Catatan:Â Untuk informasi tentang pengumpulan data di Access 2016 dan yang lebih baru, lihat Mengimpor, mengekspor, SQL Server.
Anda dapat mengumpulkan atau memperbarui informasi melalui email menggunakan Microsoft Access 2007 atau Access 2010 dengan Microsoft Outlook 2007 atau Microsoft Outlook 2010. Access memandu Anda membuat formulir pengumpulan data dan mengirim formulir dalam pesan email. Saat penerima email mengembalikan formulir yang sudah selesai, Anda dapat memilih agar data yang dikumpulkan diproses dan disimpan secara otomatis dalam database Access tertentu. Metode pengumpulan data ini dapat menghemat waktu dan usaha Anda yang biasanya dilibatkan dalam proses menyalin dan menempelkan atau entri data manual. Berikut ini adalah beberapa skenario di mana Anda bisa menggunakan proses ini untuk mengumpulkan data:
Survei   Anda bisa melakukan survei dan menyusun hasil dengan terlebih dahulu membuat database Access dengan tabel yang diperlukan untuk menyimpan hasil, dan menggunakan panduan untuk membuat formulir survei, lalu mengirimkannya melalui email kepada peserta survei. Saat peserta membalas, data survei disimpan secara otomatis dalam database.
Laporan status    Baik status tingkat inventarisasi terbaru maupun informasi terkini tentang masalah yang tertunda, tim Anda bisa membuat Anda tetap mendapatkan informasi dengan mengirimi Anda pesan email yang berisi informasi saat ini secara berkala.
Manajemen acara    Saat menyelenggarakan konferensi atau pelatihan atau acara lainnya, Anda bisa mengirim satu atau beberapa formulir sebagai pesan email untuk mengumpulkan informasi kontak, preferensi perjalanan dan hotel, dan sebagainya. Jika Anda memilih agar balasan diproses secara otomatis, peserta dapat mengubah preferensi mereka kapan saja tanpa harus memberi tahu Anda, dan Anda selalu memiliki akses ke data terbaru untuk tujuan pengambilan keputusan.
Artikel ini menjelaskan apa yang Anda perlukan untuk menggunakan proses ini, cara mulai menggunakan panduan, lalu memberi Anda informasi tambahan tentang berbagai langkah sehingga Anda bisa membuat pilihan yang paling tepat saat Anda mengikuti panduan.
Catatan:Â Anda tidak akan dapat menambahkan data yang dikumpulkan jika penerima menggunakan Hotmail atau Yahoo untuk mengirimi Anda formulir pengumpulan data.
Sebelum Anda memulai
Jika ini adalah pertama kalinya Anda mengumpulkan data menggunakan pesan email, lakukan langkah-langkah berikut:
-
Pastikan Bahwa Anda telah menginstal aplikasi berikut ini di komputer Anda:
-
Access 2007 atau Access 2010.
-
Outlook 2007 atau Outlook 2010. Anda harus menginstal dan mengonfigurasi Outlook di komputer yang Anda gunakan untuk mengirim pesan email. Jika Outlook telah terinstal namun belum dikonfigurasi, mulai Outlook dan ikuti instruksi dalam Panduan Mulai Outlook. Untuk bantuan dengan panduan, lihat Bantuan Outlook.
-
Jika berencana menggunakan formulir InfoPath, pastikan bahwa Anda telah menginstal InfoPath 2007 atau edisi yang lebih baru dan penerima juga harus menginstal InfoPath di komputer mereka.
-
Penerima email Anda harus memiliki InfoPath atau klien email yang mendukung instalasi format HTML di komputer mereka agar dapat menampilkan dan mengedit formulir.
Formulir yang digunakan untuk mengumpulkan data melalui pesan email bukanlah formulir Access. Panduan menghasilkan formulir khusus dalam format HTML atau InfoPath.
Identifikasi database tujuan. Database bisa dalam format .mdb atau .accdb. Selain itu, file .mde dan .accde didukung. Jika tidak ingin menggunakan database yang sudah ada, Anda harus membuat database baru.
-
-
Identifikasi atau buat tabel yang ingin Anda isi dengan data dari balasan email. Jika Anda mengumpulkan data untuk tabel yang sudah ada, pastikan bahwa tabel tidak bersifat baca-saja dan Anda memiliki izin yang diperlukan untuk menambahkan atau memperbarui kontennya.
Catatan:Â Tipe bidang Lampiran, AutoNumber, OLE, dan Multinilai tidak dapat dikumpulkan dengan menggunakan pesan email
Jika operasi pengumpulan data mengisi dua atau beberapa tabel, Anda harus membuat kueri pemilihan dan menggunakannya sebagai sumber rekaman formulir. Pastikan bahwa kueri menyertakan semua bidang yang diperlukan dari tabel yang mendasar. Jika Anda menggunakan kueri yang sudah ada, pastikan bahwa kueri tidak bersifat baca-saja dan Anda memiliki izin yang diperlukan untuk menambahkan atau memperbarui kontennya. Untuk informasi selengkapnya tentang membuat kueri berdasarkan dua atau beberapa tabel, lihat artikel Pengenalan kueri.
Simpan data sebagai catatan baru dalam situasi berikut:
-
Jika data akan mengisi beberapa tabel.
-
Jika tabel tujuan tidak memiliki bidang kunci utama. Nilai kunci utama diperlukan untuk memetakan setiap balasan ke catatan yang sudah ada. Jika tabel tujuan Anda tidak memiliki bidang kunci utama, tambahkan sekarang atau tetapkan bidang yang sudah ada yang memiliki nilai unik sebagai kunci utama.
-
Jika tabel tujuan tidak memiliki rekaman apa pun. Jika tabel kosong, panduan mengasumsikan bahwa Anda ingin menambahkan rekaman.
-
Jika alamat email penerima tidak disimpan sebagai bidang dalam database. Saat mengumpulkan data untuk memperbarui catatan, Anda tidak akan bisa mengetik alamat secara manual dalam pesan yang dihasilkan panduan. Bidang alamat harus berada di tabel tujuan, atau dalam tabel yang memiliki hubungan dengan tabel tujuan.
Memulai
-
Buka database tempat data yang dikumpulkan akan disimpan.
-
Untuk menambahkan data ke satu tabel, pilih tabel di Panel Navigasi. Untuk mengisi beberapa tabel terkait, pilih kueri yang terikat ke tabel ini.
-
Lakukan salah satu hal berikut ini untuk memulai panduan:
-
Pada tab Data Eksternal , dalam grup Kumpulkan Data , klik Buat Email.
-
Klik kanan tabel atau kueri, lalu klik Kumpulkan dan Perbarui Data melalui Email.
Catatan:Â Jika tabel tidak berisi bidang apa pun, atau hanya memiliki tipe bidang AutoNumber, Objek OLE, Lampiran, atau Pencarian multinilai, Access menampilkan pesan berikut: Tabel atau kueri yang dipilih tidak memiliki bidang apa pun yang mendukung pengumpulan data menggunakan email.
-
Jika tabel berisi bidang yang mendukung pengumpulan data, panduan dimulai. Jika tabel tujuan mendukung penambahan dan pembaruan data, panduan akan memandu Anda melalui langkah-langkah yang diperlukan untuk mengumpulkan data melalui pesan email.
Gunakan bagian berikut ini sebagai referensi untuk pertanyaan apa pun yang mungkin Anda miliki melalui tujuh langkah utama proses berikut ini.
Pilih tipe formulir entri data yang ingin Anda kirim
Pilih tipe formulir berdasarkan kemudahan penggunaan untuk diri Anda dan penerima Anda.
Pilih formulir HTMLÂ Â Â Formulir HTML dapat ditampilkan dan diedit oleh pengguna mana pun yang klien emailnya mendukung HTML
Pilih formulir Microsoft InfoPath   Anda hanya akan melihat opsi ini Jika InfoPath diinstal di komputer Anda. Pilih opsi ini hanya jika semua penerima Anda memiliki infoPath dan Outlook yang terinstal di komputer mereka. Formulir InfoPath menawarkan lingkungan pengeditan dan entri data yang lebih baik,
Halaman panduan yang ditampilkan berikutnya bergantung pada apakah objek tujuan mendukung pembaruan data. Jika objek adalah kueri berdasarkan dua atau beberapa tabel, atau jika merupakan tabel yang tidak memiliki bidang kunci utama atau tidak berisi rekaman apa pun, panduan mengasumsikan bahwa Anda ingin menambahkan rekaman baru, dan meminta Anda untuk memilih bidang formulir. Dalam semua kasus lain, panduan meminta Anda untuk menentukan apakah Anda ingin menambahkan atau memperbarui data sebelum meminta Anda memilih bidang formulir.
Memilih apakah akan mengumpulkan data baru atau memperbarui data yang sudah ada
Tentukan apa yang ingin Anda lakukan dengan data. Tipe formulir yang Anda gunakan mempengaruhi jumlah rekaman baru yang bisa dikirimkan penerima kepada Anda dalam satu balasan. Saat memperbarui data, jumlah rekaman yang harus diperbarui oleh penerima mengidentifikasi jumlah formulir yang telah selesai sebelumnya yang akan disertakan dalam pesan.
Catatan:Â Untuk menambahkan catatan baru, ketikkan alamat email dalam kotak alamat pesan email saat pesan dibuat. Untuk memperbarui data yang sudah ada, alamat email penerima harus disimpan sebagai bidang dalam tabel atau kueri yang mendasar, atau dalam tabel terkait.
Tentukan data yang ingin Anda kumpulkan
Saat memilih bidang yang akan disertakan dalam formulir Anda, tidak perlu menyertakan setiap bidang yang ada dalam tabel atau kueri yang mendasar dalam formulir. Namun, kondisi berikut ini harus terpenuhi:
-
Bidang yang diperlukan:Â Â Â Bidang yang ditandai dengan simbol tanda bintang (*), adalah bidang yang diperlukan. Jika Anda mengumpulkan rekaman baru, panduan akan secara otomatis menyertakan semua bidang yang properti Diperlukan diatur ke Ya. Jika bidang catatan yang diperlukan kosong, Access gagal menambahkan catatan ke tabel.
-
Tipe bidang yang tidak didukung:Â Â Â Anda tidak akan bisa menyertakan tipe bidang tertentu dalam formulir seperti, AutoNumber, Lampiran, Objek OLE, atau bidang pencarian multinilai.
-
Bidang kunci utama:Â Â Â Namun, pengguna akan dapat mengetikkan nilai dalam bidang ketika menambahkan catatan; balasan tidak akan diproses jika nilai yang ditentukan sudah digunakan.
Catatan:Â Untuk setiap bidang yang disertakan, di bawah Properti Bidang, tentukan label dan klik Baca-saja jika Anda tidak ingin pengguna mengubah data dalam bidang tersebut.
Menentukan pemrosesan data otomatis atau manual
Anda dapat memilih pemrosesan balasan otomatis atau manual. Pemrosesan otomatis berarti bahwa saat Anda mendapatkan balasan, Outlook dan Access bekerja sama untuk mengekspor data ke tabel tujuan dalam database Anda. Pemrosesan otomatis dapat menghemat waktu dan usaha Anda. Pemrosesan manual saja berarti Anda memulai operasi ekspor untuk mentransfer data dari folder tertentu di Outlook, ke tabel tujuan di Access.
Balasan berhasil diekspor ke tabel tujuan selama kondisi berikut terpenuhi pada saat balasan mencapai kotak surat Anda:
-
Outlook harus sudah berjalan di komputer Anda. Jika Outlook tidak berjalan, pemrosesan dimulai kali berikutnya Anda memulai Outlook.
-
Akses tidak boleh dilindungi kata sandi, dan tidak boleh dibuka dalam mode Eksklusif. Nama atau lokasi database tidak boleh berubah sejak Anda mengirim pesan email.
-
Nama tabel dan kueri, dan properti bidang yang disertakan dalam formulir, tidak boleh berubah sejak Anda mengirim pesan email.
-
Anda harus memiliki izin yang diperlukan untuk menambahkan atau memperbarui konten tabel dan kueri yang mendasar.
Catatan:Â Jika pemrosesan otomatis gagal, coba perbaiki masalah apa pun, lalu ekspor balasan yang gagal secara manual. Balasan apa pun yang mencapai kotak masuk setelah Anda mengatasi masalah terus diproses secara otomatis.
Mengatur properti untuk mengontrol pemrosesan balasan otomatis
Untuk menentukan folder Outlook lain tempat balasan disimpan, pada halaman Tentukan bagaimana Anda ingin memproses balasan panduan, klik nama folder. Dalam kotak dialog Pilih Folder , pilih folder lain, atau klik Baru untuk membuat folder baru.
Jika Anda mengklik Atur properti untuk mengontrol pemrosesan balasan otomatis untuk mengubah atau menyempurnakan pengaturan impor, lihat tabel berikut ini untuk informasi tentang opsi yang tersedia:
|
Opsi |
Hasil |
|---|---|
|
Buang balasan dari orang yang tidak Anda kirimi pesan   |
Pilih kotak centang ini jika Anda hanya ingin balasan yang dikirim oleh penerima asli pesan Anda diproses secara otomatis. Balasan dari orang lain disimpan di folder tujuan, tetapi tidak diproses secara otomatis. |
|
Menerima beberapa balasan dari setiap penerima   |
Pilih kotak centang ini jika Anda hanya ingin balasan pertama dari setiap penerima diproses secara otomatis. Balasan kedua dan selanjutnya disimpan dalam folder tujuan, tetapi tidak diproses secara otomatis. Catatan:Â Pengaturan ini hanya mengontrol jumlah balasan, dan bukan jumlah rekaman dalam satu balasan, yang diproses. Dengan kata lain, jika Anda mengirim formulir InfoPath, pengguna dapat mengirimi Anda beberapa rekaman dalam satu balasan, dan Access secara otomatis memproses semua catatan dalam balasan, bahkan jika kotak centang ini tidak dipilih. |
|
Hanya izinkan pembaruan ke data yang sudah ada   |
Saat penerima menggunakan formulir InfoPath untuk memperbarui data, mereka bisa mengirim catatan baru selain pembaruan ke catatan yang sudah ada. Pilih kotak centang ini untuk memproses hanya pembaruan catatan yang sudah ada. |
|
Jumlah balasan yang akan diproses    |
Ketikkan jumlah total balasan (dari semua penerima) yang ingin Anda proses secara otomatis. Jika Anda ingin semua balasan diproses secara otomatis, masukkan nilai besar, seperti 5000, dalam kotak teks. Balasan yang diterima setelah nilai yang ditentukan tercapai disimpan di folder tujuan, tetapi tidak diproses secara otomatis. |
|
Tanggal dan waktu untuk berhenti    |
Tentukan kapan pemrosesan otomatis balasan harus berhenti untuk pesan email ini. Balasan yang diterima setelah tanggal dan waktu ini disimpan di folder tujuan, tetapi tidak diproses secara otomatis. |
Untuk mengubah opsi ini di kemudian hari, pada tab Data Eksternal , dalam grup Kumpulkan Data , klik Kelola Balasan. Dalam kotak dialog Kelola Pesan Pengumpulan Data , pilih pesan yang ingin Anda ubah pengaturannya, lalu klik Opsi Pesan. Perubahan yang Anda buat dalam kotak dialog mempengaruhi semua balasan berikutnya yang Anda terima untuk pesan tersebut.
Memproses balasan secara manual
Untuk mengontrol kapan dan balasan mana yang diproses, jangan pilih opsi Proses otomatis. Balasan akan disimpan dalam folder tertentu di Outlook hingga Anda memilih dan mengklik kanan setiap balasan dalam folder, lalu klik Ekspor data ke Microsoft Access di menu pintasan.
Dalam beberapa kasus, Anda mungkin juga harus memproses balasan yang gagal diproses secara otomatis secara manual.
Ingat hal berikut ini sebelum mengekspor data
-
Database Access tidak boleh dibuka dalam mode eksklusif, dan nama atau lokasi database tidak boleh berubah sejak Anda mengirim pesan email.
-
Nama tabel dan kueri, dan properti bidang yang disertakan dalam formulir, tidak boleh berubah sejak Anda mengirim pesan email.
-
Anda harus memiliki izin yang diperlukan untuk menambahkan atau memperbarui konten tabel dan kueri yang mendasar.
Pilih cara yang Anda inginkan untuk menentukan alamat email penerima
Jika Anda hanya mengumpulkan informasi baru, Anda bisa menentukan alamat email dengan dua cara:
-
Ketik alamat email secara individual dalam pesan email Outlook, atau pilih alamat dari buku alamat.
-
Gunakan bidang alamat email dalam tabel atau kueri database Access saat ini.
Catatan:Â Saat mengumpulkan data untuk memperbarui catatan yang sudah ada, Anda tidak melihat kotak dialog ini, karena alamat email penerima harus tersedia sebagai bidang dalam database terlebih dahulu.
Memasukkan alamat email secara langsung di Outlook
Jika Anda menentukan penerima di Outlook, Anda bisa mempratinjau dan mengkustomisasi pesan sebelum mengirimkannya. Dalam isi pesan email menyertakan pengenalan singkat dan formulir. Disarankan agar Anda tidak membuat perubahan apa pun pada formulir. Perubahan pada struktur formulir mungkin mengakibatkan balasan tidak diproses.
Menggunakan alamat email yang disimpan dalam bidang dalam database
Opsi untuk memilih tabel Terkait merujuk ke tabel yang terkait. Untuk menampilkan atau mengedit hubungan tabel dalam database Anda, pada Alat Database. , dalam grup Hubungan , klik Hubungan
Untuk informasi selengkapnya tentang hubungan, lihat artikel Panduan hubungan tabel.
Meninjau dan menentukan daftar penerima
Langkah utama terakhir adalah mempratinjau dan mengkustomisasi pesan email, menyempurnakan daftar penerima Anda, lalu mengirim pesan pengumpulan data Anda.
Membuat dan mengirim pesan email
Saat panduan menginformasikan bahwa Sekarang Anda bisa membuat pesan email, dan memperlihatkan cara menampilkan status email dengan menggunakan perintah Kelola Balasan , beberapa pesan peringatan mungkin muncul. Tabel berikut ini menguraikan setiap peringatan dan tindakan yang bisa Anda lakukan untuk mengatasinya:
|
Pesan peringatan |
Deskripsi |
Olution S |
|---|---|---|
|
Beberapa catatan tidak berisi alamat yang valid dalam bidang alamat email tertentu. Tidak ada data yang akan dikembalikan untuk baris ini. |
Bidang alamat email yang Anda pilih berisi nilai null. |
Jika Anda ingin mengumpulkan data untuk setiap catatan, keluar dari panduan dan ganti nilai null dengan alamat email. Lalu mulai panduan lagi. |
|
Saat ini Anda memiliki kunci eksklusif pada database; pemrosesan otomatis akan gagal hingga kunci dilepaskan. |
Database saat ini terbuka dalam mode eksklusif. |
Jika Anda memilih agar balasan diproses secara otomatis, pemrosesan gagal karena Access tidak bisa menambahkan atau memperbarui database yang memiliki kunci eksklusif di dalamnya. Menutup dan membuka kembali database dalam mode non-eksklusif segera setelah mengirim pesan |
|
Pesan email ini mungkin berisi data yang bersifat rahasia atau sensitif. |
Anda mengumpulkan data untuk memperbarui catatan yang sudah ada, dan formulir yang akan Anda kirim akan diselesaikan sebelumnya dengan data yang sudah ada. |
Jika beberapa bidang formulir menyertakan data sensitif, kembali ke langkah panduan tempat Anda memilih bidang dan menghapus bidang yang berisi data sensitif dari formulir |
Setelah mempratinjau dan mengkustomisasi pesan, Anda bisa memfilter bidang alamat email dan memilih penerima Anda. Pilih alamat email yang ingin Anda gunakan dengan memilih kotak centang terkait. Jika Anda melihat kotak dialog yang mencantumkan alamat email yang tidak valid, catat alamat dalam daftar dan klik Keluar. Verifikasi alamat yang tidak valid, buat koreksi yang diperlukan, lalu coba kirim ulang pesan.
