CARA: Menggunakan gabungan surat untuk membuat daftar diurutkan berdasarkan kategori di Word 2000

Cara membuat cadangan berkas Data

Menyortir berkas data Anda sehingga semua data dengan nilai yang sama untuk kunci bidang kategori (kolom yang Anda dasar semacam) muncul bersama-sama, seperti yang ditunjukkan pada berkas data contoh berikut ini. Daftar berikut ini contoh diurutkan berdasarkan kolom kota (kota adalah bidang kunci dalam contoh ini):


City Employee Sales
Atlanta Smith $3,000
Atlanta Gates $50,000
Atlanta Henderson $10,000
Houston Jones $8,000
Houston Kelley $9,000
Houston Peterson $0

Cara mengatur dokumen utama

Catatan: < masukkan > menunjuk tanda paragraf dalam contoh berikut. Untuk memasukkan tanda paragraf, tekan ENTER.

Untuk menyiapkan dokumen utama Anda sebagai Katalog, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Buka dokumen kosong baru, dan kemudian pada menu alat , klik gabungan Surat.

2. Di pembantu gabungan surat, klik buat, dan kemudian klik Katalog.

3. Klik Dokumen utama baru saat diminta.

4. Di pembantu gabungan surat, klik Get Data, dan kemudian klik Buka sumber Data untuk melampirkan berkas data (gunakan contoh berkas yang Anda buat di bagian "Cara untuk menetapkan cadangan File Data" dari artikel ini).

5. Masukkan bidang-bidang berikut untuk membandingkan isi setiap bidang kunci dokumen dengan isi data kunci kolom berikutnya untuk menentukan apakah konten bidang kunci mengubah dari satu dokumen data berikutnya.

Catatan: contoh ini menggunakan data contoh dari bagian "Cara untuk menetapkan cadangan File Data" dari artikel ini. Untuk menyisipkan kolom tanda kurung, tekan CTRL + F9.

{ Jika { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD kota }" "" }< masukkan >
{ SET Place1 { MERGEFIELD kota }}< masukkan >
{ Jika { Place2 } <> { Place1 }"< masukkan >
{ MERGEFIELD kota }< masukkan >
<ENTER>
{ MERGEFIELD karyawan } { MERGEFIELD penjualan }"" karyawan{ MERGEFIELD } { MERGEFIELD penjualan }" } { SET Place2 { MERGEFIELD kota }}< masukkan >
Kolom yang tercantum dalam contoh ini menghasilkan Katalog daftar pada halaman yang sama, sebagai berikut:

Atlanta

Smith $3.000
Gerbang $50.000
Henderson $10.000

Houston

Jones $8.000
Kelley $9.000
Peterson $0

Cara memaksa setiap kategori baru ke halaman baru

Bidang kunci dalam contoh ini adalah { MERGEFIELD kota }. Ketika nilai kota perubahan dalam data file kota yang berbeda, halaman baru ditambahkan ke hasil gabungan, dan operasi gabungan tetap di bagian atas halaman berikutnya. Untuk menyisipkan kolom tanda kurung, tekan CTRL + F9.

{ Jika { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD kota }" ""}< masukkan >
{ SET Place1 { MERGEFIELD kota }}< masukkan >
{ Jika { Place2 } <> { Place1 }"< masukkan >
---Halaman Break---
{ MERGEFIELD kota }< masukkan >
<ENTER>
{ MERGEFIELD karyawan } { MERGEFIELD penjualan }"" karyawan{ MERGEFIELD } { MERGEFIELD penjualan }" } { SET Place2 { MERGEFIELD kota }}< masukkan >
Catatan: untuk menyisipkan Hentian halaman, salah satu tekan CTRL + ENTER, atau klik Break di menu sisipkan , pilih Hentian halaman, dan kemudian klik OK.

Kolom yang tercantum dalam contoh ini menghasilkan Katalog daftar pada halaman yang terpisah sebagai berikut:

Atlanta

Smith $3.000
Gerbang $50.000
Henderson $10.000

---Halaman Break---
Houston

Jones $8.000
Kelley $9.000
Peterson $0

Cara memformat kolom kunci

Bidang kunci dalam contoh ini adalah {MERGEFIELD kota}. Untuk memformat hasil {MERGEFIELD kota} sebagai semua huruf kapital, Anda dapat menyisipkan beralih format dari \ * atas. Untuk menyisipkan kolom tanda kurung, tekan CTRL + F9.

{ Jika { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD kota \ * sudut }" "" }< masukkan >
{ SET Place1 { MERGEFIELD kota }}< masukkan >
{ Jika { Place2 } <> { Place1 }"< masukkan >
{ MERGEFIELD kota \ * sudut }< masukkan >
<ENTER>
{ MERGEFIELD karyawan } { MERGEFIELD penjualan }"" karyawan{ MERGEFIELD } { MERGEFIELD penjualan }" } { SET Place2 { MERGEFIELD kota }}< masukkan >
Kolom yang tercantum dalam contoh ini menghasilkan Katalog daftar pada halaman yang sama dengan kota yang muncul di semua huruf, sebagai berikut:

ATLANTA

Smith $3.000
Gerbang $50.000
Henderson $10.000

HOUSTON

Jones $8.000
Kelley $9.000
Peterson $0
Catatan: Anda dapat menerapkan format yang berbeda ke kolom kunci, { MERGEFIELD kota }, dengan memilih kolom keseluruhan (termasuk tanda kurung kolom {}), dan pemformatan kolom preferensi Anda. Untuk memformat kolom, klik Font pada Format menu.

Cara kerja proses ini

Jika kolom pertama dalam contoh ini menyisipkan nama kota dan karakter Retur (< masukkan >) hanya untuk catatan pertama di gabungan surat. Untuk semua data berikutnya, kolom ini jika sisipan apa (""). Itu mengenali catatan gabungan Surat pertama dengan membandingkan kolom MERGESEQ (yang menghasilkan urutan nomor catatan saat ini) ke angka "1".

Kedua jika bidang menyisipkan karakter Retur (atau break halaman, jika memaksa kota setiap halaman baru), nama kota, dua lebih kembali karakter, nama karyawan dan jumlah penjualan (dalam urutan), hanya jika kolom jika menentukan bahwa rekaman saat ini mencakup kota nama yang berbeda dari rekor sebelumnya. Jika ini menentukan bahwa rekaman saat ini mencakup nama kota yang sama dengan rekor sebelumnya, sisipan hanya berikutnya karyawan nama dan jumlah penjualan.

Kolom ini jika mengenali nama kota baru dengan membandingkan teks bookmark yang ditentukan dalam dua kolom ditetapkan. Teks bookmark "Place1" selalu sama dengan bidang kota rekaman saat ini, dan teks bookmark "Place2" sama dengan bidang kota rekor sebelumnya.