Menjadwalkan ulang acara secara otomatis

Mengelola kalender yang sibuk bisa sangat membantu—terutama ketika acara baru berkonflik dengan acara yang sudah ada. Copilot membantu Anda tetap terorganisir dengan menjadwalkan ulang janji pribadi secara otomatis dan rapat 1:1 saat konflik muncul. Fitur ini dirancang untuk mengurangi upaya manajemen kalender secara manual dan menjaga jadwal Anda tetap berjalan lancar.

Tempat menemukan opsi penjadwalan ulang otomatis

Anda dapat menemukan penjadwalan ulang dengan Copilot saat membuat acara di Outlook untuk Windows, Outlook di web, atau Kalender Microsoft 365 baru di Microsoft Teams.

Buat acara baru atau buka acara yang sudah ada. Rangkaian berulang dan acara satu kali didukung.
Aktifkan Jadwalkan ulang secara otomatis dengan Copilot untuk memungkinkan Copilot mengelola acara.
Fakultatif:Untuk menambahkan preferensi tambahan guna membantu Copilot menemukan alternatif yang lebih baik saat menjadwalkan ulang, pilih preferensi penjadwalan ulang yang ditampilkan.

Catatan: Hanya penyelenggara rapat yang bisa mengaktifkan opsi ini. Peserta rapat tidak akan melihat opsi untuk meminta Copilot menjadwalkan ulang secara otomatis.

Memahami pemicu penjadwalan ulang

Copilot akan secara otomatis menjadwalkan ulang acara terkelola Anda jika:

Anda menerima rapat baru yang berlangsung pada saat yang sama.
Jadwalkan atau jadwalkan ulang acara baru yang akan terjadi pada saat yang sama.

Catatan: Hanya acara dengan status Sibuk atau Di Luar Kantor yang akan dipertimbangkan ketika mengevaluasi konflik.

Bagaimana Anda akan diberi tahu

Pemberitahuan tentang perubahan pada acara Anda akan muncul di Umpan Aktivitas Outlook, dan akan mencakup:

Acara telah berhasil dijadwalkan ulang.
Acara tidak dapat dijadwal ulang di dalam preferensi Anda.
Acara telah berubah dan tidak bisa lagi dijadwalkan ulang secara otomatis (seperti jika peserta kedua ditambahkan ke rapat).

Di masa mendatang, Copilot juga akan mengirimkan email untuk pemberitahuan penting.

Pertimbangan lain

Peserta menolak rapat terkelola 1:1

Copilot tidak akan menjadwalkan ulang acara yang dikelola jika merupakan rapat 1:1 dan peserta telah menolak rapat yang dikelola. Copilot tidak mengetahui apakah penolakan peserta menunjukkan bahwa rapat harus dibatalkan atau dijadwalkan ulang. Di masa mendatang, Copilot akan secara otomatis menerima proposal waktu baru dari peserta.

Perubahan rapat yang tidak terkirman dari Outlook untuk Windows klasik

Di Outlook untuk Windows klasik, penyelenggara dapat membuat perubahan pada rapat tetapi memilih untuk tidak mengirim pembaruan tersebut kepada peserta. Jika Anda sering menggunakan fungsionalitas ini, disarankan agar Anda tidak menggunakan fitur penjadwalan ulang otomatis Copilot. Jika Anda membuat perubahan pada rapat yang dikelola tetapi tidak mengirim, perubahan tersebut akan dikirimkan kepada peserta jika Copilot mendeteksi konflik dan memperbarui rapat.

Ruang yang ditambahkan ke rapat:

Ruang konferensi tidak dihitung sebagai peserta dalam rapat. Jika Anda membuat rapat dengan satu pengguna dan menambahkan dua ruang konferensi, Copilot masih menganggap ini sebagai rapat 1:1. Penolakan ruang juga tidak memengaruhi penjadwalan ulang otomatis - disarankan untuk mengaktifkan pemesanan kamar otomatis agar Copilot secara otomatis menemukan ruang lain jika ruang saat ini menolak.

Skenario yang memengaruhi penjadwalan ulang otomatis

Perubahan pada kejadian yang mencegah Copilot menjadwalkan ulang secara otomatis

Jika salah satu hal berikut ini terjadi, Maka Copilot akan mencegah Anda mengaktifkan penjadwalan ulang otomatis. Jika acara sudah dikelola, Copilot akan berhenti mengelola rapat Anda dan akan mengkomunikasikan perubahan ini di Umpan Aktivitas Outlook.

Menambahkan lebih dari satu peserta.
Menjadwalkan acara dengan durasi lebih dari 5 jam.
Menjadwalkan acara sepanjang hari.
Menjadwalkan acara dengan pengulangan yang lebih lama dari bulanan, seperti triwulanan atau tahunan.
Menjadwalkan rapat berulang pada tanggal bulan tertentu.
Menjadwalkan acara di kalender sekunder.
Peserta menolak rapat terkelola 1:1 Anda.

Alasan lain bahwa Copilot akan berhenti menjadwalkan ulang secara otomatis

Copilot akan berhenti mengelola rapat jika memenuhi kriteria tertentu yang mengindikasikan tidak cocok untuk manajemen otomatis.

Tidak ada waktu yang tersedia. Ada konflik, tetapi bahkan setelah 5 percobaan terjadi selama beberapa hari, Copilot tidak dapat menemukan waktu alternatif untuk acara tersebut.
Batas penjadwalan ulang tercapai. Acara telah dijadwalkan ulang 5 kali. Ini menunjukkan acara mungkin bukan prioritas dan dijadwalkan ulang yang dijadwalkan ulang mungkin bukan hasil terbaik untuk acara ini.

Mengedit instans dalam opsi penjadwalan ulang batas seri berulang

Ketika penjadwalan ulang otomatis dinonaktifkan untuk seri, penjadwalan ulang tidak dapat diaktifkan untuk satu instans.

Ketika penjadwalan ulang otomatis diaktifkan untuk seri, penjadwalan ulang dapat dinonaktifkan untuk satu contoh, tetapi Anda tidak dapat mengubah preferensi penjadwalan ulang.

Kalender bersama dan penjadwalan ulang otomatis

Saat penjadwalan ulang otomatis diaktifkan ke cincin Rilis Bertarget, delegasi tidak dapat membuat acara terkelola di kalender bersama atau mengubah preferensi pada acara terkelola yang sudah ada. Delegasi juga tidak akan menerima pemberitahuan acara terkelola. Diharapkan delegasi dan kalender bersama akan didukung ketika Penjadwalan ulang otomatis Copilot mencapai ketersediaan umum.