Di artikel ini
- Lakukan
- Jangan lakukan
- Cara menggunakan daftar distribusi dan grup kontak (DL)
- Cara menggunakan komentar sebaris
- Kapan harus menggunakan Bcc
- Mempersiapkan liburan
Lakukan
Aturan berikut ini akan membantu email Anda terlihat profesional dan mengirimkan pesan Anda.
Baca pesan Anda sebelum mengirimkannya.
Buat subjek deskriptif dan berorientasi tindakan. Misalnya: "Manajer: Silakan kirim Tanggal Board Retreat Anda" berisi nama grup dan tindakan sehingga penerima dapat dengan cepat mengetahui apa yang perlu mereka lakukan. Prefiks berguna lainnya termasuk "FYI:" dan "Diperlukan Tindakan."
Jika tindakan diperlukan, sebutkan apa yang Anda inginkan di baris Subjek.
Ubah subjek pesan jika topik percakapan berubah.
Buat semua pesan singkat dan tidak bertele-tele.
Atur konten pesan Anda dari yang paling penting ke yang paling penting.
Pertimbangkan untuk menebalkan informasi penting.
Letakkan item tindakan atau pertanyaan di baris terpisah agar terlihat menonjol dan terlihat.
Tebalkan nama orang saat mengajukan pertanyaan. Misalnya: "Ryan: Apa status proyek?" Jika Anda menggunakan Outlook 2016 dengan Microsoft 365, consider using @Mentions.
Batasi jumlah orang yang Anda kirimi pesan kepada orang-orang yang perlu membacanya.
- Letakkan orang-orang yang perlu diberi tahu di baris Cc .
- Letakkan orang-orang yang perlu merespons atau mengambil tindakan di baris Kepada .
Gunakantanda tanganjika diperlukan, tetapi buat tanda tangan Anda tetap sederhana, singkat, profesional, dan jika memungkinkan, bebas dari grafik.
Jika Anda menginginkan respons segera, jangan kirim email. Telepon atau kirim pesan instan.
Jika Anda berada dalam percakapan email yang memiliki lebih dari 10 pesan tanpa resolusi, pertimbangkan untuk menghubungi atau menyiapkan rapat untuk membahas masalah tersebut. Email tidak selalu menjadi medium yang efisien untuk mengatasi masalah yang kompleks.
Nyatakan pesan membutuhkan balasan yang lebih ekstensif. Jika Anda terlalu sibuk untuk segera menjawab dengan jawaban lengkap, beritahu pengirim bahwa Anda sedang menangani masalah ini, dan akan merespons pada waktu atau tanggal tertentu. Benderai pesan untuk mengingatkan diri Anda untuk membalas nanti.
Gunakan Sangat Penting (
) seperlunya.Catatan
Bahkan jika Anda telah menyiapkan aturan pengiriman tertunda, menandai pesan dengan Sangat Penting menyebabkan pesan dikirim segera.
Jika Anda mengajukan pertanyaan dan ada beberapa orang yang bisa merespons, pilih hanya satu orang daripada mengirimkan pertanyaan Anda ke grup.
Kunci untuk menulis pesan email yang baik adalah berempati dengan penerima Anda.
Tindak Lanjut: Menandai saat mengirim
Saat Anda mengirim pesan kepada seseorang yang Anda perlukan jawabannya, lakukan hal berikut ini:
- Benderai untuk diri Anda saat dikirim.
- Ubah nama tugas email yang dibenderai di Bilah To-Do untuk memulai dengan Tindak Lanjut.
- Tandai pesan dengan kategori @Menunggu.
Saat Anda melakukan tiga langkah ini, Anda tahu bahwa tindakan berikutnya adalah mengirim pesan lain atau mencari respons.
Tips Mengingatkan diri Anda untuk mengirim pesan lain sering kali lebih efektif daripada menandai pesan untuk penerima Anda. Demikian pula, saat Anda berjanji untuk melakukan sesuatu dalam pesan, benderai pesan untuk diri sendiri agar tugas ada dalam Bilah Harus Dilakukan untuk mengingatkan Anda.
Jangan lakukan
- Jangan gunakan alat tulis.
- Jangan sertakan manajer Anda di setiap pesan yang Anda kirimkan.
- Jangan kirim pesan saat Anda marah. Agar lebih bagus menulisnya, simpan pesan ke folder draf Anda, dan kembali lagi nanti.
- Jangan mengharapkan respons cepat saat mengirim pesan panjang (lebih dari dua paragraf).
- Jangan mengirim pesan tindak lanjut kurang dari satu hari setelah pesan pertama. Jika Anda tidak mendengar kembali secara tepat waktu, coba gunakan telepon atau pesan instan.
- Jangan gunakan tanda terima baca atau tanda terima pengiriman pada setiap pesan yang Anda kirim. Gunakanhanya jika Anda tidak yakin apakah penerima Anda akan menerima pesan tersebut.
-
Jangan lampirkan bendera atau ke setiap pesan yang Anda kirim. Penerima Anda akan belajar mengabaikannya.
- Jangan gunakan ALL CAPS.
- Jangan kirim lampiran — kirim tautan sebagai gantinya.
- Jangan perluas daftar distribusi atau grup kontak. Memperluas daftar distribusi membuat pesan lebih sulit dibaca dan menyebabkannya masuk ke folder email yang salah.
- Jangan gunakan sarkasma. Humor Anda mungkin salah dipahami.
- Jangan tuliskan sesuatu yang tidak ingin dibaca semua orang di perusahaan Anda. Anda tidak pernah tahu di mana pesan email Anda mungkin berakhir.
- Jangan gunakan font kursif atau sangat artistik yang sulit dibaca.
- Jangan gunakan font merah, karena font tersebut sulit dibaca dan dapat diartikan sebagai hal yang penting.
- Jangan kirim Balasan ke Semua ke daftar distribusi atau grup kontak yang meminta untuk dihapus. Jangan pernah.
Aturan untuk grup kontak dan daftar distribusi (DL)
- Jika Anda merespons grup kontak berjumlah besar, ikuti semua email Dos and Don'ts.
- Jika Anda membutuhkan lebih banyak informasi dari satu individu atau sedang menyelidiki masalah secara terpisah, respons seluruh daftar distribusi untuk memberi tahu semua orang bahwa Anda merespons lalu membalas setiap orang secara terpisah. Pastikan untuk merespons daftar distribusi setelah masalah diatasi dengan resolusi. Dengan demikian, resolusi dapat dirujuk oleh orang lain dalam daftar distribusi.
Cara mengarahkan ulang orang-orang
Jika seseorang mengirim pesan ke daftar distribusi tempat Anda menjadi anggota, dan pesan akan lebih baik dijawab oleh orang lain atau daftar distribusi lain, lakukan hal berikut:
- Membalas dengan daftar distribusi atau orang yang benar di baris Kepada .
- Minta balasan dikirim ke daftar distribusi atau orang yang benar.
- Jangan letakkan daftar distribusi asli di baris Bcc karena pesan Anda tidak akan difilter oleh aturan orang lain. Sebaliknya, tinggalkan daftar distribusi di baris Kepada atau Cc .
Cara dihapus dari DL
Jika Anda menerima email dari daftar distribusi yang tidak ingin Anda gunakan, kirim pesan ke administrator jaringan Anda atau ke pemilik daftar distribusi dan minta untuk dihapus. Jangan balas ke seluruh daftar distribusi. Untuk menemukan pemilik daftar DL, klik ganda nama daftar distribusi.
Cara menggunakan komentar sebaris
Menambahkan komentar sebaris ke email yang Anda terima adalah cara yang mudah untuk menjawab pertanyaan dan merespons masalah secara langsung. Yang dianggap sebagai cara terbaik adalah seperti berikut ini:
Di pesan Anda, sebutkan bahwa Anda menggunakan komentar sebaris. Misalnya, sertakan tulisan "Lihat komentar tambahan di bawah ini."
Bedakan teks Anda dari pesan aslinya. Beberapa saran antara lain:
- Mengubah warna font
- Pre-pending your name or initials in brackets, for example, [Melissa], [MM]
- Mengubah font menjadi miring atau tebal atau keduanya
Jangan hapus apa pun yang tidak Anda tulis.
Kapan harus menggunakan Bcc
Gunakan fitur Bcc untuk menghapus orang-orang dari percakapan email ketika Anda menganggap bahwa mereka tidak lagi memerlukan email tambahan atau jika topik percakapan telah berubah.
Misalnya, jika Anda adalah salah satu dari lima orang yang menerima pertanyaan dan ingin menjawabnya, pindahkan empat orang lainnya ke baris Bcc dan menyatakan sesuatu seperti "Bcc'ing Joe, Jeff, James, dan Jennifer. Berikut jawabannya..." Pesan yang akan datang hanya akan berada di antara Anda dan pengirim asli.
Jangan gunakan Bcc untuk memberi tahu pihak ketiga (seperti manajer Anda) tentang pesan sensitif. Penerima Bcc mungkin tidak menyadari bahwa ia telah menerima Bcc dan dapat merespons semua orang, mengekspos bahwa ia menerima Bcc. Ini mungkin dianggap sebagai perilaku menyelinap di bagian Anda.
Daripada menggunakan Bcc untuk menginformasikan masalah kepada pihak ketiga, teruskan pesan setelah Anda mengirimkannya.
Mempersiapkan liburan
Jika anda menggunakan Outlook dengan Microsoft 365, akun Outlook.com, Hotmail.com, atau Live.com, atau akun Microsoft Exchange, Anda bisa menyiapkan pesan di luar kantor untuk memberi tahu orang-orang di dalam organisasi bahwa Anda telah pergi.
Sebagai praktik terbaik, ikuti saran di Menambahkan waktu jauh dari kantor ke kalender Outlook rekan kerja.
Jika Anda atau administrator Anda telah membuat kalender liburan bersama, pastikan untuk memposting liburan Anda di sana. Jika semua orang menggunakan kalender bersama, Anda tidak perlu mengirim permintaan rapat terpisah untuk memberi tahu semua orang bahwa Anda sedang tidak di tempat, seperti yang dirujuk oleh artikel sebelumnya, tetapi pesan email bisa bertindak sebagai pengingat yang baik.