Mengatasi atau menghapus kontak duplikat

Jika Anda telah mengimpor kontak dari beberapa sumber atau mewarisi daftar kontak orang lain, Anda mungkin memiliki kontak duplikat yang disimpan di Outlook. Saat Anda mengimpor kontak baru dari sumber eksternal seperti iCloud atau Gmail, Outlook akan memeriksa duplikat dan memungkinkan Anda memilih apakah akan membuat catatan kontak baru (duplikat) atau menggabungkan kontak duplikat. Sayangnya, begitu Anda memiliki kontak duplikat di folder kontak Anda, tidak ada proses otomatis untuk menghapusnya. Namun, Anda bisa mengekspor semua kontak Anda ke sebuah file, lalu mengimpor kembali kontak ke dalam Outlook dan memanfaatkan fitur pemeriksaan duplikat bawaan. Jika Anda hanya memiliki beberapa kontak duplikat, Anda bisa mengurutkan daftar kontak Anda dan menghapusnya secara manual.

Menghapus kontak duplikat satu per satu

  1. Klik Orang.

    Pilih ikon Orang untuk melihat kontak Anda.

  2. Di Pita, dalam grup Tampilan Saat Ini, klik sudut kanan bawah kotak tampilan, lalu klik Telepon. Tampilan ini merupakan yang paling mudah digunakan untuk memindai daftar kontak dan melihat duplikatnya.

    Grup Tampilan Saat Ini pada tab Beranda

  3. Di daftar kontak Anda, tahan Ctrl dan klik setiap kontak yang ingin Anda hapus.

    Tahan CTRL dan klik setiap kontak yang ingin Anda hapus

  4. Setelah memilih semua duplikat, tekan Delete atauCtrl+D.

Menghapus kontak duplikat dalam jumlah besar menggunakan ekspor dan impor

Jika Anda memiliki sejumlah besar kontak duplikat, menghapus duplikat satu per satu dapat membosankan dan memakan waktu. Cara tercepat untuk menghapus sejumlah besar kontak duplikat adalah mengekspornya ke file, lalu mengimpornya ke folder baru. Untuk memanfaatkan fitur deteksi duplikat dalam Outlook impor Anda, gunakan langkah-langkah berikut ini

  1. Klik Orang.

    Pilih ikon Orang untuk melihat kontak Anda.

  2. Klik kanan folder Kontak saat ini, lalu pilih Folder Baru.

    Membuat folder kontak baru.
  3. Beri nama folder baru Anda, misalnya nama folder Duplicates.

  4. Klik kembali ke folder Kontak utama Anda.

  5. Tekan Ctrl+A untuk memilih semua kontak.

  6. Seret dan jatuhkan kontak Anda ke dalam folder Duplikat atau gunakan Ctrl+Shift+V untuk membuka dialog Pindahkan ke Folder dan pilih folder Duplikat Anda.

    Memindahkan kontak ke folder lain.
  7. Folder kontak utama Anda sekarang akan kosong.

  8. Pilih File > Buka & Ekspor > Impor/Ekspor.

    Catatan: Di Outlook 2010, pilih File > Buka > Ekspor, lalu langsung lompat ke langkah 10.

    Pilih Impor/Ekspor.
  9. Pilih Ekspor ke File.

  10. Pilih Comma Separated Values (Windows).

  11. Pilih folder Duplikat yang Anda buat di Langkah 3.

    Ekspor dari folder Duplikat Anda.
  12. Simpan file di suatu tempat Anda akan bisa menemukannya lagi.

  13. Klik Selesai.

Mengimpor kembali kontak Anda Outlook

  1. Pilih File > Buka & Ekspor > Impor/Ekspor.

    Catatan: Di Outlook 2010, pilih File > Buka > Impor, lalu langsung lompat ke langkah 3.

    Pilih Impor/Ekspor.
  2. Pilih Impor dari program atau file lain.

  3. Pilih Comma Separated Values (Windows).

  4. Telusuri untuk menemukan file yang Anda buat dalam prosedur di atas.

    Pilih file untuk diimpor.
  5. Pilih opsi Jangan impor item duplikat.

  6. Pilih folder kontak utama Anda sebagai folder tujuan. Ini adalah folder yang saat ini kosong.

  7. Pilih Selesai.

Salin kembali kontak dari folder Duplikat ke folder Kontak utama Anda

  1. Pilih folder Kontak duplikat.

  2. Klik sekali salah satu kontak di folder, lalu tekan Ctrl+A untuk memilih semua kontak.

  3. Memindahkan kontak yang dipilih ke folder Kontak utama. Anda dapat menyeret dan menjatuhkannya atau menekan Ctrl+Shift+V untuk menggunakan kotak dialog Pindahkan ke Folder.

  4. Setiap kali Outlook kontak duplikat, Anda akan melihat perintah dengan dua pilihan.

    • Pilih Tambahkan kontak baru jika kontak tersebut bukan duplikat.

    • Pilih Perbarui informasi kontak yang dipilih jika kontak merupakan duplikat.

    Setelah Anda membuat pilihan, pilih Perbarui. Jika Anda ingin mengulangi pilihan yang sama untuk semua kontak duplikat, pilih Perbarui Semua.

    Pilih apa yang ingin Anda lakukan dengan kontak duplikat.
  5. Saat proses pindahkan ke folder selesai, Anda bisa menghapus folder Duplikat.

Anda memiliki dua opsi untuk mengatasi kontak duplikat dalam kotak dialog Kontak Duplikat yang Terdeteksi:

Menambahkan duplikat sebagai kontak baru     Kontak baru akan ditambahkan ke folder Kontak Anda. Misalnya, jika Anda membuat kontak dengan nama Judy Lew, dan Anda sudah memiliki kontak dengan nama itu di folder Kontak, Anda akan memiliki dua kontak bernama Judy Lew. Untuk membedakan antara keduanya, Anda bisa menambahkan inisial tengah ke satu.

Tips: Menampilkan kontak Anda sebagai Kartu Nama Elektronik adalah pilihan tampilan yang bagus untuk melihat informasi yang cukup untuk membedakan kontak dengan nama duplikat.

Memperbarui informasi baru dari kontak duplikat ke kontak yang sudah ada    Outlook akan membandingkan semua bidang yang berisi data dalam duplikat dan kontak yang sudah ada dan menyalin data dari kontak duplikat ke dalam bidang apa pun di kontak yang sudah ada yang memiliki data yang berkonflik. Misalnya, jika Anda memiliki kontak bernama Judy Lew dengan nomor telepon 555-0112, dan Anda mendapatkan kontak duplikat dengan nomor telepon baru, Outlook akan menyalin nomor baru ke dalam bidang yang sesuai di kontak yang sudah ada dan membiarkan semua bidang lain sama.

Kategori warna yang Anda tetapkan untuk kontak baru dan teks di pesan dari kontak baru tidak akan disalin ke kontak yang sudah ada. Jika ingin menyalin informasi ini, Anda harus menyalinnya secara manual. Sertifikat dan link ke kontak pada tab Aktivitas akan disalin dari kontak duplikat dan ditambahkan ke kontak yang sudah ada tanpa mengganti informasi asli. Namun, link pada tab Aktivitas ke item selain kontak, seperti tugas dan janji, tidak akan disalin.

Setiap Outlook ingin memperbarui data dalam kontak, salinan kontak asli disimpan di folder Item Terhapus. Salinan ini dapat digunakan jika Anda perlu mengembalikan informasi ke kontak asli.

Jika Anda mengimpor kontak ke dalam Outlook dengan menggunakan nama atau alamat email yang sama yang sudah ada di folder Kontak, dan Anda memilih opsi Perbolehkan duplikat dibuat dalam Panduan Impor dan Ekspor, Anda mungkin memiliki duplikat yang tidak diinginkan dari beberapa atau semua kontak yang Anda impor.

Menghapus kontak duplikat yang tidak diinginkan merupakan proses manual, namun berikut cara termudah untuk melakukannya.

  1. Di Kontak, pilih folder kontak yang memiliki kontak duplikat.

  2. Di bagian Panel Navigasi, di bawah Tampilan Saat Ini,Telepon Daftar. Ini adalah tampilan terbaik untuk memindai daftar kontak Anda dan melihat kontak duplikat. Sekarang Anda bisa mengurutkan daftar menurut tanggal diubah dan mengelompokkan duplikat bersama-sama.

  3. Pada menu Tampilan, arahkan ke Tampilan Saat Ini, lalu klik Kustomisasi Tampilan Saat Ini.

  4. Klik Bidang,pilih Diubah dalam daftar Bidang yang tersedia, lalu klik Tambahkan.

  5. Klik Pindah ke Atas hingga Diubah berada di bagian atas daftar Tampilkan bidang ini dalam urutan ini.

  6. Klik OK dua kali.

  7. Dalam daftar kontak, tahan CTRL saat Anda memilih setiap kontak duplikat.

  8. Setelah memilih semua kontak duplikat, tekan DELETE.

Catatan: Jika Anda tidak ingin kontak duplikat saat Anda mengimpor kontak ke Outlook, pilih opsi Jangan impor duplikat atau opsi Ganti duplikat dengan item yang diimpor dalam Panduan Impor dan Ekspor.

  • Jangan impor duplikat Data yang sudah ada akan disimpan, dan informasi duplikat di File Folder Pribadi (.pst) tidak disalin ke folder Kontak.

  • Ganti duplikat dengan item yang diimpor Data yang sudah ada di folder Kontak diganti dengan informasi dalam file .pst yang sedang diimpor.

Jika Anda menyimpan banyak kontak ke Outlook otomatis, prosesnya bisa lebih cepat jika Anda tidak menggunakan fitur deteksi duplikat. Untuk menonaktifkan fitur ini, lakukan hal berikut:

  1. Pada menu Alat, klik Opsi.

  2. Klik Opsi Kontak,lalu kosongkan kotak centang Periksa kontak duplikat.

Perlu bantuan lainnya?

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

×