sebelum menggunakan fitur ID Dokumen di sistem manajemen konten, Anda harus mengaktifkannya terlebih dahulu untuk setiap kumpulan situs tempat dokumen Anda berada.
Memindahkan file dengan ID Dokumen
Dalam SharePoint ID Dokumen biasanya akan berpindah bersama file. Namun, ketika situs tujuan tidak mengaktifkan layanan ID Dokumen, dokumen tidak akan lagi memiliki ID Dokumen.
Untuk SharePoint Server satu-satunya cara untuk mempertahankan ID Dokumen di dalam situs adalah menggunakan halaman administratif Konten Situs dan Struktur di Pengaturan Situs saat memindahkan dokumen.
Menyalin file dengan ID Dokumen
Saat salinan file dibuat, ID Dokumen baru dibuat untuk salinan. Misalnya, file yang diunduh dari satu situs dan diunggah ke situs lain adalah salinan. Namun, ketika situs tujuan tidak mengaktifkan layanan ID Dokumen, salinan tidak akan memiliki ID Dokumen.
Mengaktifkan, memungkinkan, dan mengkonfigurasi ID Dokumen
Untuk menggunakan ID Dokumen terlebih dahulu untuk melacak dokumen atau rekaman, Anda harus mengikuti proses dua langkah:
Mengaktifkan fitur kumpulan situs ID Dokumen
Catatan: Untuk mengaktifkan fitur ID Dokumen, Anda harus menjadi administrator kumpulan situs.
-
Masuk ke kumpulan situs tingkat atas.
-
Pilih Pengaturan, lalu pilih Pengaturan situs.
-
Di bawah Administrasi Kumpulan Situs, pilih Fitur kumpulan situs.
-
Di samping Layanan ID Dokumen pilih Aktifkan. Label Aktif muncul di samping item dan fitur diaktifkan untuk kumpulan situs saat ini.
Mengaktifkan dan mengonfigurasi penggunaan ID Dokumen dalam kumpulan situs
Saat Anda mengaktifkan fitur ID Dokumen untuk kumpulan situs tertentu, semua dokumen dalam kumpulan situs akan secara otomatis diberi ID Dokumen. Ingatlah bahwa, bergantung pada jumlah dokumen yang ada di kumpulan situs Anda, proses ini bisa memakan waktu.
Catatan: Untuk mengaktifkan dan mengonfigurasi fitur ID Dokumen, Anda harus menjadi administrator kumpulan situs.
-
Masuk ke kumpulan situs tingkat atas.
-
Pilih Pengaturan, lalu pilih Pengaturan situs.
-
Di bawah Administrasi Kumpulan Situs, pilih Pengaturan ID Dokumen.
-
Pada halaman Pengaturan ID Dokumen , di bagian Tetapkan ID Dokumen , pastikan terdapat tanda centang dalam kotak centang Tetapkan ID Dokumen.
Catatan: Saat Anda mengaktifkan penetapan ID Dokumen untuk yang pertama dalam kumpulan situs, pesan akan muncul: Konfigurasi fitur ID Dokumen dijadwalkan untuk diselesaikan dengan proses otomatis. Ini berarti bahwa pekerjaan timer bertanggung jawab untuk menyelesaikan penetapan ID Dokumen ke semua dokumen dalam kumpulan situs. Waktu yang dibutuhkan proses ini tergantung pada jumlah dokumen di kumpulan situs Anda.
-
Untuk mengatur string karakter atau angka kustom yang ditambahkan secara otomatis ke awal setiap ID Dokumen, masukkan string di bawah Mulai ID dengan karakter berikut ini.
-
Pilih kotak centang Reset semua ID Dokumen… jika Anda ingin otomatis menambahkan awalan ke semua ID Dokumen yang sudah ada di kumpulan situs Anda.
-
Di bagian Lingkup Pencarian Pencarian ID Dokumen , pilih situs yang akan digunakan sebagai lingkup pencarian untuk pencarian ID.
-
Pilih OK.
Catatan: Seperti disebutkan di atas, ketika layanan ID Dokumen diaktifkan untuk kumpulan situs tertentu, kolom ditambahkan ke tipe konten Kumpulan Dokumen dan Dokumen sebagai tingkat kumpulan situs. Kolom ID Dokumen digunakan untuk menampilkan ID yang ditetapkan ke item.
