Berita untuk Email memungkinkan penulis mengonversi postingan Berita SharePoint mereka menjadi distribusi yang dapat dibaca sepenuhnya dalam kotak masuk email. Kini Anda dapat melibatkan audiens secara langsung di kotak masuk mereka dan melacak email mereka yang dibaca.
Cara Membuat Berita untuk email
-
Untuk membuat distribusi yang dibuat untuk email, mulai dari menu turun bawah + dan pilih Postingan berita.
Catatan: Saat ini, Anda tidak dapat membuat distribusi email untuk tipe halaman lain atau berita yang dipromosikan.
-
Pilih salah satu opsi templat Buatan untuk email kami.
-
Di postingan yang baru dibuat, Anda bisa mulai menulis halaman Anda.
Catatan:
-
Anda akan melihat beberapa perubahan penting dari pengalaman sebelumnya, yaitu:
-
Posting dan kirim menggantikan post untuk sekarang menyertakan distribusi email ke alur penerbitan Anda.
-
Webparts buatan email hanya tersedia di pemilih webpart Anda.
-
-
Setelah menulis postingan, pilih Posting dan kirim untuk menerbitkan berita Anda ke situs Anda.
Catatan: Dibuat untuk webpart email termasuk, tetapi tidak terbatas pada, teks, gambar, dan orang.
Postingan Anda akan dikonfirmasi dalam kotak dialog berikut:
Anda dapat melihat pratinjau distribusi lengkap sebelum mendistribusikannya. Kirim berita Anda langsung ke alamat email apa pun dengan memasukkan penerima di baris ke. Ini termasuk mengirim ke, (dan CCing,) daftar distribusi.
Judul postingan Anda diisi otomatis sebagai baris subjek email Anda. Jika diperlukan, Anda bisa mengubahnya secara manual dengan mengedit kotak dialog di bawah CC. Anda juga dapat menambahkan pesan opsional agar muncul sebagai isi email yang sudah selesai.
Jika sebaliknya, mengirim versi lengkap, Anda dapat mengirim secara opsional dengan cara yang tidak memperlihatkan konten postingan lengkap atau memberikan izin baru. Alihkan tombol kirim sebagai tautan di samping kirim untuk kembali ke pengalaman warisan yang tersedia untuk halaman yang tidak dibuat untuk email. Dengan opsi ini, Anda bisa mengirim link ke daftar distribusi tanpa memperlihatkan konten email apa pun, dan tidak ada analitik yang akan direkam.
Izin, Akses Situs, dan Berbagi
Saat Anda mengirim postingan Berita sebagai email, semua penerima bisa membaca konten postingan secara keseluruhan tetapi tidak diberi izin situs lebih lanjut. Pembatasan ini mencakup akses ke halaman asli di SharePoint Online. Anda dapat menganggap pengiriman email melalui email sebagai membuat fotokopi halaman dalam buku yang dapat mereka baca tanpa dapat melihat hal lain dalam buku.
Izin situs yang sudah ada tidak terpengaruh bagi pengguna yang sudah memiliki akses situs, mereka akan bisa menampilkan versi Web di SharePoint.
Analitik
Saat Anda membuat Postingan Berita yang Dibuat untuk Email, tampilan email, pemirsa, dan lalu lintas halaman akan ditambahkan ke analitik halaman Anda. Namun, rata-rata waktu yang Anda habiskan per pengguna hanya akan mencerminkan tampilan SharePoint Online Anda. Aktivitas pengguna yang dicerminkan dalam laporan tidak akan menyertakan data penggunaan yang dikumpulkan dalam 60 menit terakhir.
Aktivitas pengguna tambahan seperti reaksi tidak dihitung dalam analitik halaman, dan suka dan komentar adalah hasil interaksi dengan halaman SPO.
Tampilan email dihitung setelah pengguna membuka distribusi email, tetapi tidak dihitung sebagai terusan, balasan, atau lampiran. Tampilan email direkam di mana pun email dibuka, baik klien email Outlook, Outlook online, maupun penyedia pihak ketiga seperti Gmail.
Agar dapat mengumpulkan analitik, pastikan untuk mengirim distribusi Anda ke setiap penerima langsung dari halaman SharePoint, baik di Posting pertama atau yang lebih baru dari menu menurun berbagi.
Apa yang akan dilihat penerima Anda
Postingan berita yang dikirim sebagai email dapat ditampilkan di klien email apa pun, dan akan ditampilkan sebagai email lain, yang dikirim dari penulis postingan Berita.
Mungkin ada sedikit variasi dalam tampilan buletin akhir tergantung pada klien email penerima. Variasi ini murni kosmetik, yang dihasilkan dari perbedaan cara klien email yang berbeda memproses data. Hasil terbaik akan datang dari membuka distribusi ini pada Outlook.com.
Saat menampilkan di perangkat seluler, penerima akan melihat lebar distribusi 600 piksel. Namun, ketika mereka melihat di perangkat dengan ruang horizontal yang lebih tersedia (aplikasi email desktop), distribusi ini akan merentang untuk mengisi 740 piksel untuk kelayakan dan kualitas gambar yang lebih baik.
Memperbarui Postingan Anda dan mengirim lagi
Updates postingan Berita yang dikirim sebagai email berfungsi dengan cara yang sama seperti pembaruan pada postingan Berita lainnya. Penerima dan pembaca sebelumnya tidak diberi tahu tentang perubahan pada dokumen. Perhatikan juga versi yang sebelumnya Anda terbitkan adalah snapshot statis halaman pada saat pengiriman, dan tidak akan diperbarui dalam kotak masuk saat Anda melakukan pembaruan ke versi online, terlepas dari apakah email telah dibuka atau belum. Jika ingin pembaca melihat perubahan terbaru, Anda dapat mengirim ulang halaman setelah perubahan dibuat.
Untuk mengirim postingan Anda sebagai email setelah penerbitan awal, gunakan kotak dialog kirim sebagai email lagi di bawah menu menurun berbagi.
Menyimpan postingan Berita yang Dibuat untuk email sebagai templat kustom
Jika Anda menyimpan templat email yang dibuat sebagai templat kustom, templat tersebut akan muncul di situs Anda di samping templat standar Anda. Berita yang dibuat dengan templat ini akan mempertahankan kapabilitas kirim sebagai email dan pencakupan webpart.
Anda bisa mengetahui templat mana yang disimpan dapat dikirim sebagai email dengan mencatat ikon email di samping judul templat Anda (muncul saat pratinjau dimuat).
Membuat tab "Disimpan di situs ini" terbuka secara default di Pemilih Templat
Jika Anda mengatur templat "disimpan di situs ini" kustom sebagai templat default Anda di situs tertentu, tab "disimpan di situs ini" sekarang akan terbuka secara default setiap kali siapa pun membuat Postingan Berita baru. Templat "Dari Microsoft" yang dibuat untuk email masih dapat diakses dengan mengklik tab "dari Microsoft".
Fungsionalitas komponen Web Individual
Komponen web individual, menurut dan besar, berfungsi sama seperti yang mereka lakukan dalam distribusi yang tidak dibuat untuk email, dengan beberapa pengecualian:
-
Penargetan audiens individual dinonaktifkan sepenuhnya.
-
Tampilan komponen web mungkin berbeda-beda dalam tampilan distribusi Anda.
Teks
Gunakan komponen web Teks untuk menambahkan paragraf ke halaman Anda. Opsi pemformatan seperti gaya, poin, indentasi, penyorotan, dan link tersedia. Anda juga dapat menempelkan gambar sebaris dengan teks.
Untuk menggunakan komponen web Teks:
-
Pilih + lalu pilih Teks dari daftar komponen web.
-
Klik di dalam kotak dan toolbar pemformatan akan ditampilkan.
-
Masukkan teks Anda dan format menggunakan toolbar pemformatan. Tampilkan opsi pemformatan lainnya dengan memilih elipsis (...) Gaya lainnya di sisi kanan toolbar.
-
Untuk menambahkan tabel, pilih (...) Gaya lainnya > Sisipkan.
Catatan: Setelah Anda diklik ke dalam tabel, alat gaya tabel akan tersedia untuk Anda.
Catatan: Anda juga dapat mengakses menu ini dengan mengklik kanan tabel itu sendiri.
Catatan: Meskipun ukuran tabel apa pun dapat ditambahkan ke distribusi 'dibuat untuk email', konversi tabel yang lebih besar menjadi lebar distribusi 600px mungkin menyebabkan reflow yang tidak diinginkan. Sebaiknya perhatikan tampilan tabel Anda dalam mode pratinjau untuk memastikan tampilan tabel memenuhi ekspektasi. Kami dapat menyediakan bilah gulir horizontal untuk mencegah masalah reflow di beberapa klien email, tetapi tidak semua, terutama yang pihak ketiga, tetapi akan bekerja untuk memperluas dukungan kami di pembaruan mendatang.
Komponen web gambar
Gunakan komponen web gambar untuk menambahkan gambar ke halaman Anda. Opsi pemformatan seperti gaya, poin, indentasi, penyorotan, dan link tersedia. Anda juga dapat menempelkan gambar sebaris dengan teks.
Untuk menggunakan komponen web gambar:
-
Di halaman Anda, arahkan mouse ke atas atau di bawah komponen web yang sudah ada dan Anda akan melihat garis dengan +yang dilingkari, seperti ini:
-
Geser opsi pemilih gambar untuk memilih gambar Anda.
-
Setelah gambar dipilih, opsi edit berikut ini akan muncul di toolbar gambar.
Dari kiri ke kanan, secara berurutan:
-
Memindahkan
-
Edit
-
Duplikasikan
-
Hapus komponen Web
-
Telusuri gambar
-
Overlay teks (diperlihatkan di bagian atas gambar saat ditranspilasi)
-
Ubah ukuran
-
Potong
-
Rata tengah
-
Pengeditan tingkat lanjut, dan
-
atur ulang
Untuk informasi selengkapnya tentang cara menggunakan kapabilitas pengeditan gambar ini, silakan referensikan dokumentasi dukungan lengkap di webpart gambar yang ditautkan di sini.
Catatan: Saat Anda menggunakan kapabilitas overlay teks di webpart gambar, teks akan diperlihatkan di atas gambar dalam distribusi email.
Gambar sebaris
-
Anda bisa menambahkan gambar sebaris dengan teks dengan menyalin gambar dan menempelkannya ke komponen web Teks.
-
Pilih gambar di dalam komponen web dan gunakan toolbar di bagian kiri atas gambar untuk mengedit gambar, memindahkannya, atau meratakannya ke kiri, kanan, atau tengah. Anda dapat mengubah ukuran gambar dengan memilih pegangan di setiap sudut gambar.
Catatan: Dalam distribusi email yang dihasilkan, gambar tidak akan ditampilkan sebaris dengan teks. Sebaliknya, teks akan dirender di atas atau di bawah gambar tergantung pada lokasinya sesuai dengan gambar sebaris. Ukuran gambar sebaris akan dipertahankan. Untuk hasil konversi terbaik, andalkan komponen web gambar lengkap.
Orang-orang
Siapa yang ada di tim? Apa tanggung jawab mereka? Bagaimana cara menghubungi mereka? Sangat mudah untuk menjawab pertanyaan ini bagi pembaca Anda dengan komponen web Sosial. Ini bisa memperlihatkan foto, informasi kontak, dan lebih banyak orang di organisasi Anda.
-
Arahkan mouse di atas atau di bawah komponen web yang sudah ada dan Anda akan melihat garis dengan +, seperti ini:
-
Pilih + > Orang dari daftar komponen web.
-
Anda bisa mengubah judul komponen web dengan memilih teks yang bertuliskan Orang profil dan mengetik di atasnya.
-
Masukkan nama atau sebagian nama dalam kotak. Daftar hasil yang cocok akan ditampilkan, dan Anda bisa memilih orang yang Anda inginkan. Lalu pilih tambahkan profil.
-
Lanjutkan memasukkan nama dan memilih profil hingga Anda selesai.
Tipe kartu
Tiga jenis kartu yang berbeda didukung: kecil, sedang, dan besar. Anda dapat memilih untuk menampilkan lebih banyak atau lebih sedikit informasi dengan memilih jenis kartu yang akan ditampilkan.
KartuKecil menampilkan gambar (jika tersedia) dan nama atau alamat email orang tersebut, seperti pada gambar di atas. Tata letak Sedang menampilkan satu baris deskripsi teks. Tata letak Besar memperlihatkan gambar, nama atau email, judul (jika tersedia), dan link dan deskripsi opsional, seperti yang diperlihatkan dalam gambar di bawah ini.
Untuk mengurutkan ulang profil orang, cukup seret dan letakkan setiap profil menggunakan tombol Pindahkan.
Catatan: Anda juga dapat mengurus ulang orang menggunakan Ctrl + Tombol panah Kiri atau Ctrl + Kanan .
File dan Media
Gunakan komponen web File dan media untuk menyisipkan file di halaman Anda. Tipe file yang dapat Disisipkan mencakup Excel, Word, PowerPoint, Visio, PDF, model 3D, video, dan lainnya.
-
Arahkan mouse Anda di atas atau di bawah komponen web yang sudah ada atau di bawah kawasan judul, klik , lalu pilih Komponen web File dan media.
-
Pilih file terbaru atau dapatkan file dari situs, komputer Anda, atau tautan. Jika organisasi Anda telah menentukan sekumpulan gambar yang disetujui, Anda akan dapat memilih dari kumpulan tersebut di bawah Organisasi Anda. File tersebut kemudian akan ditampilkan sejajar di halaman Anda.
Catatan:
-
Pencarian web menggunakan gambar Bing yang menggunakan lisensi Creative Common. Anda bertanggung jawab untuk meninjau lisensi suatu gambar sebelum Anda memasukkannya ke halaman Anda.
-
Untuk file yang disematkan, webpart diterjemahkan sebagai kartu yang menautkan kembali ke formulir file lengkap. Untuk video, kartu yang lebih besar dihasilkan yang mempratinjau bingkai pertama.
-
Tips:
-
File gambar tidak didukung di komponen web File dan Media. Namun, jika Anda ingin menyisipkan gambar di halaman Anda, Anda bisa menggunakan komponen web Gunakan Gambar.
-
Untuk mencetak dari file .PDF, Anda harus memilih Tombol Buka di jendela baru dari toolbar yang ditampilkan saat Anda mengarahkan mouse ke atas file di halaman yang diterbitkan dalam mode tampilan. Lalu Anda dapat mencetak dari jendela browser.
Pemisah
-
Arahkan mouse ke atas atau di bawah komponen web yang sudah ada atau di bawah wilayah judul, pilih +.
-
Pilih Komponen webPembagi.
Mengustomisasi webpart pembagi
-
Pilih Edit komponen web (di sebelah kiri) untuk mengkustomisasi panjang dan berat pembagi.
-
Atur Panjang pembagi dari 20% - 100%. (Panjang pembagi akan berubah saat Anda menyeret slider, sehingga Anda bisa mempratinjau perubahan.)
-
Atur Berat pembagi dari 1 (tertipis) ke 6 (tertebal). (Bobot pembagi akan berubah saat Anda menyeret slider, sehingga Anda dapat mempratinjau perubahan.)
Quicklinks
-
Jika halaman Anda belum berada dalam mode edit, pilih Edit di bagian kanan atas halaman.
-
Arahkan mouse di atas atau di bawah komponen web yang sudah ada dan Anda akan melihat garis dengan +, seperti ini:
-
Pilih + lalu pilih Komponen web Link cepat.
-
Ketikkan judul Tautan cepat untuk menambahkan judul Anda sendiri.
-
Pilih opsi tata letak di atas tautanCepat untuk memilih tata letak Anda.
Catatan: Terlepas dari tata letak yang Anda pilih, tata letak tersebut akan dikonversi menjadi format tombol dalam distribusi Anda:
Tambahkan tautan
-
Pilih + Tambahkan.
-
Pilih file terbaru atau dapatkan file atau gambar dari salah satu lokasi berikut:
Gambar saham yang disediakan oleh Microsoft
Situs Akun OneDrive
Anda Komputer
Anda
-
Jika organisasi Anda telah menentukan sekumpulan gambar yang disetujui, Anda akan dapat memilih dari kumpulan tersebut di bawah Organisasi Anda.
-
Pilih gambar, halaman, atau dokumen, lalu pilih Sisipkan.
Catatan: Di kotak alat di sebelah kanan, Anda akan memiliki opsi untuk setiap tautan. Opsinya bergantung pada pengaturan yang Anda pilih untuk tata letaknya. Misalnya, jika memilih untuk Tampilkan deskripsi untuk tata letak daftar, Anda dapat menambahkan deskripsi untuk masing-masing tautan. Jenis opsi lain untuk tautan individual, bergantung pada opsi tata letak, termasuk mengubah gambar, memformat ikon, menambahkan deskripsi, dan menambahkan teks alternatif.
Mengedit tautan
-
Arahkan mouse ke atas item yang ingin Anda edit, lalu pilih Edit pensil item di bagian bawah item yang ingin Anda edit.
Catatan: Tindakan ini akan membuka kotak alat untuk item itu tempat Anda akan memiliki opsi untuk tautan tersebut. Opsinya bergantung pada pengaturan yang Anda pilih untuk tata letaknya. Misalnya, jika memilih untuk Tampilkan deskripsi untuk tata letak daftar, Anda dapat menambahkan deskripsi untuk masing-masing tautan. Jenis opsi lain untuk tautan individual, bergantung pada opsi tata letak, termasuk mengubah gambar, memformat ikon, menambahkan deskripsi, dan menambahkan teks alternatif.
-
Untuk menghapus tautan, pilih ikon kerancuan sampah untuk item tersebut.
-
Untuk mengurutkan ulang link, seret dan letakkan item ke posisi baru menggunakan ikon Pindahkan .
Catatan:
-
Anda juga dapat mengurus ulang link menggunakan Ctrl + tombol Kiri atau Ctrl + Panah kanan .
-
Anda tidak dapat mengurutkan ulang tautan dalam tata letak Filmstrip.
-
Tautan
Gunakan komponen web Tautan untuk menambahkan tautan, beserta pratinjaunya, ke halaman internal atau eksternal, video, gambar, atau dokumen.
-
Arahkan mouse anda ke atas atau di bawah komponen web yang sudah ada atau di bawah wilayah judul, klik +, lalu pilih komponen web Link.
-
Tempelkan tautan ke halaman, video, gambar, atau dokumen. Selain teks tautan, pratinjau item akan ditampilkan di halaman jika tersedia. Untuk menghapus teks tautan atau pratinjau, klik X di sampingnya.
Komponen web tautan akan terlihat serupa dalam distribusi akhir Anda.
