Setiap templat yang disertakan dengan Access adalah aplikasi pelacakan lengkap yang berisi tabel, formulir, laporan, kueri, makro, dan hubungan yang sudah ditentukan sebelumnya. Templat ini dirancang untuk segera berguna, sehingga Anda bisa membuat database baru yang didasarkan pada templat dan memulai dan menjalankan dengan cepat. Namun, mungkin ada saat-saat ketika Anda ingin mengubah database baru Anda — misalnya, untuk menambahkan atau mengganti nama bidang, atau mengubah laporan.
Artikel ini menjelaskan cara melakukan modifikasi paling umum yang mungkin ingin Anda terapkan ke database yang dibuat dari templat. Lihat tautan ke artikel untuk informasi lebih mendalam tentang area tertentu.
Apa yang ingin Anda lakukan?
Mempelajari dasar-dasar tabel dan bidang
Saat Membuat database, Anda menyimpan data dalam tabel, daftar baris dan kolom berbasis subjek. Anda menyimpan item informasi yang ingin Anda lacak dalam bidang (juga disebut kolom). Misalnya, dalam tabel Kontak, Anda mungkin membuat bidang untuk Nama Belakang, Nama Depan, Nomor Telepon, dan Alamat. Untuk tabel Produk, Anda dapat membuat bidang untuk Nama Produk, ID Produk, dan Harga.
Penting agar Anda memilih bidang dengan hati-hati. Misalnya, biasanya ide buruk untuk membuat bidang untuk menyimpan nilai terhitung. Biasanya, Anda dapat Access menghitung nilai ketika diperlukan. Saat Anda memilih bidang, cobalah menyimpan informasi di bagian terkecil yang berguna. Misalnya, daripada nama lengkap dalam bidang tunggal, pertimbangkan untuk menyimpan nama depan dan belakang secara terpisah. Umumnya, jika Anda perlu melaporkan, mengurutkan, mencari, atau melakukan penghitungan pada item informasi, letakkan dalam bidang itu sendiri.
Untuk informasi selengkapnya tentang mendesain database dan memilih bidang, lihat artikel Dasar-dasar desain database.
Bidang memiliki karakteristik tertentu yang menentukan. Misalnya, setiap bidang memiliki nama yang mengidentifikasi bidang dalam tabel secara unik. Bidang juga memiliki tipe data yang dipilih untuk mencocokkan informasi yang akan disimpan. Tipe data menentukan nilai yang dapat disimpan dan operasi yang dapat dijalankan pada nilai tersebut, serta berapa banyak ruang penyimpanan yang disisihkan untuk setiap nilai. Setiap bidang juga memiliki sekelompok pengaturan terkait yang disebut properti yang menentukan karakteristik tampilan atau perilaku bidang. Misalnya, properti Format menentukan tata letak tampilan bidang — yaitu bagaimana tampilannya ketika ditampilkan.
Menambahkan bidang ke tabel
Anda bisa dengan mudah menambahkan bidang ke tabel dalam tampilan Lembar Data. Namun, Anda juga bisa menambahkan bidang ke tabel dalam tampilan Desain. Dalam tampilan Lembar Data, Anda menambahkan bidang dengan mengetikkan beberapa data ke dalam sel di bawah judul kolom Klik untuk Menambahkan . Anda juga bisa menambahkan bidang ke tabel dalam tampilan Desain.
Untuk mempelajari selengkapnya tentang menambahkan bidang ke tabel dalam tampilan Lembar Data, lihat artikel Menambahkan atau menghapus kolom dalam lembar data.
Untuk mempelajari selengkapnya tentang menambahkan bidang ke tabel dalam tampilan Desain, lihat artikel Membuat tabel dan menambahkan bidang.
Catatan:Â Saat Anda menambahkan bidang baru ke tabel, bidang tidak ditambahkan secara otomatis ke formulir dan laporan yang sudah ada. Anda harus menambahkan bidang secara manual ke formulir dan laporan tersebut agar bidang muncul di dalamnya.
Menghapus bidang dari tabel
Jika memungkinkan, Anda harus menghindari menghapus bidang dari database yang dihasilkan dari salah satu templat yang disediakan — kemungkinan bidang tersebut digunakan di objek database lain, seperti formulir dan laporan. Dengan demikian, menghapus bidang akan menimbulkan konsekuensi ketika Anda mencoba menggunakan objek database lain yang menggunakan bidang tersebut — objek database tidak akan berfungsi seperti yang diharapkan. Anda harus menghapus referensi apa pun ke bidang dari semua objek yang menggunakannya agar objek lain berfungsi dengan benar.
Saat Anda memutuskan bahwa Anda harus menghapus bidang dari database yang dihasilkan dari templat, Anda bisa melakukannya dalam tampilan Lembar Data atau tampilan Desain. Ingatlah bahwa jika objek database lain mereferensikan bidang yang dihapus, Anda harus mengubah objek lain tersebut untuk menghapus referensi. Misalnya, jika laporan menyertakan kontrol yang terikat ke bidang yang dihapus dan Anda menjalankan laporan, pesan kesalahan akan muncul, karena Access tidak dapat menemukan data untuk bidang tersebut.
Saat menghapus bidang, Anda menghapus semua informasi yang disimpan dalam bidang tersebut secara permanen. Untuk alasan itu, Anda harus berhati-hati saat menghapus bidang, dan Anda harus membuat salinan cadangan database Anda sebelum Anda menghapus bidang.
Sebelum Anda bisa menghapus bidang, Anda harus memastikan bahwa bidang tersebut tidak berpartisipasi dalam hubungan tabel apa pun. Jika Anda mencoba menghapus bidang yang hubungannya ada, Access memperingatkan Anda bahwa Anda harus menghapus hubungan terlebih dahulu.
Untuk instruksi langkah demi langkah tentang cara menghapus hubungan tabel, lihat artikel Membuat, mengedit, atau menghapus hubungan.
Untuk instruksi langkah demi langkah tentang cara menghapus bidang dari tabel, lihat artikel Menghapus bidang.
Mengganti nama bidang atau tabel
Jika memungkinkan, Anda harus menghindari penggantian nama bidang atau tabel dalam database yang dihasilkan dari salah satu templat yang disediakan — kemungkinan bidang atau tabel digunakan di objek database lain, seperti formulir dan laporan. Dengan demikian, mengganti nama bidang atau tabel dapat menimbulkan konsekuensi ketika Anda mencoba menggunakan objek database lain yang menggunakan bidang atau tabel. Objek lain mungkin tidak berfungsi seperti yang diharapkan jika masih mereferensikan nama lama. Agar objek lain berfungsi dengan benar, nama lama harus diubah menjadi nama baru. Jika kotak centang Jalankan KoreksiOtomatis nama dipilih dalam kategori Database Saat Ini dari kotak dialog Opsi Access , sebagian besar pekerjaan ini akan dilakukan untuk Anda secara otomatis.
Anda mungkin ingin mengubah teks yang muncul dalam judul kolom dalam tampilan Lembar Data. Anda dapat melakukannya tanpa harus mengganti nama bidang. Jika Anda hanya ingin mengubah teks dalam judul kolom, dan Anda tidak ingin mengganti nama bidang, lihat bagian Mengubah teks yang muncul di judul kolom.
Jika perlu, Anda bisa mengganti nama tabel di Panel Navigasi, atau mengganti nama bidang dalam tampilan Lembar Data atau tampilan Desain. Sebelum melakukannya, Anda harus mempertimbangkan untuk mengaktifkan opsi KoreksiOtomatis Nama , jika belum diaktifkan.
Mengaktifkan opsi KoreksiOtomatis Nama
Saat Anda mengganti nama objek database, seperti bidang, tabel, formulir, atau laporan, Anda biasanya ingin perubahan nama dipropagasi di seluruh database. Jika tidak, objek yang mereferensikan nama lama tidak akan berfungsi seperti yang diharapkan. Access menyediakan fitur KoreksiOtomatis Nama, yang membantu menyebarkan perubahan nama. Secara default, KoreksiOtomatis Nama diaktifkan untuk semua database baru di Access. Namun, jika dinonaktifkan, Anda bisa melakukan hal berikut ini untuk mengaktifkannya.
Mengaktifkan opsi KoreksiOtomatis Nama
-
Klik File > Opsi.Â
-
Dalam kotak dialog Opsi Access , di panel kiri, klik Database Saat Ini.
-
Di bawah Opsi KoreksiOtomatis Nama, pilih kotak centang Lacak info KoreksiOtomatis nama , lalu pilih kotak centang Jalankan KoreksiOtomatis nama .
-
Jika Anda ingin mempertahankan tabel yang mencatat setiap perubahan yang dijalankan oleh KoreksiOtomatis Nama, pilih kotak centang Buat log perubahan KoreksiOtomatis nama .
-
Klik OK.
-
Untuk menyimpan perubahan Anda, klik Simpan di Bilah Alat Akses Cepat.
Catatan:Â Fitur KoreksiOtomatis Nama tidak sama dengan fitur KoreksiOtomatis. Fitur KoreksiOtomatis Nama mengoreksi referensi antar objek. Fitur KoreksiOtomatis mengoreksi kata atau frasa yang sering salah eja.
Mengganti nama bidang dalam tampilan Lembar Data
-
Di Panel Navigasi, klik ganda tabel tempat Anda ingin mengganti nama bidang.
Tabel dibuka dalam tampilan Lembar Data.
-
Klik kanan judul kolom untuk bidang yang ingin Anda ganti namanya, lalu klik Ganti Nama Bidang pada menu pintasan.
-
Ketikkan nama baru untuk bidang, lalu tekan ENTER.
Mengganti nama bidang dalam tampilan Desain
-
Di Panel Navigasi, klik kanan tabel tempat Anda ingin mengganti nama bidang, lalu klik Tampilan Desain pada menu pintasan.
Tabel dibuka dalam tampilan Desain.
-
Klik sel dalam kolom Nama Bidang untuk bidang yang ingin Anda ganti namanya.
Tips:Â Untuk memilih seluruh nama bidang, arahkan tepat di sebelah kiri karakter pertama dalam nama hingga penunjuk berubah menjadi panah, lalu klik.
-
Edit teks untuk mengganti nama bidang.
-
Untuk menyimpan perubahan Anda, klik Simpan di Bilah Alat Akses Cepat.
Mengganti nama tabel
Anda bisa mengganti nama tabel dan sebagian besar objek database lainnya langsung dari Panel Navigasi.
-
Di Panel Navigasi, klik kanan tabel yang ingin Anda ganti namanya ,lalu klik Ganti Nama pada menu pintasan.
Catatan:Â Anda harus menutup semua objek terbuka yang mereferensikan tabel sebelum dapat mengganti namanya.
-
Ketikkan nama baru lalu tekan ENTER.
-
Untuk menyimpan perubahan Anda, klik Simpan di Bilah Alat Akses Cepat.
Mengubah teks yang muncul dalam judul kolom
Keterangan adalah judul atau judul yang bisa Anda tetapkan ke bidang dengan mengatur properti Keterangan bidang. Keterangan terpisah dari nama bidang — setiap bidang memiliki nama bidang dan juga dapat memiliki keterangan. Misalnya, Anda mungkin ingin nama bidang Anda menjadi satu kata tanpa spasi yang disematkan. Anda kemudian dapat menggunakan properti Keterangan untuk membuat nama yang lebih deskriptif yang menyertakan spasi . Access menampilkan keterangan sebagai ganti nama bidang dalam tampilan Lembar Data dan dalam label dan judul dalam kueri, formulir, dan laporan.
Jika Anda tidak memasukkan teks untuk properti Keterangan , nama bidang digunakan secara default.
Jika Anda ingin mengubah nama yang muncul di judul untuk kolom dalam tampilan Lembar Data, Anda bisa melakukannya tanpa mengubah nama bidang dengan mengatur properti Keterangan bidang. Untuk mengubah properti Keterangan bidang, lakukan hal berikut:
-
Di Panel Navigasi, klik kanan tabel tempat Anda ingin mengubah keterangan, lalu klik Tampilan Desain pada menu pintasan.
Tabel dibuka dalam tampilan Desain.
-
Klik sel dalam kolom Nama Bidang untuk bidang yang properti Keterangannya ingin Anda atur.
-
Di bagian bawah, di bawah Properti Bidang, pada tab Umum , klik Keterangan.
-
Ketikkan keterangan baru untuk bidang tersebut.
-
Untuk menyimpan perubahan Anda, klik Simpan di Bilah Alat Akses Cepat.
Saat berikutnya Anda membuka tabel dalam tampilan Lembar Data, keterangan dan bukan nama bidang akan muncul di judul kolom.
Menambahkan bidang ke formulir atau laporan
Saat Anda membuat database yang didasarkan pada templat, database Anda akan berisi sejumlah formulir dan laporan bawaan siap pakai yang bisa langsung Anda kerjakan. Namun, Anda mungkin menemukan bahwa Anda ingin menambahkan bidang tambahan ke formulir atau laporan. Ketika menambahkan bidang ke formulir atau laporan, Anda membuat apa yang disebut kontrol.
Kontrol adalah objek yang menampilkan data, melakukan tindakan, dan memungkinkan Anda menampilkan dan bekerja dengan informasi yang meningkatkan antarmuka pengguna, seperti label dan gambar. Kontrol dapat terikat, tidak terikat, dan terhitung.
Untuk daftar lengkap tipe kontrol yang bisa Anda gunakan dalam formulir dan laporan, lihat artikel Pengenalan kontrol.
Menambahkan bidang ke formulir atau laporan dalam tampilan Tata Letak
Setelah membuat formulir atau laporan, Anda bisa dengan mudah menyempurnakan desainnya dengan bekerja dalam tampilan Tata Letak. Dengan menggunakan data langsung aktual sebagai panduan, Anda dapat menyesuaikan lebar bidang dan menyusun ulang bidang. Anda bisa menempatkan bidang baru pada formulir atau laporan dan mengatur properti untuk formulir atau laporan dan kontrolnya.
Untuk beralih ke tampilan Tata Letak, di Panel Navigasi, klik kanan formulir atau laporan, lalu klik Tampilan Tata Letak pada menu pintasan. Atau, Anda bisa mengklik tombol Tampilan Tata Letak pada bilah status Access, atau Anda bisa mengklik kanan tab dokumen untuk formulir atau laporan lalu klik Tampilan Tata Letak pada menu pintasan.
Membuka lembar properti
-
Pada tab Desain, di grup Alat, klik Lembar Properti.
Pintasan keyboard Tekan F4.
Anda bisa menggunakan panel Daftar Bidang untuk menambahkan bidang dari tabel atau kueri yang mendasar ke desain Anda. Untuk menampilkan panel Daftar Bidang , pada tab Format , dalam grup Kontrol , klik Tambahkan Bidang yang Sudah Ada. Anda kemudian bisa menyeret bidang langsung dari panel Daftar Bidang ke desain Anda.
Menampilkan panel Daftar Bidang
-
Pada tab Desain, di grup Alat, klik Tambahkan Bidang yang Ada.
Menambahkan bidang dari panel Daftar Bidang
-
Untuk menambahkan satu bidang, seret bidang dari panel Daftar Bidang ke bagian di mana Anda ingin bidang ditampilkan pada formulir atau laporan.
-
Untuk menambahkan beberapa bidang sekaligus, tahan tombol CTRL dan klik bidang yang Anda inginkan. Seret bidang yang dipilih ke formulir atau laporan.
Saat Anda meletakkan bidang ke bagian, Access membuat kontrol kotak teks terikat untuk setiap bidang dan secara otomatis menempatkan kontrol label di samping setiap bidang.
Untuk informasi selengkapnya tentang formulir dan laporan, lihat artikel Menambahkan bidang ke formulir atau laporan, Membuat formulir di Access, dan Membuat laporan sederhana.
Menambahkan bidang yang menyimpan dokumen, file, atau gambar
Anda bisa menggunakan Access untuk menambahkan bidang dengan tipe data Lampiran untuk menyimpan satu atau beberapa dokumen, file, atau gambar. Anda dapat menggunakan bidang lampiran untuk menyimpan beberapa file dalam satu bidang. Anda bahkan dapat menyimpan lebih dari satu tipe file dalam bidang tersebut. Misalnya, dalam database kandidat kerja, Anda bisa melampirkan satu atau beberapa resume, selain foto, ke catatan untuk setiap kontak.
Menambahkan bidang lampiran ke tabel
-
Di Panel Navigasi, klik kanan tabel tempat Anda ingin menambahkan bidang, lalu klik Tampilan Desain pada menu pintasan.
Tabel dibuka dalam tampilan Desain.
-
Di kolom Nama Bidang , klik baris kosong pertama dan ketikkan nama untuk bidang baru.
-
Klik sel yang berdekatan di kolom Tipe Data , lalu pilih Lampiran dalam daftar.
-
Untuk menyimpan perubahan Anda, klik Simpan di Bilah Alat Akses Cepat.
Access mungkin menampilkan pesan yang mengatakan Anda tidak dapat membatalkan perubahan setelah menyimpan tabel. Ini berarti Bahwa Anda tidak bisa mengonversi bidang ke tipe data lain, tapi Anda bisa menghapus bidang, jika Anda berpikir Anda membuat kesalahan.
-
Klik Ya untuk mengonfirmasi perubahan.
Setelah menambahkan bidang Lampiran ke tabel, Anda bisa menggunakan kotak dialog Lampiran untuk menambahkan dokumen, file, atau gambar ke catatan.
Menambahkan lampiran ke bidang
-
Di Panel Navigasi, klik ganda tabel tempat Anda ingin menambahkan lampiran.
Tabel dibuka dalam tampilan Lembar Data.
-
Dalam tabel, klik ganda bidang lampiran.
Kotak dialog Lampiran akan muncul.
-
Klik Tambahkan.
Kotak dialog Pilih File akan muncul.
-
Gunakan daftar Lihat di untuk menelusuri file atau file yang ingin Anda lampirkan ke catatan, pilih file atau file, lalu klik Buka.
Perhatikan bahwa Anda bisa memilih beberapa file dari tipe data apa pun yang didukung.
-
Dalam kotak dialog Lampiran, klik OK untuk menambahkan file ke tabel Anda.
Access menambahkan file ke bidang dan menambah angka yang menunjukkan lampiran yang sesuai.
-
Ulangi langkah ini seperlunya untuk menambahkan file ke bidang saat ini atau bidang lain dalam tabel Anda.
Untuk informasi selengkapnya tentang bidang lampiran, lihat artikel Melampirkan file dan grafik ke catatan dalam database Anda.
Mengubah tampilan bidang
Anda bisa mengkustomisasi bagaimana bidang muncul saat ditampilkan. Misalnya, Anda bisa mengatur format tampilan untuk digunakan di seluruh database Anda, seperti dalam formulir dan laporan, atau ketika tabel dibuka dalam tampilan Lembar Data. Untuk mengatur format tampilan, atur properti Format bidang. Properti Format bidang kemudian diwarisi secara otomatis oleh formulir dan laporan baru yang Anda buat.
Mengatur format tampilan dalam tampilan Lembar Data
-
Di Panel Navigasi, klik ganda tabel yang berisi bidang yang formatnya ingin Anda atur.Tabel dibuka dalam tampilan Lembar Data.
-
Klik bidang yang format tampilannya ingin Anda atur.
-
Pada tab Bidang , dalam grup Pemformatan , klik panah dalam daftar turun bawah di samping Format, lalu pilih format.
Bidang ditampilkan dengan format tampilan baru.
Mengatur format tampilan dalam tampilan Desain
-
Di Panel Navigasi, klik kanan tabel yang berisi bidang yang format tampilannya ingin Anda ubah, lalu klik Tampilan Desain pada menu pintasan.
Tabel dibuka dalam tampilan Desain.
-
Klik bidang yang format tampilannya ingin Anda atur.
-
Di bawah Properti Bidang, pada tab Umum , klik kotak Format .
-
Klik daftar turun bawah dan pilih format tampilan.
-
Untuk menyimpan perubahan Anda, klik Simpan di Bilah Alat Akses Cepat.
