Mengelola beberapa paket dengan portofolio dalam Microsoft Planner

Portofolio dalam Microsoft Planner menyediakan cara yang hebat untuk melacak hasil akhir kunci dan tonggak pencapaian di beberapa paket. Dengan portofolio dalam Planner, Anda bisa memantau detail rencana penting, seperti persentase selesai dan status, memberi Anda wawasan yang lebih mendalam tentang kemajuan proyek. Selain itu, karena portofolio disertakan langsung ke aplikasi Planner, Anda dapat mengelola tugas, rencana, dan portofolio dengan lancar di satu tempat, baik saat bekerja di Planner untuk web maupun di Microsoft Teams.

Untuk membantu Anda tetap terorganisir dan mengontrol rencana Anda dengan pengalaman manajemen proyek terpadu, panduan ini akan memandu Anda melalui cara:

Membuat portofolio di Planner
Menambahkan paket ke portofolio
Menyusun tampilan peta strategi
Berbagi portofolio untuk kolaborasi yang mulus

Membuat portofolio di Planner

Untuk memulai, buka Planner di Teams atau buka planner.cloud.microsoft untuk mengakses Planner langsung dari browser Anda. Jika Anda memiliki lisensi Planner dan Project Paket 3 atur Planner dan Project Paket 5, Anda akan melihat tab Portofolio Saya di panel navigasi kiri, tepat di bawah Hari Saya, Tugas Saya, dan Paket Saya.

Lalu, ikuti langkah-langkah di bawah ini:

Pilih tab Portofolio Saya , lalu pilih tombol + Portofolio baru di sudut kanan atas.
Masukkan nama yang bermakna untuk portofolio Anda.
Jika Ingin berbagi portofolio dengan grup yang sudah ada, pilih grup yang sesuai dari menu menurun, lalu pilih Buat.

Tips: Atau, Anda dapat menggunakan menu menurun di samping tombol + Paket baru di bagian bawah panel navigasi kiri, lalu pilih Portofolio.

Setelah portofolio dibuat, Anda dapat mulai menambahkan rencana dan melacak kemajuan secara efisien.

Menambahkan paket ke portofolio

Untuk menambahkan paket ke portofolio Anda, gunakan langkah-langkah berikut:

Navigasikan ke tab Rencana dalam portofolio yang baru dibuat.
Pilih tombol + Tambahkan Paket untuk menampilkan daftar semua paket premium yang tersedia untuk Anda—termasuk paket yang telah Anda buat dan paket yang dibagikan dengan Anda.
Pilih nama paket yang ingin Anda tambahkan.
Pilih Sambungkan untuk menautkan paket ke portofolio Anda. Tindakan ini menyiapkan alur terjadwal agar data portofolio Anda tetap terkini.

Catatan: Portofolio memberi Anda tampilan terkonsolidasi dari semua rencana dan tugas premium Anda; paket dasar saat ini tidak didukung. Selain itu, menyambungkan ke proyek Azure DevOps (ADO) dan proyek Project Online tidak didukung.

Setelah rencana ditambahkan, atribut kunci akan ditampilkan, termasuk:

Manajer Proyek
Kemajuan (persentama selesai)
Tanggal mulai
Tanggal selesai

Bidang ini hanya ditampilkan dalam portofolio dan tidak dapat diedit. Namun, Anda dapat mengatur bidang Status secara manual untuk melacak kemajuan menggunakan opsi berikut: Tidak dimulai, On track, Berisiko, Tidak aktif, dan Tertutup.

Cuplikan layar Planner di Teams menampilkan daftar rencana yang ditambahkan ke portofolio baru.

Menyusun tampilan peta strategi

Jika Anda ingin menampilkan portofolio paket dan tugas terkaitnya sebagai garis waktu visual, pilih tab Peta strategi. Setiap paket yang telah Anda tambahkan ke portofolio akan muncul secara otomatis sebagai baris yang berbeda dalam tampilan peta strategi.

Cuplikan layar Planner di Teams menampilkan tampilan garis waktu rencana (dan tugasnya) yang ditambahkan ke portofolio baru.

Jika anda sudah terbiasa dengan fitur Roadmap di Project untuk web, tampilan Roadmap di Planner berbagi banyak fitur yang sama atau serupa, seperti kemampuan untuk:

Menambahkan tugas ke peta strategi
Menambahkan tanggal kunci untuk melacak tonggak pencapaian
Memperbarui status tugas individual
Mengedit detail baris paket
Mengkustomisasi tampilan peta

Menambahkan tugas ke peta strategi

Untuk menambahkan tugas tertentu ke peta dan melacak tugas tersebut dalam rencana dengan lebih baik:

Pilih rencana, lalu pilih tombol Tambahkan item baris di header.
Di panel sisi Perbarui item , Anda akan melihat daftar semua tugas dalam rencana Anda. Pilih tugas yang ingin Anda lacak.
Pilih Perbarui untuk menambahkan tugas ini ke baris rencana terkait dalam peta strategi.

Menambahkan tanggal kunci untuk melacak tonggak pencapaian

Dalam tampilan Roadmap, Anda juga dapat menambahkan tanggal penting untuk membantu melacak tonggak penting. Untuk melakukannya, pilih Tambahkan tanggal kunci di header tab Peta, lalu masukkan detail yang relevan.

Memperbarui status tugas individual

Untuk memperbarui status tugas individual Anda secara manual:

Pilih fase tugas dalam tampilan peta jalan.
Edit detail fase dalam pop-up yang dihasilkan. Di sini, Anda dapat memilih dari opsi berikut: Tidak diatur, Sesuai rencana, Berisiko tinggi, dan Selesai.

Mengedit detail baris paket

Pilih nama rencana untuk memperbarui detail, seperti Nama rencana, Pemilik, dan Item baris. Anda juga akan melihat opsi untuk Merefresh data paket dan mengakses tautan Rencanakan.

Mengkustomisasi tampilan peta

Anda juga dapat mengkustomisasi tampilan peta strategi menggunakan opsi di sudut kanan atas tab Peta. Opsi ini mencakup:

Mengubah zoom garis waktu
Memfilter menurut pemilik
Melompat ke tanggal tertentu

Berbagi portofolio untuk kolaborasi yang mulus

Untuk berbagi portofolio dengan rekan kerja, pilih Tampilkan dan tambahkan anggota di sudut kanan atas header Portofolio. Dari sini, Anda bisa membuat grup baru untuk berbagi Portofolio dengan atau menambahkan grup yang sudah ada.

Cuplikan layar Planner di Teams menampilkan tampilan Rencana untuk Portofolio Saya dengan jendela Undang anggota yang terbuka di tengah.

Kelola akses

Portofolio dalam Planner menggunakan Grup Microsoft 365 untuk izin. Sebagai pemilik grup, Anda bisa menambahkan atau menghapus anggota dan mengontrol akses berdasarkan tipe lisensi mereka:

Pengguna dengan lisensi Planner dan Project Paket 3 atau Planner dan Project Paket 5 dapat mengedit portofolio.
Pengguna dengan Planner di Microsoft 365 atau lisensi Planner Paket 1 dapat melihat portofolio yang dibagikan dengan mereka dalam mode baca-saja, tetapi tidak dapat mengedit portofolio.