Artikel ini menjelaskan cara mengatur nilai default untuk bidang tabel atau kontrol pada formulir dalam database Access. Nilai default yang Anda atur akan muncul di bidang atau kontrol setiap kali Anda membuat catatan baru di database Anda.
Di artikel ini
Memahami nilai default
Anda menambahkan nilai default ke bidang tabel atau kontrol formulir kapan pun Anda ingin Access memasukkan nilai dalam catatan baru secara otomatis. Misalnya, Anda bisa meminta Access selalu menambahkan tanggal saat ini ke pesanan baru.
Biasanya, Anda menambahkan nilai default ke bidang tabel. Tambahkan nilai dengan membuka tabel dalam tampilan Desain lalu memasukkan nilai dalam properti Nilai Default untuk bidang tersebut. Jika Anda mengatur nilai default untuk bidang tabel, Access menerapkan nilai Anda ke kontrol apa pun yang Anda dasarkan pada bidang tersebut. Jika Anda tidak mengikat kontrol ke bidang tabel, atau Anda menautkan ke data dalam tabel lain, Anda mengatur nilai default untuk kontrol formulir itu sendiri.
Anda dapat mengatur nilai default untuk bidang tabel yang diatur ke tipe data Teks Pendek, Teks Panjang, Angka, Tanggal/Waktu, Mata Uang, Ya/Tidak, dan Hyperlink. Jika Anda tidak memasukkan nilai, bidang tetap null (kosong) hingga Anda memasukkan nilai. Setelah menentukan nilai default, Access menerapkan nilai tersebut ke setiap catatan baru yang Anda tambahkan. Jika anda ingin, Anda bisa mengubah nilai dalam catatan dari nilai default ke nilai lain, kecuali aturan validasi melarang ini.
Menetapkan nilai default untuk bidang tabel
Saat Anda mengatur nilai default untuk bidang tabel, kontrol apa pun yang Anda ikat ke bidang tersebut akan menampilkan nilai default.
Mengatur nilai default
-
Di Panel Navigasi, klik kanan tabel yang ingin Anda ubah, lalu klik Tampilan Desain.
-
Pilih bidang yang ingin Anda ubah.
-
Pada tab Umum , ketikkan nilai dalam kotak properti Nilai Default .
Nilai yang bisa Anda masukkan bergantung pada tipe data yang diatur untuk bidang. Misalnya, Anda dapat mengetik =Date() untuk menyisipkan tanggal saat ini dalam bidang Tanggal/Waktu. Untuk contoh nilai default, lihat Contoh nilai default, selanjutnya dalam artikel ini.
-
Simpan perubahan yang Anda buat.
Mengatur nilai default untuk kontrol
Biasanya, Anda mengatur nilai default untuk kontrol hanya ketika Anda tidak mengikat kontrol tersebut ke bidang tabel, atau saat Anda menautkan ke data dalam tabel lain.
Mengatur nilai default
-
Di Panel Navigasi, klik kanan formulir yang ingin Anda ubah, lalu klik Tampilan Desain.
-
Klik kanan kontrol yang ingin Anda ubah, lalu klik Properti atau tekan F4.
-
Klik tab Semua di lembar properti, temukan properti Nilai Default , lalu masukkan nilai default Anda.
-
Tekan CTRL+S untuk menyimpan perubahan Anda.
Mengatur baris default untuk kotak daftar atau kotak kombo
Secara default, kontrol kotak daftar dan kotak kombo menampilkan dua tipe daftar: daftar nilai dan daftar pencarian. Daftar nilai adalah daftar item berkode keras yang berada di properti Sumber Baris dari kotak daftar atau kontrol kotak kombo. Sebaliknya, daftar pencarian mengambil datanya dari bidang pencarian (bidang yang menggunakan kueri untuk mengambil data dari tabel lain), lalu memuat data tersebut ke dalam kontrol kotak kombo.
Untuk daftar nilai dan daftar pencarian, Anda bisa menentukan item daftar mana yang muncul secara default, tapi Anda mengikuti prosedur berbeda untuk setiap tipe daftar. Langkah-langkah berikut ini menjelaskan cara mengatur nilai default untuk daftar nilai dan daftar pencarian.
Mengatur default untuk daftar nilai
-
Di Panel Navigasi, klik kanan formulir yang ingin Anda ubah, lalu klik Tampilan Desain.
-
Klik kanan kotak daftar atau kontrol kotak teks, lalu klik Properti atau tekan F4.
-
Pastikan bahwa properti Sumber Baris berisi daftar nilai. Item dalam daftar nilai dikelilingi oleh tanda kutip ganda dan dipisahkan oleh titik koma. Misalnya, Anda mungkin melihat daftar seperti ini: "Baik";" Adil";" Miskin".
-
Jika properti Sumber Baris berisi kueri (string teks yang dimulai dengan SELECT), masuk ke rangkaian langkah berikutnya.
-
Dalam kotak properti Nilai Default , ketikkan hal berikut:
[control_name]. ItemData(n)
Dalam hal ini, control_name adalah nama kotak daftar atau kontrol kotak kombo, dan n adalah jumlah item daftar yang ingin Anda jadikan default. Jika Anda tidak mengetahui nama kontrol, lihat nilai dalam properti Nama , yang terletak di bagian atas lembar properti.
Misalnya, Anda memiliki kontrol kotak kombo bernama Pemilik, dan Anda ingin menggunakan nilai ketiga dalam daftar sebagai nilai default. Anda mengetikkan hal berikut ini dalam kotak properti Nilai Default :
[Pemilik]. ItemData(2)
Anda mengetik 2 dan bukan 3 karena ItemData berbasis nol, yang berarti ItemData mulai menghitung nol, bukan item.
-
Simpan perubahan Anda, lalu beralih kembali ke tampilan Formulir. Nilai default yang Anda pilih akan muncul dalam kotak kombo atau daftar saat Anda menambahkan catatan ke database Anda.
Mengatur nilai default untuk daftar pencarian
-
Buka tabel yang menyediakan data sumber untuk bidang pencarian Anda dalam tampilan Lembar Data.
-
Perhatikan nilai kunci yang terkait dengan item yang ingin Anda jadikan nilai default.
Catatan: Secara default, Access menyembunyikan bidang kunci utama dan asing. Jika Anda tidak melihat bidang kunci, klik kanan sel mana pun di baris header tabel, klik Munculkan Kolom, dan dalam kotak dialog Munculkan Kolom , pilih bidang kunci Anda dan klik Tutup.
-
Di Panel Navigasi, klik kanan tabel yang berisi bidang pencarian Anda, lalu klik Tampilan Desain.
-
Pilih bidang pencarian, dan pada tab Umum , dalam kotak properti Nilai Default , ketikkan nilai kunci yang Anda catat dalam langkah 1 dan 2. Ini adalah nilai yang sesuai dengan item daftar yang ingin Anda jadikan default.
Misalnya, Anda memiliki 10 pemasok, dan Anda ingin nama pemasok yang paling sering digunakan muncul secara default. Untuk melakukannya, temukan nilai kunci yang mengidentifikasi pemasok secara unik, dan masukkan nilai kunci tersebut dalam kotak properti Nilai Default bidang kunci asing.
-
Simpan perubahan Anda, beralihlah ke tampilan Lembar Data, dan masukkan catatan baru. Nilai default Anda muncul di bidang pencarian saat Anda menambahkan catatan.
Contoh nilai default
Tabel berikut ini mencantumkan dan menjelaskan beberapa nilai default. Anda bisa mengadaptasi contoh ini untuk digunakan dengan data Anda sendiri.
|
Ekspresi |
Nilai bidang default |
|---|---|
|
1 |
1 |
|
"MT" |
MT |
|
"New York, N.Y." |
New York, N.Y. (perhatikan bahwa Anda harus memasukkan nilai dalam tanda kutip jika menyertakan tanda baca) |
|
"" |
String panjang-nol |
|
Date( ) |
Tanggal hari ini |
|
=Ya |
"Ya" ditampilkan dalam bahasa lokal komputer |
