Mengelola akses di OneDrive (kantor atau sekolah)

Sosial

Bagian ini memperlihatkan pengguna yang memiliki akses ke item Anda. Orang dapat memiliki akses melalui berbagai cara, termasuk: 

• Seseorang berbagi tautan dengan seseorang.

• Seseorang mengklik tautan berbagi yang sesuai untuk mereka (misalnya anggota organisasi Anda mengklik tautan yang hanya berfungsi untuk orang-orang di organisasi Anda)

• Seseorang diberi akses langsung.

Detail orang

"Ringkasan akses" adalah ringkasan tentang apa yang dapat dilakukan seseorang dengan file atau folder dan memperlihatkan tingkat akses tertinggi yang mungkin telah diberikan seseorang. 

"Cara orang ini memiliki akses" memperlihatkan berbagai cara seseorang mungkin telah mendapatkan akses ke file atau folder. Pengecualian termasuk jika mereka adalah bagian dari grup dengan akses, atau jika orang tersebut memiliki akses ke tautan ke folder yang berisi item tertentu ini – informasi ini tidak akan muncul di bagian ini. Silakan periksa tampilan "Grup" atau "Tautan" untuk melihat apakah salah satu skenario mungkin memberikan akses tambahan kepada seseorang. 

Akses Langsung 

Pengguna muncul di Akses Langsung saat mereka tercantum secara langsung pada izin item, atau ACL (Daftar Access Control). Cara paling umum bagi pengguna untuk diberi akses langsung adalah melalui "Berikan Akses" atau melalui halaman izin tingkat lanjut. Ketika pengguna memiliki akses langsung, Anda bisa mengubah tingkat akses mereka secara langsung dengan mengubah izin atau menghapusnya sepenuhnya. 

Mengubah izin

Memutakhirkan akses seseorang dari "tampilkan saja" ke "edit": Ada dua cara untuk memutakhirkan akses seseorang ke item.

1. Bagikan tautan baru dengan mereka dengan akses edit.

2. Beri mereka akses langsung untuk mengedit.

Menurunkan akses seseorang dari "edit" ke "tampilkan saja": Tergantung pada cara akses yang dimiliki pengguna, menurunkan akses mereka mungkin akan mengambil langkah-langkah lebih banyak.

Jika pengguna memiliki akses edit melalui tautan orang tertentu, Anda memiliki dua opsi:

1. Hapus pengguna dari tautan dan bagikan tautan baru yang hanya memungkinkan akses tampilan.

2. Hapus tautan secara bersamaan dan bagikan tautan baru yang hanya memungkinkan akses tampilan. Dalam kasus di mana orang lain memiliki akses ke tautan, Anda mungkin atau mungkin tidak ingin berbagi tautan baru dengan mereka juga, memberi mereka akses yang ingin Anda berikan.

Jika pengguna memiliki akses edit melalui tautan yang dapat dibagikan perusahaan, hanya ada satu opsi.

1. Tautan yang dapat dibagikan perusahaan akan memberikan akses kepada siapa pun di perusahaan yang diberi tautan, sehingga Anda tidak dapat menghapus atau memblokir rekan kerja mengakses item melalui jenis tautan ini. Untuk menurunkan aksesnya, Anda harus menghapus tautan dan berbagi tautan baru yang hanya memungkinkan akses tampilan. Dalam kasus di mana orang lain memiliki akses ke tautan, Anda mungkin atau mungkin tidak ingin berbagi tautan baru dengan mereka juga, memberi mereka akses, yang ingin Anda berikan.

Grup

Jika Anda berbagi file atau folder dengan grup, grup akan muncul di bagian ini. Anggota grup tidak akan muncul dalam tampilan 'Orang' (daftar orang) kecuali mereka telah diberi akses terpisah dari grup. 

Mengubah izin untuk grup mengikuti langkah-langkah yang sama seperti yang mereka lakukan untuk orang-orang. 

Tautan

Tipe tautan: 

• Tautan perusahaan yang dapat dibagikan

• Tautan orang tertentu

• Siapa pun dengan tautan ini

• Orang dengan akses yang sudah ada

Biasanya, pengaturan tautan mungkin tidak diubah setelah tautan dibuat dan dibagikan. Jika ingin mengubah pengaturan tautan, Anda harus menghapus tautan dan membuat tautan baru dengan pengaturan yang diinginkan. Untuk mempelajari selengkapnya tentang berbagi dan tipe tautan, buka di sini: Berbagi file dan folder OneDrive.

Tautan untuk folder bersama  

• Item yang Anda kelola aksesnya mungkin terletak di folder yang dibagikan dengan audiens berbeda dari item yang dibagikan dengannya. Dalam hal ini, orang-orang yang memiliki akses ke folder apa pun yang berisi item, menurut alam, sekarang akan memiliki akses ke item itu sendiri.

• Jika item itu sendiri tidak dibagikan secara langsung dengan siapa pun yang memiliki akses ke folder apa pun yang berisi item, orang-orang tersebut tidak akan yakin dalam tampilan "Orang" pengalaman Kelola Akses untuk item individual.

• Tautan untuk folder muncul dalam pengalaman Kelola Akses untuk item individual yang ada dalam folder dan mungkin dihapus dalam pengalaman ini.

  Catatan: Menghapus tautan akan menghapus akses ke folder dan semua item dalam folder untuk semua orang yang menggunakan tautan ini.

Berikan akses 

1. Memberi seseorang akses langsung ke item tidak melibatkan tautan atau pengaturan berbagi. Saat seseorang memiliki akses langsung, Anda bisa mengubah tingkat akses mereka di Kelola akses dengan mengubah izin atau menghapus akses mereka sepenuhnya.

2. Pilih Bagikan.

3. Di sudut kiri bawah, pilih salah satu gambar profil atau ikon inisial, atau kunci jika Anda belum membagikan item untuk membuka Kelola akses.

4. Di sudut kanan atas, pilih ikon Berikan akses .
   

5. Tambahkan nama, grup, atau email.
   

   Catatan: Anda dapat menambahkan grup SharePoint yang tidak memiliki email terkait, tetapi opsi untuk memberi tahu mereka tidak akan tersedia. 

6. Untuk memperbarui tingkat izin orang ini, di sebelah kanan area Nama, grup, atau email , pilih ikon izin (misalnya: ikon edit atau ikon tampilan ).

7. Pilih tipe izin yang ingin Anda berikan kepada orang ini untuk item ini. Pelajari selengkapnya tentang tingkat akses.

8. Secara opsional, untuk memberi tahu orang yang berbagi dengan Anda, pilih kotak centang Beri tahu orang . Saat dipilih, orang-orang yang berbagi dengan Anda akan mendapatkan email otomatis dari Anda untuk memberi tahu mereka bahwa mereka memiliki akses.

9. Pilih Berikan akses.

Email pemberitahuan untuk berbagi tautan

Jika Anda berbagi dokumen dari OneDrive dengan orang lain, akan sangat membantu jika mereka telah melakukan beberapa tindakan pada file tersebut. Anda tidak ingin harus terus-menerus memeriksa file dengan harapan Anda bisa melihat perubahan. 

Untuk menerima pemberitahuan email saat tautan yang Anda kirim diklik, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Buka Kelola Akses di bawah tab Link.

2. Klik ikon geriga di samping tipe tautan "Orang Anda tentukan".

3. Tambahkan penerima di bagian "Tentukan orang untuk tautan ini" dan klik "Terapkan". Penerima akan menerima pemberitahuan email secara otomatis. Setelah mereka membuka file, Anda akan menerima email konfirmasi bahwa mereka telah berhasil membuka file.

Jika tautan "Orang Anda tentukan" belum dibuat sebelumnya, ikuti langkah-langkah untuk membuat tautan "Orang yang Anda pilih", seperti yang dijelaskan dalam artikel:Berbagi file, folder, dan item daftar.​​​​​​​