Setelah mengembangkan rencana file dan mendesain solusi manajemen rekaman Anda di SharePoint, rencanakan bagaimana dokumen aktif dalam organisasi Anda – elektronik dan salinan keras – akan menjadi catatan. Artikel ini mempelajari teknik yang bisa Anda gunakan untuk mendeklarasikan dokumen aktif sebagai catatan dan menyarankan satu cara untuk merencanakan bagaimana item dalam rencana file Anda akan menjadi rekaman.
Teknik untuk mengonversi dokumen aktif ke rekaman di SharePoint
Anda dapat menggunakan teknik berikut ini untuk mengonversi dokumen aktif menjadi rekaman:
-
Mendeklarerkan dokumen secara manual sebagai catatan.
-
Menetapkan kebijakan yang mendeklarasikan sebuah dokumen menjadi rekaman atau mengirim dokumen ke situs Pusat Rekaman pada waktu yang ditentukan.
-
Membuat alur kerja yang mengirim dokumen ke situs Pusat Rekaman.
-
Menggunakan solusi kustom yang didasarkan pada model SharePoint Objek Kustom.
Membuat rekaman secara manual
Jika manajemen rekaman di tempat diaktifkan untuk pustaka dokumen, pengguna dapat mendeklarasikan dokumen secara eksplisit di pustaka untuk menjadi rekaman dengan mengedit detail kepatuhan dokumen. Saat administrator kumpulan situs mengaktifkan manajemen rekaman di tempat, administrator kumpulan situs menentukan siapa yang dapat mendeklarasikan dan menghapus rekaman, dan apakah pengguna akan bisa mengedit atau menghapus dokumen setelah mereka menjadi rekaman.
Jika koneksi ke situs Pusat Rekaman dibuat, pengguna bisa secara manual mengirim dokumen ke situs Pusat Rekaman dengan menggunakan perintah Kirim ke. Saat administrator farm mengonfigurasi koneksi ke situs Pusat Rekaman, perintah ini akan tersedia di semua dokumen aktif. Bergantung pada bagaimana koneksi dikonfigurasi, dokumen bisa disalin ke situs Pusat Rekaman, dipindahkan ke situs Pusat Rekaman, atau dipindahkan ke situs Pusat Rekaman dengan link ke dokumen yang dipertahankan.
Meskipun mengirim catatan secara manual ke situs Pusat Rekaman bukanlah solusi praktis skala besar, Anda dapat menggunakannya untuk melengkapi metode pembuatan catatan lainnya.
Menetapkan kebijakan
Kebijakan penyimpanan menentukan tindakan yang akan dilakukan pada dokumen pada waktu tertentu. Tindakan kebijakan terjadi secara otomatis. Pengguna tidak harus memulai tindakan.
Dua tindakan kebijakan berkaitan secara khusus dengan mengelola catatan: mentransfer dokumen ke lokasi lain, dan menyatakan dokumen sebagai catatan. Jika ada koneksi ke situs Pusat Rekaman, Anda dapat membuat kebijakan yang mengirimkan dokumen ke situs Pusat Rekaman. Kebijakan juga menentukan apakah akan menyalin dokumen ke situs Pusat Rekaman, memindahkannya, atau memindahkannya dan meninggalkan link dalam pustaka dokumen. Jika manajemen rekaman di tempat diaktifkan untuk situs, Anda bisa membuat kebijakan yang mendeklarasikan dokumen menjadi rekaman. Anda juga bisa menggunakan SharePoint model objek untuk membuat tindakan kustom.
Kebijakan penyimpanan dapat memiliki beberapa tahap. Misalnya, Anda bisa membuat kebijakan penyimpanan yang menghapus semua versi lama dokumen satu tahun setelah dokumen terakhir diubah, dan mentransfer dokumen ke situs Pusat Rekaman lima tahun setelah dokumen terakhir diubah.
Jika manajemen rekaman di tempat diaktifkan untuk sebuah situs, situs bisa berisi dokumen aktif dan catatan. Dalam kasus ini, Anda bisa menentukan kebijakan penyimpanan yang berbeda untuk dokumen dan catatan aktif. Misalnya, Anda bisa membuat kebijakan yang mendeklarasikan dokumen aktif menjadi catatan dua tahun setelah dokumen dibuat, dan membuat kebijakan kedua yang menghapus rekaman tujuh tahun setelah dideklarasikan menjadi rekaman.
Membuat alur kerja
Saat Anda membuat alur kerja, Anda dapat menambahkan tindakan untuk mengirim item ke penyimpanan. Dengan menggunakan tindakan ini, Anda dapat membuat alur kerja yang mengirim dokumen ke situs Pusat Rekaman. Anda juga bisa menyertakan tindakan lainnya dalam alur kerja. Misalnya, Anda bisa membuat alur kerja yang mengirim pesan email ke penulis dokumen yang meminta persetujuan, lalu mengirim dokumen ke situs Pusat Rekaman. Anda bisa menggabungkan kebijakan dan alur kerja dengan membuat kebijakan penyimpanan yang menjalankan alur kerja baru satu tahun setelah dokumen dibuat.
Anda juga dapat menggunakan model SharePoint model objek untuk membuat alur kerja kustom yang menyalin file ke situs Pusat Rekaman. Alur kerja yang mengirim file ke situs Pusat Rekaman bisa terintegrasi ke dalam sistem manajemen dokumen Anda sebagai bagian dari alur kerja yang memandu dokumen sepanjang siklus hidupnya. Untuk tipe dokumen yang memiliki siklus hidup yang bisa diprediksi, seperti laporan pengeluaran, Anda dapat mengimplementasikan alur kerja yang memandu dokumen melalui berbagai tahapannya dan, sebagai langkah terakhir, mengirim salinan dokumen ke situs Pusat Rekaman. Alur kerja dapat dipicu dengan membuat dokumen baru.
Menggunakan solusi kustom
Anda bisa mengembangkan solusi kustom yang menggunakan objek dalam ruang Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy nama untuk mengirim konten dari sumber data lain ke situs Pusat Catatan. Untuk informasi selengkapnya tentang cara mengimplementasikan solusi kustom menggunakan model objek SharePoint , lihat Kit Pengembangan Perangkat Lunak SharePoint(https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788).
Menyelesaikan rencana Anda
Setelah mengembangkan rencana file dan meninjau metode untuk memindahkan konten ke situs Pusat Rekaman, selesaikan rencana file Anda dengan menentukan cara mengirim setiap jenis catatan ke situs Pusat Rekaman. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan meliputi yang berikut ini:
-
Apakah kepatuhan diberlakukan atau sukarela?
-
Dapatkah Anda bergantung pada permintaan pengguna di organisasi Anda untuk mematuhi proses manajemen rekaman? Secara umum, hindari proses manual. Namun, jika diperlukan, buat pelatihan dan pemantauan yang sesuai untuk memastikan bahwa kepatuhan tim.
-
Akankan konten disimpan di SharePoint server manajemen dokumen?
-
Apakah Anda mempertahankan konten fisik? Mengelola konten fisik aktif, seperti salinan keras atau CD-ROM, dan mengirimkannya ke vault rekaman untuk penyimpanan (bersama-sama dengan melacak rekaman di situs Pusat Rekaman) memerlukan perencanaan unik yang tidak dijelaskan dalam topik ini. Misalnya, jika tidak ada versi elektronik dari dokumen kertas, Anda mungkin harus melacak item tersebut menggunakan daftar yang memiliki kebijakan dan alur kerja terkait.
Tabel berikut ini memperlihatkan bagaimana beberapa catatan dalam rencana file sampel akan dipindahkan ke situs Pusat Rekaman:
|
Dokumen |
Deskripsi |
Media |
Lokasi sumber |
Menjadi catatan... |
|---|---|---|---|---|
|
Paket manfaat |
Deskripsi paket manfaat karyawan. |
Halaman Web |
SharePoint dokumen |
Menggunakan alur kerja kustom yang terkait dengan kebijakan kedaluwarsa |
|
Paket asuransi |
Deskripsi rencana asuransi karyawan. |
Mencetak |
Dokumen fisik yang terkait dengan item daftar di SharePoint |
Dengan mengirimkannya ke vault fisik dan membuat item daftar di situs Pusat Rekaman untuk melacak (menggunakan kode batang) |
|
Lembar waktu penggajian |
Ringkasan jam kerja, lembur, dan gaji yang dibayarkan. |
Dokumen elektronik |
Payroll records server not based on SharePoint |
Menggunakan program kustom |
|
File pengembangan produk |
Spesifikasi produk dan dokumen terkait. |
Dokumen elektronik |
SharePoint dokumen |
Menggunakan alur kerja kustom yang terkait dengan kebijakan kedaluwarsa dan secara manual dengan menggunakan perintah Kirim ke |
