Pengenalan ke data eksternal

Mengapa menggunakan data eksternal?

Saat Anda menggunakan produk SharePoint untuk membantu merampingkan aktivitas bisnis Anda, Anda mungkin perlu memasukkan data eksternal, seperti database, aplikasi lini bisnis, dan layanan web. Tapi data eksternal ini sering kali seperti pulau terpencil yang dibatasi untuk orang istimewa, atau cukup sulit untuk masuk. Apakah ada cara untuk mendapatkan data eksternal ini dengan lancar ke dalam produk SharePoint, serta produk Office, sehingga Anda dapat memanfaatkan antarmuka yang sudah tidak asing lagi dan menyempurnakan bisnis Anda?

Itulah arti Layanan konektivitas bisnis. Ini memungkinkan akses baca/tulis yang aman dan efisien ke berbagai data eksternal. Ini dilakukan melalui kerangka komprehensif yang menyediakan pengguna standar dan antarmuka pemrograman. Selain itu, Anda bisa membuat berbagai macam solusi bisnis, baik tanpa-kode, SharePoint Composite Solutions untuk kemudahan aktivitas menengah dan solusi berbasis kode untuk kebutuhan tingkat lanjut. Misalnya, Anda dapat:

• Buat daftar eksternal SharePoint personalia data yang disimpan dalam database back-end yang dapat dibaca dan ditulis pengguna, mirip dengan daftar SharePoint asli.

• Sambungkan data pelanggan terkini dalam sistem sumber daya perusahaan (ERP) organisasi Anda sebagai sekumpulan kontak Outlook dan bahkan sediakan akses offline.

• Buat solusi perencanaan acara yang tertaut ke aplikasi lini-of-Business yang dikendalikan, tetapi menggunakan kalender SharePoint untuk semua untuk dilihat.

• Membuat aplikasi Microsoft Silverlight dengan antarmuka pengguna visual keren yang berfungsi dengan data eksternal dari web.

Singkatnya, Layanan konektivitas bisnis memungkinkan Anda terhubung, berinteraksi dengan, dan membuka kunci nilai data eksternal.

Atas Halaman

Tiga skenario penting

Ingin mendengar lebih banyak? Berikut adalah tiga contoh solusi esensial yang didasarkan pada layanan konektivitas bisnis.

Meja bantuan    Perusahaan besar memiliki meja bantuan, yang menyediakan dukungan teknis internal. Permintaan dukungan dan basis pengetahuan dukungan teknis disimpan dalam database eksternal, namun terintegrasi penuh di situs SharePoint dengan menggunakan daftar eksternal dan komponen Web data bisnis. Pekerja informasi juga bisa menampilkan permintaan mereka saat ini di Microsoft Outlook 2013 online. Pakar dukungan teknis bisa menampilkan permintaan yang ditetapkan untuk mereka dalam Outlook 2013 online dan offline. Alur kerja secara otomatis mengelola masalah dukungan melalui setiap tahapan: dibuka, ditetapkan, ditingkatkan, diselesaikan, dan ditutup. Manajer pada tim dukungan teknis, dengan izin yang sesuai, bisa menampilkan dasbor yang menampilkan laporan Meja bantuan yang menunjukkan jumlah masalah dukungan yang ditetapkan untuk setiap spesialis dukungan, masalah paling terkini atau penting, dan jumlah insiden dukungan yang ditangani oleh setiap spesialis dukungan selama periode waktu tertentu. Manajer juga dapat mengekspor data ke Microsoft Excel 2013 untuk analisis mendetail lebih lanjut menggunakan pemformatan bersyarat dan bagan.

Pelacak artis    Agensi talenta mengintegrasikan database artis ke situs tim SharePoint internalnya, yang menyertakan daftar lengkap artis, informasi kontaknya, dan jadwal kinerja. Merekam kontrak dalam bentuk Templat dokumen Word dihasilkan dan secara otomatis diisi dengan informasi artis terbaru. Alur kerja memandu setiap kontrak melalui berbagai tahapan. Agen bisa menambahkan artis baru ke daftar eksternal menggunakan formulir InfoPath. Dengan menggunakan solusi ini, agen bakat selalu memiliki informasi yang mereka perlukan di sekitar, dan mereka bisa melakukan banyak tugas utama dengan menggunakan produk Office yang tidak asing lagi.

Dasbor Penjualan    Aplikasi dasbor penjualan membantu Sales Associates dengan cepat menemukan pesanan penjualan dan informasi pelanggan yang dikelola dalam sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM). Bergantung pada peran dan izin masing-masing, anggota tim dapat menampilkan informasi analitik penjualan, data kinerja penjualan anggota tim individu, prospek penjualan, dan informasi kontak dan pesanan pelanggan. Profesional penjualan bisa menampilkan kalender harian mereka, menampilkan tugas yang ditetapkan oleh manajernya, berkolaborasi dengan anggota tim, dan membaca berita industri. Diagram Visio wilayah penjualan memetakan penjualan setiap bulan dan berisi data langsung dari database back-end yang mudah disegarkan. Dengan menggunakan dokumen Word, manajer bisa dengan cepat menulis laporan status bulanan yang secara otomatis menyertakan data dari sistem eksternal.

Atas Halaman

Membuat ada setengah kesenangan

Layanan konektivitas bisnis seperti payung besar yang mencakup banyak fitur SharePoint dan Office. Tapi tidak berfungsi "Out-of-The-Box" karena setiap sumber data eksternal unik dan setiap organisasi memiliki kebutuhan khusus. Setelah meletakkan dasar, di tempat, atau di awan, Anda bisa memunculkan data eksternal di dalam produk SharePoint dan produk Office. Saat bekerja dengan data eksternal, Anda biasanya menelusuri tiga fase yang berbeda:

Fase dasar    Selama fase ini, Anda merencanakan, mempersiapkan, dan menyiapkan cara mengakses data eksternal. Ini biasanya berarti bekerja sama dengan administrator dan terkadang pengembang memahami apa yang perlu terjadi. Tujuan penting adalah mengidentifikasi persyaratan bisnis dan teknis, menyiapkan sumber data eksternal, memastikan akses aman ke data dengan menggunakan layanan penyimpanan aman, dan pelingkupan solusi keseluruhan. Tujuan penting adalah membuat tipe konten eksternal, yang merupakan paket detail koneksi, metadata, dan informasi lain yang digunakan untuk mengambil data eksternal.

Fase SharePoint    Setelah dasar telah diletakkan, sekarang Anda bisa memunculkan data eksternal dalam produk SharePoint dengan berbagai cara, termasuk daftar eksternal, kolom data eksternal, komponen Web data bisnis, alur kerja, hasil pencarian, halaman profil, tindakan, aplikasi untuk SharePoint, dan komponen atau Solusi SharePoint berbasis kode.

Fase Office    Setelah Anda membuat akses ke data eksternal dalam produk SharePoint, sekarang Anda bisa memunculkan data dalam berbagai produk Office (termasuk Excel, Word, Outlook, Visio, Access, dan InfoPath), aplikasi untuk Office, dan komponen, add-in, atau solusi Office berbasis kode.

Anda akan menemukan detail selengkapnya tentang masing-masing fitur ini nanti di artikel ini.

Atas Halaman

Topi mana yang Anda pakai?

Mengembangkan solusi berdasarkan data eksternal biasanya merupakan upaya tim dan cara Anda bekerja bergantung pada peran Anda. Diagram berikut memperlihatkan tampilan tingkat tinggi dari peran dan solusi yang terlibat dalam keseluruhan siklus hidup pengembangan.

Pengguna    Pengguna mengumpulkan solusi sederhana dengan menggunakan kapabilitas dasar produk SharePoint dan produk Office. Contohnya antara lain:

• Membuat daftar eksternal, tampilan berbeda dari daftar, dan menambahkan berbagai filter dan macam.

• Mengekspor daftar eksternal ke Excel 2013 untuk analisis data lebih lanjut.

• Menyambungkan daftar eksternal ke Outlook 2013 untuk bekerja dengan data eksternal online dan offline.

Pengguna Power    Pengguna Power membuat solusi bisnis tanpa kode yang sederhana dan sering memerlukan keterampilan analis bisnis untuk memahami sistem database dan proses bisnis keseluruhan dalam organisasi. Mereka juga mengomunikasikan persyaratan untuk administrator dan pengembang, serta manajer bisnis dan mungkin desainer situs. Contohnya antara lain:

• Membuat tipe konten eksternal menggunakan Microsoft SharePoint Designer 2013.

• Membuat kolom data eksternal di pustaka dan menautkan kolom ke kontrol konten dalam Templat Word yang dikustomisasi, seperti kontrak atau faktur.

• Mengustomisasi formulir InfoPath untuk mengganti formulir daftar SharePoint default.

• Mendesain halaman web yang menyambungkan komponen Web data bisnis dengan cara yang berguna untuk membuat ruang kerja informasi.

• Membuat solusi berbasis Outlook yang menyediakan formulir kustom, tampilan, perintah pita, tindakan, dan panel tugas.

• Membuat alur kerja yang menggunakan data daftar eksternal.

Administ    Administrator mengelola izin dan keamanan pengguna untuk beberapa komponen SharePoint yang berbeda termasuk tipe konten eksternal dan database eksternal. Aktivitas penting melibatkan penyiapan aplikasi target layanan penyimpanan aman, pemetaan kredensial, dan menentukan metode autentikasi terbaik. Contoh lain operasi meliputi:

• Mengelola dan menyiapkan akses data eksternal, izin, dan kueri.

• Mengimpor dan mengekspor tipe konten eksternal dari penyimpanan metadata konektivitas data bisnis.

• Menyetel Halaman profil kustom, tindakan, dan hasil pencarian.

Pembuat    Pengembang membuat berbagai solusi kustom yang berkisar dari komponen bertarget yang dapat digunakan kembali hingga solusi berbasis kode canggih. Contohnya antara lain:

• Tipe konten eksternal tingkat lanjut yang dikembangkan di Microsoft Visual Studio, seperti tipe bidang kustom yang menggunakan data hierarki kompleks.

• Data agregat dari beberapa layanan disajikan sebagai model BDC tunggal.

• Komponen yang dapat digunakan kembali, komponen Web kustom, aktivitas alur kerja kustom, dan formulir InfoPath di belakang kode.

• Komponen data eksternal kustom untuk solusi Outlook.

• Aplikasi Microsoft Silverlight dan Add-in Office.

• Pemberitahuan kustom dengan menggunakan kerangka kejadian.

• Koneksi atau solusi kustom menggunakan kode terkelola.

Atas Halaman

Mengenal lingkungan SharePoint Anda

Saat Anda menggunakan atau membuat solusi data eksternal, ada perbedaan dalam fitur dan fungsionalitas yang harus Anda sadari berdasarkan pada lingkungan SharePoint Anda:

• Di tempat    Jika Anda membuat solusi di mana pengguna Anda dan solusi Anda sepenuhnya di tempat (di balik firewall), maka semua fitur layanan konektivitas bisnis didukung.

• Cloud    Jika Anda menggunakan SharePoint (paket 2, E3 dan E4) di Microsoft 365, maka subset fitur tersedia. Misalnya, daftar eksternal, komponen Web data bisnis, dan kerangka acara didukung, namun Halaman profil, tindakan, dan kerangka konektornya tidak. Selain itu, Anda hanya bisa menyambungkan ke sumber data ini: Layanan Web WCF, OData, dan SQL Server Azure.

• Hibrid    Organisasi Anda mungkin sudah memiliki investasi yang signifikan di sumber data di tempat, seperti aplikasi lini bisnis dan sistem ERP. Tapi organisasi Anda mungkin berada di lingkungan SharePoint hibrid, di mana beberapa karyawan berada di tempat dan beberapa ada di awan. Dalam lingkungan hibrid, Anda juga bisa membuat solusi data eksternal hibrid sehingga pengguna di awan bisa mengakses sumber data di tempat. Misalnya, pengguna bisa menyelesaikan laporan pengeluaran saat dalam perjalanan bisnis dengan menggunakan SharePoint, dan biaya dapat segera didamaikan dengan sistem SAP di tempat. Anda dapat menyambungkan ke sumber data di tempat yang didukung, tetapi Anda harus menggunakan layanan OData dan pengembangan dan konfigurasi yang ekstensif mungkin diperlukan.

Dapatkan perangkat lunak yang tepat

Fitur layanan konektivitas bisnis (BCS) didistribusikan di seluruh edisi SharePoint yang berbeda. Gunakan tabel berikut untuk membantu Anda membuat pilihan yang tepat.

* Menyertakan kontrol formulir untuk menampilkan data dan tata letak eksternal untuk menampilkan data di panel tugas dan formulir Outlook. Hanya tersedia di Microsoft Office Professional Plus 2013.

Atas Halaman

Menyetel perangkat lunak dengan benar

Setelah menginstal perangkat lunak yang tepat, pastikan Anda menyiapkannya dengan benar. Khususnya:

Menyiapkan sumber data eksternal    Seorang administrator mungkin perlu membuat akun dan memberikan izin ke sumber data untuk memastikan bahwa orang yang tepat mempunyai akses ke data tersebut dan bahwa data tidak jatuh ke tangan yang salah. Dalam database eksternal, administrator juga mungkin ingin membuat tabel spesifik, menampilkan, membuat kueri, dan seterusnya, untuk membatasi hasil hanya pada yang diperlukan dan untuk membantu memperbaiki kinerja.

Mengonfigurasi Layanan SharePoint    Administrator harus mengaktifkan layanan konektivitas data bisnis, layanan penyimpanan aman, dan layanan Visio.

Mengonfigurasi layanan penyimpanan aman    Administrator harus menentukan mode akses terbaik untuk sumber data eksternal, membuat aplikasi target, dan mengatur kredensial untuk aplikasi target.

Mengonfigurasi Layanan Konektivitas Data Bisnis    Administrator harus memastikan bahwa pengguna yang membuat tipe konten eksternal memiliki izin untuk penyimpanan metadata Business data Connectivity (BDC) dan bahwa pengguna yang sesuai memiliki akses ke tipe konten eksternal di mana daftar eksternal didasarkan.

Pastikan produk Office siap digunakan    Untuk menyinkronkan data eksternal dengan produk Office, Anda harus memiliki Windows 7 atau yang lebih baru dan produk perangkat lunak gratis berikut, SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4, dan layanan data WCF 5,0 untuk OData V3 pada setiap komputer klien (jika diperlukan, Anda secara otomatis diminta untuk mengunduh perangkat lunak). Selain itu, pastikan opsi Instalasi Office, Layanan konektivitas bisnis diaktifkan (ini adalah default). Opsi ini menginstal runtime klien Layanan konektivitas bisnis yang melakukan hal berikut: menyimpan dan menyinkronkan dengan data eksternal, memetakan data bisnis ke tipe konten eksternal, menampilkan pemilih item eksternal dalam produk Office, dan menjalankan solusi kustom di dalam produk Office.

Atas Halaman

Memilih data eksternal Anda dengan bijak

Anda dapat bekerja dengan berbagai sumber data eksternal, termasuk database, sistem Perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), OData, dan konektor tingkat lanjut.

Database    Organisasi dan perusahaan dari semua bentuk dan ukuran tergantung pada database untuk operasi harian mereka. Database berisi berbagai tipe data termasuk teks, angka, Gambar, dan dokumen, dan memiliki banyak tujuan termasuk situs web keuangan, manufaktur, asuransi, dan data-driven perusahaan. Database umum yang didukung meliputi: Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2, dan database apa pun yang sesuai dengan standar antarmuka ODBC atau OLE DB.

Sistem ERP    Sistem ERP mengintegrasikan data dan proses lini bisnis di seluruh organisasi dan melakukan banyak kegiatan mendasar untuk bisnis apa pun termasuk:

Sistem ERP umum yang didukung meliputi SAP, duet, Microsoft Dynamics, Siebel, dan JD Edwards.

OData    Open data Protocol (OData) menyediakan standar berbasis REST untuk operasi buat (postingan), baca (Dapatkan), perbarui (Taruh), dan Hapus (Hapus) yang mengakses layanan web. Pikirkan OData sebagai ekuivalen berbasis web dari ODBC dan OLE DB. Data dikembalikan baik dalam format notasi objek XML atau JavaScript. Sumber OData umum meliputi situs web yang familiar (seperti Amazon, E-Bay, Azure data Market, dan Netflix), database, dan bahkan situs SharePoint lainnya.

Konektor tingkat lanjut    Untuk sumber data lain, pengembang dapat menyediakan akses data eksternal tingkat lanjut menurut:

• Menggunakan ADO.NET, yang memungkinkan akses ke sumber data apa pun dengan penyedia ADO.NET.

• Menggunakan WCF dan layanan web, yang memungkinkan akses ke layanan web dan Windows Communication Foundation (WCF).

• Menggunakan rakitan konektivitas .NET, yang memungkinkan akses ke sumber data saat penyedia ADO.NET atau layanan web tidak tersedia.

• Mengonversi tipe data kepemilikan yang tidak didukung ke tipe data .NET yang didukung.

• Membuat solusi kustom untuk skala yang lebih besar dengan sumber data yang sering mengubah struktur data yang memerlukan koneksi data kustom, metode transfer, dan instalasi konektor.

Atas Halaman

Mempertimbangkan kinerja

Solusi bisnis apa pun harus mempertimbangkan kinerja, dan data eksternal tidak terkecuali. Untungnya, Layanan konektivitas bisnis telah dirancang untuk mengurangi kelambatan dan masalah kinerja. Secara umum, penelusuran data, paging, pemfilteran, dan pengurutan dipindahkan ke sumber data eksternal untuk membantu mengurangi memori dan memproses sumber daya yang diperlukan oleh produk SharePoint.

Selain itu, Layanan konektivitas bisnis memiliki tembolok bawaan di kedua server (singgahan Layanan konektivitas bisnis) dan komputer klien (tembolok Layanan konektivitas bisnis klien runtime) dan tidak dapat menampilkan nilai terbaru dari sistem data eksternal dengan segera. Namun, Anda dapat menyesuaikan interval refresh berdasarkan kebutuhan pengguna dan solusi yang Anda buat. Tidak semua pengguna perlu melihat data terkini segera, tapi jika mereka melakukannya, mereka bisa, misalnya, merefresh daftar eksternal atau folder kontak Outlook.

Kemampuan untuk bekerja secara offline pada komputer klien juga berarti bahwa pengguna bisa melakukan pekerjaan yang diperluas tanpa tersambung ke data eksternal, namun mengetahui bahwa saat mereka kembali online, data akan diperbarui dan didamaikan dengan benar.

Secara keseluruhan, fitur kinerja ini membantu mempercepat tampilan, refresh, dan operasi data dari data eksternal di halaman web SharePoint dan di produk Office.

Atas Halaman

Praktikkan keselamatan terlebih dahulu

Sangat penting bahwa solusi data eksternal menjadi aman karena data sering kali penting bagi bisnis dan tidak boleh ditampilkan atau diubah oleh pengguna yang salah. Selain itu, ada banyak cara untuk mengamankan data dan Anda ingin solusi Anda menjadi sederhana serta aman. Untungnya, ada beberapa cara untuk meminimalkan kompleksitas, terutama dengan menggunakan layanan penyimpanan aman.

Singkatnya, mengamankan data eksternal Anda memerlukan menjawab dua pertanyaan dasar:

Siapa kamu?    Ini juga disebut autentikasi dan merupakan proses memverifikasi identitas Anda dengan mendapatkan kredensial Anda (nama pengguna dan kata sandi Anda).

Apa yang diperbolehkan untuk dilakukan?    Ini disebut otorisasi dan merupakan proses menentukan tugas yang dapat Anda lakukan pada item data mana dengan mendapatkan daftar izin yang telah diberikan kepada Anda.

Pertama, administrator membantu menentukan mode akses terbaik untuk sumber data eksternal. Perhatikan bahwa sangat umum untuk solusi bisnis untuk mengotentikasi akses ke data eksternal yang memiliki akun yang berbeda. Tapi pembuatan log di bawah kredensial yang berbeda bisa rumit dan rumit. Layanan penyimpanan aman datang ke Rescue dengan menyediakan penyimpanan dan pemetaan kredensial. Hal ini memudahkan untuk menggunakan sumber data eksternal hanya dengan masuk sekali saja.

Misalnya, jika Anda masuk ke situs SharePoint Anda dengan satu set kredensial, tapi ingin mengakses daftar eksternal berdasarkan aplikasi Siebel yang menggunakan sekumpulan kredensial lainnya, administrator dapat menyiapkan layanan penyimpanan aman untuk memetakan dua kumpulan kredensial tersebut secara otomatis sehingga Anda tidak perlu masuk lagi.

Layanan penyimpanan aman juga membantu mengelola masalah "ganda hop" yang terkenal, di mana setiap autentikasi memerlukan "hop" di antara dua komputer, yang bisa dikompromikan, kecuali langkah-langkah diambil untuk mencegahnya.

Berikutnya, administrator membuat beberapa lapisan keamanan berdasarkan izin, mirip dengan beberapa baris pertahanan di sekitar benteng, untuk memastikan otorisasi dan akses yang tepat untuk:

• Data dalam database atau sistem eksternal.

• Tipe konten eksternal di penyimpanan metadata konektivitas data bisnis.

• Daftar eksternal atau kolom data eksternal.

Akhirnya, administrator bisa menambahkan lapisan perlindungan ekstra melalui enkripsi. Jika solusi data eksternal Anda juga menggunakan aplikasi Office, administrator dapat melindungi tembolok runtime klien Layanan konektivitas bisnis dengan menggunakan sistem file enkripsi Windows. Beberapa sumber data eksternal juga menyediakan cara untuk mengenkripsi data.

Atas Halaman

Mengatur landasan: tipe konten eksternal

Tipe konten eksternal berada di jantung solusi data eksternal apa pun. Mereka seperti pialang antara Anda dan sumber data eksternal. Tipe konten eksternal umum adalah paket informasi yang terorganisir yang berisi yang berikut ini:

• Informasi koneksi ke sumber data, seperti mode lokasi, nama, dan autentikasi.

• Definisi tabel, bidang, kunci utama dan Asing, validasi, dan tipe data (juga disebut metadata).

• Operasi data yang dapat Anda lakukan, seperti buat, baca, perbarui, Hapus, dan kueri (juga disebut CRUDQ).

• Informasi dan perilaku lainnya, seperti tipe data Office yang dipetakan atau pengaktifan sinkronisasi offline.

• Berbagai filter, yang menanyakan data dan membantu mengisolasi hasil, serta batas untuk meningkatkan kinerja.

• Bidang identitas dan menampilkan kolom untuk pemilih konten eksternal yang digunakan untuk mengambil data eksternal di seluruh antarmuka pengguna.

• Asosiasi berdasarkan kunci utama dan asing di antara dua tabel terkait, seperti pesanan dan pelanggan.

Satu pengguna stalwart menentukan tipe konten eksternal dan oleh karena itu melindungi pengguna lain dari kompleksitas inheren yang bekerja dengan data eksternal. Selain itu semua informasi ini disimpan dalam file khusus BDCM (. bdcm), dalam format XML, dan disimpan di penyimpanan metadata konektivitas data bisnis. Pendekatan ini memudahkan untuk mempertahankan, memperbarui, mengamankan, dan menggunakan kembali tipe konten eksternal di situs yang berbeda. Misalnya, Anda bisa dengan mudah mengekspor dan mengimpor file untuk menyebarkannya dari pengembangan ke lingkungan produksi, atau berbagi dengan kumpulan situs lain.

Omong-omong, pengguna stalwart Anda tidak perlu menjadi ahli dalam XML. Untuk membantu membuat tipe konten eksternal, ada dua alat pilihan:

• Microsoft SharePoint Designer 2013    Anda bisa menentukan dan memperbarui tipe konten eksternal dengan cara deklaratif lalu menerbitkannya ke penyimpanan metadata konektivitas data bisnis.

• Microsoft Visual Studio 2012    Jika data eksternal Anda kompleks atau tidak didukung oleh SharePoint Designer 2013, Anda bisa menggunakan editor XML di Visual Studio (yang menyediakan Intellisense) untuk membuat model XML Anda, atau gunakan desainer tipe konten eksternal Visual Studio untuk membuat rakitan konektivitas .NET yang menyediakan logika integrasi back-end kustom melalui .NET Framework.

Atas Halaman

Membaca dan menulis data dalam daftar eksternal

Daftar eksternal adalah blok penyusun kunci untuk solusi SharePoint berdasarkan data eksternal. Anda bisa membaca dan menulis data eksternal dengan pengalaman yang tak asing menggunakan daftar SharePoint. Daftar eksternal terlihat dan berperilaku sangat mirip seperti daftar asli, tapi ada beberapa perbedaan dalam perilakunya. Misalnya, Anda bisa membuat tampilan dan menggunakan nilai terhitung dengan rumus, tapi tidak bisa melampirkan file atau melacak versi.

Anda juga bisa membuat daftar eksternal dengan menggunakan SharePoint Designer 2013.

Atas Halaman

Menambahkan kolom data eksternal ke daftar dan pustaka

Anda dapat menggabungkan kolom data eksternal dengan kolom lain dalam daftar atau pustaka asli. Karena kolom data eksternal ditambahkan ke daftar atau pustaka asli, Semua fitur pustaka atau daftar terkait berfungsi, termasuk pembuatan versi, persetujuan, Check-in dan Check-Out, dan lampiran file.

Katakanlah Anda telah membuat pustaka gambar yang berisi foto produk yang dijual oleh organisasi Anda. Anda bisa menambahkan kolom data eksternal ke pustaka yang mengakses nama produk, kode produk, dan harga saat ini dari database eksternal. Karena aturan dan proses perusahaan Anda memerlukan perubahan apa pun pada informasi produk hanya dilakukan melalui sistem database, Anda menentukan bahwa data eksternal bersifat baca-saja saat Anda membuat tipe konten eksternal. Tapi sekarang lebih banyak orang di organisasi Anda bisa dengan mudah melihat semua informasi produk umum bersama-sama dalam satu tampilan pustaka.

Atas Halaman

Membuat solusi dengan komponen Web data bisnis

Komponen Web data bisnis didesain untuk berfungsi dengan data dari daftar eksternal dan Anda bisa mengombinasikan komponen web ini dengan cara yang berguna untuk membuat situs web atau dasbor. Misalnya, Anda bisa menyambungkan komponen Web daftar dan item sehingga ketika Anda memilih item laporan pengeluaran dalam komponen Web daftar, seperti biaya Kamis, detail item ditampilkan dalam komponen Web item, seperti Hotel, perjalanan, dan biaya makan.

Tabel berikut ini merangkum secara singkat setiap komponen Web data bisnis.

Atas Halaman

Menggunakan data eksternal dalam halaman profil, tindakan, atau pencarian

Halaman profil, tindakan, dan pencarian adalah fitur terkait terkait.

Halaman profil

Secara default, Layanan konektivitas bisnis secara otomatis membuat halaman profil berdasarkan tipe konten eksternal. Halaman profil adalah halaman web yang menampilkan informasi dari baris tunggal data eksternal, berdasarkan bidang ID, seperti semua bidang individual tentang pelanggan tertentu.

Halaman profil default sebenarnya adalah halaman web yang berisi penyusun item data bisnis dan komponen Web item data bisnis yang tersambung bersama-sama. Komponen Web penyusun item menganalisis parameter string kueri URL dari halaman profil, misalnya, http://contoso/Customer.aspx?CustID=345, dan melewati nilai CustID ke komponen Web item data, yang kemudian menampilkan semua bidang pelanggan terkait.

Anda dapat membuat halaman profil Anda sendiri untuk memperlihatkan informasi kustom, atau administrator dapat mengkustomisasi Halaman profil untuk Anda.

Tindakan

Anda bahkan bisa melakukan tindakan berdasarkan halaman profil untuk melakukan sesuatu yang berguna. Misalnya, Anda bisa membuat tindakan yang menggabungkan informasi alamat tentang pelanggan dengan Bing Maps untuk melihat lokasi pelanggan atau mendapatkan arahan. Anda dapat membuat tindakan baik berdasarkan parameter string kueri URL dari halaman profil atau melalui kode kustom. Atau, pengembang dapat menulis kode kustom yang memungkinkan Anda memperbarui informasi karyawan dalam database back-end.

Secara default, Anda menggunakan tindakan saat Anda mengklik perintah Tampilkan profil tindakan dalam komponen Web tindakan data bisnis atau daftar data bisnis. Saat menggunakan kolom data eksternal, Anda juga bisa menjalankan tindakan dari perintah menu.

Pencarian

Akhirnya jika menginginkannya, administrator dapat mengaktifkan pencarian data eksternal. Data eksternal dapat dirayapi dan diindeks sama seperti data SharePoint internal, namun dengan pemangkasan keamanan untuk memastikan bahwa hanya pengguna yang sesuai yang bisa mengklik dan melihat hasil pencarian, yang ditampilkan dengan menggunakan halaman profil.

Dengan mengintegrasikan pencarian SharePoint ke sistem data eksternal, pengguna dapat menemukan data yang tidak dapat ditemukan. Misalnya, jika Anda mengetahui bahwa pelanggan perusahaan bekerja, namun lupa nama mereka, Anda bisa mencari menurut nama perusahaan untuk membantu Anda menemukan halaman profil pelanggan.

Atas Halaman

Menggunakan data eksternal dalam alur kerja

Alur kerja menyediakan alat yang ampuh untuk pemodelan dan mengotomatisasi proses bisnis berdasarkan daftar, pustaka, atau situs SharePoint. Proses bisnis ini bisa sesederhana proses pengesahan dokumen dengan pemberi persetujuan tunggal, atau sekompleks seperti proses bisnis terstruktur apa pun. Meskipun Anda tidak dapat mengaitkan alur kerja secara langsung dengan daftar eksternal, Anda bisa membuat yang berikut ini:

Alur kerja daftar asli    Alur kerja yang terkait dengan daftar asli yang membaca atau memperbarui data dari daftar eksternal dengan menggunakan item daftar buat, memperbarui item daftar, dan menghapus tindakan item daftar. Misalnya, Anda bisa memperbarui item daftar eksternal setiap kali item daftar atau pustaka asli berubah. Anda bisa menggunakan tindakan lain dengan daftar eksternal, seperti variabel Atur alur kerja untuk memodifikasi bidang Daftar eksternal. Anda juga bisa menggunakan item daftar eksternal sebagai tujuan untuk proses tugas, tapi link ke tugas tidak menampilkan judul untuk item daftar eksternal.

Alur kerja situs    Alur kerja situs tidak memerlukan pemicu kejadian untuk dimulai dan dapat dimulai secara manual. Untuk mencegah akses tidak sah, alur kerja yang mengakses daftar eksternal selalu berjalan dalam akun layanan, bahkan dengan mode autentikasi yang menggunakan peniruan.

Acara    Pengembang dapat membuat kejadian yang memicu di sumber data eksternal dan pengguna bisa membuat pemberitahuan yang merespons kejadian tersebut. Misalnya, Anda bisa menggunakan alur kerja SharePoint untuk mengirim pesan email ke karyawan saat akun pelanggan ditetapkan ke karyawan tersebut di sumber data eksternal.

Untuk alasan kinerja, sebaiknya baca saja jumlah kolom dalam daftar eksternal, atau buat, perbarui, atau Hapus sejumlah kecil item dalam daftar eksternal.

Atas Halaman

Menganalisis data eksternal di Excel

Anda dapat mengekspor data dari daftar eksternal untuk Excel 2013 dan mempertahankan sinkronisasi data. Misalnya, Anda mungkin ingin mempertahankan inventaris produk dalam daftar eksternal agar mudah dibagikan dan diperbarui, tetapi juga melakukan analisis inventaris berkala di Excel 2013. Data eksternal yang diekspor ke Excel 2013 ditentukan oleh tampilan daftar eksternal saat ini, filter yang ditentukan pada tipe konten eksternal dan di daftar eksternal, dan pengaturan bahasa untuk situs SharePoint. h

Saat Anda mengekspor daftar eksternal, tabel Excel dibuat dengan koneksi data ke daftar eksternal berdasarkan file kueri web. Untuk melihat perubahan selanjutnya yang dibuat pada daftar SharePoint di tabel Excel, Anda dapat merefresh data. Perhatikan bahwa Anda tidak bisa membuat perubahan pada sumber data eksternal dan bahwa operasi refresh Excel akan menimpa perubahan yang telah Anda buat di tabel Excel.

Atas Halaman

Menambahkan data eksternal ke dokumen Word

Dengan menambahkan kolom data eksternal dan Templat Word dengan kontrol konten ke pustaka dokumen, Anda juga bisa membuatnya mudah dan efisien untuk memasukkan data yang akurat dan terkini dalam Microsoft Word 2013 dokumen terstruktur.

Katakanlah Anda memiliki pustaka dokumen yang berisi kontrak pelanggan. Namun, Semua informasi pelanggan Anda dipertahankan dalam aplikasi lini bisnis, seperti SAP. Anda dapat melacak kontrak pelanggan di pustaka dokumen, namun memastikan bahwa informasi pelanggan terkait merupakan yang terbaru dan tidak perlu digandakan. Berikut caranya:

• Pertama, tambahkan kolom data eksternal ke pustaka untuk mengaitkan nama pelanggan, nama perusahaan, dan nomor telepon yang sesuai dengan setiap kontrak yang disimpan di pustaka kontrak.

• Lalu, buat Templat Word yang berisi kontrak pelanggan boilerplate teks dan kontrol konten untuk memasukkan nama, nama perusahaan, dan nomor telepon pelanggan. Word 2013 akan menggunakan pemilih item eksternal untuk membantu Anda memasukkan atau memperbarui informasi yang benar dengan secara otomatis menampilkan dan mengambil informasi pelanggan yang benar.

• Akhirnya, setiap kali Anda membuat kontrak, masukkan data pelanggan, dan Simpan kontrak kembali ke pustaka, nilai data pelanggan dipromosikan ke kolom data eksternal terkait.

Atas Halaman

Menyinkronkan data eksternal di Outlook

Jika daftar eksternal berisi pelanggan, tugas, janji, atau postingan, Anda bisa menyambungkan daftar dengan Outlook 2013. Setelah tersambung, Anda bisa menampilkan, mengedit, dan mencetak data menggunakan antarmuka pengguna Outlook yang tidak asing. Jika data adalah informasi kontak, seperti pelanggan, Anda bahkan bisa menyebutnya, mengirim pesan email, dan membuat permintaan Rapat.

Sinkronisasi data adalah dua arah atau dua arah. Perubahan yang dibuat di Outlook 2013 secara otomatis disinkronkan dengan sumber data eksternal. Perubahan yang dibuat pada sumber data eksternal disinkronkan dengan item dalam Outlook 2013, meskipun operasi refresh mungkin diperlukan.

Secara default, data otomatis refresh setiap enam jam, tetapi nilai ini dapat diubah. Untuk memastikan bahwa Anda melihat data saat ini dari sumber data eksternal, klik kanan folder, lalu klik perubahan DB sinkronisasi.

Saat Anda membuat tipe konten eksternal, Anda melakukan hal berikut:

• Jika Anda menginginkan akses offline, Aktifkan opsi dukungan sinkronisasi offline .

• Atur bidang tipe item Office ke salah satu hal berikut: kontak, janji, tugas, atau postingan.

• Petakan masing-masing bidang dalam tipe konten eksternal, seperti nama depan pelanggan, nama belakang pelanggan, alamat pelanggan, dan telepon pelanggan, ke bidang tipe item Outlook masing-masing, seperti nama depan kontak, nama belakang, alamat, dan bisnis.

Selain itu, dengan beberapa kode yang ditulis oleh pengembang, Anda bisa membuat solusi Outlook yang melakukan hal berikut ini:

• Memperlihatkan komponen data asli atau kustom di panel tugas kustom untuk menyajikan data eksternal kepada pengguna.

• Sertakan perintah pita kustom untuk melakukan tindakan kustom.

• Membuat definisi tampilan kustom untuk menampilkan kolom data eksternal tertentu.

• Mendesain area formulir kustom untuk menyajikan data eksternal.

Atas Halaman

Menyempurnakan akses data eksternal dengan formulir InfoPath

Ada beberapa alasan mengapa Microsoft InfoPath 2013 berguna untuk digunakan dengan data eksternal:

Bekerja dengan tipe data kompleks    Jika bidang data eksternal bersifat hierarki, seperti bidang alamat yang berisi jalan, kota, dan kode pos sebagai subbidang, maka Anda tidak dapat bekerja dengan bidang ini dalam formulir SharePoint untuk daftar eksternal, dan bahkan kenyataannya tidak dibuat. Namun, Anda bisa mengonversi Formulir SharePoint menjadi formulir InfoPath untuk membuat dan memperbarui bidang dengan menggunakan InfoPath 2013.

Menyematkan kontrol pemilih item eksternal    Anda dapat menyeret dan menjatuhkan kontrol pemilih item eksternal ke formulir InfoPath, menghubungkannya ke daftar eksternal sebagai sumber data sekunder, dan memudahkan pengguna untuk memilih item berdasarkan bidang yang unik, seperti nama pelanggan atau ID Produk.

Selain itu, jika Anda menyetel Asosiasi untuk tipe konten eksternal, seperti pelanggan dan pesanan, dan formulir InfoPath untuk daftar eksternal berisi kunci asing, seperti ID pelanggan, kontrol pemilih item eksternal bahkan secara otomatis ditambahkan ke formulir. Ini memungkinkan pengguna untuk menemukan pelanggan dengan mudah saat bekerja dengan pesanan.

Membuat beberapa tampilan formulir    Terkadang, Anda mungkin menginginkan formulir memiliki beberapa tampilan data eksternal Anda, terutama jika terdapat banyak bidang dan daftar eksternal atau Formulir SharePoint tidak efektif. Beberapa tampilan juga berguna dalam skenario menulis-sekali di mana sistem eksternal tidak memperbolehkan memperbarui bidang setelah dibuat. Dalam kasus tersebut, Anda bisa membuat dua tampilan, satu untuk operasi buat dan yang lainnya untuk operasi pembaruan.

Menambahkan aturan atau kode ke formulir    Anda dapat menambahkan aturan deklaratif atau formulir di belakang kode untuk menjalankan logika bisnis tambahan, seperti validasi dan penghitungan. Misalnya, Anda dapat memastikan kode negara/kawasan valid menggunakan aturan, atau kode pos AS berlaku dengan menggunakan layanan web.

Atas Halaman

Menambahkan data eksternal untuk menerbitkan diagram Visio

Menggunakan Microsoft Visio 2013, Anda bisa menautkan data dari daftar eksternal ke diagram dan bentuk tersebut. Anda kemudian dapat menerbitkan diagram ke pustaka dokumen SharePoint sebagai gambar web interaktif sehingga pengguna bisa menampilkan diagram dan melihat data eksternal yang terkait. Ada tiga cara untuk menautkan baris data ke bentuk dalam gambar. Tautkan baris ke bentuk yang sudah ada satu per satu, tautkan baris ke bentuk secara otomatis, atau buat bentuk dari data tersebut.

Atas Halaman

Mengimpor dan me-refresh data eksternal di Access

Microsoft Access 2013 adalah Landing pad untuk semua tipe data dan data eksternal tidak terkecuali. Anda dapat mengimpor daftar eksternal ke database Access pada komputer klien dan melakukan refresh data secara berkala. Data bersifat baca-saja.

Langkah dasar yang harus diikuti adalah:

1. Mengekspor tipe konten eksternal dari SharePoint Designer 2013 atau langsung dari penyimpanan metadata konektivitas data bisnis sebagai file BDCM.

2. Di Access 2013, buat koneksi data layanan web dengan menggunakan file BDCM.

3. Di Access 2013, Buat tabel tertaut berdasarkan koneksi data layanan web.

Perhatikan bahwa dalam kasus ini, singgahan runtime klien Layanan konektivitas bisnis tidak digunakan untuk menyinkronkan dengan daftar eksternal saat Anda me-refresh data.

Atas Halaman