Jika sering mencari tabel di Access atau mengurutkan rekamannya berdasarkan bidang tertentu, Anda dapat mempercepat operasi tersebut dengan membuat indeks untuk bidang tersebut. Access menggunakan indeks di tabel seperti Anda menggunakan indeks dalam buku: untuk menemukan data, Access mencari lokasi data dalam indeks. Dalam beberapa contoh, seperti tombol utama, Access membuat indeks secara otomatis untuk Anda. Di lain waktu, Anda mungkin ingin membuat indeks sendiri.
Artikel ini mengenalkan indeks dan membahas cara memutuskan bidang mana yang diindeks, dan cara membuat, menghapus, atau mengubah indeks. Artikel ini juga menjelaskan kondisi ketika Access membuat indeks secara otomatis.
Di artikel ini
Catatan: Anda tidak dapat menggunakan metode yang dijelaskan oleh artikel ini guna membuat indeks untuk tabel di database web. Kinerja database web tergantung pada kinerja beberapa faktor seperti server SharePoint yang menjadi tempat hosting database web.
Apa itu indeks?
Anda dapat menggunakan indeks untuk membantu Access menemukan dan mengurutkan rekaman lebih cepat. Indeks menyimpan lokasi rekaman berdasarkan bidang atau bidang yang Anda pilih untuk disusun ke indeks. Setelah Access memperoleh lokasi dari indeks, Access dapat mengambil data dengan berpindah secara langsung ke lokasi yang benar. Dengan cara ini, menggunakan indeks dapat jauh lebih cepat dibandingkan memindai semua rekaman untuk menemukan data.
Memutuskan bidang mana yang diindeks
Anda dapat membuat indeks yang didasarkan pada bidang tunggal atau banyak bidang. Anda mungkin ingin menyusun indeks untuk bidang yang sering dicari, bidang yang diurutkan, dan bidang yang digabungakan dengan bidang di tabel lain dalam beberapa tabel kueri. Indeks dapat mempercepat pencarian dan kueri, tetapi juga dapat memperlambat kinerja ketika Anda menambahkan atau memperbarui data. Ketika memasukkan data dalam tabel yang berisi satu atau beberapa bidang terindeks, Access harus memperbarui indeks setiap kali rekaman ditambahkan atau diubah. Menambahkan rekaman menggunakan kueri tambahan atau dengan menambahkan rekaman yang diimpor kemungkinan juga akan lebih lambat jika tabel tujuan berisi indeks.
Catatan: Kunci utama tabel terindeks secara otomatis.
Anda tidak dapat mengindeks bidang dengan tipe data Objek OLE, Terhitung atau Lampiran. Untuk bidang lainnya, pertimbangkan mengindeks bidang jika semua kondisi berikut ini berlaku:
-
Tipe data bidang adalah Teks Pendek, Teks Panjang, Angka, Tanggal/Waktu, AutoNumber, Mata Uang, Ya/Tidak atau Hyperlink.
-
Anda akan mencari nilai yang disimpan di bidang.
-
Anda akan mengurutkan nilai di bidang.
-
Anda akan menyimpan banyak nilai berbeda di bidang. Jika banyak nilai di bidang tersebut sama, indeks mungkin tidak mempercepat kueri secara signifikan.
Indeks beberapa-bidang
Jika merasa akan sering mencari atau mengurutkan berdasarkan dua atau beberapa bidang secara bersamaan, Anda dapat membuat indeks untuk kombinasi bidang tersebut. Misalnya, jika sering mengatur kriteria untuk bidang Vendor dan NamaProduk dalam kueri yang sama, lebih baik membuat indeks beberapa-bidang di kedua bidang itu.
Ketika mengurutkan tabel berdasarkan indeks beberapa bidang, Access pertama mengurutkan menurut bidang pertama yang ditentukan untuk indeks tersebut. Anda mengatur urutan bidang ketika membuat indeks beberapa bidang. Jika ada rekaman dengan nilai duplikat di bidang pertama, Access selanjutnya mengurutkan menurut bidang kedua yang ditentukan untuk indeks tersebut, dan seterusnya.
Anda bisa menyertakan hingga 10 bidang dalam indeks beberapa-bidang.
Membuat indeks
Untuk membuat indeks, pertama putuskan apakah Anda ingin membuat indeks satu bidang atau indeks beberapa-bidang. Anda membuat indeks di satu bidang dengan mengatur properti Terindeks. Tabel berikut ini mendaftar pengaturan yang mungkin untuk properti Terindeks.
|
Pengaturan properti Terindeks |
Arti |
|---|---|
|
Tidak |
Jangan membuat indeks di bidang ini (atau hapus indeks yang suda ada) |
|
Ya (Duplikat OK) |
Membuat indeks di bidang ini |
|
Ya (Tanpa Duplikat) |
Membuat indeks unik di bidang ini |
Jika membuat indeks unik, Access tidak mengizinkan Anda memasukkan nilai baru di bidang tersebut jika nilai sudah ada di bidang yang sama di rekaman lain. Access otomatis membuat indeks unik untuk tombol utama, tetapi Anda mungkin juga ingin melarang nilai duplikat di bidang lain. Misalnya, Anda dapat membuat indeks unik di bidang yang menyimpan nomor seri sehingga tidak ada dua produk yang memiliki nomor seri sama.
Membuat indeks satu bidang
-
Dalam Panel Navigasi, klik kanan nama tabel yang ingin Anda buat indeksnya, lalu klik Tampilan Desain di menu pintasan.
-
Klik Nama Bidang untuk bidang yang ingin Anda indeks.
-
Di bawah Properti Bidang, klik tab Umum.
-
Dalam properti Terindeks, klik Ya (Duplikat OK) jika Anda ingin mengizinkan duplikat, atau Ya (Tanpa Duplikat) untuk membuat indeks unik.
-
Untuk menyimpan perubahan Anda, klik Simpan di Toolbar Akses Cepat, atau tekan CTRL+S.
Membuat indeks beberapa-bidang
Untuk membuat indeks beberapa-bidang untuk suatu tabel, sertakan baris untuk tiap bidang di indeks dan sertakan nama indeks hanya di baris pertama. Access memperlakukan semua baris sebagai bagian indeks yang sama hingga tiba pada baris yang berisi nama indeks berbeda. Untuk menyisipkan baris, klik kanan lokasi tempat Anda ingin menyisipkan baris, lalu klik Sisipkan Baris di menu pintasan.
-
Dalam Panel Navigasi, klik kanan nama tabel yang ingin Anda buat indeksnya, lalu klik Tampilan Desain di menu pintasan.
-
Pada tab Desain, di grup Perlihatkan/Sembunyikan, klik Indeks.
Jendela indeks muncul. Ubah ukuran jendela sehingga beberapa baris kosong muncul dan properti indeks ditunjukkan.
-
Dalam kolom Nama Indeks, di baris kosong pertama, ketikkan nama untuk indeks tersebut. Anda bisa menamai indeks menggunakan nama sebuah bidang indeks, atau gunakan nama lain.
-
Dalam kolom Nama Bidang, klik panah lalu klik bidang pertama yang ingin Anda gunakan untuk indeks itu.
-
Di baris berikutnya, biarkan kolom Nama Indeks kosong, di kolom Nama Bidang, klik bidang kedua untuk indeks itu. Ulangi langkah ini hingga Anda memilih semua bidang yang ingin Anda sertakan dalam indeks.
-
Untuk mengubah susunan urutan nilai bidang, dalam kolom Susunan Urutan di jendela Indeks, klik Urutan Naik atau Urutan Turun. Susunan urutan yang default adalah Urutan Naik.
-
Dalam jendela Indeks, di bawah Properti Indeks, atur properti indeks untuk baris di kolom Nama Indeks yang berisi nama indeks. Atur properti sesuai tabel berikut ini.
Label
Nilai
Utama
Jika Ya, indeks adalah tombol utama.
Unik
Jika Ya, tiap nilai di indeks harus unik.
Abaikan Kosong
Jika Ya, rekaman dengan nilai Kosong dalam bidang terindeks dikecualikan dari indeks.
-
Untuk menyimpan perubahan Anda, klik Simpan di Bilah Alat Akses Cepat, atau tekan CTRL + S.
-
Tutup jendela Indeks.
Menghapus indeks
Jika merasa sebuah indeks tidak perlu lagi atau terlalu menghambat kinerja, Anda dapat menghapusnya. Ketika menghapus indeks, Anda menghapus indeks saja, bukan bidang atau bidang-bidang yang menjadi dasar membentuk indeks.
-
Dalam Panel Navigasi, klik kanan nama tabel yang ingin Anda hapus indeksnya, lalu klik Tampilan Desain di menu pintasan.
-
Pada tab Desain, di grup Perlihatkan/Sembunyikan, klik Indeks.
Jendela indeks muncul. Ubah ukuran jendela sehingga beberapa baris kosong muncul dan properti indeks ditunjukkan.
-
Dalam jendela indeks, pilih baris atau baris-baris yang berisi indeks yang ingin Anda hapus, lalu tekan DELETE.
-
Untuk menyimpan perubahan Anda, klik Simpan di Bilah Alat Akses Cepat, atau tekan CTRL + S.
-
Tutup jendela Indeks.
Menampilkan dan mengedit indeks
Anda mungkin ingin melihat indeks sebuah tabel untuk mengukur pengaruhnya terhadap kinerja, atau memastikan bahwa bidang tertentu terindeks.
-
Dalam Panel Navigasi, klik kanan nama tabel yang ingin Anda edit indeksnya, lalu klik Tampilan Desain di menu pintasan.
-
Pada tab Desain, di grup Perlihatkan/Sembunyikan, klik Indeks.
Jendela indeks muncul. Ubah ukuran jendela sehingga beberapa baris kosong muncul dan properti indeks ditunjukkan.
-
Tampilkan atau edit indeks dan properti indeks agar sesuai dengan kebutuhan Anda.
-
Untuk menyimpan perubahan Anda, klik Simpan di Bilah Alat Akses Cepat, atau tekan CTRL + S.
-
Tutup jendela Indeks.
Pembuatan indeks otomatis
Dalam beberapa contoh, Access otomatis membuat indeks untuk Anda. Misalnya, indeks otomatis dibuat untuk bidang atau bidang-bidang apa pun yang Anda tentukan sebagai tombol utama tabel.
Sumber pembuatan indeks otomatis lainnya adalah opsi Indeks Otomatis Saat Dimpor/Dibuat dalam kotak dialog Opsi Access. Access otomatis mengindeks bidang apa pun dengan nama yang dimulai atau diakhiri dengan karakter yang dimasukkan di kotak Indeks Otomatis Saat Dimpor/Dibuat, seperti ID, kunci, kode, atau no. Untuk melihat atau mengubah pengaturan sekarang, ikuti langkah-langkah berikut:
-
Klik File > Opsi.
-
Klik Desainer Objek, lalu di bawah Desain tabel, tambahkan, edit, atau hapus nilai di kotak Indeks Otomatis Saat Dimpor/Dibuat. Gunakan titik koma (;) untuk memisahkan nilai.
Catatan: Jika nama dimulai atau diakhiri dengan nilai yang tercantum dalam kotak, bidang otomatis terindeks.
-
Klik OK.
Karena tiap indeks tambahan mengharuskan Access melakukan tugas tambahan, maka kinerja menurun saat menambah atau memperbarui data. Oleh karena itu, pertimbangkanlah mengubah nilai yang diperlihatkan dalam kotak Indeks Otomatis Saat Diimpor/Dibuat atau mengurangi jumlah nilai untuk mengurangi jumlah indeks yang dibuat.
