Jika Anda adalah SharePoint, Anda mungkin perlu mengelola akses kedaluwarsa untuk tamu yang memiliki akses ke konten di situs Anda. Jika administrator Telah menetapkan waktu kedaluwarsa untuk akses tamu, setiap tamu yang Anda undang ke situs atau orang yang Anda undang untuk berbagi file dan folder individu akan diberi akses selama beberapa hari. Jika Anda ingin agar mereka terus memiliki akses, Anda harus memperluas akses mereka secara teratur.
Ketika tamu mendekati tanggal kedaluwarsanya, akan muncul banner di situs yang akan memberi tahu Anda. Administrator kumpulan situs akan menerima pemberitahuan email sekali per minggu yang menginformasikan tentang semua tamu yang akan kedaluwarsa dalam 2 hingga 3 minggu ke depan.
Catatan:
-
Saat ini, fitur ini tersedia bagi semua penyewa.
-
Administrator kumpulan situs akan menerima pemberitahuan email sekali per minggu yang menginformasikan tentang semua tamu yang akan kedaluwarsa dalam 2 hingga 3 minggu ke depan.
-
Banner akan muncul 2 hingga 3 minggu sebelum tanggal kedaluwarsa tamu dan hanya akan ditampilkan di aplikasi web. Banner tidak ditampilkan di aplikasi seluler.
Cara kerja kebijakan kedaluwarsa tamu
Keanggotaan tamu berlaku di tingkat Microsoft 365 grup, oleh karena itu tamu yang memiliki izin untuk menampilkan situs SharePoint atau menggunakan tautan berbagi mungkin juga memiliki akses ke tim Microsoft Teams atau grup keamanan. Oleh karena itu, SharePoint tautan berbagi atau situs kedaluwarsa, beberapa pengguna tamu mungkin masih memiliki akses ke grup Tim atau keamanan di tempat lain.
Kebijakan kedaluwarsa tamu hanya berlaku untuk tamu yang menggunakan link berbagi atau tamu yang memiliki izin langsung ke situs SharePoint setelah kebijakan tamu diaktifkan. Kebijakan tamu tidak berlaku untuk pengguna tamu yang memiliki izin atau akses yang sudah ada sebelumnya melalui link berbagi sebelum kebijakan kedaluwarsa tamu diterapkan.
Kebijakan kedaluwarsa pengguna tamu hanya berlaku untuk pengguna tamu. Kedaluwarsa pengguna standar dapat diatur secara manual pada setiap pengguna dalam kumpulan situs, dan setiap pengguna dengan nilai kedaluwarsa akan dihapus ketika kedaluwarsa kedaluwarsa kecuali jika mereka admin situs, dalam hal kedaluwarsa akan ditunda hingga kedaluwarsa mereka tidak lagi menjadi admin situs, atau nilai kedaluwarsa dibersihkan untuk mereka.
Memperluas akses untuk tamu
Ketika tamu mendekati masa kedaluwarsa, Anda bisa memperbarui akses mereka. Akses mereka akan diperpanjang selama jumlah hari yang telah dikonfigurasi administrator Anda.
-
Di situs, klik Pengaturan, lalu pilih Izin situs.
-
Di bawah Kedaluwarsa Tamu, pilih Kelola.
-
Di halaman Kedaluwarsa Akses, pilih pengguna yang ingin Anda perpanjang dan pilih Perpanjang.
-
Pada kotak dialog konfirmasi, pilih Ya, perpanjang.
Catatan:
-
Jika admin situs telah menonaktifkan kedaluwarsa tamu setelah tanggal kedaluwarsa ditetapkan, Anda akan melihat opsi untuk menghapus tanggal kedaluwarsa dari tamu Anda, yang memungkinkan mereka untuk memiliki akses ke situs secara tak terbatas.
-
Memperluas akses tamu akan berlaku ke semua akses mereka di situs. Jika hanya ingin seorang tamu memiliki akses ke subkumpulan sumber daya situs, Anda harus menghapus aksesnya dari item tersebut secara manual sebelum atau sesudah ekstensi.
Menghapus akses untuk tamu
Anda dapat menghapus akses dari tamu sebelum akses mereka kedaluwarsa.
-
Di situs, pilih Pengaturan, lalu pilih Izin situs.
-
Di bawah Kedaluwarsa Tamu, pilih Kelola.
-
Di halaman Kedaluwarsa Akses, pilih pengguna yang aksesnya ingin Anda hapus, lalu pilih Hapus akses.
-
Pada kotak dialog konfirmasi, pilih Ya, hapus.
Tanya Jawab Umum kedaluwarsa tamu
T: Apa yang terjadi pada berbagi link saat akses tamu kedaluwarsa?
A: Akses tamu dikelola pada tingkat pengguna daripada pada tingkat tautan berbagi atau dokumen. Untuk alasan ini, berbagi link tidak pernah dinonaktifkan, dan sebagai gantinya pengguna tamu kehilangan akses begitu kredensial tamu mereka kedaluwarsa. Untuk mencegah tamu kehilangan akses ke link dokumen yang sebelumnya dibagikan dengan mereka, administrator harus memperluas akses tamu individual.
T:Apakah Azure Active Directory (AAD) diubah dengan cara apa pun yang memerlukan pengaturan Multi-Factor Authentication (MFA) agar diterapkan kembali saat akses tamu kedaluwarsa untuk situs SharePoint baru?
A: Tidak, akses tamu kedaluwarsa untuk SharePoint tamu tidak akan mengubah akun tamu di AAD.
T: Apa yang terjadi ketika akun pengguna tamu dihapus dari Direktori Aktif (AD)?
A: Kedaluwarsa tamu berbeda dengan menonaktifkan atau menghapus akun di AD. Ketika akun dinonaktifkan, pengguna tidak bisa lagi masuk dan ketika akun yang dihapus tidak lagi ada.
T: Bisakah saya berbagi link dengan tanggal kedaluwarsa yang telah ditentukan sebelumnya dan bukan mengandalkan kedaluwarsa tamu?
A: Tidak, bukan hari ini.
T: Apakah kebijakan kedaluwarsa tamu yang diperbarui di Juli 2021 berlaku untuk akun tamu yang dibuat sebelum Juli 2021?
A: Kedaluwarsa hanya diterapkan pada pengguna tamu yang ditambahkan ke kumpulan situs SETELAH admin mengaktifkan kebijakan (kapan pun hal tersebut terjadi).
T: Berapa lama banner pemberitahuan kedaluwarsa tamu akan ditampilkan di situs?
A: Banner akan muncul selama 2 hingga 3 minggu sebelum tanggal kedaluwarsa akses tamu.
