Microsoft Teams dan email, hidup selaras
Panduan produktivitas yang penuh dengan tips dan trik untuk menggunakan Microsoft Teams, dari orang-orang yang membangun dan menggunakan Teams di tempat kerja mereka, setiap hari.
Teams mengubah cara Anda menggunakan email. Jika semua anggota grup bekerja di Teams, email yang Anda terima menjadi lebih sedikit. Anda tidak perlu menghabiskan banyak waktu membaca email di kotak masuk karena sebagian besar percakapan akan dilakukan dengan Teams.
Namun, Anda tetap akan mendapatkan (bahkan memerlukan) email untuk beberapa hal. Penggunaan email tergantung pada cara Anda berinteraksi dengan orang lain yang tidak menggunakan Teams dan preferensi Anda sendiri. (Ada rekan kerja yang hanya memeriksa email sekali sehari, dan rekan lain yang selalu membukanya dengan Teams sepanjang hari.) Sebagian besar orang membutuhkan Teams dan email untuk menyelesaikan pekerjaan mereka.
Berikut beberapa hal yang kami lakukan:
1. Menggunakan obrolan dan saluran di Teams untuk pekerjaan sehari-hari dengan kolega terdekat.
Penyelesaian pekerjaan harian yang membutuhkan proses tukar pikiran sangat pas jika dilakukan di Teams. Obrolan dan saluran dapat digunakan untuk mendiskusikan logistik acara, mengevaluasi kelebihan dan kekurangan fitur baru, serta mengirimkan pembaruan terkait perkembangan.
Dengan berkurangnya pesan semacam ini dalam kotak masuk kami, volume dan tipe aktivitas email yang kami lakukan telah berubah (lihat bagian berikutnya untuk informasi selengkapnya).
Agar dapat memantau percakapan yang sedang berlangsung, beri nama dan sematkan obrolan grup Anda.
2. Menentukan tempat Anda ingin merespons undangan rapat.
Beberapa dari kami memilih untuk meninjau permintaan rapat secara kronologis di Outlook. Orang lain suka melakukan ini dari area Kalender di Teams. Semua sama bagusnya; lakukan yang paling sesuai untuk Anda.
Anda tetap akan mendapatkan (bahkan memerlukan) email untuk beberapa hal. Penggunaan email tergantung pada cara Anda berinteraksi dengan orang lain yang tidak menggunakan Teams dan preferensi Anda sendiri.
3. Memantau email untuk pengumuman dan buletin perusahaan.
Kami sering kali mendapatkan pengumuman resmi perusahaan melalui email, seperti perubahan divisi, peluncuran kampanye Amal tahunan, pesan dari Satya, buletin dari Dukungan Pelanggan, dan lainnya. Pengumuman ini biasanya diformat dengan cermat dan dikirim kepada banyak orang. Kami memantau hal-hal semacam ini di email. Orang-orang terkadang akan meneruskan email seperti ini ke salah satu saluran untuk memastikan semua orang, bahkan yang jarang memeriksa email, dapat melihatnya.
Tonton video ini untuk mempelajari cara meneruskan email penting ke saluran.
4. Memilih orang eksternal untuk ditambahkan sebagai tamu di Teams.
Jika kami sedang mengerjakan proyek yang perlu diselesaikan bersama orang-orang di luar Microsoft, kami akan membuat tim Teams khusus untuk proyek tersebut, lalu mengundang mereka sebagai tamu. Tindakan ini memungkinkan kami melakukan komunikasi terkait proyek dengan cara yang kami inginkan di Teams, dan menyampaikan pemberitahuan tentang proyek langsung di Teams. Karena kami juga memantau semua proyek lainnya di Teams, kami juga dapat melihat file dan obrolan penting secara tepat waktu.
Kami akan menggunakan email jika perlu berkomunikasi dengan pihak eksternal yang jarang bekerja sama dengan kami.
Ingin tahu tentang cara menambahkan tamu? Lihat Menambahkan tamu ke tim.
Berikutnya: Kurasi pemberitahuan Anda
Perlu bantuan lainnya?
Ingin opsi lainnya?
Jelajahi manfaat langganan, telusuri kursus pelatihan, pelajari cara mengamankan perangkat Anda, dan banyak lagi.
Komunitas membantu Anda bertanya dan menjawab pertanyaan, memberikan umpan balik, dan mendengar dari para ahli yang memiliki pengetahuan yang luas.
