Microsoft Access 2010 secara default menggunakan ekstensi format file .accdb yang diperkenalkan dalam Access 2007. Access terus menyediakan beberapa dukungan untuk format file yang digunakan dalam versi Access yang lebih lama. Artikel ini menjelaskan mengapa Anda harus menggunakan format file baru jika memungkinkan, dan mengapa Anda mungkin perlu menggunakan format file versi yang lebih lama dalam beberapa contoh. Anda juga akan mempelajari secara eksplisit cara mengonversi database ke format file baru.
Di artikel ini
Format file baru (.accdb)
Access 2010 menggunakan format file yang mendukung sejumlah penyempurnaan produk. Saat Anda membuat database baru, database menggunakan format file baru secara default dan diberi ekstensi file .accdb.
Anda harus menggunakan format file baru jika memungkinkan karena mendukung fitur baru, seperti bidang dan lampiran multinilai. Selain itu, jika Anda ingin mengonversi database desktop Anda menjadi database Web dengan menggunakan Access Services, file database desktop harus dalam format .accdb.
Namun, format file baru tidak dapat dibuka atau ditautkan dengan versi Access yang lebih lama, format tersebut tidak mendukung replikasi, dan tidak mendukung keamanan tingkat pengguna. Jika perlu menggunakan database dengan versi Access yang lebih lama, atau jika perlu menggunakan replikasi atau keamanan tingkat pengguna, Anda harus menggunakan format file versi yang lebih lama.
Fitur yang disediakan oleh format file .accdb
-
Penerbitan web dengan Access Services   Â
Jika Anda memiliki server yang menjalankan Access Services, komponen SharePoint Server, Anda bisa menerbitkan format file .accdb ke Web, suibject ke batasan kompatibilitas tertentu. Beberapa fitur desain dan paradigma berbeda untuk database Web daripada database desktop — beberapa database desktop tidak bisa diterbitkan ke Web tanpa terlebih dahulu membuat perubahan desain.
Setelah menerbitkan database ke Web, Anda masih dapat membuka file .accdb untuk membuat perubahan desain, lalu menyinkronkan perubahan tersebut dengan versi yang diterbitkan. Orang bisa menggunakan database Web yang diterbitkan di browser, tanpa menginstal Access.
-
Bidang multinilai   Â
Misalkan Anda perlu menetapkan tugas ke salah satu karyawan Anda tetapi memutuskan bahwa Anda perlu menetapkannya ke lebih dari satu orang. Dalam Access 2010 Anda dapat membuat bidang multinilai tempat nama karyawan dapat dipilih atau dimasukkan dalam kotak.
Saat Anda mengklik kotak, kotak centang yang dipilih menunjukkan pilihan Anda. Karyawan yang dipilih disimpan dalam bidang multinilai dan dipisahkan oleh koma (secara default) ketika ditampilkan.
Ide di balik bidang multinilai adalah untuk memudahkan memilih dan menyimpan lebih dari satu pilihan, tanpa harus membuat desain database yang lebih canggih. Bidang multinilai juga penting untuk integrasi dengan Microsoft SharePoint Foundation, karena daftar SharePoint juga mendukung bidang multinilai.
-
Tipe data lampiran   Â
Tipe data Lampiran yang baru memungkinkan Anda menyimpan semua tipe dokumen dan file biner dalam database dengan mudah tanpa pertumbuhan yang berlebihan dalam ukuran fisik database. Lampiran dipadatkan secara otomatis, jika diperlukan, untuk memaksimalkan penggunaan ruang. Anda bisa melampirkan dokumen Word ke catatan, atau menyimpan serangkaian gambar digital. Anda bahkan bisa menyimpan beberapa lampiran yang dilampirkan ke satu catatan.
-
Integrasi yang disempurnakan dengan SharePoint dan Outlook   Â
Sebelumnya, file Access dalam format .mdb diblokir oleh SharePoint atau Outlook karena kode yang tidak aman dapat disertakan dalam database Access. Access 2010 memungkinkan kode diverifikasi sebagai aman atau dinonaktifkan. Ini memungkinkan untuk mengintegrasikan database Access secara lebih lengkap dengan SharePoint atau Outlook.
-
Pelacakan riwayat bidang memo   Â
Bidang memo berguna untuk menyimpan informasi dalam jumlah besar. Dimulai dengan Access 2007, Anda dapat mengatur properti (Lampiran) yang memaksa Access mempertahankan riwayat semua perubahan pada bidang Memo. Anda kemudian bisa menampilkan riwayat perubahan tersebut. Fitur ini juga mendukung fitur penerapan versi di Windows SharePoint Services 3.0 sehingga Anda dapat menggunakan Access untuk melacak perubahan dalam beberapa baris bidang teks yang disimpan dalam daftar SharePoint (asalkan bidang diatur keYa).
-
Enkripsi yang disempurnakan   Â
Anda bisa memilih untuk mengatur kata sandi database dan mengenkripsi konten database Anda. Saat Anda melakukannya menggunakan Access 2007 dan file yang menggunakan format file baru, Access menggunakan API Windows Crypto untuk mengenkripsi data. Alat enkripsi pihak ketiga juga dapat digunakan.
Format file versi yang lebih lama (.mdb)
Versi Access yang lebih lama dari Office Access 2007 mendukung format file yang menggunakan ekstensi file .mdb. Di Access 2010 Anda masih bisa membuka file .mdb. Jika file disimpan dalam format file Access 2002-2003 atau Access 2000, Anda dapat membukanya dan menggunakannya dalam Access 2010 seperti biasanya. Namun, Anda tidak dapat memanfaatkan fitur baru yang memerlukan format file .accdb.
Jika file disimpan dalam format file Access 95 atau Access 97, ketika Anda pertama kali membukanya di Access 2010, Access menawarkan untuk memutakhirkan database ke format file yang saat ini diatur sebagai format file default (biasanya format file .accdb, kecuali Anda atau administrator telah mengubah pengaturan). Jika Anda tidak berencana untuk menggunakan database dengan versi Access yang lebih lama dari Access 2007, dan Anda tidak akan berbagi database dengan pengguna lain yang menggunakan versi Access yang lebih lama dari Access 2007, dan Anda tidak menggunakan replikasi atau keamanan tingkat pengguna, Anda harus memutakhirkan file database ke format .accdb baru. Setelah memutakhirkan database ke format file .accdb, Anda tidak bisa lagi membuka database menggunakan versi Access yang lebih lama dari Access 2007.
Jika file disimpan dalam format Access 95 atau Access 97 dan Anda memilih untuk tidak memutakhirkan ke format .accdb, Anda tidak dapat membuat perubahan desain. Anda bisa menampilkan objek dan membuat perubahan pada data Anda melalui Access 2010, tapi Anda tidak bisa membuat perubahan desain.
Mengonversi ke format file baru
Untuk secara eksplisit mengonversi database Access ke format file .accdb baru, Anda harus membuka database terlebih dahulu lalu menyimpannya dalam format file .accdb.
Penting:Â Prosedur berikut ini adalah untuk file yang dibuat di Access 97, Access 2000, Access 2002 atau Access 2003.
Pertama, buka database Anda:
-
Klik tab File.
-
Di sebelah kiri, klik Buka.
-
Dalam kotak dialog Buka , pilih dan buka database yang ingin Anda konversi.
Sekarang, konversikan database Anda:
-
Klik tab File.
-
Di sebelah kiri, klik Bagikan.
-
Di bawah Simpan Seluruh Database, klik Simpan Database Sebagai.
-
Di sebelah kanan, di bawah Tipe File Database, klik Database Access.
-
Dalam kotak dialog Simpan Sebagai , dalam kotak Nama file, masukkan nama file atau gunakan nama file yang disediakan.
-
Klik Simpan.
Salinan database dibuat dalam format file .accdb.
