File yang Anda simpan di situs SharePoint biasanya tersedia untuk semua orang dengan izin ke situs, tetapi Anda mungkin ingin berbagi file atau folder tertentu dengan orang-orang yang tidak memiliki akses ke situs. Saat berbagi file dan folder, Anda dapat memutuskan apakah akan mengizinkan orang mengedit atau hanya menampilkannya. Anda bisa melihat dengan siapa file SharePoint dibagikan, dan berhenti berbagi file atau folder SharePoint, atau mengubah izin, kapan saja.
Catatan
- Untuk berbagi file dan folder OneDrive, lihat Berbagi file dan folder OneDrive.
- Anda juga bisa berbagi seluruh situs.
- Pengalaman berbagi Anda mungkin terlihat sedikit berbeda dari langkah-langkah dan cuplikan layar di bawah ini, tetapi informasi tersebut masih akan membantu Anda berbagi file dan folder.
- Berbagi file atau folder dari pengalaman modern akan memutus pewarisan pada tingkat daftar/pustaka.
Pilih file atau folder untuk dibagikan
Di situs SharePoint Anda, masuk ke pustaka tempat Anda ingin berbagi file.
Pilih file atau folder yang ingin Anda bagikan dengan memilih ikon lingkarannya.
Catatan
Berbagi beberapa item pada saat yang sama tidak tersedia. Sebagai gantinya, Anda bisa menambahkan hal-hal yang ingin Anda bagikan ke folder lalu berbagi folder.
- Jika Anda menggunakan tampilan Daftar, pilih lingkaran di sisi kiri item.
- Jika Anda menggunakan tampilan Ubin, pilih lingkaran di sudut kanan atas item.
Pilih
Bagikan di bagian atas halaman.Catatan
- Jika file atau folder yang dipilih sudah dibagikan dengan seseorang, ada daftar Dibagikan dengan di bagian bawah. Setiap gambar adalah foto profil individu atau inisial grup yang telah dibagikan file. Jika Anda ingin mengedit tingkat akses untuk individu atau grup, pilih inisial foto atau grup untuk membuka Kelola Akses.
- Jika file atau folder yang dipilih saat ini tidak dibagikan dengan seseorang, tidak akan ada daftar Dibagikan dengan .
Berikutnya, Anda memilih untuk berbagi dengan orang tertentu atau berbagi dengan menggunakan "Salin tautan."
Berbagi dengan orang tertentu
Pilih opsi ini jika ingin mengirimkan undangan email ke orang-orang atau grup serta melacak siapa yang telah Anda undang. Ini juga memungkinkan Anda menghapus izin untuk individu atau grup tertentu nanti jika perlu.
Anda dapat berbagi dengan orang tertentu dengan menentukan:
(A) penerima Anda
(B) izin mereka terkait dengan file atau folder
- Tambahkan penerima: Di bidang Nama, grup, atau email , mulai ketikkan alamat email atau nama kontak penerima yang ingin Anda ajak berbagi file atau folder. Ketika mulai memasukkan info ke dalam kotak, Anda juga dapat memilih kontak dari daftar yang muncul.
- Tentukan izin: Gunakan ikon pensil di sebelah kanan bidang Nama, grup, atau email untuk menentukan izin: Dapat mengedit, Dapat menampilkan, atau Tidak dapat mengunduh. Lalu ikuti langkah-langkah yang sama di bawah ini untuk berbagi dengan orang tertentu yang Anda cantumkan. Untuk dokumen Word, Anda bisa menggunakan opsi Bisa meninjau untuk memungkinkan seseorang menambahkan komentar dan saran tetapi mencegah mereka melakukan pengeditan.
- Sertakan pesan di bawah bidang Nama, grup, atau email , jika Anda mau.
- Pilih Kirim.
Catatan
Harap hargai hak cipta dan cermatilah apa yang Anda bagikan secara online. Menyalin atau membagikan materi yang tidak sah melanggar Perjanjian Layanan Microsoft.
Bagikan dengan menggunakan "Salin tautan"
Pilih opsi untuk berbagi item dengan banyak orang yang bahkan Anda tidak kenal secara pribadi. Misalnya, Anda dapat menggunakan tautan ini untuk memposting ke Facebook, Twitter, atau LinkedIn, atau berbagi dalam email atau pesan. Siapa saja yang mendapatkan tautan dapat menampilkan atau mengedit item tersebut, tergantung pada izin yang Anda tetapkan. Pengguna dengan tautan tidak dapat mengunggah item baru. Ingat bahwa tautan tersebut juga dapat diteruskan dan masuk tidak diperlukan.
Di samping Salin Tautan, pilih gerigi Pengaturan tautan untuk membuka pengaturan tautan.
Catatan
Bergantung pada pengaturan yang diatur oleh administrator, Anda mungkin memiliki pengaturan default yang berbeda. Misalnya, tombol ini dapat mengatakan People di <Organisasi> Anda dapat mengedit.
Untuk mengubah izin tautan, pilih opsi yang ingin Anda beri akses ke tautan:
Catatan
Jika opsi berbagi berwarna abu-abu, admin organisasi mungkin membatasinya. Misalnya, mereka mungkin memilih untuk menghapus opsi Siapa pun untuk mencegah tautan yang dapat digunakan diteruskan ke orang lain di luar organisasi Anda.
Siapa pun memberikan akses ke siapa pun yang menerima tautan ini, baik Anda mengirimkannya secara langsung maupun seseorang meneruskannya. Hal ini dapat mencakup orang-orang di luar organisasi Anda. Sebaiknya hindari opsi ini kecuali benar-benar diperlukan.
People di <Organisasi> Anda dengan tautan tersebut memberi siapa pun di organisasi Anda yang memiliki akses tautan ke file, baik mereka menerimanya langsung dari Anda atau diteruskan dari orang lain.
Orang-orang yang sudah memiliki akses dapat digunakan oleh orang-orang yang telah memiliki akses ke dokumen atau folder. Ini tidak mengubah izin apa pun dan tidak berbagi link. Gunakan ini jika Anda hanya ingin mengirimkan tautan ke seseorang yang sudah memiliki akses.
People Anda memilih memberikan akses hanya kepada orang yang Anda tentukan, meskipun orang lain mungkin sudah memiliki akses. Jika mereka meneruskan tautan berbagi tersebut, hanya orang yang sudah memiliki akses ke item tersebut yang dapat menggunakan tautan.
Catatan
Untuk melacak akses dan memastikan keamanan, Anda hanya bisa berbagi dengan seseorang yang ada di organisasi Anda atau memiliki Akun Microsoft.
Di bawah Pengaturan lainnya, Anda bisa mengatur salah satu opsi berikut ini:
Dapat mengedit memungkinkan orang-orang yang masuk dengan Akun Microsoft mengedit file atau folder yang mereka miliki aksesnya. Jika Anda berbagi folder, orang-orang dengan izin Edit bisa menyalin, memindahkan, mengedit, mengganti nama, berbagi, dan menghapus apa pun dalam folder yang mereka miliki aksesnya.
Catatan
- Dapat mengedit diaktifkan secara default.
- Beberapa tautan memiliki opsi terbatas dan hanya tautan anonim.
Dapat meninjau batasan orang untuk meninggalkan komentar dan membuat saran pada file.
Catatan
- Hanya dokumen Word yang memiliki opsi izin ini.
- Jika seseorang sudah memiliki izin pengeditan untuk dokumen, memilih Dapat ditinjau tidak akan mencegah mereka melakukan pengeditan. Bagi mereka, dokumen akan terbuka dalam mode edit.
Bisa menampilkan berarti orang-orang bisa menampilkan, menyalin, atau mengunduh item Anda tanpa masuk. Mereka juga dapat meneruskan tautan ke orang lain. Namun, mereka tidak dapat membuat perubahan pada versi di SharePoint Anda.
Tidak dapat mengunduh mencegah orang lain mengunduh file atau folder yang mereka miliki aksesnya.
Atur tanggal kedaluwarsa memungkinkan Anda mengatur tanggal agar tautan kedaluwarsa. Setelah tanggal yang Anda tetapkan, tautan tidak akan berfungsi lagi dan Anda perlu membuat tautan baru untuk pengguna yang memerlukan akses ke file atau folder Anda. Atur tanggal kedaluwarsa hanya ada di tautan anonim.
Catatan
Atur tanggal kedaluwarsa hanya tersedia jika merupakan tautan siapa pun.
Atur kata sandi memungkinkan Anda mengatur kata sandi untuk mengakses file. Ketika pengguna mengklik tautan, mereka akan diminta untuk memasukkan kata sandi sebelum mereka bisa mengakses file. Anda harus menyediakan kata sandi ini secara terpisah kepada siapa pun yang ingin Anda bagikan file. Atur tanggal kata sandi hanya ada di tautan anonim.
Catatan
Atur tanggal kata sandi hanya tersedia jika merupakan tautan siapa pun.
Setelah mengatur semua pengaturan dan izin tautan, pilih Terapkan.
Pilih Salin tautan.
Tempelkan tautan dan kirimkan dalam email, pesan, atau postingan.
Saya memiliki pertanyaan lain
Tidak menemukan jawaban Anda di sini? Coba posting pertanyaan Anda di komunitas Microsoft.