Kalender Outlook memungkinkan Anda membuat janji temu, acara, dan rapat dengan orang lain. Anda dapat memiliki beberapa kalender untuk keperluan yang berbeda, mengimpor kalender dari penyedia email dan layanan lain seperti tim olahraga atau organisasi profesional.
Membuat janji temu, rapat, dan acara
Janji temu, rapat, dan acara memiliki sejumlah kesamaan. Semua memiliki tanggal dan waktu mulai dan berakhir, subjek, dan lokasi. Anda dapat membuat janji temu, rapat, dan acara berulang.
Janji temu adalah blok waktu yang dapat Anda tandai sebagai bebas, sibuk, sementara, di luar kantor, atau bekerja di tempat lain.
Acara sama seperti janji temu, kecuali secara default berlangsung setidaknya satu hari penuh.
Rapat adalah janji temu atau acara dengan peserta lain.
Dari folder Calendar, pilih Janji Temu Baru, Rapat Baru, atau klik Item Baru, lalu pilih Acara Sepanjang Hari untuk memulai. Untuk informasi selengkapnya, lihat Membuat atau menjadwalkan janji temu, rapat, atau acara.
Membuat kalender tambahan
Anda dapat membuat kalender tambahan di Outlook agar kategori janji temu, rapat, dan acara tertentu terpisah dari yang lain. Misalnya, jika Anda menggunakan Outlook untuk tujuan bisnis, buat kalender kedua untuk janji temu pribadi. Anda dapat menambahkan kalender untuk tim olahraga dan organisasi profesional lainnya atau mengimpor acara tersebut ke kalender utama Anda.
Untuk membuat kalender tambahan, navigasikan ke folder kalender. Di sisi kiri layar, klik kanan Kalender Saya. Lalu pilih Tambahkan Calendar. Anda dapat menentukan nama dan lokasi untuk kalender baru. Setelah Anda mengklik OK, folder kalender baru akan muncul di samping folder kalender yang sudah ada. Untuk informasi selengkapnya, lihat Membuat kalender tambahan.
Menambahkan kalender Internet atau mengimpor acara dari file .ics
Banyak organisasi profesional, termasuk tim dan klub olahraga, memungkinkan Anda mengunduh file yang dapat Anda gunakan untuk menambahkan serangkaian janji temu atau acara ke kalender yang sudah ada. Misalnya, Anda dapat mengimpor semua game untuk tim bisbol atau sepak bola tertentu.
Untuk berlangganan kalender internet, unduh file kalender dengan ekstensi .ics. Klik dua kali file yang Anda unduh dan katakan Ya jika Outlook menanyakan apakah Anda ingin mengimpor atau berlangganan kalender. untuk informasi selengkapnya, lihat Pengantar penerbitan Kalender Internet.
Menambahkan orang ke rapat
Jika Anda membuat rapat dan nanti ingin menambahkan peserta lain, cukup buka rapat dari kalender Anda dan tambahkan peserta ke baris Untuk atau dari Asisten Penjadwalan. Lalu pilih Kirim Pembaruan untuk mengirim permintaan rapat ke peserta baru.
Jika ingin menambahkan peserta ke rapat yang dibuat orang lain, Anda dapat meneruskan rapat. Saat orang yang menerima rapat yang diteruskan menerima permintaan di kotak masuk mereka, permintaan tersebut akan muncul berasal dari penyelenggara rapat. Selain itu, penyelenggara rapat akan menerima pemberitahuan bahwa Anda telah meneruskan rapat ke peserta. Anda tidak dapat menambahkan seseorang ke rapat melalui bidang Bcc .
Catatan
Jika Anda ingin memberi tahu seseorang tentang rapat, tetapi tidak mengundang mereka, cukup seret permintaan rapat dari kalender Anda ke ikon Email di sisi kiri bawah Outlook. Tindakan ini akan membuka email berisi informasi tentang rapat yang dapat Anda kirim. Perhatikan bahwa email ini tidak menambahkan penerima ke rapat, dan hanya berisi informasi rapat seperti tanggal, waktu, subjek, dan agenda.
Membuat janji temu, rapat, atau acara berulang
Untuk membuat janji temu, rapat, atau acara berulang, ketika membuat item kalender, pilih tombol Pengulangan pada Pita. Outlook menawarkan berbagai opsi pengulangan.
- Harian: Gunakan opsi ini untuk membuat rapat setiap hari atau setiap X hari (di mana X adalah angka antara 1 dan 999). Anda juga dapat memilih setiap hari kerja.
- Mingguan: Gunakan opsi ini untuk membuat rapat yang diadakan pada satu atau beberapa hari tertentu setiap X minggu (di mana X adalah angka antara 1 dan 99). Misalnya, jika Anda ingin membuat rapat yang diadakan setiap hari Senin, centang kotak untuk Senin dan masukkan 2 di kotak Berulang setiap [ ] minggu .
- Bulanan: Gunakan opsi ini untuk membuat rapat yang diadakan pada hari tertentu setiap bulan atau setiap beberapa bulan. Anda juga dapat memilih opsi seperti Rabu pertama setiap bulan, Kamis kedua setiap dua bulan, atau Senin terakhir setiap tiga bulan.
- Tahunan: Gunakan opsi ini untuk membuat janji temu yang berulang pada hari tertentu setiap tahun, misalnya ulang tahun atau hari jadi, atau pada hari tertentu dalam sebulan, misalnya Kamis ketiga bulan November.
Untuk informasi selengkapnya tentang janji temu, rapat, dan acara berulang, lihat Membuat rapat berulang.