Artikel ini menguraikan komponen web FAQ yang didukung oleh Microsoft 365 Copilot (Pratinjau Publik) yang dapat Anda gunakan untuk menyusun dan mengelola FAQ di SharePoint dengan keunggulan Microsoft 365 Copilot.
Gambaran Umum
Apa itu komponen web FAQ di SharePoint?
Komponen web FAQ adalah fitur yang didukung AI yang membantu pemilik konten SharePoint membuat dan mengelola bagian Tanya Jawab Umum terkini di halaman dan berita SharePoint mereka. Ini membantu penulis dalam perjalanan pembuatan, kurasi, dan perbaikan Tanya Jawab Umum dengan memanfaatkan sumber dasar (seperti Word, PowerPoint, PDF, Loop dan Rapat Teams) untuk menghasilkan kategori, pertanyaan, dan jawaban yang relevan.
Pada tingkat tinggi, fitur ini mengambil konten terstruktur dan tidak terstruktur sebagai input, menerapkan pemrosesan berbasis AI untuk mengekstrak dan menyarankan entri FAQ yang bermakna, dan menghasilkan bagian FAQ tertata dan dikategorikan sebagai output. Penulis dapat memperbaiki entri ini secara manual, memastikan konten berkualitas tinggi dan tepercaya.
Apa yang bisa dilakukan komponen web Tanya Jawab Umum?
Komponen web FAQ menawarkan beberapa kapabilitas:
-
AI-Assisted Pembuatan FAQ: Menghasilkan kategori, pertanyaan, dan jawaban Tanya Jawab Umum secara otomatis berdasarkan file yang dipilih.
-
Pengeditan Loop manusia: Penulis konten dapat meninjau, mengedit, menghapus, dan mengurus ulang kategori, pertanyaan dan jawaban sebelum menerbitkan halaman.
-
Multi-Source Grounding: Mendukung beberapa tipe konten (Word, PowerPoint, PDF, Loop, dan Rapat Teams) untuk meningkatkan akurasi dan relevansi.
-
Opsi Tampilan yang Dapat Dikonfigurasi: Mendukung tata letak yang berbeda (Chevron, Plus/Minus) dan memungkinkan pengguna untuk mengkustomisasi perilaku ekspansi.
Apa saja persyaratan lisensi Copilot untuk fitur ini?
- Pemirsa: Tidak ada lisensi Copilot diperlukan.
- Creators & Editors: Lisensi Microsoft 365 Copilot diperlukan untuk membuat dan mengedit komponen web FAQ.
Mari kita lihat lebih dekat bagaimana pengalaman baru ini menyederhanakan dan menyempurnakan pembuatan FAQ di SharePoint.
Apa itu penggunaan komponen web tanya jawab umum?
Komponen web FAQ dirancang untuk membantu organisasi menghasilkan bagian Tanya Jawab Umum yang akurat dan mudah diakses di halaman SharePoint mereka.
Kasus penggunaan kunci meliputi:
Acara - Misalnya: Detail acara, jadwal, dan logistik
-
Ringkas detail acara untuk konferensi, pelatihan, atau rapat berskala perusahaan yang akan datang.
-
Menyediakan jadwal, bio pembicara, gambaran umum sesi, dan informasi logistik untuk peserta.
-
Atasi pertanyaan umum peserta sebelum acara untuk mengurangi pertanyaan berulang.
Produk - Misalnya: Pengumuman produk, pembaruan fitur, dan panduan pengguna
-
Buat FAQ peluncuran produk secara langsung dari dek pengarahan, catatan rilis, atau dokumentasi teknis.
-
Mendukung pengaktifan penjualan internal atau portal yang dihadapi pelanggan dengan informasi produk terkini.
-
Buat panduan fitur dan FAQ pemecahan masalah untuk meningkatkan penerapan pengguna dan mengurangi tiket dukungan.
Kebijakan - Misalnya: SDM, TI, kepatuhan, dan kebijakan operasi standar
-
Buat FAQ kebijakan SDM untuk topik seperti cuti, manfaat, onboarding, dan pekerjaan hibrid.
-
Buat FAQ layanan mandiri TI untuk memandu karyawan dalam penyiapan perangkat lunak, protokol keamanan, dan pemecahan masalah perangkat.
-
Prosedur kepatuhan dokumen, kebijakan perusahaan, dan panduan operasional untuk memastikan konsistensi.
Menambahkan komponen web FAQ ke halaman SharePoint
Langkah 1: Menyisipkan komponen web Tanya Jawab Umum
-
Buka Kotak Alat di kanvas atau di Panel Konten.
-
Cari "FAQ" di bawah kategori AI.
-
Klik untuk menambahkan komponen web Tanya Jawab Umum ke halaman Anda.
Langkah 2: Menyiapkan komponen web Tanya Jawab Umum
Setelah komponen web FAQ ditambahkan, konfigurasikan menggunakan Panel Konten:
-
Pilih File Sumber Anda - Klik 'Add+' untuk memilih file dasar. Anda bisa memilih beberapa file (tipe yang didukung: Word, PowerPoint, PDF, Loop, Rapat). Tipe file lainnya akan didukung di masa mendatang.
Pilih Tujuan Tanya Jawab Umum - Pilih tipe TANYA JAWAB UMUM yang paling relevan dari opsi berikut:
-
Acara – untuk FAQ yang terkait dengan detail acara, jadwal, logistik, dll.
-
Produk – untuk pengumuman produk, pembaruan fitur, panduan pengguna, dll.
-
Kebijakan – untuk kebijakan HR, TI, kepatuhan, dan operasi standar, dll.
-
Lainnya – untuk tipe Tanya Jawab Umum lainnya.
(Opsional) Berikan Detail Tambahan - Tambahkan tujuan apa pun, audiens target, atau detail utama dalam bidang yang disediakan. Ini membantu AI lebih memahami dan menghasilkan FAQ yang relevan untuk memenuhi kebutuhan Anda.
Buat FAQ Anda - Setelah penyiapan selesai, klik 'Mulai' untuk membuat konten FAQ.
Langkah 3: Persempit dan Atur Kategori
Setelah AI menghasilkan kategori Tanya Jawab Umum awal di kanvas, Anda dapat:
-
Persempit kategori secara manual agar lebih selaras dengan konten Anda.
-
Tambahkan kategori baru jika diperlukan.
-
Hapus kategori yang tidak diinginkan agar FAQ Anda tetap fokus.
-
Urutkan ulang kategori ke urutan pilihan Anda.
Setelah Puas dengan penyiapan kategori, klik 'Draf pertanyaan' untuk melanjutkan.
Langkah 4: Buat dan Persempit Pertanyaan
Setelah AI menghasilkan pertanyaan di bawah setiap kategori, Anda dapat:
-
Perbaiki pertanyaan secara manual untuk meningkatkan kejelasan dan relevansi.
-
Tambahkan pertanyaan baru jika diperlukan.
-
Hapus pertanyaan yang tidak diinginkan untuk menyederhanakan Tanya Jawab Umum Anda.
-
Urutkan ulang pertanyaan ke urutan pilihan Anda.
-
Memindahkan pertanyaan ke Kategori lain.
Setelah selesai, klik 'Jawaban draf' untuk memungkinkan AI menghasilkan jawaban untuk setiap pertanyaan atau klik tombol 'Kembali' ke langkah sebelumnya.
Langkah 5: Tinjau Jawaban dan Berikan Umpan Balik
Setelah AI menghasilkan jawaban untuk setiap pertanyaan, Anda telah menyelesaikan semua langkah, klik 'Pertahankan', dan FAQ Anda sudah siap!
Jangan lupa untuk mengklik '👍/👎' dan menambahkan komentar Anda untuk membantu kami menyempurnakan respons Copilot dan meningkatkan pengalaman.
Langkah 6: Lebih lanjut Persempit Tanya Jawab Umum Anda
Ketika FAQ Anda telah ditambahkan ke Kanvas, Anda masih dapat:
-
Ubah jawaban untuk meningkatkan akurasi atau nada menggunakan Tulis Ulang dengan Copilot.
-
Tambahkan kategori dan pertanyaan baru sesuai kebutuhan.
-
Mengkustomisasi tata letak Tanya Jawab Umum.
-
Bagikan halaman melalui email.
Menerima umpan balik dan pertanyaan tambahan dari pemirsa Tanya Jawab Umum Anda
Sebagai pemilik konten FAQ, kini Anda dapat mengumpulkan umpan balik langsung dari pemirsa Tanya Jawab Umum Anda. Bidang baru di bawah setiap komponen web FAQ memungkinkan pemirsa mengirimkan pertanyaan tambahan jika mereka tidak dapat menemukan informasi yang mereka cari dalam daftar TANYA JAWAB UMUM saat ini.
Cara kerjanya
-
Mengaktifkan atau menonaktifkan pengiriman penampil
Sebagai penulis FAQ, Anda dapat mengaktifkan atau menonaktifkan kapabilitas ini di panel properti sebelah kanan menggunakan pengaturan tombol alih.
-
Pemirsa mengirimkan pertanyaan tambahan
Setelah fitur ini diaktifkan, pemirsa bisa mengetik pertanyaan mereka di bidang yang disediakan dan klik 'Kirim ke penulis'.
-
Tinjau pertanyaan yang relevan
Saat penulis FAQ memasuki mode Edit dan memilih Tambahkan pertanyaan, semua pertanyaan yang diajukan pemirsa akan muncul dalam daftar menurun. Pertanyaan yang tidak relevan secara otomatis difilter menurut desain.
Catatan AI yang Bertanggung Jawab
Bagaimana komponen web FAQ dievaluasi? Metrik apa yang digunakan untuk mengukur performa?
Metode evaluasi utama termasuk:
Pengujian Manual dan Otomatis – Sistem mengalami peninjauan manual yang ekstensif dan pengujian otomatis di berbagai skenario Tanya Jawab Umum yang berbeda, memanfaatkan data internal Microsoft dan kasus penggunaan di dunia nyata.
Metrik Kualitas Otomatis – Kinerja dinilai menggunakan pengukuran utama seperti:
-
Kecepatan Tetap – Persentase FAQ yang disarankan AI yang dipertahankan atau diterbitkan pengguna.
-
Metrik Keterlibatan – Melacak bagaimana pengguna berinteraksi dengan Tanya Jawab Umum, termasuk tampilan, klik, dan umpan balik.
Umpan Balik Pengguna & Penyempurnaan Berulang – Komponen web diuji dengan pengguna sungguhan, mengumpulkan umpan balik tentang akurasi konten, keterbacaan, dan kegunaan, mendorong penyempurnaan berkelanjutan.
Meskipun sistem berfungsi baik di seluruh kasus penggunaan FAQ umum, kinerja dapat bervariasi untuk topik yang sangat khusus. Penulis disarankan untuk meninjau konten yang dihasilkan AI sebelum menerbitkan.
Apa batasan komponen web FAQ? Bagaimana pengguna dapat meminimalkan dampak batasan komponen web TANYA JAWAB UMUM saat menggunakan sistem?
Sementara komponen web FAQ menyempurnakan manajemen FAQ dengan otomatisasi yang didukung AI, batasan tertentu harus dipertimbangkan:
-
Ketergantungan Konteks – AI bergantung pada dokumen yang diunggah dan transkrip rapat sebagai sumber dasar.
Bagaimana pengguna bisa mengurangi batasan ini:
-
Verifikasi dan Edit FAQ – Selalu tinjau FAQ yang dihasilkan AI sebelum menerbitkan.
-
Gunakan Materi Sumber High-Quality – Pastikan bahwa dokumen dan catatan rapat komprehensif dan terkini untuk meningkatkan akurasi.
-
Gunakan Pengawasan Manusia untuk Compliance-Sensitive Topics – Konten yang dihasilkan AI harus selalu divalidasi untuk topik regulasi atau taruhan tinggi.
Faktor dan pengaturan operasional apa yang memungkinkan penggunaan komponen web TANYA JAWAB UMUM yang efektif dan bertanggung jawab?
Komponen web FAQ menyediakan beberapa fitur dan kontrol bawaan yang mendukung penggunaan yang bertanggung jawab dan membantu memastikan kualitas konten sepanjang proses penulisan:
-
Input Kontekstual untuk Relevansi yang Disempurnakan: Penulis tanya jawab umum dapat menambahkan deskripsi mendetail dan memilih tipe FAQ yang sesuai untuk memandu sistem dalam menghasilkan pertanyaan dan jawaban yang lebih selaras dengan skenario yang dimaksudkan.
-
Perbaikan Berulang dan Kustomisasi: Penulis dapat mengedit, meregenerasi, menyesuaikan kategori, dan memperbaiki kedua pertanyaan (dalam antarmuka penyusun) dan jawaban (di kanvas) - memungkinkan penyempurnaan berulang dari kumpulan TANYA JAWAB sebelum penerbitan.
-
AI-Generated Pengingat Tinjauan Konten: Penulis dengan jelas diingatkan bahwa "Konten yang dihasilkan AI mungkin salah" sebelum memilih untuk menerima dan menerbitkan FAQ yang disarankan, mendorong peninjauan yang bijaksana dan pengawasan manusia.
Bagaimana cara memberikan umpan balik tentang komponen web Tanya Jawab Umum?
Komponen web FAQ mengumpulkan umpan balik dari penulis (siapa yang membuat dan mengelola FAQ) untuk memastikan penyempurnaan berkelanjutan.
Umpan balik & Metrik dari Penulis ke Microsoft:
Penulis dapat memberikan umpan balik langsung tentang FAQ yang dihasilkan AI ke Microsoft melalui berbagai sinyal, yang membantu meningkatkan akurasi dan kegunaan sistem:
-
Peringkat atas/bawah Jempol – Penulis dapat menilai kumpulan FAQ yang dihasilkan AI.
-
Laporkan masalah atau permintaan fitur melalui Pusat Admin Microsoft 365 atau saluran dukungan ke SharePoint.
