Secara default, Anda bisa mencetak laporan yang tidak berisi rekaman. Untuk mengatasi masalah ini, Anda dapat menggunakan makro atau kode Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) untuk mendeteksi tidak adanya rekaman dalam laporan lalu membatalkan operasi cetak. Langkah-langkah dalam artikel ini menjelaskan cara menggunakan kedua teknik tersebut.
Apa yang ingin Anda lakukan?
Anda mungkin ingin membatalkan pencetakan laporan saat laporan tidak berisi catatan apa pun. Misalnya, jika Anda mulai menjual produk baru, kemungkinan akan ada periode waktu di mana Anda belum mendaftarkan penjualan apa pun. Oleh karena itu, pertimbangkan kemungkinan bahwa beberapa laporan Anda mungkin tidak berisi catatan detail apa pun dan fungsi agregat tersebut, seperti fungsi Count , mungkin tidak memiliki apa pun untuk dihitung. Untuk menangani kemunculan tersebut dengan anggun, Anda dapat membuat makro yang membatalkan pekerjaan cetak. Anda juga dapat menambahkan beberapa baris kode VBA yang ditempatkan dengan hati-hati untuk melakukan hal yang sama. VBA adalah bahasa pemrograman yang Access gunakan.
Anda menambahkan makro atau kode VBA ke prosedur kejadian On No Data laporan. Access memicu kejadian On No Data setiap kali Anda menjalankan laporan yang tidak memiliki rekaman. Makro dan kode VBA yang diuraikan dalam artikel ini menampilkan pesan yang sesuai dan membatalkan pencetakan laporan ketika laporan tersebut tidak berisi data. Saat Anda menambahkan makro atau kode VBA ke prosedur kejadian On No Data , makro atau kode VBA berjalan setiap kali Anda membuka laporan yang tidak berisi rekaman. Saat Anda mengklik OK untuk menutup salah satu pesan pemberitahuan, makro juga menutup laporan kosong. Saat Anda menambahkan makro atau kode VBA ke laporan, laporan kosong tidak akan terbuka saat Anda mencoba menampilkannya dalam tampilan Laporan atau tampilan Tata Letak — tetapi Anda bisa membuka laporan dalam tampilan Desain.
Menggunakan makro untuk membatalkan pencetakan
Makro yang diuraikan di bagian ini menampilkan pesan pemberitahuan saat Anda mencoba mencetak laporan kosong. Saat Anda mengklik OK untuk menutup kotak pesan, makro secara otomatis membatalkan operasi cetak. Jika Anda tidak menyertakan pesan peringatan, pesan itu akan muncul seolah-olah tidak ada yang terjadi ketika Anda mencoba mencetak laporan — sesuatu yang mungkin akan membingungkan pengguna laporan.
Membuat makro
-
Di Panel Navigasi, klik kanan laporan yang ingin Anda ubah dan klik Tampilan Desain.
-
Pada tab Desain, dalam grup Perlihatkan/Sembunyikan, klik Lembar Properti.
-atau-
Klik ganda kotak di sudut kiri atas atau kanan laporan, bergantung pada pengaturan kawasan dan bahasa Anda.
-
Klik tab Kejadian , dan dalam kotak properti On No Data , klik
Kotak dialog Pilih Penyangun akan muncul.
-
Klik Penyusun Makro, lalu klik OK.
Desainer makro memulai dan menampilkan makro kosong.
-
Dalam daftar menurun tindakan makro di jendela desain makro, pilih Kotak Pesan dari daftar.
-
dalam kotak Pesan , ketikkan teks untuk pesan pemberitahuan Anda.
Misalnya, Anda bisa memasukkan hal berikut: Tidak ada catatan untuk dilaporkan.
-
Secara opsional, ubah nilai argumen dalam kotak Bip dari Ya ke Tidak dan, dalam daftar Tipe , pilih tipe ikon yang ingin Anda munculkan dalam pesan pemberitahuan Anda.
-
Dalam kotak Judul , ketikkan judul untuk pesan pemberitahuan Anda.
Misalnya, Anda dapat memasukkan Tanpa Rekaman.
-
Pilih daftar menurun tindakan makro di bawah tindakan Kotak Pesan , lalu pilih CancelEvent.
-
Pada tab Desain , dalam grup Tutup , klik Simpan.
-
Pada tab Desain, dalam grup Tutup, klik Tutup. Jika pesan pemberitahuan muncul dan menanyakan apakah Anda ingin menyimpan perubahan pada makro dan properti laporan, klik Ya, tutup laporan Anda, simpan perubahan jika diminta, dan lanjutkan ke langkah berikutnya untuk mengujinya.
Menguji makro Anda
-
Di Panel Navigasi, klik kanan laporan yang berisi makro dan klik Cetak. Bergantung pada opsi yang Anda pilih, Access menampilkan pesan peringatan.
Saat Anda mengklik OK untuk menutup pesan, tindakan CancelEvent menghentikan operasi cetak. Karena Anda tidak menentukan acara lain (seperti membuka laporan untuk ditampilkan), laporan akan tertutup.
Menggunakan kode VBA untuk membatalkan pencetakan
Kode VBA yang diuraikan di sini berfungsi seperti makro yang dijelaskan di bagian sebelumnya — menampilkan pesan peringatan saat Anda membuka laporan kosong, lalu membatalkan operasi cetak saat Anda menutup pesan peringatan.
Menambahkan kode VBA
-
Di Panel Navigasi, klik kanan laporan yang ingin Anda ubah dan klik Tampilan Desain.
Catatan: Untuk menyelesaikan prosedur ini, gunakan laporan yang tidak berisi rekaman.
-
Pada tab Desain, dalam grup Perlihatkan/Sembunyikan, klik Lembar Properti.
-atau-
Klik ganda kotak di sudut kiri atas atau kanan laporan, bergantung pada pengaturan kawasan dan bahasa Anda.
-
Klik tab Kejadian , dan dalam kotak properti On No Data , klik
Kotak dialog Pilih Penyangun akan muncul.
-
Klik Pembuat Kode, lalu klik OK.
Visual Basic Editor memulai dan menampilkan prosedur kejadian kosong.
-
Ketikkan kode berikut ini di Visual Basic Editor sehingga prosedur Report_NoData muncul persis seperti ini saat Anda selesai:
Private Sub Report_NoData (Cancel As Integer)
MsgBox "There are no records to report", vbExclamation, "No Records"
Cancel = True
End Sub -
Setelah selesai, klik File, lalu klik Simpan.
-
Klik File, lalu klik Tutup dan Kembali ke Microsoft Access.
-
Tutup laporan yang terbuka, lalu klik Ya untuk mengonfirmasi penyimpanan.
-
Di Panel Navigasi, klik kanan laporan yang baru saja Anda ubah dan klik Cetak. Bergantung pada opsi yang Anda pilih, Access menampilkan pesan peringatan.
Prosedur Report_NoData menggunakan fungsi MsgBox untuk menampilkan tombol Tidak ada rekaman untuk melaporkan pesan dan OK . Saat Anda mengklik OK, baris "Cancel=True" dalam prosedur menginstruksikan Access untuk membatalkan laporan. Batalkan adalah argumen yang secara otomatis dialihkan ke prosedur kejadian dan selalu dicentang oleh Access ketika prosedur kejadian selesai.
