Praktik terbaik Outlook: menulis email yang hebat

Praktik terbaik Outlook: menulis email yang hebat

Di artikel ini

Lakukan

Aturan berikut ini akan membantu email Anda terlihat profesional dan menyampaikan pesan Anda.

  1. Baca pesan Anda sebelum mengirimkannya.

  2. Buat subjek deskriptif dan berorientasi tindakan. Misalnya: "Manajer: kirimkan tanggal retret papan Anda" berisi nama grup dan tindakan sehingga Penerima bisa dengan cepat mengetahui apa yang perlu mereka lakukan. Awalan yang berguna lainnya termasuk "FYI:" dan "tindakan diperlukan."

  3. Jika tindakan diperlukan, nyatakan apa yang Anda inginkan pada baris subjek.

  4. Ubah subjek pesan jika topik percakapan berubah.

  5. Buat semua pesan singkat dan tidak bertele-tele.

  6. Menata konten pesan Anda dari yang paling penting hingga setidaknya.

  7. Pertimbangkan untuk meningkatkan informasi penting.

  8. Letakkan item tindakan atau pertanyaan pada baris terpisah sehingga menonjol dan terlihat.

  9. Nama orang yang berani ketika mengajukan pertanyaan. Misalnya: "Ryan: Apakah status proyek itu?" Jika Anda menggunakan Outlook 2016 dengan Microsoft 365, Pertimbangkan menggunakan @Mentions.

  10. Batasi jumlah orang yang Anda kirimi pesan kepada mereka yang perlu membacanya.

    • Masukkan orang yang perlu diberi informasi pada baris CC .

    • Menempatkan orang yang perlu merespons atau mengambil tindakan pada baris kepada .

  11. Gunakan tanda tangan bila perlu, tapi Pertahankan tanda tangan Anda sederhana, singkat, profesional, dan jika memungkinkan, bebas grafik.

  12. Jika Anda menginginkan respons langsung, jangan kirim email. Telepon atau kirim pesan instan.

  13. Jika Anda berada di percakapan email yang memiliki lebih dari 10 pesan tanpa resolusi, pertimbangkan untuk menelepon atau menyiapkan Rapat untuk mendiskusikan masalah tersebut. Email tidak selalu menjadi medium yang efisien untuk mengatasi masalah yang kompleks.

  14. Nyatakan pesan membutuhkan balasan yang lebih ekstensif. Jika Anda terlalu sibuk untuk segera menjawab dengan jawaban lengkap, beritahu pengirim bahwa Anda sedang menangani masalah ini, dan akan merespons pada waktu atau tanggal tertentu. Tandai pesanuntuk mengingatkan diri Anda untuk membalas nanti.

  15. Gunakan kepentingan tinggi ( Ikon Sangat Penting di Outlook ) hemat.

    Catatan: Bahkan jika Anda telah menyiapkan aturan kirim tertunda, menandai sebuah pesan dengan sangat penting yang menyebabkan pengiriman segera.

  16. Jika Anda mengajukan pertanyaan dan ada beberapa orang yang dapat merespons, pilih hanya satu orang daripada mengirimkan pertanyaan Anda ke grup.

Kunci untuk menulis pesan email yang baik adalah berempati dengan penerima Anda.

Menindaklanjuti: Menandai sedang dikirim

Saat Anda mengirim pesan kepada seseorang yang Anda perlukan jawabannya, lakukan hal berikut ini:

  1. Tandai untuk Anda kirim.

  2. Ubah nama tugas email yang ditandai dalam bilah harus dilakukan untuk memulai dengan menindaklanjuti.

  3. Tandai pesan dengan kategori @Menunggu.

Saat Anda mengikuti ketiga langkah ini, Anda mengetahui bahwa tindakan berikutnya adalah mengirim pesan lain atau mencari respons.

Tips    Mengingatkan diri Anda untuk mengirim pesan lain seringkali lebih efektif daripada membenderai pesan untuk penerima. Demikian pula, saat Anda berjanji untuk melakukan sesuatu dalam pesan, benderai pesan untuk diri sendiri agar tugas ada dalam Bilah Harus Dilakukan untuk mengingatkan Anda.

Atas Halaman

Yang tidak boleh dilakukan

  1. Jangan gunakan alat tulis.

  2. Jangan sertakan manajer Anda pada setiap pesan yang Anda kirim.

  3. Jangan kirim pesan saat Anda marah. Agar lebih bagus menulisnya, simpan pesan ke folder draf Anda, dan kembali lagi nanti.

  4. Jangan mengharapkan respons cepat ketika mengirim pesan panjang (lebih dari dua paragraf).

  5. Jangan kirim pesan tindak lanjut kurang dari sehari setelah pesan pertama. Jika Anda tidak mendengar dengan tepat waktu, coba gunakan telepon atau pesan instan.

  6. Jangan Gunakan tanda terima baca atau tanda terima pengiriman pada setiap pesan yang Anda kirim. Gunakanhanya jika Anda tidak yakin apakah penerima Anda akan menerima pesan tersebut.

  7. Jangan lampirkan bendera atau kepentingan tinggi Ikon Sangat Penting di Outlook ke setiap pesan yang Anda kirim. Penerima Anda akan belajar mengabaikannya.

  8. Jangan Gunakan semua huruf kapital.

  9. Jangan kirim lampiran — kirim tautan.

  10. Jangan Perluas daftar distribusi atau grup kontak. Memperluas daftar distribusi membuat pesan lebih sulit dibaca dan menyebabkan mereka masuk ke folder email yang salah.

  11. Jangan gunakan sarkasme. Humor Anda mungkin salah paham.

  12. Jangan menulis sesuatu yang tidak Anda inginkan untuk dibaca oleh semua orang di perusahaan Anda. Anda tidak pernah tahu di mana pesan email Anda mungkin berakhir.

  13. Jangan gunakan font kursif atau sangat artistik yang sulit dibaca.

  14. Jangan gunakan font berwarna merah, karena sulit dibaca dan bisa ditafsirkan sebagai penting.

  15. Jangan mengirim Balasan ke semua ke daftar distribusi atau grup kontak yang meminta untuk dihapus. Jangan pernah.

Atas Halaman

Aturan untuk grup kontak dan daftar distribusi (DLs)

  • Jika Anda merespons ke grup kontak yang besar, ikuti semua email yang tidak boleh dilakukan.

  • Jika Anda memerlukan informasi lebih lanjut dari satu individu atau sedang menyelidiki masalah secara terpisah, tanggapi seluruh daftar distribusi untuk memberi tahu semua orang bahwa Anda merespons lalu membalas secara terpisah. Pastikan untuk merespons daftar distribusi setelah masalah teratasi dengan resolusi.Dengan demikian, maka resolusi akan direferensikan oleh orang lain pada daftar distribusi.

Cara mengarahkan ulang orang-orang

Jika seseorang mengirim pesan ke daftar distribusi tempat Anda menjadi anggota, dan pesan tersebut akan lebih baik dijawab oleh orang lain atau daftar distribusi lainnya, lakukan hal berikut:

  1. Balas dengan daftar distribusi atau orang yang benar di baris kepada .

  2. Memiliki balasan yang dikirim ke daftar distribusi atau orang yang benar.

  3. Jangan Letakkan daftar distribusi asli pada baris Bcc karena pesan Anda tidak akan difilter dengan aturan orang lain. Sebaliknya, biarkan daftar distribusi pada baris kepada atau CC .

Cara untuk dihapus dari DL

Jika Anda menerima email dari daftar distribusi yang tidak ingin Anda Aktifkan, kirim pesan ke administrator jaringan Anda atau kepada pemilik daftar distribusi dan minta untuk dihapus. Jangan balas ke seluruh daftar distribusi. Untuk menemukan pemilik daftar DL, klik ganda nama daftar distribusi.

Atas Halaman

Cara menggunakan komentar sebaris

Menambahkan komentar sebaris ke email yang Anda terima merupakan cara yang mudah untuk menjawab pertanyaan dan membalas secara langsung ke masalah. Yang dianggap sebagai cara terbaik adalah seperti berikut ini:

  1. Di pesan Anda, sebutkan bahwa Anda menggunakan komentar sebaris. Misalnya, sertakan tulisan "Lihat komentar tambahan di bawah ini."

  2. Bedakan teks Anda dari pesan aslinya. Beberapa saran antara lain:

    • Mengubah warna font

    • Pra-menunggu nama atau inisial Anda dalam tanda kurung, misalnya, [Melissa], [MM]

    • Mengubah font menjadi miring atau tebal atau keduanya

  3. Jangan menghapus apa pun yang tidak Anda tulis.

Gambar

Atas Halaman

Kapan harus menggunakan Bcc

Gunakan fitur Bcc untuk menghapus orang dari percakapan email saat Anda menganggap bahwa mereka tidak lagi memerlukan email tambahan atau jika topik percakapan telah berubah.

Misalnya, jika Anda adalah salah satu dari lima orang yang menerima pertanyaan dan Anda ingin menjawabnya, Pindahkan empat orang lainnya ke garis Bcc dan nyatakan sesuatu seperti "Bcc'ing Joe, Jeff, James, dan Jennifer. Berikut jawabannya... " Pesan berikutnya akan berada di antara Anda dan pengirim asli.

Jangan gunakan Bcc untuk memperbolehkan pihak ketiga (seperti manajer Anda) mengetahui tentang pesan sensitif. Penerima Bcc mungkin tidak menyadari bahwa ia telah menerima Bcc dan mungkin merespons semua orang, memperlihatkan bahwa ia menerima Bcc. Ini mungkin menjadi perilaku yang licik di pihak Anda.

Alih-alih menggunakan Bcc untuk memberi tahu pihak ketiga tentang masalah, Teruskan pesan setelah Anda mengirimkannya.

Atas Halaman

Bersiap untuk liburan

Jika Anda menggunakan Outlook dengan Microsoft 365, akun Outlook.com, Hotmail.com, atau Live.com, atau akun Microsoft Exchange, Anda bisa menyiapkan pesan di luar kantor untuk memperbolehkan orang di dalam organisasi mengetahui bahwa Anda sudah tidak menggunakannya.

Sebagai praktik terbaik, ikuti saran dalam menambahkan waktu dari Office ke kalender Outlook rekan kerja.

Jika Anda atau administrator Anda telah membuat kalender liburan bersama, pastikan untuk memposting liburan Anda di sana. Jika setiap orang menggunakan kalender bersama, Anda tidak perlu mengirimkan permintaan Rapat terpisah untuk memberi tahu semua orang bahwa Anda sedang tidak di tempat, karena artikel tersebut menyarankan hal sebelumnya, tapi pesan email bisa berfungsi sebagai pengingat yang baik.

Tentang penulis

Patricia Eddy adalah penulis konten utama untuk Outlook. Patricia Eddy adalah penulis konten utama untuk desktop Outlook. Dia mantan MVP Outlook dan penulis beberapa buku pada versi yang sangat lama dari Outlook. Ia tinggal di Seattle di mana ia menikmati membaca dan memainkan gitar.

Atas Halaman

Catatan:  Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda? Berikut adalah artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Perlu bantuan lainnya?

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×