Gunakan templat Database Manajemen Tugas Access untuk melacak sekelompok item kerja yang perlu diselesaikan oleh Anda atau tim Anda. Anda juga bisa mencari dan memfilter detail tugas, memperlihatkan atau menyembunyikan kolom, mengirim pesan email, dan memetakan alamat pemilik tugas.
Ingin watch video tentang menggunakan templat ini? Lihat artikel ini, Menggunakan Templat Database Manajemen Tugas.
Catatan: Templat database Manajemen Tugas telah diperbarui selama beberapa tahun terakhir. Instruksi ini merujuk pada versi terbaru templat yang tersedia untuk diunduh. Jika langkah-langkah di bawah ini tidak cocok dengan apa yang Anda lihat, Anda mungkin menggunakan versi templat yang lebih lama.
Menggunakan database
Dalam artikel ini, kami membahas langkah-langkah dasar penggunaan templat Database Manajemen Tugas.
Mempersiapkan database untuk digunakan
-
Saat Anda membuka database untuk pertama kalinya, Access menampilkan formulir Selamat Datang. Untuk mencegah formulir ini ditampilkan saat berikutnya Anda membuka database, kosongkan kotak centang Perlihatkan Selamat Datang saat database ini dibuka .
Tutup formulir Selamat Datang untuk mulai menggunakan database.
-
Untuk memastikan semua konten database diaktifkan, di Bilah Pesan, klik Aktifkan konten ini.
Untuk informasi selengkapnya tentang mengaktifkan konten database, lihat artikel Memutuskan apakah akan mempercayai database.
Mencari tugas atau kontak
Kotak Pencarian Cepat memungkinkan Anda menemukan tugas dengan cepat di formulir Daftar Tugas , atau kontak di formulir Daftar Kontak .
-
Ketikkan teks yang ingin Anda cari dalam kotak Pencarian Cepat , lalu tekan ENTER.
Access memfilter daftar untuk memperlihatkan hanya rekaman yang berisi teks yang Anda cari. Untuk kembali ke daftar lengkap, klik Hapus pencarian saat ini. (Ini adalah X di dalam kotak pencarian.)
Memfilter Daftar Tugas
Pada formulir Daftar Tugas , Anda bisa memfilter daftar tugas, dan menyimpan filter favorit Anda untuk digunakan di masa mendatang.
-
Terapkan filter dengan mengklik kanan formulir dan memilih filter yang Anda inginkan.
-
Klik Simpan Filter.
-
Pada formulir Filter Detail , masukkan nama dan deskripsi filter, lalu klik Tutup.
-
Gunakan kotak Filter Favorit untuk menerapkan filter yang disimpan, atau klik (Hapus Filter) untuk menghapus filter.
Memperlihatkan atau menyembunyikan kolom
Pada formulir Daftar Tugas dan formulir Daftar Kontak , beberapa bidang (kolom) disembunyikan secara default. Untuk mengubah bidang mana yang ditampilkan:
-
Klik Perlihatkan/Sembunyikan Bidang.
-
Dalam kotak dialog Munculkan Kolom , pilih di samping setiap kolom yang ingin Anda perlihatkan. Kosongkan kotak centang untuk menyembunyikan kolom.
Menampilkan tugas atau detail kontak
Formulir Detail Tugas dan formulir Detail Kontak memungkinkan Anda menampilkan dan memasukkan informasi selengkapnya tentang item. Untuk menampilkan formulir Detail Tugas atau formulir Detail Kontak :
-
Pada formulir Detail Tugas atau formulir Detail Kontak , klik Buka di samping item yang ingin Anda lihat.
Menambahkan lampiran
Pada formulir Detail Tugas dan formulir Detail Kontak , Anda bisa menambahkan gambar dan lampiran lainnya.
-
Di bawah bingkai gambar pada formulir Detail Tugas , klik Tambahkan atau Hapus Lampiran.
Di bawah bingkai gambar pada formulir Detail Kontak , klik Edit Gambar.
-
Dalam kotak dialog Lampiran , klik Tambahkan.
-
Dalam kotak dialog Pilih File , telusuri ke folder yang berisi file.
-
Pilih file yang ingin Anda tambahkan, lalu klik Buka.
-
Dalam kotak dialog Lampiran , klik OK.
Catatan: Anda dapat melampirkan beberapa file untuk setiap item, termasuk tipe file yang berbeda seperti dokumen atau lembar bentang.
Menambahkan kontak dari Microsoft Outlook
Jika Anda menggunakan Microsoft Outlook, Anda bisa menambahkan kontak atau pemilik tugas dari program itu tanpa harus mengetik ulang informasi.
-
Pada formulir Daftar Kontak , klik Tambahkan Dari Outlook.
-
Dalam kotak dialog Pilih Nama untuk Ditambahkan , pilih nama yang ingin Anda tambahkan ke database.
-
Klik Tambahkan, lalu klik OK.
Menampilkan peta alamat kontak
Pada formulir Detail Kontak , jika Anda telah memasukkan alamat jalan untuk kontak tersebut, Anda bisa menampilkan peta lokasi tersebut:
-
Klik Klik untuk Memetakan.
Menampilkan laporan
Database Tugas menyertakan beberapa laporan, termasuk Tugas Aktif, Detail Tugas, Buku Alamat Kontak, dan lainnya. Untuk menampilkan laporan:
-
Di Panel Navigasi, di bawah Laporan, klik ganda laporan yang ingin Anda tampilkan.
Anda bisa membuat laporan kustom Anda sendiri. Untuk informasi selengkapnya, lihat artikel Membuat laporan sederhana.
Mengubah templat Database Manajemen Tugas
Kustomisasi database Tugas dengan menambahkan bidang baru ke tabel Tugas, lalu menambahkan bidang tersebut ke formulir Daftar Tugas , formulir Detail Tugas , dan laporan Detail Tugas .
Menambahkan bidang ke tabel Tugas
-
Tutup semua tab yang terbuka.
-
Di Panel Navigasi, klik ganda tabel Tugas .
-
Gulir ke kanan hingga Anda melihat kolom bernama Tambahkan Bidang Baru. Klik ganda judul kolom, lalu ketikkan nama bidang.
Saat pertama kali memasukkan data dalam kolom, Access mengatur tipe data untuk Anda.
Menambahkan bidang ke formulir atau laporan
Setelah bidang ditambahkan ke tabel, Anda dapat menambahkannya ke formulir atau laporan.
-
Klik kanan formulir atau laporan di Panel Navigasi lalu klik Tampilan Tata Letak.
-
Pada tab Format, di grup Kontrol, klik Tambahkan Bidang yang Ada.
-
Seret bidang yang Anda inginkan dari Daftar Bidang ke formulir atau laporan.
