Mengonfigurasi manajemen rekaman di tempat

Mengaktifkan di tempat manajemen rekaman di SharePoint

Jika belum selesai, Anda perlu mengaktifkan di tempat manajemen rekaman sebelum Anda bisa melakukan tugas ini. Jika Anda telah mengaktifkannya, lewati langkah ini.

1. Navigasikan ke situs tingkat teratas.

2. Klik pengaturan , lalu klik pengaturan situs

   Di situs SharePoint yang tersambung ke grup, klik pengaturan, klik konten situs, lalu klik pengaturan situs.

3. Di bawah administrasi kumpulan situs, klik fitur kumpulan situs.

4. Dalam fitur kumpulan situs, temukan di tempat manajemen rekaman dan klik Aktifkan.

Mengonfigurasi manajemen rekaman di tempat untuk kumpulan situs

Jika solusi manajemen rekaman Anda membentang di beberapa situs, Anda bisa mengonfigurasi pengaturan manajemen rekaman dengan cara berikut:

• Menentukan jenis pembatasan yang akan ditempatkan pada dokumen ketika dinyatakan sebagai catatan.

• Tentukan apakah semua daftar atau pustaka di situs memungkinkan untuk Deklarasi catatan secara manual.

• Tentukan siapa yang dapat mendeklarasikan dan menghapus Deklarasi dokumen secara manual sebagai rekaman.

Untuk mengonfigurasi manajemen rekaman di tempat untuk kumpulan situs

1. Navigasikan ke situs tingkat teratas.

2. Klik pengaturan , lalu klik pengaturan situs

   Di situs SharePoint yang tersambung ke grup, klik pengaturan, klik konten situs, lalu klik pengaturan situs.

3. Di bawah administrasi kumpulan situs, klik pengaturan Deklarasi rekaman.

4. Pada halaman pengaturan Deklarasi rekaman, di bagian batasan catatan , pilih opsi yang menentukan jenis pembatasan yang akan ditempatkan pada item ketika dinyatakan sebagai rekaman. Pengaturan ini tidak mempengaruhi item yang telah dinyatakan sebagai rekaman.

   • Tidak ada batasan tambahan    Pembatasan ini berguna jika Anda ingin catatan memiliki kebijakan penyimpanan terpisah daripada non-rekaman, tetapi tidak ingin memblokir rekaman terhapus atau diedit.

   • Blokir Hapus    Ini adalah pembatasan default untuk pusat rekaman.

   • Blokir Edit dan Hapus    Pembatasan ini berguna jika Anda ingin benar-benar mengunci dokumen sehingga tidak bisa diedit atau dihapus. Ikon "gembok" dikaitkan dengan dokumen untuk secara visual memperlihatkan bahwa item dikunci.

5. Di bagian ketersediaan Deklarasi rekaman , pilih opsi yang menentukan apakah item bisa dinyatakan secara manual sebagai rekaman dalam daftar dan pustaka secara default. Jika opsi tidak tersedia di semua lokasi secara default dipilih, item bisa dinyatakan sebagai catatan hanya melalui kebijakan atau alur kerja.

   Satu opsi di bagian ketersediaan Deklarasi rekaman memungkinkan Anda membatalkan Deklarasi catatan. Untuk melakukannya, dalam detail kepatuhan, di samping status perekaman, klik Batalkan Deklarasi catatan. Anda diminta untuk mengonfirmasi bahwa Anda ingin menghapus Deklarasi item sebagai catatan.

   Catatan: Opsi Undeklarasikan hanya muncul untuk item yang sebelumnya dinyatakan sebagai rekaman.

6. Di bagian peran Deklarasi , tentukan tipe pengguna yang dapat mendeklarasikan atau membatalkan Deklarasi item sebagai rekaman.

   • Semua kontributor dan administrator daftar    Setiap pengguna dengan izin "Edit item" ke daftar dapat mendeklarasikan dan menghapus Deklarasi item sebagai rekaman.

   • Hanya administrator daftar    Hanya pengguna dengan izin "Kelola daftar" ke daftar yang dapat mendeklarasikan dan membatalkan Deklarasi item sebagai rekaman.

   • Hanya tindakan kebijakan    Hanya tindakan kebijakan atau kode kustom yang berjalan sebagai akun sistem yang dapat mendeklarasikan dan membatalkan Deklarasi item sebagai rekaman.

7. Klik OK.

Atas Halaman

Mengonfigurasi manajemen rekaman di tempat untuk daftar atau pustaka

Anda bisa mengonfigurasi pengaturan manajemen rekaman untuk memperbolehkan atau mencegah pembuatan rekaman dalam daftar atau pustaka tertentu di situs. Anda juga bisa mengonfigurasi daftar dan pustaka, sehingga semua item yang ditambahkan secara otomatis dinyatakan sebagai rekaman.

Untuk mengonfigurasi manajemen rekaman di tempat untuk daftar atau pustaka

1. Masuk ke daftar atau Pustaka yang ingin Anda konfigurasikan untuk manajemen rekaman.

2. Untuk pustaka, di bawah alat pustaka, klik tab pustaka . Untuk daftar, di bawah alat daftar, klik tab Daftar .

3. Pada pita pustaka, klik pengaturan pustaka. Untuk daftar, klik pengaturan daftar.

   Di SharePoint online, klik pengaturan lalu klik Pengaturan Daftar atau pengaturan pustaka.

   Catatan: Jika Anda tidak melihat tombol pita yang direferensikan dalam prosedur ini, Anda mungkin perlu menyesuaikan ukuran resolusi layar atau jendela browser Anda untuk memperluas semua tombol pita yang tersedia. Anda juga bisa mengklik tombol grup untuk memperluas pilihan tombol grup tersebut.

4. Pada halaman pengaturan daftar, klik pengaturan Deklarasi rekaman.

5. Pada halaman pengaturan Deklarasi rekaman , di bagian ketersediaan Deklarasi rekaman manual , lakukan salah satu hal berikut ini:

   • Pilih Apakah Anda ingin menggunakan pengaturan default kumpulan situs.

   • Perbolehkan Deklarasi rekaman manual untuk daftar atau Pustaka ini.

   • Jangan pernah memperbolehkan Deklarasi manual catatan untuk daftar atau Pustaka ini.

6. Di bagian Deklarasi otomatis , pilih apakah Anda ingin item yang ditambahkan ke daftar atau Pustaka ini secara otomatis dideklarasikan sebagai rekaman.

7. Klik OK.