KB 850751 - Informasi penyiapan untuk Konfigurasi Format Rekonsiliasi Elektronik

Konten TechKnowledge

RINGKASAN

Artikel ini berisi informasi tentang menyiapkan Konfigurasi Rekonsiliasi Elektronik.


INFORMASI SELENGKAPNYA


Penyetelan Umum untuk Konfigurasi Format Rekonsiliasi Elektronik

Proses penyiapan Format Configurator dalam Rekonsiliasi Elektronik sangatlah panjang dan langkah-langkah detail berikut akan membantu memudahkan penyiapan ini. Sebelum menyiapkan Konfigurasi Format, Anda harus memiliki salinan tercetak spesifikasi format file unduhan dari bank Anda. Karena format bank bervariasi, Anda harus menghubungi bank dan meminta spesifikasi ini untuk format file. Spesifikasi format akan berisi detail tentang setiap bidang yang akan diunduh dan nilai semua kode yang relevan untuk bank. Informasi ini diperlukan agar dapat menyiapkan Configurator Format karena setiap bank berbeda dan tidak ada format standar untuk masuk.


Format Rekonsiliasi Elektronik Configurator (Rutinitas | Laporan | Rekonsiliasi Elektronik | Configurator):


Bagian 1 - Masukkan Informasi Format

Format Bank - Bidang Format Bank adalah pengidentifikasi untuk format Anda. Masukkan nama yang unik untuk format ini, tetapi biasanya ini adalah nama Bank Anda.

Deskripsi - Ini adalah bidang yang diperlukan. Masukkan deskripsi tambahan untuk Format Bank. 

Format File - Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk versi yang Anda gunakan:

 -Microsoft Dynamics GP 2010 dan versi sebelumnya - Bidang Format File dapat dipilih dari daftar menurun sebagai Bidang Tetap, Dibatasi Koma, atau Dibatasi Tab. Bank menentukan opsi mana dari daftar yang akan Anda pilih. Oleh karena itu, Anda harus menghubunginya jika spesifikasi format tidak menyatakan format untuk digunakan.

-Microsoft Dynamics GP 2013 - Bidang Format File memiliki pilihan AKAN DIGUNAKAN ATAU Ditentukan Pengguna. Jika menggunakan format Institut Bank Administration, pilih INSTITUT. Untuk semua format/bank lain, pilih Pengguna Ditentukan. Dalam bidang Tipe File, Anda dapat memilih Bidang Tetap, Dipisahkan Koma, atau Tab yang dipisahkan seperti yang ditentukan bank.



Menggunakan opsi Kode Status ditandai hanya jika bank Anda menggunakan Kode Status untuk menentukan Kode Transaksi tambahan. Informasi ini juga ditentukan oleh masing-masing bank. Oleh karena itu, jika spesifikasi format tidak menyatakan jika bank Anda menggunakan Kode Status, Anda harus menghubungi bank. (Hal ini tidak sering digunakan.)

Pengidentifikasi Tipe Catatan - Pengidentifikasi Tipe Catatan akan berisi bidang Posisi Mulai dan Posisi Akhir jika menggunakan format Bidang Tetap dan bidang Angka Bidang jika menggunakan format file Dibatasi Koma atau Tab. Ini akan menjadi tempat sistem harus melihat ke baris untuk menentukan tipe baris (header, footer atau detail) baris tersebut. Jika bank tidak menggunakan kode tipe data, Anda dapat menyempurnakannya dengan memilih nilai tetap dalam file.

Bidang Tetap - Masukkan posisi awal dan akhir bidang yang akan berisi nilai untuk Kode Tipe Catatan dari Bank (Kode Tipe Catatan dari Bank dimasukkan di Bagian 2).

-Dibatasi Koma atau Dibatasi Tab - Masukkan jumlah bidang yang berisi Kode Tipe Catatan dari Bank (Kode Tipe Catatan dari Bank dimasukkan di Bagian 2).

Simpan Format setelah Bagian 1 selesai sebelum beralih ke Bagian 2 jendela Konfigurasi Format Rekonsiliasi Elektronik.


Bagian 2 - Masukkan Tipe Catatan


Catatan Anda hanya perlu menentukan Tipe Catatan yang relevan dengan Rekonsiliasi Elektronik. Jika bagian dilabeli sebagai opsional di spesifikasi bank, Anda tidak perlu menyetelnya di Configurator Format. Tipe Data Detail selalu merupakan bagian yang diperlukan di spesifikasi bank.


ID Bank - ID Bank akan menggunakan Format Bank secara default dari bagian 1 segera setelah Anda tab ke dalam bidang Tipe Catatan di kolom kedua. Bidang ini tidak dapat diubah atau diedit.

Tipe Catatan - Bidang Tipe Catatan dapat dipilih dari daftar menurun sebagai Header, Detail, atau Footer. Semua format bank akan memerlukan Tipe Catatan Detail, tetapi Tipe Catatan header dan footer mungkin opsional. Anda hanya dapat menyiapkan setiap Tipe Catatan satu kali karena beberapa header atau footer tidak tersedia.

Kode Tipe Catatan dari Bank - Bidang Kode Tipe Catatan dari Bank ditentukan di spesifikasi bank Anda. Bidang ini harus merupakan pengidentifikasi unik dan konstanta agar format sesuai dengan informasi dalam Tipe Rekaman Detail. Ini adalah bidang yang paling penting dalam menyetel Konfigurasi Format agar cocok dengan file unduhan dengan rekonsiliasi dengan benar.  (Jadi Pengidentifikasi Tipe Catatan akan memberi tahu sistem tempat kolom akan terlihat untuk melihat tipe barisnya, lalu untuk melihat nilai di Kode Tipe Catatan dari bidang Bank untuk membaca apakah itu adalah baris header, detail atau footer.)


# dari bidang - Jumlah bidang menunjukkan jumlah bidang yang akan ditentukan di Bagian 3. Masukkan jumlah bidang yang terdapat di baris untuk Tipe Catatan yang ditentukan. Informasi ini harus dimasukkan untuk setiap Tipe Catatan yang diperlukan di spesifikasi bank.



Bagian 3 - Masukkan Informasi Bidang

Saat Anda mengklik Tipe Catatan di Bagian 2, jumlah bidang terkait akan ditampilkan di Bagian 3. 

Tipe Catatan - Bidang Tipe Catatan di kolom paling kiri Bagian 3 akan secara default ketika Anda memilih Tipe Catatan di Bagian 2.

# - Bidang angka akan bersesering default dengan jumlah bidang yang anda masukkan di Bagian 2. 

Tipe Bidang - Bidang Tipe Bidang digunakan untuk menentukan setiap bidang yang relevan untuk setiap Tipe Catatan. Pilih Tipe Bidang dari daftar menurun yang menyertakan opsi untuk Akun, Tanggal, dan jumlah. Jika nama bidang yang tepat dari spesifikasi bank tidak muncul dalam daftar, Anda mungkin harus memilih opsi yang serupa atau menggunakan opsi Filler/Ignore. Sekali lagi, Anda hanya perlu menentukan bidang yang relevan, yang paling penting: Nomor Akun, Periksa Nomor, Periksa Tanggal, Periksa jumlah, Kode Transaksi, Kode Tipe Catatan, dsb.

Catatan Sama seperti Tipe Catatan, Anda hanya perlu menentukan bidang yang relevan dengan Rekonsiliasi Elektronik. Jika ada bidang di spesifikasi bank yang tidak dapat ditentukan dengan Tipe Catatan yang sudah ada atau tidak perlu ditetapkan, gunakan opsi Filler/Ignore. 


Format - Bidang Format menentukan tipe format output untuk bidang tertentu. Format hanya perlu diatur untuk Tipe Bidang yang berisi tanggal atau jumlah mata uang, karena ini adalah satu-satunya opsi untuk Format. Tidak ada opsi untuk teks atau string. Oleh karena itu, jika bidang bukan tanggal atau jumlah mata uang, biarkan bidang Format kosong. Bidang Dari dan Ke digunakan untuk memasukkan posisi karakter bidang. Masukkan posisi karakter awal dan akhir untuk setiap bidang di setiap Tipe Catatan. Bidang Dari dan Ke harus dimasukkan jika menggunakan Format File Bidang Tetap, jadi jika menggunakan Format File Dibatasi Tab atau Berpisahkan Koma, Anda dapat membiarkan bidang ini sebagai nol.

Kode Transaksi (Entri Kode - Entri Kode Transaksi)

Saat masih di jendela Konfigurasi Format Rekonsiliasi Elektronik, masuk ke jendela Entri Kode Transaksi melalui jalur yang tercantum di atas di bagian atas Bilah Menu. Jika belum menentukan kode Transaksi, Anda akan mendapatkan pesan "Tipe Catatan tidak ditemukan" pada laporan kesalahan. 

Kode Transaksi mengidentifikasi tipe transaksi yang diwakili setiap baris Detail. Rekonsiliasi Elektronik memerlukan Kode Transaksi dalam Format Bank yang dikonfigurasi agar berfungsi dengan benar. Anda harus memiliki Kode Transaksi atau Kode Tipe Catatan yang ditentukan untuk menggunakan Rekonsiliasi Elektronik. Kode ini harus berasal dari bank dan harus tercantum pada spesifikasi bank.


Tipe Transaksi - Bidang Tipe Transaksi digunakan untuk menentukan setiap jenis transaksi berbeda yang muncul pada spesifikasi bank Anda. Pilih Tipe Transaksi dari daftar untuk menyesuaikan atau menyesuaikan spesifikasi bank Anda. Perhatikan bahwa opsi dalam daftar adalah satu-satunya tipe yang didukung saat ini. Saat ini, dua opsi yang akan cocok menggunakan Rekonsiliasi Elektronik adalah Cek Dibayar dan Deposit Dihapus.

Catatan: Di Microsoft Dynamics GP 2013, opsi untuk Transfer Kredit dan Transfer Debit juga telah ditambahkan dan akan dicocokkan secara elektronik dalam Rekonsiliasi Elektronik. Namun, Anda harus memasukkan Kode Tipe Transaksi Bank seperti yang ditentukan oleh bank Anda. Fungsionalitas tambahan di Microsoft Dynamics GP 2013 juga bahwa Anda dapat memiliki beberapa Kode Tipe Transaksi untuk setiap Tipe Transaksi.


Kode Tipe Transaksi - Bidang Kode Tipe Transaksi digunakan untuk memasukkan nilai untuk setiap Tipe Transaksi dan nilai ini diberikan kepada Anda sebagai bagian dari spesifikasi file dari bank Anda. Masukkan nilai Kode Tipe Transaksi yang terkait dengan Tipe Transaksi yang dipilih. Informasi ini harus berasal dari bank dan tidak dapat di improvisasi jika tidak tersedia di spesifikasi bank.

Akun G/L - Bidang Akun G/L hanya tersedia untuk Tipe Transaksi berikut: Pendapatan Bunga, Pendapatan Lain, Pengeluaran Lain, dan Biaya Layanan. Masukkan Nomor Akun G/L dari Akun Postingan Ledger Umum untuk penyesuaian yang akan dihasilkan. Rekonsiliasi Elektronik akan secara otomatis membuat penyesuaian untuk tipe transaksi ini jika muncul dalam file yang diunduh dari bank Anda.

Catatan Tipe transaksi Pendapatan Bunga, Pendapatan Lain, Pengeluaran Lainnya, dan Biaya Layanan tidak cocok secara elektronik, dan sebagai gantinya akan membuat entri Penyesuaian pada rekonsiliasi. (Klik tombol Penyesuaian di jendela Pilih Transaksi Bank). 

Deskripsi Akun - Bidang Deskripsi Akun akan terbuka secara default dengan deskripsi akun dari Ledger Umum dan tidak dapat diedit.

Referensi Distribusi - Bidang Referensi Distribusi dapat digunakan untuk memasukkan referensi tambahan untuk penyesuaian yang akan dibuat. Anda bisa memasukkan Referensi Distribusi jika mau, tapi itu bukan bidang yang diperlukan.

Tipe Dokumen - Bidang Tipe Dokumen akan bersesering default dengan Tipe Transaksi yang Anda pilih di bagian atas jendela Entri Kode Transaksi: Pendapatan Bunga, Pendapatan Lain, Pengeluaran Lain, atau Biaya Layanan. Bidang ini tidak dapat diubah kecuali Anda kembali dan mengubah bidang Tipe Transaksi.

Tentukan Kode Status - Tombol Tentukan Kode Status hanya tersedia jika Anda telah menandai opsi Menggunakan Kode Status di jendela Konfigurasi Format Rekonsiliasi Elektronik. Tentukan Kode Status hanya tersedia untuk Tipe Transaksi tertentu: Periksa Dibayar dan Deposit Dihapus. Setelah memilih salah satu dari 2 Tipe Transaksi ini, Anda akan memilih tombol Tetapkan Kode Status untuk masuk ke jendela Entri Kode Status. Di sini Anda akan memilih: Pemeriksaan Berbayar, Periksa Pembalikan, Hentikan Pembayaran, atau Hentikan Pembalikan Pembayaran untuk Tipe Status dan masukkan Kode Status terkait dari spesifikasi bank Anda. Sekali lagi informasi ini harus berasal dari bank Anda dan tidak dapat dimutakhirkan atau Rekonsiliasi Elektronik tidak akan berfungsi dengan benar.



Catatan khusus untuk diingat saat menyiapkanReconcile Aplikasi:

• Anda harus memiliki hasil cetak spesifikasi format file dari bank Anda sebelum menyetel Mengonfigurasi Format Rekonsiliasi Elektronik.

• Setiap bank berbeda. Oleh karena itu, Anda tidak dapat mengikuti satu format standar untuk semua bank.

• Jika Anda membuka file .TXT atau .CSV dengan Notepad, sistem biasanya tidak akan membaca informasi apa pun setelah posisi 245. Jadi pastikan semua bidang yang diperlukan untuk dipetakan berada di bagian pertama baris jika garis Anda lebih dari 245 karakter. Informasi setelah 245 akan dibaca sebagai baris baru dan muncul pada laporan kesalahan Rekaman Data Tidak Diproses sebagai "Tipe Rekaman tidak ditemukan: Tipe Rekaman = " karena tidak ada. Hal ini dapat diterima jika tidak ada bidang setelah posisi 245 tidak diperlukan. Jika ada bidang yang diperlukan, Anda perlu menghubungi bank untuk mengetahui apakah mereka dapat mengonfigurasi ulang file agar lebih kecil dan tidak melebihi 245 karakter.

• Format Rekonsiliasi Elektronik Konfigurasi hanya perlu disiapkan sekali ketika pertama kali mulai menggunakan Rekonsiliasi Elektronik, lalu Anda hanya terus mengunduh . TABEL, .TXT atau .CSV file dari bank untuk mencocokkan Configurator Format ini.

• Bidang-bidang berikut harus ada dalam format bank Anda: Kode Transaksi, Nomor Rekening, Cek/Nomor Seri, Jumlah Transaksi, Kode Tipe Arsip, dan Tanggal Dihapus Bank. Jika format Anda menggunakan Kode Status, Kode Status Transaksi juga harus ada dalam konfigurasi.

• Jika Anda telah melalui semua proses Rekonsiliasi Elektronik dan tidak ada transaksi yang ditandai sebagaimana dibersihkan dalam modul Rekonsiliasi Bank Anda, kemungkinan ada sesuatu yang tidak disetel dengan benar di Mengonfigurasi Format Rekonsiliasi Elektronik. Pesan kesalahan paling umum yang akan diterima adalah kesalahan " Tipe Data TidakDitemukan" pada laporan Data Tidak Diproses yang dicetak setelah mencoba diunduh.  Hal ini biasanya berarti kode pada transaksi tidak diatur dalam Entri Kode.

• Jika Anda mencoba mengunduh ulang setelah mengunduh file .txt dari bank, Anda akan menerima pesan kesalahan "Duplikat" karena sistem melihat transaksi sebagai duplikat, bukan hanya mengunduh transaksi baru. (Bersihkan unggahan sebelumnya dengan bidang Id unggahan (MEARLDID) dalam tabel ME142806 dan ME142807.)

• Jika Anda berusaha menghapus rekonsiliasi dan memasukkan kembali informasi setelah Anda sudah mengunduh file .txt dari bank, Anda akan menerima pesan kesalahan "Duplikat" karena sistem melihat transaksi sebagai duplikat.

• Pastikan Nomor Rekening Bank unik untuk buku pemeriksaan yang disiapkan dengan Rekonsiliasi Elektronik. Jika Nomor Rekening Bank digunakan pada beberapa buku centang, Rekonsiliasi Elektronik tidak akan dapat menemukan buku cek dan Anda akan menerima pesan yang menyatakan bahwa Nomor Rekening Bank tidak disetel.

• Di jendela Entri Kode di configurator, tipe yang akan otomatis cocok adalah: Periksa Dibayar, Deposit Dihapus, Transfer Kredit Debit dan Transfer.

• Tipe penyesuaian berikut membuat transaksi'penyesuaian ' di jendela Rekonsiliasi Bank Penyesuaian (tombol):: (Misalnya, 'bunga' atau 'biaya misc' pada laporan bank tidak akan menggunakan GP (sehingga tidak ada yang cocok dengan), jadi Anda memerlukan sistem untuk memesan entri penyesuaian/jurnal di GP untuk tipe ini.)

  • Pendapatan Bunga

  • Pendapatan Lainnya

  • Pengeluaran Lainnya

  • Biaya Layanan

• Tidak ada jenis di configurator yang akan secara otomatis cocok dengan penyesuaian isecara otomatis, kurangi penyesuaian, atau penarikan di jendela Entri Transaksi Bank di GP. Tipe ini di sini untuk penyesuaian dalam GP untuk item yang tidak diharapkan untuk Anda lihat di laporan bank. Anda harus secara manual menandai tipe ini sebagai dibersihkan di jendela rekonsiliasi.

• Pemeriksaan akan cocok dengan Jumlah Cek dan Nomor Cek. Deposit akan dicocokkan dengan Jumlah Deposit dan Tanggal Deposit (dalam rentang default 8 hari, tetapi Anda dapat menggantinya jika diminta sebagai rentang hari yang berbeda.) Lihat KB 851279 untuk informasi selengkapnya tentang kriteria yang akan dicocokkan secara otomatis.

• Tanggal Dihapus Bank dapat mempengaruhi proses yang sesuai. GP hanya akan menghapus cek ketika tanggal Dihapus Bank adalah SETELAH Periksa Tanggal Penerbitan dalam GP. GP tidak akan menghapus pemeriksaan pada tanggal sebelum tanggal itu benar-benar diterbitkan dalam GP.

• GP akan mengabaikan nol di awal pada pemeriksaan dalam proses yang cocok dan bahkan, akan menghapus angka centang saat mengimpor. Nol di awal tidak akan mempengaruhi proses pencocokan untuk nomor centang. GP bisa cocok dengan angka centang, tanpa memperhatikan nol di depan.

• Gunakan Notepad untuk membuka file, karena pemformatan otomatis dalam tabel Excel strip nol di awal.  The leading zeroes don't matter on a check, but they do matter on dates. Jika tanggal diimpor secara tidak benar, ini berarti format tanggal pada configurator tidak cocok dengan apa yang ada di dalam file, atau nol di awal dalam tanggal tidak ditemukan dalam file.  Jika telah dipetakan untuk menggunakan MM TERVERIFIKASI, misalnya file Anda harus memiliki 08152017.  Atau jika memilikiDD/MM/YY, file akan memiliki tanggal 15/08/17.  Format tanggal harus sama persis.

• Ketika memasukkan file, masukkan nomor konfirmasi pilihan Anda.  Pemeriksaan akan diimpor setelah nomor konfirmasi dimasukkan.

• Jika Anda membawa file harian, Anda harus rekonsiliasi setiap hari sebelum anda membawa dalam file hari berikutnya.  Sistem hanya akan mencocokkan file terakhir yang didatangkan secara otomatis.  Jadi, jika Anda mengimpor 5 file harian terlebih dahulu, lalu rekonsiliasi hari 1, itu akan otomatis cocok, tapi ketika Anda mencoba rekonsiliasi hari 2, itu tidak akan otomatis cocok.  Anda harus mengganti file untuk hari 2 lagi jika Ingin agar file dicocokkan secara otomatis.

• Jika tanggal diimpor sebagai nol semua atau 00/00/0000, maka petakan bidang 'Tanggal dihapus Bank' dan bukan 'tanggal transaksi' di configurator.

• Jika tanggal diimpor sebagai dikcak, maka format tanggal di configurator tidak cocok dengan format tanggal di file bank.  Pastikan jika file bank memiliki MMMOYYY yang Anda pilih format yang sama di configurator agar sama persis.  Pastikan juga pengguna tidak membuka file dalam format Excel nol di awal pada file MM atau DD dijatuhkan.  Jika demikian, buka file Notepad dan tambahkan nol di depannya kembali ke tanggal dan impor lagi.  Gunakan Notepad untuk membuka file bank, bukan Excel.

• Untuk informasi selengkapnya tentang bagaimana transaksi cocok, lihat KB 851279.

Artikel ini adalah TECHKnowledge Document ID:19396