Mengelola kalender yang sibuk bisa sangat luar biasa, terutama ketika acara baru yang masuk berkonflik dengan yang sudah ada. Untuk membantu Anda tetap terorganisir, Copilot dapat menjadwalkan ulang janji temu pribadi dan 1:1 (rapat dengan Anda dan orang lain) ketika konflik muncul, mengurangi upaya manual yang perlu Anda lakukan agar jadwal Anda tetap berjalan lancar.Â
Anda memegang kendali
Anda memutuskan tanggal dan waktu yang dapat diterima jika Copilot perlu menjadwalkan ulang untuk Anda, dan Anda bisa memeriksa apa yang telah dijadwalkan ulang Copilot di panel pemberitahuan Outlook kapan saja. Email pemberitahuan juga akan segera hadir, agar Anda selalu mengetahuinya. Dan seperti biasa, Anda dapat mengubah tanggal dan waktu acara dari kalender kapan saja.
Aktifkan opsi Jadwalkan ulang secara otomatis dengan Copilot
Anda dapat membuat Copilot menjadwalkan ulang acara atau seri secara otomatis saat menggunakan Outlook untuk Windows, Outlook di web, atau Calendar Microsoft 365 di Microsoft Teams.
-
Buat acara atau rangkaian baru, atau buka acara atau rangkaian yang sudah ada.
-
Aktifkan Jika konflik muncul, biarkan Copilot menjadwalkan ulang acara ini.Â
-
Pilih hari dan waktu yang dapat diterima untuk menemukan alternatif terbaik jika Copilot perlu menjadwalkan ulang untuk Anda (langkah ini opsional, tetapi Anda akan mendapatkan hasil yang lebih baik jika Anda memilih hari dan waktu).
Beberapa hal yang perlu diketahui tentang penjadwalan ulang dan seri otomatis
Jika Anda membuat seri baru dan Penjadwalan ulang otomatis dengan Copilot nonaktif, Anda tidak bisa mengaktifkannya untuk satu contoh seri nanti.
Jika Anda membuat seri baru dan mengaktifkan Penjadwalan ulang otomatis dengan Copilot, opsi tersebut dapat dinonaktifkan untuk satu contoh nanti, tetapi Anda tidak dapat mengubah hari dan waktu yang dapat diterima untuk satu instans.
Copilot hanya akan dijadwalkan ulang jika konflik muncul nanti
Copilot akan secara otomatis menjadwalkan ulang acara Anda berdasarkan hari dan waktu yang dapat diterima hanya jika:
-
Anda menerima acara baru yang terjadi pada saat yang sama.
-
Jadwalkan atau jadwalkan ulang acara baru yang akan terjadi pada saat yang sama.
Jika tidak, acara Anda akan tetap pada hari dan waktu asli.
Catatan:Â Hanya acara dengan status Sibuk atau Di Luar Kantor yang akan dipertimbangkan ketika mengevaluasi konflik. Ini berarti bahwa jika ada konflik di kalender Anda dengan acara yang memiliki Penjadwalan ulang otomatis dengan Copilot diaktifkan, tapi status Anda untuk rapat yang berkonflik diatur ke Tentatif, Copilot tidak akan dijadwalkan ulang.
Untuk melihat apa yang telah dijadwal ulang Copilot, periksa panel pemberitahuan Outlook
Pemberitahuan tentang perubahan pada acara Anda akan muncul di panel pemberitahuan Outlook, dan akan mencakup:Â
-
Acara telah berhasil dijadwalkan ulang.
-
Acara tidak dapat dijadwal ulang di dalam preferensi Anda.
-
Acara telah berubah dan tidak dapat dijadwalkan ulang secara otomatis (misalnya, jika lebih banyak orang ditambahkan ke acara nanti).
Di masa mendatang, Copilot juga akan mengirimkan email untuk pemberitahuan penting.
Anda dapat mengelola preferensi pemberitahuan dari pengaturan Outlook.
Skenario yang memengaruhi penjadwalan ulang otomatis
Tips:Â Dalam semua skenario ini, Anda akan mengetahui apa yang terjadi dengan informasi di panel pemberitahuan Outlook.
Jika salah satu hal ini terjadi, Copilot tidak akan dapat menjadwalkan ulang untuk Anda. Jika penjadwalan ulang otomatis sudah diaktifkan, Maka Copilot akan memberi tahu Anda bahwa Copilot tidak lagi mengelola rapat untuk Anda.
-
Lebih dari satu peserta ditambahkan, atau rapat diteruskan ke peserta tambahan. Ruang konferensi tidak dihitung sebagai peserta.
-
Acara berdurasi lebih dari 5 jam, termasuk acara sepanjang hari.
-
Rangkaian dijadwalkan dengan pengulangan yang lebih jarang daripada bulanan (misalnya, setiap 2 bulan).
-
Seri dijadwalkan pada tanggal bulan tertentu (misalnya, tanggal 3 dari setiap bulan).
-
Acara atau rangkaian dijadwalkan pada kalender sekunder atau bersama.
-
Acara atau seri diatur untuk diperlihatkan sebagai Di Luar Kantor
-
Peserta menolak rapat 1:1 Anda. Copilot tidak mengetahui apakah penolakan peserta menunjukkan bahwa rapat harus dibatalkan atau dijadwalkan ulang. Di masa mendatang, Copilot akan secara otomatis menerima proposal waktu baru dari peserta.
-
Acara atau rangkaian tidak cocok karena:
-
Tidak ada waktu yang tersedia (Copilot dicoba 5 kali untuk menemukan waktu dan tidak bisa).
-
Batas penjadwalan ulang tercapai (acara telah dijadwalkan ulang secara otomatis 5 kali, yang mengindikasikan mungkin bukan prioritas dan melanjutkan penjadwalan ulang mungkin bukan solusi yang tepat).​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​
-
Tanya jawab umum
Apa yang dilihat peserta ketika Copilot dijadwalkan ulang secara otomatis?
Saat ini, peserta tidak akan menyadari bahwa Copilot menjadwalkan ulang rapat. Mereka menerima pesan pembaruan rapat reguler seolah-olah Anda telah mengubah waktu rapat. Kami secara aktif memikirkan cara menyempurnakan hal ini, jadi silakan kirim saran melalui Bantuan > Umpan Balik.
Bagaimana Copilot memilih kapan menjadwalkan ulang, jika ada beberapa kali bebas?
Copilot akan memilih waktu yang tersedia yang terdekat dengan waktu asli rapat dalam hari dan waktu yang Anda sebut sebagai alternatif yang dapat diterima.
Jika saya mengaktifkannya untuk rapat tetapi tidak mengubah hal lain, apakah peserta akan menerima pembaruan?
Jika Anda mengaktifkan Penjadwalan ulang otomatis dengan Copilot untuk rapat yang sudah ada dan tidak membuat perubahan lain, peserta tidak akan menerima pesan pembaruan rapat. Kami akan memperbarui pengalaman sehingga tombol formulir acara diberi label "Simpan" dalam skenario ini, bukan label "Kirim" saat ini.
