Menyiapkan Alur Kerja Otomatis Antara Microsoft Forms dan Excel Melalui Power Automate

Pendahuluan

Panduan ini akan memandu Anda dalam proses penyetelan alur kerja otomatis antara Microsoft Forms dan Excel menggunakan Power Automate. Alur kerja bisa secara otomatis menambahkan data respons Forms ke file Excel yang telah ditentukan sebelumnya.

Prasyarat

Sebelum memulai, pastikan Anda memiliki hal berikut:

• Akun Microsoft 365 dengan akses ke Microsoft Forms dan Excel (Lihat deskripsi layanan Microsoft 365)

• Access to Power Automate (Check Power Automate licensing for Power Automate seed licenses for Microsoft 365 account)

Panduan Langkah demi Langkah

1. Buat Microsoft Form Anda

Untuk memulai, Anda memerlukan Microsoft Form yang mengumpulkan data yang ingin Diotomatisasi. Ikuti langkah-langkah berikut:

• Masuk ke akun Microsoft 365 Anda dan navigasikan ke Microsoft Forms.

• Buat formulir dan desain formulir Anda dengan menambahkan pertanyaan dan mengonfigurasi sesuai kebutuhan.

2. Siapkan Lembar Bentang Excel Anda

Berikutnya, siapkan lembar bentang Excel untuk menyimpan data yang dikumpulkan dari formulir Anda:

• Buka Excel dan buat buku kerja baru atau gunakan buku kerja yang sudah ada.

• Beri label kolom agar sesuai dengan bidang di Microsoft Form Anda. Misalnya, jika formulir Anda mengumpulkan nama dan alamat email, kolom Anda mungkin diberi label "Nama" dan "Email."

• Simpan buku kerja ke OneDrive atau SharePoint agar dapat diakses oleh Power Automate.

Jika Anda sudah memiliki file Excel yang ditautkan dengan Formulir (melalui "Hasil buka di Excel" dari halaman hasil Forms), kolom akan dibuat secara otomatis. Anda dapat menyesuaikan kolom sesuai kebutuhan.

3. Membuat Alur Baru di Power Automate

Sekarang, Anda akan membuat alur di Power Automate untuk menautkan formulir ke lembar bentang Excel Anda:

• Membuka dan masuk ke Power Automate

• dan klik "Buat" di menu sebelah kiri.

• Pilih "Alur awan otomatis" dan beri nama alur Anda (misalnya, "Formulir ke Otomatisasi Excel").

• Di bawah "Pilih pemicu alur Anda," cari dan pilih "Microsoft Forms."

• Pilih "Saat respons baru dikirimkan" sebagai pemicu.

4. Mengonfigurasi Pemicu

Berikutnya, Anda akan mengonfigurasi pemicu untuk menentukan respons formulir mana yang harus memicu alur:

• Dari daftar turun bawah, pilih formulir yang datanya ingin Anda otomatisasi. Jika formulir Anda tidak muncul, tempelkan id formulir dari URL formulir untuk menambahkan formulir.

• Klik "Langkah baru" untuk melanjutkan.

5. Tambahkan Tindakan untuk Mendapatkan Respons Formulir

Setelah menyiapkan pemicu, tambahkan tindakan untuk mengambil respons formulir:

• Cari "Microsoft Forms" lalu pilih "Dapatkan detail respons."

• Pilih formulir Anda dari daftar menurun.

• Dalam bidang "Id Respons", pilih "Id Respons" dari kotak konten dinamis.

6. Tambahkan Tindakan untuk Mengisi Lembar Bentang Excel

Sekarang, Anda akan menyiapkan tindakan untuk menulis respons formulir ke lembar bentang Excel Anda:

• Klik "Langkah baru" dan cari "Excel Online (Bisnis)".

• Pilih "Tambahkan baris ke dalam tabel."

• Pilih lokasi file Excel Anda (OneDrive atau SharePoint), pilih pustaka dokumen, dan navigasikan ke file yang Anda buat sebelumnya.

• Pilih tabel di dalam lembar bentang tempat Anda ingin menyisipkan data formulir.

• Petakan bidang dari formulir Anda ke kolom dalam tabel Excel Anda dengan memilih konten dinamis untuk setiap kolom.

• Simpan aliran.

7. Uji Alur Anda

Sebelum menyelesaikan, sangat penting untuk menguji alur Anda untuk memastikan alur berfungsi dengan benar:

• Kirim respons uji ke Microsoft Form Anda.

• Navigasikan ke Power Automate dan periksa riwayat alur untuk melihat apakah berhasil dijalankan.

• Buka file Excel Anda untuk memverifikasi bahwa data telah direkam secara akurat.

Tips Pemecahan Masalah

Jika Anda mengalami masalah, pertimbangkan langkah-langkah pemecahan masalah ini:

• Pastikan semua koneksi (Microsoft Forms, Excel, dan Power Automate) diautentikasi dan memiliki izin yang diperlukan.

• Periksa kembali apakah tabel Excel Anda telah diformat sebagai tabel (gunakan "Format sebagai Tabel" di Excel).

• Tinjau pemetaan konten dinamis untuk memastikan semua bidang diratakan dengan benar.

• Pastikan file Excel tidak memiliki koneksi sinkronisasi data tambahan untuk menghindari data duplikat.