Ringkasan: Putuskan pendekatan manajemen rekaman mana yang dipilih SharePoint Server 2013.
Dalam SharePoint Anda bisa mengelola catatan dalam arsip, atau Anda bisa mengelola catatan di penyimpanan dokumen yang sama seperti dokumen aktif. Dengan menggunakan SharePoint di tempat, ketika Anda mendeklarasikan bahwa sebuah dokumen telah menjadi rekaman, rekaman itu tetap berada di tempatnya, SharePoint sekarang mengelolanya sebagai rekaman. Misalnya, sebuah dokumen mungkin mendapatkan kebijakan penyimpanan yang berbeda ketika dideklarasikan sebagai rekaman, atau pengguna mungkin tidak bisa mengeditnya.
Pendekatan hibrid juga dimungkinkan. Misalnya, Anda dapat menyimpan catatan di tempatnya dengan dokumen aktif selama dua tahun, lalu memindahkan catatan ke arsip catatan saat sebuah proyek selesai.
Saat Anda memikirkan apakah akan mengelola catatan di situs Pusat Rekaman terpisah atau pada situs kolaborasi yang sama tempat dokumen tersebut dibuat, pertimbangkan pertanyaan berikut:
-
Apakah tata kelola situs kolaborasi yang tepat untuk mengelola catatan? Apakah industri Anda tunduk pada persyaratan peraturan bahwa catatan mandat dipisahkan dari dokumen aktif? Sebaiknya administrator situs kolaborasi dipercaya untuk mengelola situs yang berisi catatan? Anda mungkin ingin menyimpan catatan di situs yang menggunakan akses lebih terbatas daripada situs kolaborasi, atau di situs yang dicadangkan pada jadwal yang berbeda.
-
Berapa lama situs kolaborasi akan digunakan? Jika rekaman harus disimpan lebih lama dari proyek yang sedang berlangsung, memilih strategi manajemen rekaman di tempat berarti Anda harus mempertahankan situs kolaborasi bahkan setelah tidak lagi digunakan.
-
Apakah anggota proyek memerlukan akses yang sering ke dokumen setelah dokumen telah menjadi catatan? Jika Anda menggunakan pendekatan di tempat, anggota proyek bisa mengakses dokumen dengan cara yang sama terlepas dari apakah dokumen aktif atau merupakan catatan.
-
Apakah manajer catatan di organisasi Anda hanya bertanggung jawab atas catatan, atau apakah mereka bertanggung jawab atas semua informasi, terlepas dari apakah catatan itu aktif atau catatan? Jika manajer catatan bertanggung jawab hanya untuk catatan resmi, memiliki situs Pusat Rekaman terpisah mungkin lebih mudah bagi mereka.
Tabel berikut ini menjelaskan perbedaan antara apa yang bisa Anda lakukan dengan catatan di pusat catatan dan dengan catatan yang dikelola di tempat dalam situs kolaborasi. Perbedaan disajikan dari sudut pandang manajer rekaman dan karyawan yang berkolaborasi pada sebuah tim proyek.
|
Factor |
Arsip rekaman |
Catatan di tempat |
|---|---|---|
|
Mengelola penyimpanan rekaman |
Pengatur konten secara otomatis menempatkan catatan baru di folder yang benar dalam rencana file arsip, berdasarkan metadata. |
Mungkin terdapat kebijakan berbeda untuk catatan dan dokumen aktif berdasarkan tipe konten atau lokasi saat ini. |
|
Membatasi pengguna mana yang bisa menampilkan rekaman |
Ya. Arsip menentukan izin untuk catatan tersebut. |
Tidak. Izin tidak berubah saat dokumen menjadi rekaman. Namun, Anda bisa membatasi pengguna mana yang bisa mengedit dan menghapus catatan. |
|
Kemudahan menemukan rekaman (untuk manajer rekaman) |
Lebih mudah. Semua rekaman berada di satu lokasi. |
Lebih sulit. Rekaman tersebar di beberapa situs kolaborasi. |
|
Mempertahankan semua versi dokumen sebagai rekaman |
Pengguna harus secara eksplisit mengirimkan setiap versi dokumen ke arsip. |
Otomatis, dengan asumsi pembuatan versi diaktifkan. |
|
Kemudahan mencari informasi (untuk rekan kerja tim) |
Lebih sulit, meskipun link ke dokumen bisa ditambahkan ke situs kolaborasi saat dokumen menjadi catatan. |
Lebih mudah. |
|
Situs kolaborasi yang berantakan |
Situs kolaborasi hanya berisi dokumen aktif. |
Situs kolaborasi berisi dokumen (catatan) aktif dan tidak aktif, meskipun Anda bisa membuat tampilan untuk menampilkan catatan saja. |
|
Kemampuan untuk mengaudit catatan |
Ya. |
Depend on audit policy of the collaboration site. |
|
Keamanan administratif |
Manajer rekaman dapat mengelola arsip rekaman. |
Administrator situs kolaborasi memiliki izin untuk mengelola catatan dan dokumen aktif. |
Tabel berikut menguraikan perbedaan di antara dua pendekatan manajemen rekaman yang mungkin mempengaruhi cara Anda mengelola sumber daya IT.
|
Factor |
Arsip rekaman |
Catatan di tempat |
|---|---|---|
|
Jumlah situs untuk dikelola |
Situs lainnya. Artinya, ada arsip terpisah selain situs kolaborasi. |
Situs yang lebih sedikit. |
|
Skalabilitas |
Meredakan tekanan ukuran database pada situs kolaborasi. |
Ukuran maksimum kumpulan situs tercapai lebih cepat. |
|
Kemudahan administrasi |
Situs atau farm terpisah untuk catatan. |
Tidak ada pekerjaan penyediaan situs tambahan selain yang sudah diperlukan untuk situs yang memiliki dokumen aktif. |
|
Penyimpanan |
Dapat menyimpan catatan di media penyimpanan yang berbeda. |
Dokumen aktif dan catatan yang disimpan bersama-sama. |
