Pengenalan Layanan Formulir InfoPath

Sinopsis Layanan Formulir InfoPath adalah teknologi server yang memungkinkan orang untuk mengisi formulir di browser Web. Dengan mengelola formulir di lokasi pusat, Anda dapat menyederhanakan proses bisnis dan meningkatkan hubungan dengan pelanggan, mitra, dan pemasok.

Gambaran umum Layanan Formulir InfoPath

Menjangkau pelanggan, mitra, dan pemasok dengan formulir yang ramah pengguna

Menyederhanakan proses bisnis yang digerakkan formulir

Mengelola formulir dan templat formulir di lokasi terpusat

Gambaran umum Layanan Formulir InfoPath

Pengguna tidak perlu menginstal InfoPath di komputer mereka untuk mengisi templat formulir yang diaktifkan browser, mereka juga tidak perlu mengunduh apa pun dari Web. Yang mereka butuhkan hanyalah akses ke browser, seperti Windows Internet Explorer, Apple Safari, atau Mozilla Firefox. Layanan Formulir InfoPath juga memungkinkan Anda menyimpan dan mengelola formulir dan templat formulir di lokasi terpusat. Layanan Formulir InfoPath dibuat dan memerlukan Layanan Windows SharePoint 3.0, yang memungkinkan Anda menerbitkan templat formulir yang Anda desain ke lokasi umum di seluruh organisasi. Selain itu, pengguna dapat mengirimkan formulir ke pustaka SharePoint, yaitu folder tempat kumpulan file disimpan dan tempat file sering menggunakan templat yang sama. Juga dimungkinkan untuk mengintegrasikan formulir ke dalam manajemen dokumen dan tugas siklus hidup seperti alur kerja dan manajemen hak.

Teknologi Layanan Formulir InfoPath tersedia di Microsoft Office SharePoint Server 2007 Enterprise CAL dan juga secara terpisah, di Microsoft® Office Forms Server 2007.

Pengalaman desain

Templat formulir yang dapat diisi di browser disebut templat formulir dengan dukungan browser. Untuk membuat templat formulir tipe ini, Anda mendesain templat formulir yang kompatibel dengan browser di InfoPath, menerbitkannya ke server yang menjalankan Layanan Formulir InfoPath, dan mengaktifkannya untuk digunakan di Web.

Dalam beberapa kasus, Anda bisa mengaktifkan templat formulir untuk digunakan di Web dengan memilih kotak centang Aktifkan formulir ini untuk diisi menggunakan browser di Panduan Penerbitan InfoPath. Dalam kasus lain, Anda harus menerbitkan templat formulir ke lokasi bersama di jaringan perusahaan Anda lalu menghubungi administrator farm server untuk bantuan dalam mengaktifkan templat formulir dan membuatnya tersedia di server.

Persetujuan administrator diperlukan dalam skenario berikut:

• Templat formulir berisi kode terkelola.
• Templat formulir memerlukan tingkat keamanan Kepercayaan Penuh, yang memungkinkan formulir yang dihasilkan memiliki akses penuh ke sumber daya sistem di komputer pengguna, seperti file dan pengaturan.
• Templat formulir menggunakan koneksi data yang dikelola oleh administrator.
• Templat formulir diaktifkan untuk ditampilkan di perangkat seluler.

Jika persetujuan administrator diperlukan, Panduan Penerbitan memandu Anda melalui langkah-langkah menyiapkan templat formulir untuk dinonaktifkan secara langsung kepada administrator.

Setelah templat formulir yang kompatibel dengan browser diaktifkan dengan browser, pengguna bisa menggunakan browser mereka untuk mengisi formulir yang didasarkan pada templat formulir tersebut.

Pengalaman pengguna

Pengalaman pengguna mengisi formulir di browser hampir identik dengan mengisi formulir di InfoPath. Misalnya, kontrol seperti bagian dan fitur berulang seperti rumus dan pemformatan bersyarat berfungsi dengan cara yang sama di kedua lingkungan.

Meskipun mengisi formulir di browser seperti mengisi formulir di InfoPath, ada satu perbedaan utama. Di browser Web, menu dan toolbar InfoPath digantikan oleh toolbar di bagian atas formulir, yang menampilkan opsi untuk menyimpan, menutup, mencetak, dan memperbarui formulir. Bilah ini juga muncul di bagian bawah formulir, sehingga pengguna tidak perlu menggulir kembali ke bagian atas formulir panjang untuk melengkapi formulir mereka.

Jika Anda mengaktifkan opsi kirim untuk templat formulir Anda, pengguna juga melihat tombol Kirim di toolbar. Saat mereka mengklik tombol ini, data formulir dikirim langsung ke sumber data yang Anda tentukan saat mendesain templat formulir, seperti layanan Web atau daftar SharePoint. Jika templat formulir Anda memiliki lebih dari satu tampilan, pengguna juga akan melihat daftar Tampilan di toolbar.

1. Pengguna mengirimkan data ke sumber data eksternal dengan mengklik tombol Kirim pada toolbar.

2. Pengguna beralih antar tampilan dengan mengklik item dalam daftar Tampilan pada toolbar.

Saat Anda mendesain templat formulir, Anda bisa mengkustomisasi pengaturan toolbar dalam kotak dialog Opsi Formulir . Misalnya, Anda dapat menghapus satu atau beberapa tombol atau menyembunyikan toolbar di bagian bawah formulir pengguna.

Di bagian berikut ini, Anda akan mempelajari selengkapnya tentang manfaat menggunakan Layanan Formulir InfoPath.

Atas Halaman

Menjangkau pelanggan, mitra, dan pemasok dengan formulir yang ramah pengguna

Saat Anda menerbitkan templat formulir ke server yang berjalan Layanan Formulir InfoPath, Anda bisa mendistribusikannya tidak hanya di intranet perusahaan Anda, tetapi juga di situs Web eksternal, seperti situs ekstranet atau situs Web perusahaan. Ini memungkinkan Anda mengumpulkan data dari pelanggan, mitra, pemasok, dan orang lain yang penting bagi keberhasilan bisnis Anda. Misalnya, perusahaan asuransi besar dapat menggunakan satu templat formulir yang didukung browser untuk mengumpulkan dan memproses klaim asuransi. Pelanggan asuransi bisa menggunakan browser untuk mengisi formulir klaim di situs web perusahaan. Atau, jika pelanggan menelepon perusahaan asuransi untuk melaporkan klaim, agen asuransi dapat menggunakan InfoPath untuk mengisi formulir klaim yang sama di situs intranet. Demikian pula, lembaga pemerintah dapat mengumpulkan data dari warga negara dengan memposting templat formulir yang diaktifkan browser di situs Webnya.

Saat pengguna mengakses formulir, baik dengan menavigasi ke pustaka atau dengan memasukkan URL untuk formulir di browser mereka, salah satu dari dua hal dapat terjadi:

• Formulir terbuka di browser Jika pengguna tidak memiliki InfoPath yang terinstal di komputer mereka, formulir akan terbuka di browser, di mana mereka dapat mengisinya seperti formulir berbasis Web lainnya.

• Formulir terbuka di InfoPath Jika pengguna menginstal InfoPath di komputer mereka, formulir akan terbuka di InfoPath, di mana mereka dapat mengisinya sama seperti formulir InfoPath lainnya. Karena mereka mengisi formulir di InfoPath, pengguna ini akan memiliki manfaat tambahan untuk dapat menggunakan seluruh fitur InfoPath untuk mengisi formulir, beberapa di antaranya tidak tersedia dalam formulir browser.

  Catatan

  Sesuai keinginan Anda, Anda bisa mengkustomisasi pengaturan untuk templat formulir Anda sehingga selalu terbuka di browser, bahkan jika pengguna telah menginstal InfoPath di komputer mereka. Ini bisa berguna ketika Anda ingin pengalaman mengisi formulir identik untuk semua orang, atau ketika Anda tidak ingin formulir dibuka di InfoPath, karena Anda ingin mencegah pengguna membuka atau mengubah templat formulir yang mendasarinya dalam mode desain.

Jika pengguna akan mengisi formulir di perangkat seluler, seperti asisten digital pribadi (PDA) atau ponsel cerdas, Anda dapat mendesain templat formulir berkemampuan browser agar dapat dibuka dan diisi menggunakan browser perangkat seluler. Ketika pengguna menggunakan perangkat seluler untuk mengakses formulir, formulir akan terbuka di layar mereka dalam format yang disederhanakan.

Menyederhanakan proses bisnis yang digerakkan formulir

Formulir berada di pusat banyak proses bisnis. Dengan menghosting templat formulir yang didukung browser di server yang menjalankan Layanan Formulir InfoPath, Anda bisa mengintegrasikan data formulir dengan proses atau aplikasi bisnis yang sudah ada. Misalnya, Anda dapat:

• Mengirim data ke sistem bisnis yang sudah ada Saat Anda mendesain templat formulir yang kompatibel dengan browser, Anda bisa membuat koneksi data ke layanan Web atau sumber data eksternal lainnya. Hal ini memungkinkan Anda mengirimkan data ke sistem bisnis, aplikasi perusahaan, atau database perusahaan yang sudah ada. Misalnya, departemen penjualan bisa mendesain formulir yang bisa mengirimkan calon prospek penjualan dan informasi pelanggan ke sistem Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM) yang sudah ada.
• Data kueri dari sistem bisnis yang sudah ada Juga dimungkinkan untuk membuat kueri data dalam sistem bisnis, aplikasi perusahaan, atau database perusahaan yang sudah ada. Misalnya, ketika pengguna membuka formulir berdasarkan templat formulir, Anda mungkin ingin data dari sumber data eksternal muncul dalam bidang nama dan alamat pada formulir. Hal ini memungkinkan Anda memanfaatkan data organisasi yang sudah ada dan menyederhanakan proses pengisian formulir.
• Menambahkan alur kerja ke formulir Anda bisa menambahkan alur kerja ke templat formulir yang disimpan di pustaka. Ini memungkinkan Anda mengelola proses bisnis umum secara konsisten. Misalnya, sebagai manajer, Anda dapat menggunakan alur kerja persetujuan untuk merutekan formulir laporan pengeluaran melalui daftar pemberi persetujuan. Pemberi persetujuan dapat menyetujui atau menolak formulir laporan pengeluaran, menetapkan ulang tugas persetujuan, atau meminta perubahan pada formulir. Di InfoPath, pengguna mengklik perintah pada menu File untuk berpartisipasi dalam alur kerja. Di server, mereka bisa menunjuk ke nama formulir di pustaka, klik panah yang muncul, lalu klik Alur Kerja untuk berpartisipasi dalam alur kerja.
  

Atas Halaman

Mengelola formulir dan templat formulir di lokasi terpusat

Anda dapat menyimpan templat formulir dan formulir terkait dalam penyimpanan terpusat di server yang menjalankan Layanan Formulir InfoPath. Ini memudahkan untuk menemukan, berbagi, dan mengelola formulir dan templat formulir.

Manfaat utama termasuk kemampuan untuk:

• Menyimpan formulir dan templat formulir di lokasi terpusat Anda bisa mengaitkan templat formulir dengan pustaka, yang merupakan lokasi di situs SharePoint tempat Anda bisa membuat, mengumpulkan, memperbarui, dan mengelola file dengan orang lain di organisasi Anda. Ketika pengguna mengisi formulir berdasarkan templat formulir di pustaka tersebut, formulir yang sudah selesai muncul di pustaka bersama dengan informasi kunci dari formulir itu sendiri. Bergantung pada bagaimana pustaka SharePoint didesain, pengguna bisa mengisi formulir yang didasarkan pada templat formulir Anda, mengekspor data dari formulir yang sudah selesai ke Microsoft Office Excel, atau menggabungkan data dari beberapa formulir ke dalam satu formulir. Contoh berikut ini memperlihatkan laporan pengeluaran yang disimpan di pustaka.
  
• Menggunakan tipe konten untuk mengelola templat formulir Anda bisa menggunakan Panduan Penerbitan InfoPath untuk menerbitkan templat formulir sebagai tipe konten situs. Tipe konten menentukan templat formulir, sekumpulan kolom, dan pengaturan manajemen dokumen di server, seperti pengaturan alur kerja atau kebijakan.
  Dengan membuat tipe konten, Anda bisa menggunakan kembali templat dan pengaturan formulir di seluruh kumpulan situs. Di masa lalu, jika Anda ingin menggunakan templat formulir di beberapa pustaka SharePoint, Anda harus menerbitkan dua salinan templat formulir yang berbeda, satu untuk setiap pustaka. Jika Anda ingin memperbarui templat formulir, Anda harus mengubah templat formulir di kedua tempat. Namun, sekarang Anda bisa menerbitkan templat formulir sebagai tipe konten situs. Saat Anda memperbarui tipe konten, perubahan Anda secara otomatis diterapkan di mana pun tipe konten tersebut digunakan.
  Anda bisa menetapkan tipe konten tunggal ke beberapa pustaka di seluruh kumpulan situs atau menetapkan beberapa tipe konten ke satu pustaka. Misalnya, Anda bisa menambahkan tipe konten untuk formulir laporan status ke semua pustaka yang digunakan oleh departemen penjualan di perusahaan Anda, sehingga setiap tim penjualan mengumpulkan dan melaporkan tipe informasi yang sama ke manajemen. Atau, anggaplah departemen Anda menggunakan templat formulir yang berbeda untuk formulir permintaan perjalanan, laporan perjalanan, dan laporan pengeluaran. Anda bisa menerbitkan tiga templat formulir sebagai tipe konten situs dan menambahkannya ke satu pustaka yang digunakan untuk menyimpan informasi terkait perjalanan tim. Saat orang membuat formulir baru dari pustaka, mereka kemudian dapat memilih templat formulir mana yang ingin mereka gunakan.
• Mengelola formulir dan templat formulir Administrator farm server bisa mengontrol bagaimana templat formulir diakses oleh pengguna dan disebarkan di seluruh organisasi. Misalnya, mereka bisa mengontrol siapa yang bisa menerbitkan templat formulir di seluruh situs atau memutuskan cara memutakhirkan templat formulir di server dengan dampak minimal untuk pengguna formulir.
• Mengelola koneksi data di lokasi pusat Jika beberapa templat formulir akan menggunakan koneksi data yang sama, Anda bisa menyimpan pengaturan untuk koneksi data tersebut dalam file koneksi data dalam pustaka koneksi data. Saat pengguna membuka formulir yang tersambung ke file koneksi data, InfoPath menggunakan pengaturan dalam file tersebut untuk menyambungkan ke sumber data eksternal. Dengan cara ini, beberapa templat formulir bisa menggunakan file koneksi data yang sama, sehingga tidak perlu membuat koneksi data yang sama secara manual untuk setiap templat formulir. Selain itu, jika pengaturan lokasi atau koneksi untuk sumber data eksternal berubah, Anda tidak perlu memperbarui setiap templat formulir yang menggunakan koneksi data. Sebagai gantinya, Anda cukup memperbarui file koneksi data sekali, dan semua templat formulir terus berfungsi seperti yang diharapkan.

Atas Halaman