Microsoft 365 menawarkan berbagai jenis Grup yang dapat membantu tim berkolaborasi dengan lebih efisien. Setiap tipe Grup memiliki tujuan yang unik, seperti mengelola percakapan email, berbagi file, atau menata acara. Dalam artikel ini, kami akan menjelajahi berbagai jenis Grup di Microsoft 365 dan untuk apa grup tersebut dapat digunakan, sehingga Anda dapat memilih yang tepat untuk kebutuhan kolaborasi tim.
Tipe grup di Microsoft 365
-
Grup Microsoft 365 didesain untuk kolaborasi dalam organisasi Anda. Mereka datang dengan alamat email grup dan situs SharePoint di mana Anda bisa berbagi dokumen, catatan, dan agenda rapat. Anda bisa menggunakan Grup Microsoft 365 untuk manajemen proyek, komunikasi tim, dan berbagi dokumen.
-
Grup distribusi digunakan untuk menyiarkan informasi dan pembaruan kepada orang-orang baik di dalam maupun di luar organisasi. Mereka dapat digunakan untuk berbagi pembaruan pekerjaan, perubahan organisasi, atau acara ke sekumpulan pelanggan atau karyawan tertentu.
-
Grup keamanan dirancang untuk memberikan akses ke sumber daya Microsoft 365 dan mempermudah administrasi. Mereka dapat digunakan untuk memberikan akses ke sumber daya perusahaan penting seperti alat, portal, laporan, dan perangkat seperti printer.
-
Grup Keamanan berkemampuan email seperti grup keamanan, tetapi dengan kapabilitas tambahan untuk mengirim email ke semua anggota. Mereka dapat digunakan untuk mengirim berita, promosi, dan pembaruan perusahaan ke tim penjualan Anda.
Grup dapat dibuat di aplikasi pusat admin Microsoft 365 atau Microsoft 365 seperti Outlook, Teams, dan lainnya. Anda bisa membuat grup secara online atau lokal bergantung pada penyetelan organisasi Anda. Setelah dibuat, Anda bisa menambahkan anggota, mengatur izin, dan mulai menggunakannya untuk kolaborasi, komunikasi, dan berbagi sumber daya.
Peran pemilik, anggota, dan tamu dalam Grup
-
Pemilik — Pemilik grup adalah orang yang membuat grup dan memiliki kontrol penuh atas grup tersebut. Pemilik dapat menambahkan atau menghapus anggota, mengubah pengaturan grup, dan mengelola sumber daya grup seperti file dan kalender.
-
Anggota — Anggota adalah orang-orang yang ditambahkan ke grup oleh pemilik. Anggota bisa mengakses sumber daya grup dan berpartisipasi dalam percakapan grup.
-
Tamu — Tamu adalah orang-orang yang bukan anggota organisasi Anda tetapi diberi akses ke sumber daya grup oleh pemilik. Tamu dapat diundang untuk bergabung dalam grup untuk berkolaborasi dalam proyek tertentu atau untuk memberikan umpan balik. Pelajari selengkapnya tentang cara menambahkan pengguna tamu ke grup Microsoft 365.
Mengelola Grup di Microsoft 365
Anda dapat membuat, mengelola, dan akhirnya menghentikan grup di Microsoft 365. Saat membuat grup, pemilik dapat memilih tipe grup, menambahkan anggota, dan mengatur izin. Setelah grup dibuat, pemilik dapat mengelolanya dengan menambahkan atau menghapus anggota, mengubah pengaturan grup, dan mengelola sumber daya seperti file dan kalender. Pada titik tertentu, grup mungkin tidak lagi diperlukan, dan pemilik dapat menghentikan grup, yang menghapusnya dari sistem dan mencegah siapa pun mengakses sumber dayanya.
Penting untuk diperhatikan bahwa grup mengharuskan pemilik untuk berfungsi dengan baik. Jika grup tidak memiliki pemilik atau pemilik dihapus, sistem otomatis menetapkan pemilik baru ke grup. Proses ini membantu menjaga grup tetap fungsi dan memastikan bahwa selalu ada pemilik yang bertanggung jawab untuk mengelola grup. Pelajari selengkapnya tentang cara mengelola grup Microsoft 365 tanpa pemilik.
